实习生工作内容 - 新

实习生工作内容 Contents 一一 认识认识 SFDCSFDC 和和 pipelinepipeline 简称为 简称为 PPLPPL 1 1 二二 操作操作 SFDCSFDC 系统和系统和 PPLPPL 6 6 1 周一 0 关单 汇总 草表 6 2 周一下午到周四 更新数据 20 80 9 3 周四或周五 100 关单 汇总 更新和 更新后的 ppl 分发给各销售 12 三三 检查核对检查核对 SFDCSFDC 系统系统 1313 1 导出详细信息 13 2 检查核对信息 14 四四 特殊的代理商特殊的代理商 1616 五五 招标信息查询招标信息查询 1616 六六 密码更改密码更改 1717 1 销售人员密码修改 17 2 电脑密码修改 18 七七 授权文件处理授权文件处理 1818 八八 邮寄快递邮寄快递 1919 九九 行业信息分类行业信息分类 1919 十十 协助处理销售信息汇总表协助处理销售信息汇总表 1919 十一十一 合同整理合同整理 2020 十二十二 其他其他 2020 1 每天写 report 20 2 其他事 20 1 CAD MOL 部门 目前该工作在中国仅两个实习生 北区北京一个 南区广 州一个 东区没有 所以 北京实习生负责北区和部分东区销售人员数据 广 州负责南区和部分东区销售数据 广州负责的销售人员有 南区 8 人 东区 3 人 如果北区实习生有事不在 那么有可能需要进行汇总全国 听安排 目前负责的南区八人为 麦秋君 MQJ 李黎 LL LLX 刘元坤 LYK 杨涛 YT YTX 李浩 LH LHX 李祖琨 LZK 王万红 WWH 岳磊 YL YLX 目前负责的东区三人为 陆晔虹 LYH 谢媛媛 XYY 邬歆 WX WXX 一一 认识认识 SFDC 和和 pipeline 简称为 简称为 PPL 先认识下 pipeline 这是一个 excel 表格 每一个销售对应一个 一个 excel 中有三个工作表 分别是 pipeline conso win lost explanation 还有三个隐藏表格 pipeline conso 是整理 20 80 进程的 case win lost 是整理 0 和 100 的 case explanation 是一些数据的解释说 明 隐藏表格是对这几个表格数据范围的限定 对于 PPL 的格式 我们做如下 分解 A 列 Case ID CAD LHX2013 0910 001 南昌大学分析测试中心 DXR MIC CAD LHX2014 0102 001 南昌大学化学系 IS10 CAD LHX2013 0910 004 南昌大学食品学院 IS50 这是 Case ID 一般来说建立了就不能随便改动的 格式有严格要求 CAD 部门 基本都是这个开头 LHX 销售人员字母缩写 不足三位的用 X 替代 如李浩 LH 但是 CaseID 必须是三位 所以 LHX 2013 0910 是建立这条记录的年月日 001 是该天预售的第几台仪器 南昌大学分析测试中心 这是买这台机器的单位简称 DXR MIC 这台机器的型号缩写 B 列 2 Date of Creation 2013 9 10 2014 1 2 2013 9 10 这是公式 根据 A 列过来的日期 之前都写好了 不用自己写函数了 CDEF Project NameAccount Name Chinese Contact Person Chinese Contact Information Phone Analysis Test Center of NanCang University南昌大学分析测试中心徐招Nanchang university chemistry department南昌大学化学系王洪Food College of NanCang University南昌大学食品学院刘C F 列是买产品单位的详细信息 C 列和 D 列是在 SFDC 中对应的是客户 E 列和 F 列对应的是联系人 G 列 Application 19 University 19 University 19 University G 列是买产品单位的性质 可供选择的有很多 有下拉菜单 这属于规范 格式 如果出现没有下拉菜单 则格式有误 需要修改添加 查看范围可 以右击表格那 选择 Unhide 选择 Name definition G 列就是可供选择的项目 但这不经过 DeDe 批准不能随意增加或减少项目 只是作为一个了解 查询 但这个与 SFDC 中的选项不一定一致 比如这里有 19 university 但是 SFDC 中没有这个选项 而只有 AcademicResearch Other 在 SFDC 中这需要你 1 职业判断或者百度这单位的性质 2 参考以往类似单位的填列 比如 CAD LHX2014 0307 001 安特 iS10 的单位为安特 惠州 工业有限 公司 销售人员的 G 列为 55 QualityLabs 而在 SFDC 中并没有这个选择 所 以通过判断或者百度 知道这 SFDC 选择 other general industry 3 H 列 Product DXR Micro Nicolet iS10 Nicolet iS50 H 列为产品型号 有下拉菜单 前面 ID 是简称 可以通过这列查询销售人 员是否选择有误 一般来说 一种简称可能对应好几样产品 比如有些销售 ID 直接写 IN10 可能指的是 Nicolet iN10 Family 或者 Nicolet iN10 或者 Nicolet iN10 MX 只有当销售写的 IN10 而产品写的 Nicolet iS10 则有可 能是写错 这时需要打电话询问该销售到底是什么型号 电话号码在帐号密码 那张 EXCEL 表格中 I J K Qty Forecast Orders Orig Date of Forecast mon yr 1 250 000 1 40 000 1 60 000 I 列是产品数量 J 列是产品总金额 如 I 列为 2 产品单价为 3000 则 J 列填写 6000 K 列不用管 4 LM Forecast Booked mon yr Forecast Shipment mon yr Sep 2015Nov 2015 Oct 2015Dec 2015 Dec 2015Feb 2016 L 列是 Forecast Booked 对应 SFDC 的结束日期 如下图右上红圈内 SFDC 的日期除非关单 0 关单和 100 关单两种情况 情况填制为当天日期 否 则一般都是 L 列月份的 20 号 M 列是 Forecast Shipment 对应 SFDC 的请求交货日期 如下图左下圈内 请求交货日期至少要晚于结束日期 也是 20 号 在销售没填列时 将 L 列月 份加两个月即为该列时间 这两个时间中 L 列时间非常重要 SFDC 中属于必填项目 销售填列完 全是预估 可能影响该月或者该季度的预期 N 列 Sales Rep Li Hao Li Hao Li Hao 这列是销售人员 有下拉菜单 与前面 caseID 显示的人可能不一致 因为 case ID 前半部分 如 CAD LHX2014 0307 001 是不允许变动的 即使这条 case 转移至另外一个人 那只有 N 列变动一下 ID 是不变的 5 OPQRS Project Status Win Chance Lost ReasonCompetitor Remark Lost details Deciding60 JY Renishaw Initial Contact20 Bruker Review50 PE O 列和 P 列是重要数据 有下拉菜单 O 列对应 SFDC 中采购进程 买方的进度 P 列对应 SFDC 中阶段 卖方的进 度 如下图红圈内 对于 O 列 Excel 中表格名称为 Explanation 中 有对应阶段百分比 如 下表 比如 Deciding 在下表中得知对应 50 那么 SFDC 中填 50 Initial Contact 在下表中得知对应 25 那么 SFDC 中填 25 Review 在下表中得知对应 75 那么 SFDC 中填 75 PorjectPorject Status buyingStatus buying processprocess 对应对应 O O 列列 Initial Contact25 Deciding50 Review75 Win100 Cancel0 Delay 我们涉及不到 Lost0 对于 P 列 按照百分数在 SFDC 中选择就可以了 对于 Q 列或者 S 列 是有关说明 备注 或者丢单原因 或者进单原因 或者囤货等等 相对而言 只有关单 0 关单和 100 关单 时 才需要特别关 6 注这两列 对于 R 列 竞争对手列 如果为多个竞争对手 在 SFDC 中选填一个就可以 还得注意 因为 SFDC 中大部分是英文产品 有的销售写的中文名称 这时需要 知道中文名称对应哪种英文 比如岛津就是 shimadzu 这列也是 SFDC 中必填 项目 TUV BUPLProvince Molecular Mol RamanJiangxi MolecularMol FTIRJiangxi MolecularMol FTIRJiangxi T 列全为 Molecular U 列为公式 V 列为客户所在省份 V 列之后全部为公 式 要保证公式存在并且正确 二二 操作操作 SFDC 系统和系统和 PPL 1 周一 周一 0 关单关单 汇总 草表 汇总 草表 首先 建立该周新文件夹 文件夹分为 原始 更新后 其他 三个子文 件 原始文件夹放下载 Dede 和 Guo Miao 发来的原始表格 再将原始表格复制 到更新后表格 并在更新后文件下的表格中查看有无筛选 隐藏列 其他文件 夹放该周其他资料 然后 打开更新后文件夹的文件 检查是否有依照上周更新后的表格更新 如果没有用上周返发的表格更新 或者其他没按照要求来 则马上写一封邮件 通知该销售 同时 cc 给黄文和 Dede 同时 依照上周更新后的表格 vlookup 看是否有 case 缺失 新增 时刻 需要留意有没有删 case 通过上期数量以及新增数量 至少心里要对 case 数 量有个数 Case 缺失要打电话给销售询问具体情况 新增的 case 通过 caseID 查看是否为上周日期 如果不是 则需要打电话 向销售询问情况 如果是上周日期 则确实为上周新增 case 再次 通过函数对比表格中更新情况 将更新的主要内容 一般为 ID 号 两个时间 百分比阶段 产品型号 产品金额 竞争者 所有人 通过黄底标 记 方法见下一页 7 方法 在本周表格中建立 sheet1 和 sheet2 将上周更新后的第一个表格 粘贴复制到 sheet1 将本周表格和 sheet1 按照同样规则排序 在 sheet2 第一 个单元格输入函数 if pipeline consoA1 sheet1A1 XXX 将该 函数拉到 S 列 并按照 pipeline conso 表中 case 数量 往下拉至一定行数 出现 XXX 单元格 是本周表格和上表格不一样的地方 确认是否是更新项 如 果是更新项 通过黄底标记 如果不是 则查明原因 如果存在某一行全是 XXX 则可能为新增项目 如果存在某一行后基本上是 XXX 则可能新增项目在出现 XXX 第一行 将 pipeline conso 表和 sheet1 对比 如果确实是新增 1 条 则在 sheet1 该位置加一条空白行 刷新 sheet2 检查是否还存在大量行 XXX 检查完后 将 win chance 为 0 的 case 移入到 WIN LOST 表格中 并且按 下列操作 将 Forecast Booked L 列 改为今天 win chance P 列 改为 0 project status O 列 改为 cancel lost 再按照 pipeline 选择关单原 因 如果销售没填写 先选择 other 然后本周返发给销售时在邮箱里注明要 销售补齐原因 如果 PPL 填写 price 在系统中选 pricing 如果 PPL 填写 cancel 在系统选中选 project cancel 如果 PPL 填写 lost 在系统选选择 customer lost budget 如果销售 PPL 写的 Customer Preference 在系统选 Relationship 如果写的是 Specification 在系统选 Brand Recognition 或者 Product Features 有可能存在重复 case 对于重复 case 如果系统完整 作为 0 关单处理 如果系统上是不完整的 你无法做任何修改 那先随意补充好完整信息 比如 产品未添加的情况也是不能够关 case 的 再进行关单 这时原因选择 opportunity error e g duplicate 100 关单理由同此处 8 最后 将上期汇总草表复制过来 保留前两行 删除后面的 再将该周刚 处理好的表格复制粘贴到汇总草表中 复制完后 通过第二行格式 将 V 列以 后格式重新调整 再删除第二行数据 最后汇总表格检查但不限于下列 1 case ID 是否有重复 2 第二列日期是否都是公式 3 G H 列有无格式 4 I J 是否有空白 5 L 列是否还存在目前日期以前的日期 6 N 列是否空白 7 Pipeline Conso 表格中 win chance 列是否有 0 或者 100 的数据 0 挪入 win lost 表格中 100 可能关单存在延时 所以暂时直接改为 80 8 Win Lost 表格中 win chance 列是否有不是 0 或者 100 的数据 有的 话需要查证是不小心移错了 还是别的什么原因 9 有公式的地方是否还存在并且是正确的公式 检查完后 将汇总表以附件形式发给北区实习生进行全国汇总 同时 cc 给 Dede 和 Guo Miao 如 9 2 周一下午到周四 更新数据 周一下午到周四 更新数据 20 80 如果是更新 如果是日期变动 只需要根据新的数据进行更改 如果是客户变更 需要先查询系统中有没有这个新的客户 如果有的话直 接改 按客户的英文名称选择更改 如果没有则需要新建客户 点击客户 新 建 输入 PPL 上写的客户英文名 输入 PPL 上写的客户中文名 填写客户所在省份 城市 保存 如果改了阶段的 直接改阶段百分数 如果改了联系人的 可以不管 如果改了行业的 直接改 如果改了产品型号的 往下拉至产品 点删除 再重新添加 这时产品 case ID 一般有变动 查找时只需要输入前部分 如 CAD LHX2014 0307 001 安 特 iS10 可以输入 CAD LHX2014 0307 001 查找 如果产品金额变动 直接 点编辑 重新输入金额即可 添加产品的方法 关键词搜索 在需要的产品上打钩 点 选择 输入价格和数量 10 如果 case 转移 所有人变更 就选择 SFDC 上 业务机会所有人 更改 进入以下界面进行更改保存 如果是新建 先找客户是否存在 存在该客户 直接在客户增添业务机会 根据销售的 PPL 粘贴复制内容即可 填好后添加产品 11 必填项目 业务机会名称 粘贴复制 业务单元 MOL 主要竞争对手 如果选择 other 还需填详细信息 结束日期 根据销售的 PPL 选择 金额 根据销售的 PPL 或者复制 采购进程 根据销售的 PPL 选择 阶段 根据销售的 PPL 选择 行业 根据销售的 PPL 选择 预计发货时间 根据销售的 PPL 选择 如果不存在该客户 则按上面添加新客户新建 注意 SFDC 中建立新的业务机会的前提条件是客户要存在 SFDC 中 如果是 case 转移 比如 wu xin 的一条 case 转给 xie yuanyuan CaseID 是不能变的 包括中间名字缩写部分 操作方法 PPL 上将 wx 的 case 剪贴到 xyy 的 PPL 上 登录 wx 的 SFDC 查询该记录 在机会所有人选择更改 选择 xyy 保存 结果 wx 的 SFDC 无法查看该 case 而 xyy 的 SFDC 上新转入了这条 case 12 3 周四或周五 周四或周五 100 关单关单 汇总 更新和 汇总 更新和 更新后的更新后的 ppl 分发给各销售分发给各销售 周四或者周五根据 Dede 发来的关单清单 一般只在 ppl 上做修改 根据 dede 指示有可能需要新建等 Dede 一般发来两周的关单信息 所以存在上周关单的 case 这样的 case 在 Pipeline conso 表里找不到的 要去 win lost 表格找 再找不到的要找原 因 是不是名字错了 是不是产品名称改了导致 ID 变了等等 找到这条 case 将其移到 win lost 表格中 将 Project Status 改为 win 将 win chance 改为 100 将 Forecast Booked 改为当天或者 Dede 清单 上的日期 将金额改为 Dede 发的清单上的金额 关单原因跟前面 0 关单一样 处理 如果为新的 case 问 dede 是直接新建还是不用管 更新后同 0 关单后汇总一样 检查一样 也是发给北区实习时 抄送给 dede 和 Guo Miao 并且同时 将更新后的 PPL 返发给销售 将更新过程中销售出现的问题 发现问题时可以写个草稿 比如预计发货日期早于结束日期 不能自己将 0 或者 100 的 case 挪入到 win lost 表格中等 及时反馈给销售人员 如下 13 三三 检查核对检查核对 SFDC 系统系统 1 导出详细信息导出详细信息 每周一和周五用黄文的帐号和密码登录 SFDC 系统 导出所有销售的 SFDC 的信 息 进行检查核对 1 用黄文的帐号和密码登录 SFDC 系统 点击报表 Reports 2 进入 Reports Dashboards 界面 选择右侧的 CAD PPL Checking 点击 进入 14 3 进入 CAD PPL Checking 界面 Booking Date 结束时间 问 Dede 选择相 应的时间段 Opportunity Stage 点击下拉框 选择 Any 最后点击 Export Details 导出详细信息 将导出的文件保存在文件夹中 命名规则如下 0511 导出数据 2 检查核对信息检查核对信息 1 1 项目取消和丢掉的关单 项目取消和丢掉的关单 采购进程是体现客户对该项目的进度 0 代表项目取消 客户自身原因取消 或业务机会重复 含信息错误 当客户已采购其他品牌 含国产 的设备 也就是说我们丢单了 则采购进程 应填 100 而不是 0 当客户因自身原因取消项目或业务机会重复 含信息错误 则采购进程应填 0 而不是还停留在非 0 阶段是体现我方销售进度 除了因重复 信息错误而 0 关单外 其他原因 0 100 关单的 都需填写详细关单原因 否则年底将集中让各位补填功课 举例 下面是错误的填写范例 客户买了对手的产品 采购进程应填 100 项目取消了 但采购进程还没调整 15 2 2 漏添加产品 漏添加产品 图中要有产品显示数量 1 或在报表中体现在 product name 里 如果为空 则需要补填 3 3 结束日期 结束日期 过期过期的单子 结束日期的单子 结束日期早于早于当前日期当前日期 未过期 20 80 的单子 结束日期不得早于当前日期 4 4 交货日期 交货日期 必须添加且要在结束日期之后 5 5 潜在客户 潜在客户 对于潜在客户进行甄别并对 qualified 的进行转换或合并业务机会 如果是 open leads 判断它是否 qualified 如果已经 qualified 要进行转换 leads 转换为有效的 CASE 也就是新建 CASE 或者合并至业务机会 Leads 与原有 CASE 合并 6 6 备注信息 备注信息 描述中添加最终用户联系人以及联系方式 16 四四 特殊的代理商特殊的代理商 Dede 会给你发一个如上图所示的tegent 文件 需要核对检查文件中新增添的 Case 看是否在刘元坤的 SFDC 系统中存在 如有没有更新的 缺失的 Case 要 统计出来返聩给刘元坤 五五 招标信息查询招标信息查询 每天下午四点 就可进入网站 搜索有关红外 拉曼和核磁为关键字的所有跟招标有关的信息 包括招标 更 改 延迟 中标信息等 登录帐号和密码在销售人员信息 excel 表格中 选择的红外包括但不限于红外分光光度计 红外光谱仪 近红外 xxx 等 一般招标单位为小学 中学 幼儿园的都不属于 招标为视频的也不属于 选择的拉曼 一般为拉曼光谱仪 选择的核磁 一般为核磁共振 不要医用的 医院的 以及 100hz 以上的 点开信息 通过 Ctrl F 输入关键字查找 如果找到相关的招标信息 复 制招标信息 放入邮件正文中 放大字体 加红关键词 主题上注明招标情况 日期 比如 中标信息 11 19 根据招标地发送给不同的人 南区 广东 广西 湖南 湖北 云南 贵州 四川 重庆 江西 香港 澳门 东区 上海 江苏 浙江 安徽 福建 北区 剩下的省份都属于北区 招标地为东区和南区的 发送给 Dede mandy cc 给 Guo Miao 北区实习 生 招标地为北区的 发送给 Guo Miao 北区实习生 cc 给 Dede mandy 17 六六 密码更改密码更改 1 销售人员密码修改 销售人员密码修改 一般来说 销售人员的密码基本上是由系统指定的时间修改 当你登录某 个人的 SFDC 时 系统会自动弹出对话框 告诉你该修改密码了 这时只需要你 自己想出一个与之前不同的密码 哪怕是改下英文大小写 改下英文和数字的 顺序都可以 将改好的密码编辑邮件发送给该销售 并 cc 给北区实习生 Dede 郭淼 Guo Miao 就可以了 比如可以有一个通用模板 To XXX Cc Dede Guo Miao Kan Wenchao Subject XXX 的 SFDC 密码更改 Dear All xxx 的 SFDC 密码已变更为 123456thermo 烦请各位及时更新自己的销售账号记录 谢谢 Thermo Fisher ABC 020 83145111 如下例子 18 2 电脑密码修改 电脑密码修改 一般来说 电脑密码也是由系统指定的时间修改 电脑密码也就相当于该 邮箱的密码 但是电脑密码更