机械设备租赁管理

机械设备租赁管理机械设备租赁管理 1 1 总体要求总体要求 1 严禁租用公司内部各级领导 内部员工及亲属小汽车 机械设备 严禁租用 借用本单位在用外部劳务队伍小汽车 2 设备租赁遵循先内后外 经济实用 以内部调配或租 赁为主 外部租赁为辅的原则 严格控制外租设备的使用年限 外租设备必须是出厂在 5 年以内且性能良好的设备 3 铁路混凝土箱梁提 运 架设备 轨行式铁路 T 梁架 桥机 电气化作业车 大养设备 长轨铺轨机 岩石隧道掘进 机 盾构等大型专用设备租赁计划 需通过公司上报集团公司 审批 4 设备租赁优先选择按工作量法计量租赁费 严禁同台 设备多种租赁方式共存 严禁月租设备在月租费中限时使用 临租设备计时必须是净工作小时 不含准备 等待 维修保养 及整备时间 5 设备租赁费使用应遵循先预算后使用的原则 项目部 应根据设备需求计划与配置方案 测算需租赁设备部分的租赁 费用总额 下列设备租赁费原则上采用工程量法结算 混凝土加工运输泵送机械设备 搅拌站 混凝土罐车 泵车或拖泵 土石方施工机械设备 潜孔钻机 挖掘机 推土机 压 路机 装载机 自卸汽车 钢筋加工机械设备 原则上由分包队伍自带 不得自购 与租赁 孔桩施工机械设备 旋挖钻机 冲击钻机 6 租赁合同单价控制在集团公司定期公布的外租设备指 导价格内 严禁用 以小充大 等方式提高设备的租赁单价 按 工作量法计费的设备租赁合同 总额实行上限封顶 严禁 开口 合同 因特殊原因超出指导价或预算的 按例外事件上报公司 项管会审批 7 严禁项目帮助分包队伍提供设备租赁担保 原则上不 得为专业分包队伍提供项目租赁设备使用 特殊情况仅限临租 用 但必须在使用后及时签认作业台班并由设备管理人员按市 场租赁价格在当月进行结算 项目部原则上不得租赁专业分包 队伍设备 特殊原因仅限临租 含油料等所有费用 8 内部设备租赁实行准市场化运作 项目部的租赁价格 按公司公布的内租单价执行 项目部根据施工需要 同机械专 业单位直接签订内部租赁协议 2 2 租赁供应商管理租赁供应商管理 2 1 战略租赁供应商管理 1 对战略租赁供应商履约不良行为和不诚信行为应形 成 关于战略租赁供应商履约不良行为 或不诚信行为 的情况 报告 及时报送公司物机部 以便及时处理 2 年度框架协议执行完毕后 及时对项目所用的战略 租赁供应商进行评价 评价结果报公司物机部 作为下一年度 战略租赁供应商的选择依据 2 2 租赁供应商管理 1 确实需要选择 合格租赁供方名册 以外的设备租赁 供应商 必须按供应商评价流程和审批程序执行 尤其是注意 确认租赁供应商的相关资质 理清租赁供应商与设备资产所有 人之间的关系 并留存相关资料备查 2 每年 12 月 31 日前 对项目在用的租赁供应商进行 评价 并将评价合格的外租供方名录上报公司物机部 同时上 报 租赁供应商评价表 以便公司适时组织复核 评审 建立 年度合格外租供方名录 2 3 涉及模板及范本 关于战略租赁供应商履约不良行为关于战略租赁供应商履约不良行为 或不诚信行为或不诚信行为 的情况报告的情况报告 公司物机部 我项目与 战略租赁供应商名称战略租赁供应商名称 于XXXXXX年XXXX月XXXX日签订了 设备租赁合同名称 合同编号 设备租赁合同名称 合同编号 XXXXXX 在合同执行过程中发生履约 不良行为 或不诚信行为或不诚信行为 行为对应 中铁八局集团有限公司施工设备 战略租赁实施细则 试行 中铁八局物机 2016 201 号 以下简称 201 号文 第XXXX条第XXXX款 具体条款内容具体条款内容 现将情况报告如下 一一 行为具体描述行为具体描述 1 截至目前租赁合同执行情况 序号 合同名 称 合同 编号 使用项 目 租赁设备 名称及规 格型号 租赁数 量 租赁方式 工作量 月租 临租 租赁单价 元 开累结 算租赁 费 元 开累支付 租赁费 元 开累欠款 元 1 2 3 2 履约不良行为 或不诚信行为或不诚信行为 具体描述 具体描述行为发生的时间 地点 发生事由及经过 相关佐证材料具体描述行为发生的时间 地点 发生事由及经过 相关佐证材料 二二 关于以上行为的处理建议关于以上行为的处理建议 根据 201 号文 的 第五章 战略租赁供应商管理 规定 建议记 战战 略租赁供应商名称略租赁供应商名称 履约不良行为一次 或不诚信行为一次或不诚信行为一次 或认定为不或认定为不 合格供应商合格供应商 特此汇报 项目物机部负责人意见 签字 项目分管领导意见 签字 XXX 项目部 XXX 年 XX 月 XX 日 2 4 涉及表格及台账 战略租赁供应商评价表战略租赁供应商评价表 编号 战略供应商 地址 电话 联系人姓名 地址 电话 数量 序号机械名称规格 型号 台 套 生产日期产权单位 个人名称 1 2 3 调查情况 1 生产能力 供应能力 2 质量保证能力 具有行业主管部门颁发的生产许可证 具有有效产品检验合格证 具有有效产品质量检验证 具有有效营业执照 具有有效相关资质 已经使用过 质量良好 已经通过 标准认证 产品供应能力 3 信誉和服务情况 优秀 良好 可以 4 租赁价格情况 5 是否能够开具增值税发票 是 否 6 风险因素 7 履约不良行为 不存在 存在 具体列举 8 不诚信行为 不存在 存在 具体列举 9 提供的有关资料及其他 初步调查结论 合格 基本合格 不合格 记录人 年 月 日 部门负责人 年 月 日 单位分管领导审核意见 批准人 年 月 日 2 5 参考文件 1 中铁八局集团有限公司工程项目设备租赁管理实施 细则 的通知 中铁八局物设 2014 345 号 2 中铁八局集团有限公司施工设备战略租赁实施细则 试行 中铁八局物机 2016 201 号 3 3 租赁计划管理租赁计划管理 3 13 1 总控内计划管理总控内计划管理 机械设备配置计划 内的租赁计划 总体要求第三条的 机械设备除外 不再另行编制租赁计划及报告 经项目经理同 意后 由项目物机部实施 3 2 总控外计划管理 1 因施工组织设计变更或其他原因 需要增加总控计划 外设备租赁计划 由项目物机部编制设备租赁补充计划请示 项目分管领导根据施工生产安排和现场实际情况 及时进行审 核 重点是审核补充计划原因 租赁请示经项目经理审核后上 报公司审批 2 公司物资机械部收到项目部的补充申请计划后 3 天 内 根据公司当前自有机械设备使用情况 在优先考虑调配自 有设备的基础上 和工程部联合审核项目部提报的租赁补充计 划 明确内部租赁或外部租赁方案 租赁补充计划经公司设备 分管领导审批后实施 3 3 临租计划管理 严格控制临租设备数量与租赁费 项目特殊原因急需临租 设备 仅限单次临时性 结算额度在 5000 元 含 以内的 能够 及时开具发票并结清租费的情况 外租供方不受租赁供方准入 管理限制 但须确保设备技术性能满足施工要求 且必须充分 说明原因并经项目项管会的决策程序和审批流程 要求应急租赁使用后 10 天内补齐决策程序与审批流程 3 4 例外计划管理 1 严禁无依据超限价租赁设备 超限价租赁设备必须充 分说明原因并经过项目及公司两级项管会的决策程序和审批流 程 机车等自有的特殊专用设备不能按相关规定进场 而只能 通过租用外部设备解决 必须先报公司项管委审批后执行 2 未实施招标 竞争性谈判 询价及内部调剂方式确定 的租赁设备不得按例外事件处置 否则违规或违纪行为责任自 负 3 5 涉及模板及样本 关于 工程项目机械设备租赁的请示 公司 工程项目由我项目部承担施工 现根据施工组织设计 工程所 在城市 市 及周边资源调查 现拟定机械设备租赁请示如下 一 拟租赁设备原因 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二 拟租赁设备工作内容及预计使用时间 1 拟租赁设备规格型号 数量 2 租赁设备工作内容 3 租赁设备预计使用时间 年 月 日至 年 月 日 拟租赁单价 租赁费用共计 元 4 经项目部调查落实本公司及集团公司区域范围内无拟租赁设备 三 机械设备租赁计划 机械设备租赁计划详见 设备租赁计划编制表 当否 请批示 附件 1 设备租赁计划编制表 2 外租设备供方评价表 3 机械设备租赁计划审批表 4 本公司及集团公司区域范围内机械专业单位的回函 XXX 项目经理部 XXXX 年 XX 月 XX 日 附件 1 设备租赁计划编制表 物机部编制人 物机部长 工程部长 财务部长 项目分管领导 项目经理 日期 年 月 日 计划 编号 需求 单位 项目经理 部 所属项目 处理 单位 中铁 局集团 公司 计划 类型 外租设备 建 议 供应商 填报人员 填报 日期 序号 设备 名称 规格 型号 单位 计 划 需求量 计划租赁时间预估单价 预估金额 万元 租赁 要求 进场期 备注 1 2 3 合计 附件 3 机械设备租赁计划审批表 表格编号 机械设备租赁计划审批表 0602 项目名称 公章 编号 机械名称型号规格单位数量租赁起止时间 外租 供方 租赁单 价 元 进出场 费 元 安拆 费 元 租赁 方式 联系 人 联系 电话 车牌 号码 保险 是否 齐全 1 2 外租供方 及报价 3 项目分管 领导意见 项目经理 意见 公司物机 部 工程 部审核意 见 公司设备 分管领导 审批 制表 项目物机部长 日期 4 4 租赁供应商选择租赁供应商选择 4 1 选择方式 1 为充分调剂 盘活利用集团公司范围内的自有施工设 备 各单位选择施工设备租赁供应商的优先次序为 本单位设备 管理专业单位 集团公司片区租赁中心 集团公司战略租赁 供应商 做好经济比选并兼顾成本优先的原则 2 若以上范围内还是没有租赁供应商响应 则必须严格 按照设备租赁采购型式 招标 竞争性谈判 询价 和以公司 为主的组织模式选择租赁供应商 并留存相关资料备查 4 2 供应商选择 1 原则上不得再选用自然人作为设备租赁供应商 2 原则上在集团公司公布的 合格租赁供方名册 内选 择租赁供应商 确实需要选择 合格租赁供方名册 以外的设 备租赁供应商 必须按供应商评价流程和审批程序执行 尤其 是注意确认租赁供应商的相关资质 理清租赁供应商与设备资 产所有人之间的关系 并留存相关资料备查 3 各单位在实施租赁采购前应进行市场调查 获取租赁 设备的市场价格行情 对战略供应商的协议价格高于市场价格 的情况要及时向集团公司物机部报告 以便集团公司施工设备 战略租赁工作组与战略供应商协商进行框架协议价格调整 4 各单位在实施租赁供应商选择时 应严格执行租赁计 划管理流程和框架协议 各单位在框架协议项下实施租赁采购 时 应对不同供应商的租赁服务内容与价格进行再次比较和谈 判 并充分考虑建筑业 营改增 后对设备租赁商增值税一般纳税 人身份及提供增值税专用发票的要求 按企业利益最大化的原 则选择租赁供应商 也可在取得中标商提供授权文书的情况下 与中标供应商授权的当地代理商签订租赁合同 4 3 涉及流程 4 4 参考文件 关于公布中铁八局 2016 2017 年度施工设备战略租赁供 应商名录及租赁框架协议的通知 中铁八局传 2016 122 号 5 5 租赁合同管理租赁合同管理 5 1 租赁合同 租赁合同严格按照最新版 工程项目常用合同示范文本 内的 设备租赁合同范本 拟定 合同由项目部负责拟定 和评审 项目评审通过后 报公司审批 严禁先使用后申 请 或先使用后签订合同 单次临时性 结算额度在 5000 元 含 以内的临租设备计 划经过审批后 可以不签订书面合同 按财务规定支付租 金 5 2 合同评审 1 租赁机械设备必须执行租赁合同评审制度 租赁 合同经项目部领导和相关部门评审 会签 并报公司审批 后签订 2 项目部租赁的机械设备规格型号 技术性能要与 上报的设备相关资料一致 并按公司批复意见执行 项目 部须保存外租供方相关资料及证明材料 3 公司审批合同时 重点复核合同的租赁设备型号 规格 单价 数量 操作人员数量 进出场费用 动力费 用 设备来源 租赁及结算方式 安全责任等 外租合同 审批时 项目部还应提供合同签订人的授权委托书原件 操作司机的操作证复印件及身份证复印件 须经合同签定 人签字 等 大型特种作业 如大型吊装作业等 出租方 必须出具具有法定资格的组装 拆除 作业方案 5 3 合同交底 1 租赁合同审批 签订后 项目物机部建立合同管 理台账 同时将租赁合同向工经部 财务部 安质部等相 关部门交底 2 由项目部承担消耗用料的机械设备进场后 设备 管理人员立即依照设备租赁合同 设备编号确定每台设备 的有权领料人 向项目现场油料管理员书面交底 3 机械设备进场后 设备管理人员依照设备租赁合 同 设备编号确定每台设备的有权台班签认人 并向有权 台班签认人进行书面交底 包括租赁方式 操作人员联系 方式 使用和签认注意事项 5 4 涉及流程 5 5 参考文件 中国中铁关于公布工程项目常用合同示范文本 修订 的通知 中铁八局法律 2016 202 号 6 6 租赁费结算租赁费结算 6 1 结算依据与方式 1 机械设备租赁费结算单 要以设备租赁合同 机械设备使用运转台班签认单 仅限临时急用 机械 设备使用运转记录表 和单机核算为依据 2 项目部按月结算租赁费用 结算与项目收方 责 任成本计价 结算同步 以工作量或月租计价的租赁 应严格填写 机械设 备使用运转记录表 按 机械设备月度租赁结算计价单 进行计价与结算 并按 一机一单 执行 确需临租的机械设备 经批准后 必须严格按净工 作时间 不含准备 等待 维修保养及整备时间 计时 并完善 机械设备使用运转台班签认单 签认手续 及时 结算 6 2 结算审批 当月项目部认真填写计价单 并在其中注明需要扣款 或增加款项的原因和金额 由项目相关部门核实确认 项 目分管领导 总经济师审核 机械费总控计划内的租赁月度结算由项目经理审批 季度报公司备案 但租赁设备的末次结算必须报公司审批 公司物资机械部负责末次租赁费结算的审批 审批时重点 关注结算依据的充分性 设备运转记录与收方数量的一致 性 油耗与签认台班的匹配性 是否在机械费可控范围内 等方面内容 6 3 租赁费结算资料装订 1 装订时间 项目部设备管理员当年 1 月 10 日前对前一年的租赁设 备结算资料进行统一装订 一年一册 封面注明年份 2 涵盖内容及装订顺序 装订资料以总控计划及审批为依据 以费用台账为目 录清单 以合同为主线 以单个合同为单元 分册统一装 订 装订内容依次为合同及评审 计划及审批 总控计划 外 设备进出场签认单 设备租赁结算审批资料 设备租赁结算审批资料包括 设备租赁结算审批单 按月度 机械设备使用运转记录表 按月度 机械 设备使用运转台班签认单 按月度 粘贴在 A4 纸上 租 赁设备消耗发放台账 按月度 外租设备以燃油发放台帐 发票复印件 粘贴到结算单背面 装订在一起形成单个 合同完整的设备租赁结算资料台帐 6 4 其他要求 1 财务部门依据租赁合同和子分公司审批后的 机 械设备租赁费结算单 在结算额度内支付租赁费用 杜绝 无结算支付或超结算支付 租赁费支付按财务支付原则执 行 末次结算前 项目部要组织对外租供方使用的材料 施工安全 质量与人员管理等考核奖罚情况进行清算 在 末次结算中一并结清 结算单要注明 末次 结算字样 并经 外租供方负责人或委托代理人签字确认 2 设备租赁结算应严格执行 四不结算 三不付款 制度 四不结算 即没有合同的不结算 租赁期限 台班数 量及工作量超出合同没有补充依据的不结算 超出合同单 价未修订的不结算 不符合设备租赁管理规定的不结算 三不付款 即结算未经批准的不付款 结算签认手续不完备 的不付款 结算依据不明确的不付款 3 租赁发票开具的单位必须与合同单位一致 且真 实有效 5000 元及以上的发票必须进行真伪鉴别 6 5 涉及表格及台账 1 机械设备租赁费结算单 机械设备月度租赁结算计价单机械设备月度租赁结算计价单 本期结算日 期间 末次 结算金额单位 元 项目名称结算单号 外租供方 供方签认 设备名称 规格型号 起租日期 设备编号 设备牌照 结算日期结算数量结算金额 起止 租赁合同 单价 进出场 安拆 费 本期开累本期开累 附 机械设备使用运转记录表附 机械设备使用运转记录表 至上期止 码表数 至本期止码 表数 本期实际 运转 开累实际运转码表登记员 结算期间运转里结算期间运转