档案管理制度及表格

第 1 页 共 11 页 档案管理制度档案管理制度 一 目的 一 目的 为规范公司档案管理 增强公司档案的实用性和有效 性与保密性 特制定本制度 二 归档范围二 归档范围 公司的营运资质证书包括荣誉证书 含个人以企业名 义获得的 公司成立各项批准 变更文件 公司规划 年 度计划 公司各项固定资产有价资料 公司现行的各项规 章制度 财务审计验资报告 年度经营情况总结 劳动工 资人事档案 会议记录 决定 委托书 协议 合同 项 目方案 通知 业务统计数据 技术图纸 技术图纸电子 档案 照片 声像等具有参考与历史记载价值的文件资料 3 3 公司的档案管理公司的档案管理 由公司档案室归口管理 具体工作由档案管理员负责 电子档案经由网管审查备档并至档案管理员办理入档手续 四 档案管理员的职责 保证公司及各部门的原始资料及 单据齐全完整 安全保密和使用方便 四 资料的收集与整理 1 公司的归档资料实行 即时归档 与 年度归档 制度 即 各部门相应一次性办结的业务实行即时归档 第 2 页 共 11 页 具有连续性的业务实行年度归档一次 2 在档案资料归档时 由档案管理员分别向各主管部 门收集应该归档的原始资料 各主管部门经理应积极配合 与支持 3 各部门专用的收 发文件资料 按文件的重要程度 确定是否归档 凡重要的文件必须把原件放入档案室 五 资料的分类与归档 1 公司档案资料分 综合类档案 业务类档案 人事档案 三大类 2 综合类档案分 1 资证系列 公司营运资质证书 荣誉证书 产 品型式试验报告 人员资质证书 公司历史照片 公司文 化记录 年度财务审计报告 批准公司成立的各项文件与 公司固定资产的有价证明等 共 10 小类 2 文档类 外来文件 公司红头文号文件 各部门 业务制度 非公司产品业务合同比如各项行政办公 设备 采购合同 共 4 小类 3 书籍 技术标准 参考文献 杂志 共 3 小类 4 托管 客户托管 代理商托管 内部托管 共 3 小类 托管业务是一项具有发展性的业务 主要托管客户 代理商 内部一些重要的文档 图纸 3 业务类档案分 销售合同 技术图纸 工程管理 第 3 页 共 11 页 以产品分类 时间先后为序编目 4 人事档案 员工录用登记表 转正 调岗 升迁手 续 劳动合同 养老保险手册 工伤档案等等 5 档案编号说明 公司档案以 母 子 序 编号逻辑 编制档案号 具体见目录表 六 档案的借阅 1 总经理 副总经理 总监 总助 各部门经理借阅 非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续 2 因工作需要 公司的其他人员需借阅非密级档案 时 填写 档案借阅审批单 由部门经理批准送办公室主 任核批 3 公司档案密级分为绝密 机密 秘密三个级别 绝密级档案禁止调阅 机密级档案只能在档案室阅览 不 准外借 秘密级档案经审批可以借阅 但借阅时间不得超 过 4 小时 密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理 批准才能借阅 密级档案行政类由总经理确定 技术类由 技术副总与总经理共同确定 4 档案借阅者必须做到 1 爱护档案 保持整洁 严禁涂改 2 注意安全保密 密级档案禁止擅自翻印 确实需复 印与借阅流程一样需相应的人员审批 抄录 转借 遗失 第 4 页 共 11 页 3 如发现故意损坏或丢失公司档案处以 50 500 元 次 的罚款 5 档案管理员对任何人借档必需严格按档案管理制度 执行 并认真做好 档案借阅登记登记表 玩忽职守的按 情节情重处以 50 500 元 次的罚款 七 档案的销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资 料 2 当某些档案到了销毁期时 由档案管理员填写 公 司档案资料销毁审批表 交办公室主任与各相关业务部门 负责人审核经总经理批准后执行 3 经批准销毁的公司档案 档案管理员须认真核对 将批准的 公司档案资料销毁审批表 和将要销毁的档案 资料做好登记并归档 登记表永久保存 4 在销毁公司档案资料时 必须由总经理或分管副总 经理或办公室主任指定专人监督销毁 附 档案室收件登记表 档案借阅审批单 档案 目录 档案借阅登记表 公司档案资料销毁审批表 有限公司 二 O 一八年九月二十八日 第 5 页 共 11 页 表表 1 1 档案收存登记表档案收存登记表 序号序号档档 案案 名名 称称入档时间入档时间数量数量 页页收档人收档人送存人送存人领导签字领导签字 第 6 页 共 11 页 表二表二 档案借阅申请单档案借阅申请单 表二表二 档案借阅申请单档案借阅申请单 填表日期 年 月 日归还时间 年 月 日 借阅人 所在部 门 职务 借阅类别 现场借阅 复印 带出借阅 其他 请说明 借阅资料编号 借阅资料名称 内容 借阅用途 借阅人签字 部门主管签 字 部门经理总经理 总监 经办人签字 备注 1 技术资料 部门主管签字 2 关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字 3 公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字 填表日期 年 月 日 归还时间 年 月 日 借阅人 所在部门 职务 借阅类别 现场借阅 复印 带出借阅 其他 请说明 借阅资料编号 借阅资料名称 内容 借阅用途 借阅人签字 部门主管签字 部门经理总经理 总监 经办人签字 第 7 页 共 11 页 备注 1 技术资料 部门主管签字 2 关于特种设备方面的重要资料需部门经理签字 3 公司各种证照需总经理或总部分管部门总监签字 第 8 页 共 11 页 表表三三 档档案案借借阅阅登登记记表表 表表 号 号 方方 式式序序 号号 日日 期期 档档 号号 文件名文件名 利用利用 目的目的借阅借阅查阅查阅 复印复印 份数份数 借借 阅阅 部部 门门 借阅人借阅人 签字签字 部门负责部门负责 人签字人签字 分管领导分管领导 人签字人签字 归还日期归还日期 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 第 9 页 共 11 页 表四表四 档档 案案 目目 录录 编号 档号档案名称 密级 目次文 号来文单位题名日期 页 数 份数备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 第 10 页 共 11 页 表五表五 档档