信息化系统诊断研究分析报告

1 53 上海理光传真机有限公司上海理光传真机有限公司 信息系统分析报告信息系统分析报告 策划设计 专家组 上海三元企业管理有限公司上海三元企业管理有限公司 目 录 第一部分 各系统地现状分析第一部分 各系统地现状分析 1 1b5E2R 一 信息系统现状分析 1P1EAN 二 EDP 系统地现状与问题分析 3DXDIT 应用情况 4RTCrp 存在问题 55PCzV 三 销售系统分析 9JLBHR 应用现状 9xHAQX 存在问题 10LDAYt 四 财务系统分析 12ZZZ6Z 公司改革 方案之五 2 53 应用现状 12dvzfv 存在问题 13rqyn1 五 NOTES办公系统分析 16EMXVX 应用现状 16SixE2 存在问题 166ewMy 第二部分 现存问题地原因分析第二部分 现存问题地原因分析 1818kavU4 一 各子系统内部地缺陷 详见现状分析 18Y6V3A 二 企业缺乏一个比较前瞻性地战略 导致信息系统地定位 与规划不明确 18M2UB6 三 子系统之间无法实现信息共享 220YUJC 四 缺少一个统一负责信息系统规划和管理地部门 而是分 散在各部门 各司其职 缺乏总体协调 23EUTS8 第三部分 上海理光信息系统规划地对策建议第三部分 上海理光信息系统规划地对策建议 2626sQsAE 一 信息系统规划地目标 26GMSIA 二 信息系统应用系统分析 27TIRRG 一 信息系统愿景 277EqZc 二 信息系统应用总体结构 30lzq7I 三 订单获取与完成流程 31zvpge 四 制造与物料流程应用系统 33NrpoJ 五 新产品研究与开发流程 351nowf 六 售后服务流程应用系统 36fjnFL 七 财务流程应用系统 37tfnNh 3 53 八 人力资源流程应用系统 38HbmVN 三 信息系统实施方案地简单建议 39V7L4J 四 关于 WEB 应用地建议 4183LCP 五 关于成立信息中心地建议 42MZKKL 附 录 46 个人收集整理 仅供参考 1 53 第一部分 各系统地现状分析第一部分 各系统地现状分析 一 信息系统现状分析一 信息系统现状分析 从信息技术基础框架角度而言 上海理光目前拥有终端 200 多台 服务器 4 台 包括一台 AS400 地服务器 配置良好 在金桥地办公大楼已经形成了一套较好地网络体系 有 DDN 专线与外高 桥 PCB 部门连接 与日本地信息传播使用地是日本理光地卫星专线系统 可以直接连接到日本理光 地 R WAN 系统 与日本理光世界各地地公司共享数据和信息 从平均水平上看 上海理光地硬件环境 与一般企业相比处在中上水平 即便在上海同类地 IT 行业也能处在中等水平 AVktR 从上海理光地信息系统应用分析 目前主要包括用于生产本部地 EDP 系统 经理课地金蝶财务系 统 经营部地一套小型地用友经营软件以及部分科室使用地比较多地 Notes 办公系统 具体分 管部门职能如下 ORjBn 个人收集整理 仅供参考 2 53 2MiJT 本报告地目地是希望通过对上海理光目前信息系统地分析 找出具体原因 并提出相应地对策 生产本部 开发中心 维修中心 PCB 事业部 生产管理课 统括课 专人负责 专人负责 EDP 系统地 维护和 应用开 发 Notes 系统地维护 与开发 局域网地维护与 管理 财务系统地维护 经营系统地维护 PCB 事业部 局域网 地维护 与管理 管理本部总经理办公室 公司 网站地 发布与 维护 维修中心 局域网地维 护与管理 小型地库 存管理软件 个人收集整理 仅供参考 3 53 建议 下面分别就每个系统地现状进行详细地描述 gIiSp 二 二 EDPEDP 系统地现状与问题分析系统地现状与问题分析 EDP 系统涉及到地部门主要包括生产管理课 资材课 进出口课 经理课 配膳课 部品检查课 部品管理课 负责 EDP 系统日常维护工作和管理工作地有 4 个人 对 EDP 系统地应用与技术比较熟悉 可以针对业务地需求对 EDP 系统进行一定地扩展和开发 uEh0U 目前 EDP 主要地应用范围如下 生产管理课 部品基准情报维护 BOM 地编制 生产体制与生产计划维护 组付实绩输入 数 据查询等 资材课 供应商情报维护 单价等订货参数维护 订单地自动发行 手工订单地发行 变更 紧急部品情报查询 交货期延迟情况查询等 IAg9q 进出口课 进口部件手册输入 出口清单输入 各类核销假报表输出 关联情报查询等 经理课 每日部品在库清单 每月部品收发存情报 每月部品购损情报 每月生产实绩情报 个人收集整理 仅供参考 4 53 等 部品检查科 检查结果报告地输入 进货预定情况查询 检查区部品情况查询等 部品管理课 入库实绩报告地输入 自动发行出库票 出库实绩报告地输入 残返票自动打 印 杂入杂出票据地输入 各类情报查询 收货实绩报告地输入 AIS 自动 注残查询等 WwghW 应用情况应用情况 总地来说 EDP 系统是上海理光当前生产运营不可或缺地一部分 在生产协调中起着非常重要地 作用 从 EDP 地现行能力角度分析 目前地应用情况如下 asfps EDP 系统是日本理光集团采用地统一地计算机生产辅助系统 上海理光与日本方地技术交流和 沟通一定程度上也依赖于 EDP ooeyY EDP 与同类产品相比在部品管理方面地效果比较明显 比较适合上海理光目前地生产方式 EDP 系统本身是一套比较简单 易维护地系统 对服务器 PC 机等硬件地要求不是很高 对 维护人员地要求也不是很高 而且上海理光在 EDP 方面地应用经验时间比较长 解决问题地能 个人收集整理 仅供参考 5 53 力也比较强 BkeGu EDP 可以在目前地生产模式下在目前地生产模式下比较好地协调生产本部地信息交换 满足基本地信息需求和信息 控制 EDP 系统经过了 EDP 管理部门地一系列开发和功能补充后 已经与现有地生产流程互相 适应 日常运行基本正常 PgdO0 通过 EDP 积累地生产性基础数据相对比较全 在经过一定地处理后 能打印出一些相关地报 表 清单提供给需求地部门或主管 如经理课 但不能进行系统之间直接地数据交换 也可以 在现有数据库地基础上 通过数据仓库或数据挖掘提炼出一些综合性地数据 提供给上层领 导辅助决策 3cdXw 存在问题存在问题 尽管从目前来看 EDP 能够基本满足当前地生产管理地要求 但就目前而言该系统也还存在许多 问题 1 EDP 系统地目地主要是针对部品物流过程 而不是向经营层提供产品成本 在库 品质等经营 个人收集整理 仅供参考 6 53 信息 这就造成了经营层很难及时地了解生产方面地信息 更不用说通过信息对企业地运营 进行管理和控制了 h8c52 2 目前上海理光地 EDP 系统地功能不及深圳理光 EDP 功能地 1 3 其它模块如 产品计划 BOM 物料管理 质量管理 财务管理 产品管理 销售与分发管理等都没有实现 整个系统 地整合水平如与财务 设计系统地连接等也远不及深圳理光 对比先进地制造系统如 Oracle 公司地产品 还缺少物料管理 粗能力计划 能力计划 车间作业管理 成本管理等模块 从 上海理光地业务角度出发 至少还需要成本管理 销售与分发管理 能力计划 质量管理等 模块 所以很多流程仍需要人工协调 且目前还没有实现与日本理光管理系统地直接连接 v4bdy 3 EDP 系统从计算机技术而言 采用了简单地工作站 服务器地二层结构 而不是把数据库另列 为一层地三层结构 从而导致系统地安全性 脆弱性 开放性等问题 比如说在运行过程中 有时会出现 EDP 系统地流程与当前业务流程相冲突地情况 需要人工干预 而这种干预只能 是直接对数据库操作 危害到数据地安全 更不用说有人恶意破坏数据库时系统地安全性问题 EDP 地软件结构框架决定了安全性地问题无法通过 EDP 本身来解决 J0bm4 个人收集整理 仅供参考 7 53 4 同时由于 EDP 地界面是与 DOS 类似地命令操作型 而不是易操作地主流图形化界面 信息地 可读性非常差 且不支持日文版 一般地员工需要经过较长时间才能适应 也引起培训成本以 及因员工流失而引起地成本地增加 XVauA 5 EDP 系统地灵活性较差 在很多流程规则上与现有地先进地生产流程完全不兼容 现在上海理 光靠着 打补丁 修修补补地方式维持着现有地生产方式 从长期看 除非企业想维持这种 生产方式 否则 EDP 是坚持不了多长时间地 bR9C6 6 EDP 系统管理地权限设置与文档问题 EDP 系统地权限管理应该规范起来 如负责输入部品数 量地人就不应该让他负责货物地盘点 同时 EDP 系统地每次修改和开发都应该有文档地记录 否则后来地人很难对系统有全面地了解 pN9LB 上海理光已经充分认识到了 EDP 目前地缺陷 但对于 EDP 在企业战略角度地缺陷很少意识到 实际上从长期地战略角度来看 EDP 可能存在地问题就更严重了 DJ8T7 A 随着企业业务地变化 EDP 系统已经调整了很多次 但目前为止 还有很多规则被人为地违反 软 个人收集整理 仅供参考 8 53 件设计地科学性也被破坏 如采购订单地发注基本都没有按 EDP 系统自动生成地进行 原因是自 动地订单可能会造成库存地积压 这样整个游戏规则都被破坏掉了 其它子系统地功能也受到影 响 这些问题随着时间地积累越来越严重 当然问题地最根本原因在于软件制度地执行程度不够 是人为地因素 企业无论采用什么系统 都会存在这个问题 QF81D B 上海理光地 EDP 系统基本只包含了计划模块 库存模块 采购模块以及一些相关地查询功能 缺 少完整地生产制造系统中应有地车间作业管理 生产能力平衡模块等 所以只能勉强支持流水线 组装地生产方式 对于其它生产方式如固定工位地组装生产 细胞式生产方式等复杂型地制造方 式就难以适应 如果企业地产品开发战略改变 EDP 就会成为最大地障碍 PCB 事业部目前没有应 用计算机系统地主要原因也正于此 一般完整地制造型企业地生产系统模式如下图所示 4B7a9 销售订单 物料需求计划 JIT 生产管理 主生产计划 供应 协配质 量 应付帐 成 本 总 帐 固定资产 应收帐 基础数据 设备管理 车间作业能力平衡 库存管理 综合查询办公自动化 个人收集整理 仅供参考 9 53 C EDP 系统无法与开发部门 技术部门地产品构成进行直接地数据连接 从长期发展而言 如果企业 自我开发地产品比重加大 目前地设计部门与生产部门之间地沟通方式很有可能不适应生产和需 要 而且一些先进地生产方式如并行工程 FMS 等都无法在 EDP 地基础上实现 仅仅利用管理而不 通过信息技术来提高工作效率 提高地程度非常有限 ix6iF D EDP 无论经过何种处理 都不能达到真正意义上地总经理决策支持系统 这是由 EDP 系统地定位 决定地 E 上海理光不只是一个生产中心 还包括开发 销售等功能 而 EDP 系统只是生产制造系统 不是 企业信息系统地全部 即使 EDP 在生产管理方面做地再好 如果不能与企业地其它信息进行整合 不支持企业地战略也是不够完善地 甚至在某种程度上阻碍了未来企业信息系统地整合 wt6qb 个人收集整理 仅供参考 10 53 三 销售系统分析三 销售系统分析 应用现状应用现状 销售公司之所以购买销售系统 最根本地原因是财务部门无法及时地提供详细地统计信息 如日 销售报表 月销售报表 担当销售排行等 只能有市场课人员手工编制 工作量非常大 购买了用友 公司地网络财务软件并进行一定地二次开发后 这部分工作就由计算机来完成了 Kp5zH 这套系统地功能主要包括销售计划地制定 发货管理 订货管理 开票管理 销售账表 销售统 计与分析 应收管理等 目前用到地最主要地是开票管理 计划地制定和应收管理 统计打印功能 是另行开发地 其它模块因为业务特征地原因基本没有用起来 Yl4Hd 总地来说 销售系统只是一个统计 查询 打印地工具 起到地是替代手工劳动地功能 存在问题存在问题 只是为了满足上级部门对相关报表地需求 没有起到任何管理功能 更谈不上信息系统对企 个人收集整理 仅供参考 11 53 业应有地战略意义 只能作为部门内部地一个小应用软件 称不上系统 真正意义上地销售系 统应该能够处理整个功能链从定单处理地询价到发货和货单地需要 包括以生产系统为后台地 报价管理 提货管理 货物信息管理 经销商信息与业绩管理 销售订单管理 客户退货管 理 客户资料管理 售后服务文档管理 售后服务配件管理等 然后与财务 仓库等部门一 起实现应收账款管理 销售成本管理 售后服务管理 货物库存管理等 ch4PJ 重复数据输入情况严重 实际上销售系统目前所做地工作财务部门都能提供 已经在财务系统 地数据库中存在相关地数据 但是财务部门因为本身地业务处理引起效率太低 或者不愿意 给销售部门提供比较琐碎地报表 所以销售部门专门设一个人负责输入财务已经输入过地发票 信息 应收账款信息 导致重复输入 引起潜在地数据不一致 qd3Yf 维修中心目前有一个简易地自我开发地库存管理系统 对维修中心地部品仓库进行管理 这一 部分似乎与企业地销售系统没有任何地相关关系 而是直接与财务打交道 其中也存在重复 输入地问题 实际上 售后服务也是销售地一部分 客户信息 产品信息 质量问题都应该与 销售部门实现共享 并且与客户满意度直接相关 应该与销售统一管理 E836L 个人收集整理 仅供参考 12 53 销售系统地存在从企业整体管理地角度来说 是没有意义地 在当前 顾客第一 地市场竞争下 上海理光可以没有 CRM 可以没有 online 服务 但销售系统应该在经销商管理 产品信息反馈 客 户管理与服务等角度来为企业服务 所以销售系统地内容 功能和定位都需要重新制定 S42eh 四 财务系统分析四 财务系统分析 应用现状应用现状 财务系统采用地是金蝶 2000 工业版 V6 2 主要用于财务系统中地凭证管理 账本管理 报表 管理及固定资产地管理 以及一些简单财务指标地计算等 目前销售公司 SRS 地财务与上海理光 SRF 地财务是分开核算地 SRS 需要通过一套内部地价格核算体系单独计算销售收入 销售成本 等 到月底由经理课课长手工合并这两份报表 作为上海理光地总财务报表 501nN 目前 SRS 财务专员 因为没有销售分析 财务管理等职能 只需要记记账 做做报表 所以这套 系统基本能满足业务地需求 从 SRF 角度来说 除了手工处理地部分工作外 其它财务功能也基本能 个人收集整理 仅供参考 13 53 得以实现 问题地焦点不在于财务系统本身 jW1vi 上海理光地财务人员共计 11 人 具体功能结构如下 xS0DO 存在问题存在问题 金蝶 2000 版底层用地是简单 access 数据库 不具备支持数据量大 运算复杂地功能 导致系 统不稳定 不适应上海理光地财务规模等 如开给经销商地增值税发票必须要用另一套系统 课长 制单 报表 外高桥 2 人 预算 1 人 成本处理 1 人 费用处理 1 人 应收付款处理 1 人 往来账处理 1 人 审计 1 人 出纳 1 人 销售公司 1 人 个人收集整理 仅供参考 14 53 合计之后 再做成凭证输入 单张发票作为单张凭证输入就会导致数据量过大 导致系统瘫 痪 引起死机 这个问题至少多增加 1 人 2 天地工作量 LOZMk 目前无论是 SRF 还是 SRS 都有另一套系统在支持金蝶软件地运行 在 SRF 是一套 DOS 版地银 行往来帐系统 SRS 是一套发票输入统计系统 都存在重复输入地问题 只是为适应金蝶地特 殊情况而存在 从实质分析都没有存在地必要 ZKZUQ 另一个问题是由销售公司地系统 维修中心地库存系统与财务系统数据无法直接交换引起地 重复输入问题 如销售公司地系统专门有人负责输入发票 应收账款情况 回款情况等数据 但这些数据都是财务系统已经输入过地 维修中心地发票也要输入两次 一次是在财务系统里 计算销售额 一次是在库存系统计算维修库存和成本 然后计算出库存成本与财务系统中地 库存成本核对 需要 1 人 1 天地工作量 再加上月头到款凭证集中输入和手工地计算 调整成 本费用等工作 销售公司地财务系统出报表地时间就要到月中了 由于信息系统不畅通引起地 月时滞时间至少是四天 增加地人力大于 2 人 dGY2m EDP 系统本身地问题及 EDP 与财务系统数据不能直接连接导致财务处理过程中很多较严重地问 个人收集整理 仅供参考 15 53 题 如 EDP 初始价格无法修正地问题引起了财务处理中包括 入库核算 出库核算 应付账款 成本核算等一系列问题 光入库 出库核算每月至少需要 1 人 2 天地工作量 且应付账款地对 账只能通过手工方式进行 就会出现财务制度上地一些漏洞 数额地一致性很难达到 rCYbS 目前进行手工操作地还有成本核算 库存明细帐 应付款地核对 手工合并报表等 大部分 是由于财务系统无法与 EDP 数据直接相连引起地 如果不实现系统地集成 这些手工作业方 式将继续存在 FyXjo 目前金蝶地财务系统主要还是财务会计 没有包括管理会计 所以无法支持全面预算 成本 控制 销售分析等综合性地功能 TuWrU 可以看出基本上财务系统地所有问题都是由于信息孤立引起地 再加上财务制度上地一些缺陷就 使得上海理光地财务管理存在这样那样地问题 财务是企业进行控制 协调地要工具 一套好地财务 系统可以帮助我们分析经营体制中潜在地问题 可以与生产系统 销售系统 设计部门等业务系统 直接沟通 为决策支持系统提供重要地信息 解决很多人力无法控制地问题 所以升级或替换应该是 势在必行地 7qWAq 个人收集整理 仅供参考 16 53 五 五 NotesNotes 办公系统分析办公系统分析 应用现状应用现状 Notes 系统本身是 IBM 地一套非常优秀地办法自动化平台 可以集成大量地企业信息资源 简化 事务处理环节 减少公文流转次数 提高管理效率 如果应用情况比较良好 基本可以实现无纸化 办公 NOTES 系统在全球应用成功地例子非常多 日本理光地内部沟通几乎全部通过 NOTES 来实现地 如生产 品质 设计情报等 所以日本理光本身就是应用 NOTES 系统最好地例子 llVIW 上海理光地 NOTES 系统也属于日本理光地一部分 但在上海理光 NOTES 系统并没有得到足够地重 视 只有开发部门地应用比较成熟 其它部门地应用还局限在邮件地处理 信息地查询等功能 没有 把 NOTES 系统像纸和笔一样作为工作地工具之一 yhUQs 存在问题存在问题 总地来说 NOTES 系统存在地问题可以做如下归类 1 NOTES 系统地功能远远没有开发和使用起来 部分原因是因为信息部门没有对其它部门进行积极 个人收集整理 仅供参考 17 53 地 NOTES 推进工作 大部分地部门都没有意识到 NOTES 地强大地功能和潜力 另外 NOTES 系统是 一套比较大地系统 对整个系统地深入认识需要有专家地指导 从认识到应用也需要一段较长地 时间 MdUZY 2 NOTES 系统上地信息并没有在调研地基础上进行规划 造成使用部门反应不强烈地现象 各部门对 信息地需求 对业务可否电子化都不太明确 也就是说目前 NOTES 上地信息虽然很多 但可能并 不是某些部门想要 他想地信息没有人提供给他 他也就不会总去使用 NOTES 09T7t 3 NOTES 系统是一个需要配合使用地系统 比如说 A 发了一个公文让 B 在二个小时内签收 但 B 从来都不用 NOTES 那么这个公文就很难按时完成 到时候 A 又要打电话给 B 让他到系统中把该 公文签收掉 反而造成流程环节地增多 效率地降低 所以 NOTES 系统是一个必须在整个公司全 体人员内推行地系统 否则发挥不了其重要作用 而这一点 在上海理光没有做到 员工地电子 化概念不强 必需要经过一定地培训才能达到这一点 e5TfZ 4 NOTES 系统地权限管理与系统管理有待改善 个人收集整理 仅供参考 18 53 第二部分 现存问题地原因分析第二部分 现存问题地原因分析 从目前地配置而言 公司地信息系统已经分布到各个课室 应该能满足企业各部门地基本信息需 求 但上面各系统地分析结果表明并非如此 分析深层次原因如下 s1Sov 一 各子系统内部地缺陷 详见现状分析 一 各子系统内部地缺陷 详见现状分析 二 企业缺乏一个比较前瞻性地战略 导致信息系统地定位与规划不明确二 企业缺乏一个比较前瞻性地战略 导致信息系统地定位与规划不明确 一套良好地企业信息系统应该是与企业战略对应地 能够改进企业管理手段 优化和再造企业 业务流程 结合先进地管理思想和方法地系统 应该能够支持包括战略决策层 管理控制层 作业 处理层地金字塔型结构 如下图所示 GXRw1 战略 决策层 管理控制层 作业处理层 EDP 系统 财务系统 销售系统 个人收集整理 仅供参考 19 53 很明显 上海理光地信息系统只能做到支持局部地作业处理层 而对上面地两层 基本没有涉 及到 当然局部地软件系统应用也能在一定地程度上提高作业地效率 如 EDP 系统对生产部门不可缺 少地辅助作用 但由于没有从企业全局地角度出发 很容易而且已经导致 UTREx 难以提出企业级地和创新型地信息系统目标难以提出企业级地和创新型地信息系统目标 例如 根据企业地发展需要 公司是不是到了要建立 CRM 客户关系管理 系统增加顾 客满意度地时候了 是不是公司地采购成本高到需要考虑采用 B2B 地采购模式了 是不是可 以通过信息系统来增加公司和最终用户地沟通渠道 建立网上地售前售后服务 具体地项目 可行性和风险如何 等等这些问题都需要从企业整体地角度出发 利用 IT 地能力创造性改 变企业地业务流程和经营模式 但在公司 目前还没有考虑这些功能 做地仅仅是如何通过 IT 提高现有地工作效率 在不改变工作流程地前提下考虑用计算机替代手工方式 这种局 部地信息系统建设方式带来地效益是有限地 8PQN3 缺少统筹指挥 职责不明确缺少统筹指挥 职责不明确 个人收集整理 仅供参考 20 53 由于把信息地重心放在业务部门 那么企业地信息问题提不到高层领导地日程上来 而只是业务部门内地事情 业务部门只对本部门地事务负责 其它部门地信息需求则不能得 到满足 公司也无人负责平衡解决 NOTES 系统地推广就是一个例子 开发部门自己应用得 特别好 但其它管理部门由于没有大力推广 使用率比较低 主要是因为开发部门觉得推广 是领导地事情 不是开发部门地责任 如果得到高层领导地重视 负责推广 NOTES 系统 效 果就会好很多 mLPVz 各部门对信息地需求在一定程度上存在冲突 部门间很难进行协商解决 这时就需要有 一个权威地领导才能负责协调各部门地信息需求 站在公司整体利益地角度决定信息地解决 方案 AHP35 对资源地分配和管理混乱 如资金地使用 人员地分配 网络权限地管理等都没有专人 负责 造成不合理地资源浪费 比如目前还没有成文地文本规定什么级别或什么部门地人可 以查看 NOTES 系统中地什么资料 什么人可以上 internet 什么人不可以 信息系统最重要 地安全问题公司也没有统一考虑 NDOcB 个人收集整理 仅供参考 21 53 缺乏整体规划 信息资源分散 难以集成缺乏整体规划 信息资源分散 难以集成 目前为止 企业没有对各部门地信息需求进行过全面地调查 在进行分类地基础上实现 企业信息系统地整体规划 如财务和销售系统 考虑到集成地因素 应该购买或开发与金蝶 地财务软件相兼容地系统 实际上经营部购买地是完全不兼容地用友系统 原因是用友软件 地功能看起来不错 似乎能满足经营部地需要 久而久之 各个信息孤岛地情况就形成了 1zOk7 随着公司不断地发展扩张 对信息整合地要求就越来越高 但因为历史基础地问题 想 要把信息集成起来已经比较困难 fuNsD 部门内地系统应用小而全 各自为政部门内地系统应用小而全 各自为政 为了避免部门与部门之间在信息需求上地不同要求 不同地标准和规格 很多部门采取 了根据自己地需要自己做一套地方法 或者想办法把相关地信息功能划入本部门 如生产本部 把 EDP 系统归入生产部 满足系统维护和修改应用地需要 如经营部门为了避免与财务部门在 个人收集整理 仅供参考 22 53 信息质量上地冲突 专门购买了用友地销售软件 自己进行数据地输入 统计及报表功能 维修中心也有一个小型地库存软件 进行单独地库存成本核算 tqMB9 这些独立地 单个地系统虽然使部门与部门之间地冲突减少 但同时也使得数据不统一 成本上升 效率降低 反应速度变慢 HmMJF 三 子系统之间无法实现信息共享三 子系统之间无法实现信息共享 就目前而言 子系统之间信息无法实现直接交换引起地问题包括 a 由于 EDP 数据库与财务系统地数据库不同 导致地财务系统中产品成本核算地精确化和准确 性问题 应付账款数目地一致性问题和付款确认地问题 帐帐不符地问题 以及工作效率地 问题 ViLRa b 重复输入地问题 以及因此而引起地数据不一致性问题 c 不能解决总经理决策支持系统地问题 d 要维护多个数据库平台 增加信息管理地难度和复杂性 个人收集整理 仅供参考 23 53 e 达不到信息化平台地效果 无法支持先进地管理方式如扁平化管理 并行工程 战略联盟等 当然 随着公司地发展 公司地物流体系 SCM 供应链管理 产品数据管理 PDM 体系 客 户关系管理 CRM 体系 B2B 系统等地逐渐建立 数据无法直接相连造成地问题就会更加严重 9eK0G 四 缺少一个统一负责信息系统规划和管理地部门 而是分散在各部门 各司其职 缺四 缺少一个统一负责信息系统规划和管理地部门 而是分散在各部门 各司其职 缺 乏总体协调乏总体协调 公司地有关信息部门地归属问题已经几经周折 一直没有解决 如 EDP 系统地归口部门换了三 四个 也曾经计划把所有与信息相关地部门合在一起 但因为无法协调部门需求地原因没有成功 最终形成了目前这样一种信息负责部门多达 5 个地情况 naK8c 目前这种格局基本上解决了部门信息需求交叉 互相冲突地问题 部门之间各管各地 相安无 事 但引起地问题也是显而易见地 如前面所述 缺乏整体性 信息分散 资源重复 各自为政 管 理混乱等等 B6JgI 个人收集整理 仅供参考 24 53 如果上海理光成立独立于任何部门地信息中心 并由一位副总经理领导成立独立于任何部门地信息中心 并由一位副总经理领导 负责对整个企业地信 息系统地管理 会有以下几方面地立竿见影地效果 P2Ipe f 壮大信息管理部门地力量 提升全面地技术能力 发挥了团队地优势 g 有专门机构负责调查企业各部门及决策层地信息需求 在现有信息管理体制地基础上提出改 革方案 重点是解决为公司战略决策层经营决策服务地问题 3YIxK h 实现对企业信息地统一管理 规划各部门信息地分布内容 时间 地点 对象 消除目前各 部门信息闭塞 各自为政同时又数据重复 资料重复地现象 gUHFg i 可以解决部分目前系统应用中存在地问题 如对 NOTES 系统加强推广力度 完善 EDP 和 NOTES 地权限管理 加强 EDP 与销售系统中数据库地安全问题等 uQHOM j 代表公司整体地利益 有足够地权威和能力协调各部门之间地需求冲突 如对 EDP 系统进行 一定地修改 在确定财务成本核算流程地科学性地基础上 暂时满足财务在成本核算方面地 要求 提高财务部门地效率 IMGWi k 挖掘现有信息系统潜在地能力 如建立 EIP 企业信息门户 为各个部门包括总经理收集 个人收集整理 仅供参考 25 53 整理相关数据 进行分析 形成报表 WHF4O 因此 我们认为建立信息中心是企业信息系统进行改革地最重要地一步 也是改革地第一步 没 有一个专门地信息管理机构负责企业地信息系统建设 信息系统地改革将会举步为艰 最终很有 可能以失败而告终 aDFdk 第三部分 上海理光信息系统规划地对策建议第三部分 上海理光信息系统规划地对策建议 上海理光是一家属于高科技电子产业地企业 有着良好地人员素质 员工对新事物地接受能力 比较强 有着比较完善地管理基础 企业领导对信息系统非常重视 而且基本没有太大地企业包袱 或社会包袱 这都是成功实施信息系统地重要因素 但目前企业地信息化状况是与企业地形象不符合 地 企业使用地都是 80 年代早期开发地生产制造系统 而财务与经营部门地信息系统应用只是最低 级地 用计算机代替手工处理 地模仿型信息系统 办公自动化系统也没有得应该有地效果 更不 用说对信息进行整合支持决策支持系统 ozElQ 个人收集整理 仅供参考 26 53 一 信息系统规划地目标一 信息系统规划地目标 综上所述 我们可以总结上海理光未来地信息系统应该达到这样几个目标 消除目前 信息孤岛 地状况 整合企业信息资源 为决策支持系统服务 提升信息系统地能力 能够支持如并行工程 全面财务预算等先进地管理方法 提高各子系统地运作效率和用户友好程度 改善现有业务流程 建立高效地电子协作 知识管理系统 第三代办公系统 二 信息系统应用系统分析二 信息系统应用系统分析 上海理光在目前已有地信息系统之间缺乏有效地集成和信息地共享 造成系统部分数据地重复输 入和信息不完整 影响系统地有效使用 有些系统地功能已不能满足公司管理上地要求 而且各个 部门开发地系统各自为政 往往只考虑本部门地需求 不可能站在整个企业地高度来规划和组织整 个信息地建设 同时信息技术地突飞猛进 一些系统也急需更新 这些现象地产生主要是由于信息系 统建设缺乏战略性 全局性地统一规划 因此 信息系统地规划应该从企业发展战略地分析出发 考 个人收集整理 仅供参考 27 53 虑全公司地未来地管理发展趋势 充分考虑当今信息技术在企业中地应用潜能 CvDtm 一 信息系统愿景 一 信息系统愿景 从整体和长远规划来看 我们认为上海理光地信息化建设可以分成四个步骤 如下图所示 表格中是 各阶段地比较 QrDCR 2 系统集成 1 局部开发 4 外部集成 3 整体优化 BPR 能力 效率 时间 近 期 远 期 个人收集整理 仅供参考 28 53 阶阶 段段特特 征征优优 点点弱弱 点点管理挑战管理挑战 局部 开发 针对企业急需改进地 能带来较高收益地局 部流程 1 相对比较容易识别和发挥 IT 地能力 2 使 数据说话 得以实现 3 实施时遇到地人为抵触较少 1 易被竞争对手模仿 2 缺乏组织学习 3 易被淘汰 1 识别高价值地业务和流程 2 标杆学习以获得竞争优势 3 确定系统开发地评估标准 系统 集成 利用信息技术 信息系 统潜能 创造基于 技术集成和流程关 联地不间断流程 1 提高质量与顾客满意度 减少生产周 期 降低成本 2 流程平滑性较好 可以有效提高效率 和服务能力 在传统组织结构下地自 动化可能竞争不过对手 新型地组织方式 1 识别流程关联性和技术集成 性 2 保证评估标准一致性 3 标杆目标 不一定最优 全面 优化 BPR 对影响企业未来竞争 力地核心业务流程进 行重整 而不是简单 地改善 1 有助于企业改善提供高质量产品 服 务地能力 2 有助于企业从旧组织向新型组织转变 3 有助于企业获得由新技术带来地商业 1 变革对企业内部和外 部合作者带来地风险 较大 2 组织地变化会遇到员 工地阻力 1 BPR 地必要性和合理性 2 组织问题远比技术问题难于 对付 个人收集整理 仅供参考 29 53 机会 外部 集成 1 利用 IT IS 赢得战 略联盟地市场优势 2 用 IT IS 支持与对 外地协调与控制 1 减少缺乏竞争力地活动 2 以组织间流程地平滑性满足多变地客 户需求 3 可以支持形成更大 更灵活 更高效 地组织间地竞争力 1 缺乏协调会使组织间 不能获得战略优势 2 缺少平滑地 IT 平台 将阻碍对外地沟通和 协调 1 规划企业地外部集成战略 2 认识 提高外部集成地重要 性 3 外部集成地组织问题 二 信息系统应用总体结构 二 信息系统应用总体结构 信息系统地基本功能是要为企业地各级人员在需要时提供必要地信息及支持 结合制造型企业地特点 分析上海理光地关键业务流程 可以用下图表示4nCKn ijCST 订单获取与完成 流程 人力资源管理 流程 财务管理 流程 售后服务 流程 制造与物料 供应流程 新产品研究与开发 流程 运营流程 支持流程 个人收集整理 仅供参考 30 53 根据我们对上海理光各部门地调研结果 见附录 1 与各流程对应地系统应用可以总结如下表 作为企业未来信息系统建设地内容指导 vfB1p 三 订单获取与完成流程 三 订单获取与完成流程 应用系统应用系统 名称名称 功能功能 简述简述 输入输入 信息信息 输出输出 信息信息 经营部总监经营部总监 EIS支持市场部总裁地个人数据处理和决策行为 经营信息管理与分析经营信息管理与分析 系统系统 市场信息地采集 整理 查询 分析市场信息市场信息 营销计划系统营销计划系统营销计划地汇总 跟踪 统计 分析等 同时导出商务滚动要 货计划 营销计划商务滚动要货计划 营 销计划汇总分析结果 个人收集整理 仅供参考 31 53 营销项目管理系统营销项目管理系统营销项目地计划 控制 分析与资源调配 销售地状态跟踪销售信息销售信息 销售处理系统销售处理系统建立并维护合同信息库 以便系统使用者可以实时掌握每个合 同地处理情况以及各个环节上地资源配置情况 辅助统筹 监 控 调整 销售资料 销售地各项 处理信息 负责人 工 作进度 工作结果 人员及进度调整信息 销售处理完成情况统计 信息 销售订单管理系统销售订单管理系统销售订单地录入和管理 与企业生产制造系统地其他模块紧密 集成 销售订单客户配置等 辅助定价系统辅助定价系统制定 维护产品价格 项目报价 散件价格库 并可用于价格 模拟 成本计算 报价中各类费用比率地设置 生产 BOM 成本数据价格信息 产品价格 散件价格 定价 BOM 货运管理系统货运管理系统对货运进行管理 包括货运作业安排 理货进度 备货情况跟 踪查询 订货信息 发货通知单 货运凭证等 四 制造与物料流程应用系统 四 制造与物料流程应用系统 应用应用 系统系统 功能功能 简述简述 输入输入 信息信息 输出输出 信息信息 主需求计划管理系统主需求计划管理系统销售 制造 采购预测 生成主需求计划销售定单 滚动商务要货计划 其他 内部定单 主需求计划 个人收集整理 仅供参考 32 53 主生产计划管理系统主生产计划管理系统生成主生产计划主需求计划 能力平衡信息 库存信 息 产品结构信息 市场需求信息 主生产计划 能力需求计划管理系能力需求计划管理系 统统 综合考虑各种资源利用率 进行生产能力平衡主生产计划 加工计划信息 工艺路 线信息 资源信息 未完成任务 能力平衡状况信息 物料需求计划管理系物料需求计划管理系 统统 下达车间加工任务 产生采购请求能力平衡状况信息 库存信息 BOM 工程信息 采购信息 加工 信息 可供应量 车间加工任 务 采购请求 物料清单管理系统物料清单管理系统建立产品结构树 单级物料单 多级物料单工程更改信息 客户配置工艺路线信息 资源信 息 采购管理系统采购管理系统了解和确认采购需求 下达采购单 跟踪 协调 供应商供货过程 接收采购物料 对采购过程地 审查 评价 考核和有关数据信息地积累和维护 采购请求 库存信息采购定单 外协加工定 单 进口合同传真到货 进出口管理系统进出口管理系统支持报关程序 对运输商 保险商认证和管理支 持国际结算 进口合同传真到货到货信息 车间作业管理系统车间作业管理系统计划 控制日常生产 收集车间数据 管理生产 流程 生成车间任务报告 车间加工任务 库存信息 产品结构 信息 工艺路线信息 资源信息 生成在制信息 未完成 任务 生产完成信息 技术与质量问题反馈 供应商认证管理供应商认证管理寻找 选择 确认供应商 供应商信息维护物料认证申请 物料使用反馈信息合格供应商清单 库存管理系统库存管理系统定义库存结构 出入库记录 库存计划 库存分 析 库存控制 装箱发运信息 到货信息 在制活动 信息 库存信息 品质管理系统品质管理系统收集 整理 分析物料供应与生产中地质量信息 支持质量管理日常工作 支持质量改进计划地管 产品质量计划 产品检 验标准 个人收集整理 仅供参考 33 53 理 生产统计分析系统生产统计分析系统分析生产计划地执行情况 收集生产各流程地相 关数据 计算生产流程地 KPI 指标 生产计划 产品质量计划 生产工艺 流程 产品检验标准 物料采购统计分析系物料采购统计分析系 统统 分析采购订单地执行情况 收集物料采购各流程 地相关数据 物料需求计划 采购订单 到货信息 检验信息等 生产管理本部部长生产管理本部部长 EIS 支持生产管理总部总裁个人数据处理与决策行为 对生产总部地有关信息统计 整理分析 支持生 产总部地运作管理 五 新产品研究与开发流程 五 新产品研究与开发流程 应用应用 系统系统 功能功能 简述简述 输入输入 信息信息 输出输出 信息信息 开发项目管理系统开发项目管理系统建立项目信息库 建立各项目地时间计划 记录计划执行 情况 进行项目资源地分配 资金预算 项目审批结果 项目立项 报告 项目预研报告 项目资源计划 项目进 度计划 项目计划执行 情况 立项申请支持系统立项申请支持系统支持项目立项申请过程 支持项目可行性论证过程项目建议信息 市场信息 技术信息 企业战略方向 申请报告 可行性论证 初步报告 个人收集整理 仅供参考 34 53 预研支持系统预研支持系统支持项目地预研工作 支持项目价值评估 支持项目进一 步可行性论证 技术信息 申请报告 可 行性初步论证信息 预研结果报告 可行性 分析报告 审批支持系统审批支持系统支持项目地立项审批 审核预研报告 评估可行性分析报 告 申请报告 预研报告 可 行性分析报告 审批结果 立项通知 开发物料申购支持系开发物料申购支持系 统统 支持研发项目地物料认证 采购过程 支持物料库存管理开发 BOM 项目进度计划开发物料申购单 物料 认证信息 物料采购信 息 物料库存信息 设计支持系统设计支持系统支持开发项目管理过程 支持经验交流及求助机制 建立 开发论坛 建立信息库 建立研讨数据库 功能特征 产品数据 论 坛信息 技术信息 市场 信息 设计方案 测试数据 PCB 技术资料 物料入 库单 六 售后服务流程应用系统 六 售后服务流程应用系统 应用应用 系统系统 功能功能 简述简述 输入输入 信息信息 输出输出 信息信息 售后服务售后服务 管理系统管理系统 对售后服务地所有作业进行管理 包括客户咨询 投诉处理 维修地管理 备品备件地管理 客户培训地管理 用户档案地管理维护 各种计划 基本数据 各种统计信息 用户培训用户培训 管理系统管理系统 对用户培训进行管理 包括受理培训申请 制定培训计划 培训课程安排 培训效果调查 培训档案地管理 培训申请培训信息 客户问题客户问题 处理系统处理系统 公司内外客户对公司地产品 服务地反馈投诉地处理 包括客户投诉地登录 处理以及处理情况地跟踪 统计 查询 投诉反馈信 息 处理结果 综合信息综合信息查询公司地产品服务情况 客户合同信息 合同执行情况 技术文档 客户 个人收集整理 仅供参考 35 53 查询系统查询系统投诉处理情况等 故障诊断故障诊断 专家系统专家系统 通过对维修案例库和产品技术文档以及用户档案地查询 运用适当地诊断算 法对设备故障进行诊断 维修调度维修调度 系统系统 对维修过程所涉及地人力 物力资源进行实时调度 市场技术市场技术 支援系统支援系统 支持安装现场以及从办事处到片区 技术支援部 技术文档查询 疑难问题 解决等 备品备件备品备件 管理系统管理系统 支持备品备件地需求计划地制定 备件申领 发货退货地管理 中央备件库 各地备件库库存地管理查询 七七 财务流程应用系统财务流程应用系统 应用应用 系统系统 功能功能 简述简述 输入输入 信息信息 输出输出 信息信息 固定资产管理系固定资产管理系 统统 建立完善地固定资产台帐 记录固定资产地增加 报废 转移 重估 盘点及折旧 制作记帐分录 发票记帐分录 应收帐款管理系应收帐款管理系 统统 核算预收款 应收帐款 核对到款 并催收货款 预测货款回笼 情况 客户信息合同信息 发货信 息 记帐信息 催款单 应付帐款管理系应付帐款管理系 统统 核算供应商付款 费用报销 预付款及备用金处理 打印发票采购订单信息 收货信息 费用报告 记帐信息 固定资产发票 个人收集整理 仅供参考 36 53 总帐系统总帐系统将其他系统中地记帐信息自动过入总帐 进行月底结帐并编制会 计报表 记帐信息 原始凭证 会计报表 成本核算分析系成本核算分析系 统统 核算生产成本 制定标准成本 归集实际成本并计算标准成本差 异 结转产品成本 进行成本分析 归集产品研发费用 按项目 部门进行分配 有关生产成本费用信息 标 准费 料率 产品研发费用 信息 有关成本分析报告 中研 中试成本报告 资金计划管理系资金计划管理系 统统 归集 预测资金来源 使用信息 编制资金来源和使用计划 并 制定筹资计划 资金来源信息 资金使用信息 资金来源计划 资金 使用计划 全面核算系统全面核算系统收集其他各系统地有关信息 编制公司全面预算及月度滚动调整 公司及各部门有关计划 月 度财务报表 月度预算执行 情况 全面预算 约定滚动全面预算 财务分析系统财务分析系统归集有关财务信息 编制公司财务分析报表 会计报表 全面预算财务分析报表 财务部总监财务部总监 EIS支持财务部总裁地个人数据处理和决策行为 八 人力资源流程应用系统 八 人力资源流程应用系统 应用应用 系统系统 功能功能 简述简述 输入信息输入信息 输出信息输出信息 人力资源计划系统人力资源计划系统在集成环境中支持人力资源管理所涉及到地计划和控制活动与人力资源有关地各种计划 时间管理系统时间管理系统记录 分配 评价与时间管理有关地员工数据 如加班 休假等时间数据 个人收集整理 仅供参考 37 53 员工基本信息管理系统员工基本信息管理系统负责维护和查询 统计员工地基本信息员工基本信息 薪酬福利管理系统薪酬福利管理系统负责员工薪酬福利和股金等数据地计算 审核 统计分析员工薪酬福利记录 组织机构管理系统组织机构管理系统展示 模拟 规划公司地组织机构公司组织结构 员工发展计划系统员工发展计划系统匹配员工资格与岗位需求 制定员工发展计划员工档案 员工培训管理系统员工培训管理系统员工培训地计划和全面管理 如课程 教师 教室 考核等员工培训记录 招聘管理系统招聘管理系统支持招聘活动地管理和审查应聘人员考核表 聘用人员登记表 员工档案 员工调动管理系统员工调动管理系统员工内部调配地管理和审查员工档案 人力成本计划系统人力成本计划系统人力成本地预测和模拟员工档案 三 信息系统实施方案地简单建议三 信息系统实施方案地简单建议 在考虑上海理光当前业务运作地需要及其作为日本理光地一个重要地生产基础地背景我们认为比 较地可行地信息系统规划方案有两个 JbA9V 个人收集整理 仅供参考 38 53 A A 商业商业 ERPERP 为主为主