酒店预订员职责

酒店预订员职责 预订员 按酒店规定自查仪表仪容 准时上岗 认真阅读交班记录 完成上一班未完成工作 了解当天及近期的房间情况 房间紧张期间 控制好房态 了解当天是否有 VIP 如有应知道房号 身份及抵 离时间 做好接待工作 整理前一天的客房预订单及总台返回的 NO SHOW 进行归纳 检查核对电脑中第二天团队的预订 做好预订单的资料记录 完成好当天预订工作 未能完成的做好交班工作 总机话务员 熟悉本组范围内的所有业务和知识 认真做好交接班工作 按工作程序迅速 准确地转接每一个电话 对客人的询问要热情 有礼 迅速地应答 主动帮助宾客查找电话号码或为住客保密电话 准确地为客人提供叫醒服务 掌握店内组织机构 熟悉店内主要负责人和各部经理的姓名 声音 熟悉市内常用电话号码 熟悉有关问讯的知识 掌握总机房各项设备的功能 操作时懂得充分利用各功能键及注意事项 在工作中 不闲扯 不谈笑 不看书 报 杂志 如下情况 必须严格保密 客人的情况 必须严格做保密 宾客不对外公开的情况 客人的房号 酒店预订岗位员工服务技能要求 酒店预订岗位员工服务技能要求 1 预订岗位工作流程 1 提前 5 分钟整理仪容仪表 按时到岗 2 进行交接班 签到 认真阅读交班内容 3 详细了解当天及近期的房间使用情况 预订房间的客人到达的时间 人数 及时与相关岗位 进行沟通联系 4 详细了解预定当天到店的 VIP 身份 房间号及抵离时间 确认是否已分好房及房间状态 若 尚未安排妥当 要通知接待岗位工作人员尽快安排 5 将 VIP 单和报表送至总经理办公室 客房部及餐饮部 6 了解当天团体及散客预订情况 并将有关情况及数据打印在表格上 7 将前一天的订单进行整理并装订 8 若是星期日当班 应作出下一周的 房间预订情况表 VIP 预订情况表 并发送至有 关部门 9 认真完成当天的预订工作 不能及时完成则应在交接班时交待清楚 让下一班完成 2 预订岗位操作要求 1 预订的方式 电话预订 在接受电话预订时 预订岗的员工须注意以下几个方面 a 不能让客人久等 预订员必须对本月本季的客房情况非常熟悉 能及时向客人提供其需要的 信息 b 若因某些特殊原因不能马上答复 应留下客人电话号码和姓名 等到查清之后再通知客人 c 由于电话的清晰度 语言障碍及听力等因素的影响 电话订房容易出错 因此 预订员必须 将客人的预订要求认真记录 并在记录完毕之后向对方复述一遍 得到客人的确认方可 d 必须在电话中向客人问清其姓名 单位 国籍 抵离日期 订房的保留时间等一系列问题 并要复述一遍 让客人核对 e 接听电话时要注意做到亲切 耐心 细致 充分体现工作效率 传真订房 传真订房应严格遵照下列程序 a 要认真阅读 弄清客人在传真中所提出 的要求 b 把这些要求清楚地写在订单上 c 根据客人所提的要求 通知有关部门 让其早做准备 d 如果客人提供的资料不够详细 须按来件上的地址 传真号与客人联系 弄清有关情况 口头订房 口头预订是指客人直接来到酒店 当面预订客房 对于客人的口头预订 预订 员应注意以下事项 a 记录要清楚 特别是客人的姓名不能写错 b 要让客人确定逗 留的天数 如果不能完全确定 也要让其说出大致的日期 c 接待客人时态度要友好 充 分展示酒店的形象 合同预订 合同预订是指酒店与旅行社或是某团体之间通过签订 订房合同 以达到长期出租客房的目的 应注意订房合同的样式与内容要依据酒店的不同而有 所变化 互联网预订 随着计算机的推广使用 越来越多的散客开始采用这种方式进 行预订 这种预订方式具备了方便 快捷 先进而又廉价的优点 2 预订的受理 接受预订 预订员在查阅电脑或预订簿后 如确定有空房 能满足客人 的要求 则可以接受预订 并应立即填写预订单 将客人姓名 抵离时间 房间类型 价格 结算方式等各项内容填写清楚 拒绝预订 如果酒店无法满足客人的要求 应对预订加以婉拒 但在拒绝时 切忌简单生 硬地回绝客人 而应该主动提出一系列的建议供客人选择 如建议其更改来店日期 变更客房 预订数或是房间类型等 另外 在征得客人的同意后 还可以把客人的姓名等有关资料记录在 候补客人名单上 一旦有空房 就立即通知客人 确认预订 在接受客人的预订要求后 预订员应立即把客人的预订要求与酒店未来时期客 房的利用情况进行对照 查看是否可以满足客人的要求 如果可以 就须对客人的预订加以确 认 确认预订的方式通常有两种 口头确认与书面确认 在条件许可的情况下 应尽量采 取书面确认的方式 向客人发出确认的信函 核对预订 对于提前很长时间就预订了客房的客人 酒店为了提高预订的准确性和开房率 并作好接待准备工作 在客人到店前 预订岗位人员应通过电话或书信等方式与客人进行再次 核对 问清其抵达日期及住宿人数等是否有变化 取消预订 由于各种临时出现的原因 客人可能会在预订了房间后又取消订房 预订员在接受客人取消预 订时 应按以下方法正确处理 a 不要流露出任何不愉快的情绪 并表示欢迎客人随时再光临酒店 b 客人取消预订后 预订员要作好预订资料的处理工作 如在预订单上盖上 取消 的印章 并在其备注栏内注明取消日期 取消人等 然后存档 另外 还要在电脑或预订控制簿上将其 注销 c 如果预订后预订岗已将其情况通知到其他各相关部门 那么在客人取消预订后就要将这一信 息再次通知给以上这些部门 变更预订 变更预订是指客人在抵达之前临时改变预订的日期 人数 要求等 在接到客 人要求变更预订的申请后 预订员应先查看有关预订记录 确定是否能够满足客人的变更要求 如果可以 则予以确认 并填写 更改表 修改有关记录 若在此之前已将客人的有关资料 通知给有关部门 则还应把变更的信息再传达知给这些部门 如果不能满足客人的变更要求 预订员应将酒店的情况如实告知客人 并与之协商解决 超额预订 超额预订是指酒店在某个时期内 有意让其接受的客房预订数超过其接待能力 其目的是提高客房利用率 因为客人往往会由于种种原因临时取消预订 或是改变预订 从而 造成酒店部分客房处于闲置状态 如果酒店进行超额预订 就可以减少损失 不过 超额预订 应该有 度 地限制 避免出现因超额而使客人不能入住 如果因超额预订而不能使客人入住 酒店应向客人道歉 并帮助客人与其他相同等级的酒店联 系 3 预订员服务原则 在受理客人的预订时 有一些总体原则是预订员必须遵循的 1 填写 预订单 时务必十分严肃认真 逐栏逐项填 字迹工整 不出差错 2 接到 预订函 后 应讲求效率 立即处理 不能让客人久等 3 接听电话时 必须使用礼貌用语 做到友好亲切 应答得体 酒店前台常见疑难问题处理 部常见疑难问题的处理 1 当一位客人没有预订而前来入住 但房间已满 应如何处理 首先向客人表示歉意 先生 小姐 真对不起 房间刚刚安排满了 我马上为您联系附 近其他酒店好吗 征得客人同意后 为其联系 然后告诉客人 一旦有退房 我们会与您 联系的 欢迎您下次光临 2 如果客人进房间后 打电话来说他不喜欢这间房 要求转房 怎么办 要了解客人退房的原因 先生 小姐 不知您喜欢转到什么样的房间 视情况为其调整 到合适的房间 若是房间设备方面的问题 马上通知有关人员进行维修 若是服务的问题 应 尽快报告当值主管并登门道歉 若一时无法解决 应表示歉意 并做好解释 真抱歉 现暂 时没有房间 一有房间 即刻通知您好吗 使客人觉得他的要求受到重视 3 客人嫌房价太高 坚持要较大的折扣 应如何处理 首先做好解释 如介绍客房设施 使客人感到这一价格是物有所值的 并礼貌地告诉客人 您 今天享受的这一房价折扣 是我们首次破例的 房间设备好 而且是最优惠的 如客人确实 接受不了 可介绍房价稍低的客房给客人 4 一位非住客 请你转交一包物品给一位有预订但又未到的客人 应如何处理 应礼貌地告诉客人 很抱歉 我们很难掌握预订客人准确的入住时间 请留下您的工作单位 式电话号码 客人到达后 我们会马上告诉他 她 同您联系 若属特殊情况 可做特殊处 理 5 深夜 客人来电话抱怨隔壁的客人很吵 无法入睡 该如何处理 首先向客人表示歉意 问清房号包括隔壁吵闹房间的房号 并安慰客人这样的事很快会得到解 决的 然后 通过电话礼貌劝告吵闹的客人 您好 打扰您了 夜已深了 其他住客都休息 了 请把你们讲话的音量放低好吗 以免影响其他客人的休息 谢谢合作 若是来访客人 则告诉 按规定来访时间已到 如果还有事的话 请到大堂酒吧再述 需要留宿 请另开房 间 6 如何处理寄给住客但此客人已离店的信件 先查客人是否有交代如何处理其离店后的信件 如有则按交代的去办 如没有交代 对特快专 递 急件应转寄下站式客人家址 或立即退件 对平信 则暂存一些日子 但每天都要是否有 此客人再次入住 若在暂存一周内仍无此客人入住 则办退件手续 7 在登记验证中 发现可疑客人时 怎么办 要镇静自如 不能惊惶失措 按 内紧外松 的原则 安排在便于观察控制的区域住宿 尽快 与有关部门联系 并在住宿单上做特殊记号 报告上司及保安部马上进行调查及布控 切不可 让对方觉察出你在注意他 否则会打草惊蛇 8 旺季和满 而慕名前来的客人房间得不到解决 怎么办 安慰客人 歉意地请客人稍候 表现出我们在尽力想办法的神情 迅速查找能否在本馆订房 中调整尚未抵达的老主顾或团体陪同的房间 或有无临时取消的订房及联系其他楼房 仍无法 安排时应帮助客人联系附近同类酒店 引导客人前去 并礼貌话别 一旦有空房 我们会接 您回来的 再见 9 客人发脾气骂你时 怎么办 应保持冷静的情绪 绝对不能与客人争吵或谩骂 检查自己的工作是否有不足之处 待客人 平静后再做婉言解释与道歉 若客人的气尚未平息 应及时向上级汇报 请领导解脱决 10 客人对你讲不礼貌的话时怎么办 应使用礼貌的语言 劝说客人到不惊动其他客人的地方 主动征求意见 不能用同样的粗言回 敬客人或表示厌恶 以免发生冲突 11 客人要求我们代办事项时怎么办 为客人代办事项要做到 一准 二清 三及时 即 代办事项准 账目清 手续清 交办 及时 送回及时 请示汇报及时 若经多方努力仍一时难以办妥无法解决时 应向客人做好解 释 并表示歉意 必要时向领导汇报 12 在服务中 心情欠佳时怎么办 服务员应时刻牢记 在岗位上的自我 是代表酒店的形象 应设法忘却自己的私事 控制及 调节自己的情绪 把精神集中投入到工作中 因而热情 有礼 面带笑容的为客人提供优质服 务才是自己的职责与义务 任何时候都不能把自己的不良情绪带到工作岗位上来 13 样才能做到怎淡季不淡 使客房拥有最高开房率与理想收费率 应树立灵活经营的指导思想和主人翁责任感 确立房价折扣浮动的最低限度 扩大折扣范围 建立一个长期牢固的客源联系网 建立客人消费档案 发展公关 对外联系 扩大宣传 提高 知名度与美誉度 实行特惠与优惠价的营销策略 保持部分营业收入相对稳定 掌握灵活操作 技巧与语言艺术 提供优质服务 14 推销房间时 直截了当地询问客人预想的消费价格是否妥当 为什么 这样做不妥当 因为这样做会挫伤客人的自尊心 使某些人感到尴尬而难以答复 或使客人产 生误会 认为我们的明码标价是不可信的 怀疑我们的房间难以推销而采取的做法 还会使我 们失去推销高价客房的机会 不利于提高收费与维护酒店声誉 所以我们要学会引导客人消费 而不应直截了当地询问客人预想的消费价格 15 当值时 客人有意缠着你聊天 怎么办 应迅速摆脱客人的有意纠缠 并暗示其他当值人员前来与客人搭腔 自己借故离开 或礼貌地 告诉客人 对不起 我现在很忙 然后主动找一些工作做 16 一位以全价入住的客人在退房时说房间太贵 房间设备出现毛病 房内有异物 以致影响 他的身体健康入睡眠 要求折扣收费时怎么办 当退房时提出折扣要求 原则上不给予办理 应做好解释工作 若客人所说情况属实 应向客 人表示歉意 并给予折扣收费 维护酒店的声誉 立即通知服务员对该房进行彻底清理维修 避免再次出现类似的事情 17 一住客在退房时将一包物品交给你 要求转交其朋友 并声称明天来取 应如何处理 首先要了解物品的种类 如属贵重物品 易燃 易爆 易腐及淫秽物品 应礼貌地拒绝接受 除上述物品外 可请客人到行李保管处办理存放领取手续 并书写一委托书 注明物品名称 数量 取物人姓名 联系地址等并签名 请客人将物品打开查验 核对行李牌及委托书与物品 是否一致 其朋友来取物品时 应出示有效证件 写下收条并在行李领取簿上签名 有必要则 复印证件 以备后查 18 一位非住客请我们转交一包物品给一位有预订而尚未到达的客人 应如何处理 1 了解物品的详情 违禁品 贵重物品则谢绝 2 请客人写下委托书 包括物品名称 数量 取物人 联系地址等 3 在客人的订单上留言 4 客人到达时 及时通知他领取物品 并写下收条 19 一位曾走单的客人又来入住 我们应如何处理 首先 用提醒的口吻 礼貌的请客人付清欠款后再入住 如说 对不起 上次您住某房 可 能走得太匆忙 忘了结算费用 现在补交好吗 并收取客人的消费保证金 然后 通知有关 部门 密切注意此客动向 防止再次走单 20 客人要求在房间内摆放鲜花 水果时怎么办 1 了解客人所需鲜花 水果的种类 色彩 数量和摆放方式 并记一房号和姓名 2 按要求进行摆设 要注意技巧 避免客人禁忌的花 水果要消毒 3 尽量了解客人摆鲜花水果的原因 进一步做好细致的服务 如是客人生日 则向客人表示祝 贺等 酒店前台售房技巧 一 报价方法 总台对客报价是饭店为扩大自身产品的销售 运用口头描述技艺 引起客人的购买欲望 借以 扩大销售的一种推销方法 其中包含着推销技巧 语言艺术 职业品德等内容 在实际推销工 作中 非常讲究报价的针对性 只有适时采取不同的报价方法 才能达到销售的最佳效果 掌 握报价方法 是搞好推销工作的一项基本功 以下是饭店常见的几种报价方法 1 高低趋向报价 这是针对讲究身份 地位的客人设计的 这种报价法首先向客人报明饭店的最高房价 让客人 了解饭店所提供高标准房间及与其相配的环境和设施 在客人对此不感兴趣时再转向销售较低 价格的客房 我们接待员要善于运用语言技巧说动客人 高价伴随的高级享受 诱使客人做出 购买决策 当然 所报价格应相对合理 不宜过高 2 低高趋向报价 这种报价可以吸引那些对房间价格作过比较的客人 为饭店带来广阔的客源市场 这种报价法 有利于饭店的竞争优势 3 排列报价法 这种报价法是将饭店所有现行价格按一定排列顺序提供给客人 即先报最低价格 再报最高价 格 最后报中间价格 让客人有选择适中价格的机会 这样做 饭店既坚持了明码标价 又维 护了商业道德 既方便客人在整个房价体系中自由选择 又增加了饭店出租高价客房 获得更 多收益的机会 4 选则性报价 采用此类报价法要求总台操作人员善于辨别抵店客人的支付能力 能客观地按照客人的兴趣和 需要 选择提供适当的房价范围 一般报价不能超过两种以上 以体现估量报价的准确性 避 免选择报价时犹豫不决 5 利益引诱报价 这是一种对己预订到一般房间的客人 采取给予一定附加利益的方法 使他们放弃原预订客房 转向购买高一档次价格的客房 6 弱化价格重要性报价 此类报价是将价格置于所提供的服务项目中 以减弱直观价格的分量 增加客人购买的可能性 此类报价一般由总台接待人员用口头语言进行描述性报价 强调提供的服务项目是适合于客人 利益的 但不能太多 要恰如其分 7 灵活报价 灵活报价是根据饭店的现行价格和规定的价格浮动幅度 将价格灵活地报给客人的一种方法 此报价一般是由饭店的收益管理中心决定 根据饭店的具体实际情况 在一定价格范围内适当 浮动 灵活报价 调节客人的需求 使客房出租率和经济效益达到理想水平 二 总台销售技巧 一 总台销售的一般工作要求 1 销售准备 1 仪表仪态要端正 要表现高雅的风度和姿态 2 总台工作环境要有条理 使服务台区域干净整齐 不零乱 3 熟悉饭店各种类型的客房及其服务质量 以便向潜在客人介绍 4 了解饭店所有餐厅 酒吧 娱乐场所等各营业场所及公共区域的营业时间与地点 2 服务态度 1 要善于用眼神和客人交流 要表现出热情和真挚 2 要面部常带微笑 对客人表示 欢迎 见到您很高兴 3 要礼貌用语问候每位客人 4 举止行为要恰当 自然 诚恳 5 回答问题要简单 明了 恰当 不要夸张宣传住宿条件 6 不要贬低客人 要耐心向客人解释问题 3 销售工作 1 要善于用描述性语言 准确使用形容词介绍提供的几种客房的优势 说明能给客人带来好 处以供客人选择 但不要对几种客房作令人不快的比较 2 不要直接询问客人要求哪种价格的房间 应在描述客房情况的过程中 试探客人要哪种房 间 3 要善于观察和尽力弄清客人的要求和愿望 有目的地销售适合客人需要的客房 4 不要放弃对潜在客人推销客房 必要时可派人陪同他们参观几中不同类型的客房 增进与 客人之间关系 这将有助于对犹豫不决的客人促成销售 一是以礼取人法 如果对所有入住的客人都采用雷同的接待方法 势必丧失了针对性 优秀 的前厅工作人员 应慧眼识人 从客人步入店门的一刻起 在简单的迎宾过程中 需迅速为其 分级定档 并根据其可能接受的消费水平打开突破口 因人而异 运用不同的推销策略 价格 水平 尽量达到多招徕客人的效果 然而 这种分级定档绝非因失礼而令客人受冷遇 继而拂 袖而去 带来经济损失 只有做到对入住客人的一视同仁 以礼仪 礼貌 热情 周到的服务 赢得好评 换取信誉 促使成功 二是巧用画蛇添足法 所谓画蛇添足法 是动用报价方式的一种技巧 即先报基本价 再报 服务价 以此法可削弱客人闻价色变的可能性 将其动摇程度降到最小限度 一般来讲 星级 宾馆饭店以百分比提成的形式向客人收取的服务费用 确实令部分客人望价兴叹 故而运用画 蛇添足法时 一方面确保客人对房价心中有数 不致开房后又发生顾虑 另一方面应坚持灵活 报价的前提 机动地穿插传统的冲式报价 三是明式报价 鱼尾式报价等方法 另外 在平季或淡季时 饭店为做到薄利多销 常采 用折扣方式 此时的画蛇添足法便有了另一番妙用 在报出房价的同时 竭力描述蛇尾的实惠 诸如 在此房价的基础上 我们可以给您折扣 这种折扣只在本季度生效 等等推销词 无疑 会使客人动心 四是循循善诱法 推销客房在很多方面与推销商品一样 要生动地描绘 耐心地讲解 以达 到成交的目的 此时 循循善诱法便会显示人特有的魅力 首先 顺藤摸瓜 通过三言两语的交谈 洞察出客人的消费趋势 以此为出发点拓展开来 向客人提供多种选择 并针对不同特色一一详尽 扬长避短 其次 尽可能推销附加服务 即把各类服务项目展现于客人面前 此举的目的并非吸引其 消费 纯粹在培养一种应有尽有的意识 使客人感到入住该店能足不出户 心想事成 再者 不轻易错过一位可能的客人 尤其是需要努力诱导 在条件允许的情况下 可直接 带领客人多的团组参观房间及内部设施 以争取那些消费水平高却又不愿仓促下决定的客人 酒店的前台作为酒店的门面和窗口 代表酒店的最大利益 当前台发生各种各样的事情的时候 前台能否完成则关系着酒店的经济等各种利益 同时酒店前台的营销技巧也是组合在接待的过 程当中 前台接待 应该比其他岗位的员工具有更高的素质 这样才能给宾客留下深刻的印象 倘若宾客能将某位或某些位前台接待作为心中 理想的选择 那么 就可以达到接待工作与销 售相结合的理想效果了 实现上述目标的关键在于两个方面 那就是前台接待和宾客 要使前台接待做到宾客真正满意 笔者认为 第一 前台接待要工作认真 仔细 对操作流程非