档案归档制度(版面)

档案归档制度档案归档制度 一 立卷归档 1 归档范围 凡是本所在各项工作中形 成的具有保存价值的文件材料 均属归档范围 2 归档时间 文书档案 会计档案执行公元年度 每年年底或次年年初整 理归档 3 归档要求 保持文件之间的有机联系和齐全完整 适当照顾文件的不同价值 分门别类 分清年度 责任者 按 照不同特征进行归档 归档的文件按照一定规律和顺序进行 排列 并编制好检索工具 二 档案要集中统一管理 凡在工作活动中形成的全部 档案 由档案室集中统一保管 按照要求 排放有序 整齐美 观 查找方便 三 要配备铁制档案橱具 排列整齐 统一编号 门窗要 坚固严密 有防火 防盗 防鼠 防潮 防尘 防高温 防虫 防强光等安全措施 室内严禁吸烟 严禁放置易燃 易爆 易 腐及其他物品 四 要保持档案室整洁卫生 电源安全 五 定期检查档案保管状况 发现问题及时补救 六 档案工作人员调离时 必须认真履行交接手续 档案保管制度档案保管制度 一 档案室负责档案的管理工作 有关科室 分头立卷 定期向档案室移交 二 案卷移交档案室时应检查表格 材料是否齐全 对 移交的档案应按不同门类 依档号顺序排列 三 档案橱应编顺序号 并要有档案资料存放标志图 示意图 四 每年年底要对保管的全部档案资料进行一次清点 核对 发现问题及时处理 对破损 褪色档案要及时修补复 制 五 档案室应纳入自动化管理系统 要逐步配备计算机 复印机 照相机 录像机 去湿机 加湿器 空调 吸尘器等 设备 六 档案室应有防盗 防火 防潮 防尘 防虫 防鼠 防高温 防强光等设施设备 七 档案室标准温度为 14 24 度 标准相对湿度为 45 60 八 档案室钥匙要专橱保管 不准随身携带 门窗要及 时关闭上锁 九 非档案管理人员不得擅入档案室 因工作需要进入 档案室时 需由档案管理人员批准 在指定地点工作 十 坚持记录档案室内温湿度 定期分析 积累资料 十一 档案室要经常打扫 橱具要定期擦拭 档案室内 的设备要专人管理 定期进行检查 维修 档案查阅利用制度档案查阅利用制度 一 建立档案利用登记 严格履行查阅 借阅手续 外单 位人员利用档案 须持单位介绍信 并经街道或财政所领导 批准 二 查阅档案人员只能查阅指定的档案内容 不准私自 摘录 复印 转借档案 不准拆散 勾划 涂改档案 需抄录 复制档案者 要经街道或财政所领导批准 三 查阅者必须爱护档案 并对档案的安全负责 不得 告密 泄密 四 收集利用档案反馈信息 做好利用效果登记 搞好 典型事例汇编 五 对机密档案 应按有关规定 严格控制范围 办好登 记手续 六 非档案管理人员不得进入档案室 档案室钥匙要严 加管理 档案资料保密制度档案资料保密制度 一 本所的机密档案资料 统计数字 报表等重要材料 不准随意向无关人员传播 不准随意摘抄机密文件 档案资 料 二 档案人员不得在档案室内会客 闲聊或私自带人参 观档案室 三 凡需查阅或借阅机密档案者 须经分管领导批准 并办理借阅手续后 方可查阅或借阅 四 档案工作人员要经常学习 中华人民共和国保密法 及国家有关保密文件 增强保密观念 五 对失去价值的档案 资料 需要销毁时 要办理登 记审批手续 在指定地点 由二人监销 六 档案工作人员调动时 必须履行交接手续 做到账 物相符 档案人员离职后不得泄漏档案内容 档案鉴定销毁制度档案鉴定销毁制度 一 档案鉴定工作的内容 档案鉴定工作 就是鉴别和判 定档案的价值 并根据它们的不同价值确定不同的保管期限 以便把需要长久保管的档案妥善保存 准确地剔除无价值的 档案资料 二 档案鉴定的原则 以党的方针 政策为指导思想 用 全面的 历史的 发展的观点认识和估计档案对社会主义事 业的作用 三 档案鉴定的依据和标准 各种档案的鉴定 以上级和 本级档案管理机关制订的 立卷归档范围 档案保管期限表 等指导性文件作为本单位鉴定档案的依据和标准 四 档案鉴定分为初步鉴定与期满鉴定 初步鉴定须结 合整理立卷工作同时进行 以卷为单位确定保管期限 期满 鉴定应在长期 短期保管期限已满的情况下进行 五 档案鉴定销毁工作的组织 进行本所档案鉴定销毁 工作时 要成立鉴定委员会 由本所负责同志 档案部门业 务指导人员 有关科室负责同志组织 负责指导监督整个鉴 定工作的进行 对档案的存毁作出决定 报请档案和财政部 门批准 六 档案经过鉴定之后 对没有保存价值或保管期已满 的档案都必须编制销毁清册和撰写销毁档案内容分析报告 报请主管机关领导批准后 派专人销毁 鉴销人员要签名盖 章 以示负责 对已批准销毁的档案 还要继续保存一段时 间后再销毁 档案统计制度档案统计制度 一 档案室接收 征集的各类档案资料数量及文件内容 及时准确地进行统计 二 依据档案目录和收进移出目录及借阅登记 对档案 数量 鉴定 销毁 借阅 利用效果五项内容 每年统计一次 并据此进行一次细致的分析研究 总结经验 改进工作 三 档案清点要每半年进行一次 通过定期对档案库存 的清点 核对 检查 确保档案的齐全完整 达到账物相符 四 按照上级的规定和要求 搞好各项统计上报工作 五 定期统计档案利用情况 年终档案室要统计档案的 借阅人次 总结档案的利用效果 档案室管理制度档案室管理制度 一 档案室要落实防火 防盗 防尘 防虫蛀 防鼠咬 防 高温等措施 严禁在档案室内吸烟 存放易燃 易爆物品 确 保档案资料安全 完整 二 非档案工作人员不得擅自进入档案室 外单位人员 参观时 须经分管领导批准 由档案员带领方可进入 三 档案要按其自然形成规律和内部有机联系整理上架 排列有序 四 采取有效措施及时调节库房内温湿度 五 定期检查 整理档案资料保存情况 发现问题及时 处理 并做好统计 记录工作 六 库内档案材料不得携带外出 不得泄漏档案情况 七 对档案室全部档案要严格管理 收进移出的档案及 时进行登记和注销 做到出入有据 账物相符 现代化设备管理制度现代化设备管理制度 一 所有现代化设备的管理 由财政所指定专人负责 二 操作人员必须经过专门培训 在使用设备前 先检 查设备开关的预置情况 待检查无误后方可供电开机 下班 前将所有设备检查关闭 切断电源 方可下班 三 操作人员必须按照设备操作程序进行使用 每次开 机 必须按有关规定进行认真登记 四 未经批准同意 任何人不得随意拆卸机器 更改运 行软件 不准随意开关 运行机器 严禁在微机上玩游戏 五 定期对设备进行维修 发现故障及时向领导报告 及时采取措施 排除故障 六 随时记录设备运行情况 定期编制设备运行 维修 报告 将形成的材料及时归档 会计档案管理制度会计档案管理制度 一 会计档案是指会计账簿 会计报表和会计凭证等会 计核算材料 由预算办公室和行财办公室按要求定期整理立 卷 装订成册 编制目录 保管一年后移交档案室 二 会计档案归档后 必须进行科学管理 做到妥善保 管 存放有序 查找方便 三 会计档案中凭证一般保存 15 年 账簿长期保管 报 表为永久保存 四 会计档案保管期满 需要销毁时 由档案部门会同 财政部门共同鉴定 编造销毁清册 报主管单位批准后按有 关规定鉴销 重大活动档案登记制度重大活动档案登记制度 一 重大活动档案是指本所举办的重大的政治 经济 等活动中形成的档案 主要包括本所的建立 变更 撤销 涉 农重大活动等中形成的档案 二 重大活动中档案包括两个方面 一是本所的重大活 动 有关科室和个人应当在活动结束之日起三十日内到本所 档案部门办理登记 二是既是本所重大活动 又是全街办 区具有重大影响活动的 街办或财政所档案人员应当在活动 结束之日起六十日内向同级档案行政管理部门办理登记 三 登记内容要详细 登记的档案不仅包括文字材料 还要