一汽丰田D级车展执行手册-0421

一汽丰田一汽丰田 现场执行手册现场执行手册 城市名称 城市名称 2010 年年 4 月月 编辑说明 编辑说明 目录目录 2 一 运营架构 二 Contact list 三 单站运营全概 四 单站运营确认准备 五 现场准备工作清单 六 单站 Rundown 七 影音播放 八 清洁维护 九 制作物管理 十 主持人执行守则 十一 丰田经销店工作人员执行守则 十二 应急预案 十三 附件 运营总控 运营总控 JasonJason 巡展项目的运营监控 管理 支持 执行总监执行总监 罗志健罗志健 巡展项目的总体协调管理 执行团队的总指挥 任务的下达 分配监督 公司支持部门的资源协调 与戴捷密切沟通项目进程 客户总监客户总监 戴捷戴捷 巡展项目的总体协调管理 客户端服务 电通的沟通配合 突出难点问题的协调解决 与罗志健密切沟通项目进程 线路经理线路经理 钟强 叶超钟强 叶超 所辖线路的总负责人 线路踩点 搭建的管理协调 工作的分配指派 运输的监控 主 持人的管理 活动照片 现场突发事件决策 项目助理项目助理 2 2 一人 制作物的管理 线路城市的资源协调 包括车票 住宿 叉车 物料购买 当地 工人等 现场清洁人员的管理 一人 AV 以及视频设备管理 主持人管理以及舞台流程控制 完成线路经理指派的其它 任务 外请人员外请人员 职能划分 职能划分 主持人 车展现场的主持 车辆的讲解 游戏互动 2 名司机 13 米车 9 6 米车 负责制作物的运输 14 名搭建工人 负责制作物的搭建 维护 拆卸 5 名当地工人 制作物的搬运 清洁 简单工种的执行 二 单站二 单站 Contact List 区分区分姓名姓名职能范围职能范围手机手机其它联系方式其它联系方式 Ja项目总控1 R执行总监1 客户总监 客户经理 西线路经理 线路助理 电声 客户总监 制作监控 西线路经理 电通 经销店 车展 场地方 主持人 请填写车牌号 司机 搭建管理人员 搬运工头 铲车负责人当地外请人员 运营要点 运营要点 1 运输车入场 卸货时间 主体结构安装 N 3日 22 00 03 00 2 技术彩排时间 N 1日10 00 12 00 3 经销店工作人员培训时间 N 1日 09 00 12 00 4 主持人熟悉场地 区域 台口 N 1日 13 30 14 30 5 主持人彩排时间 第一次 N 1日 14 30 16 00 第二次 16 00 17 00 客户验收 6 经销商车辆进入 摆放时间 不能晚于N 1日 18 00 20 00 7 客户验收时间 N 1天14 00 15 00 8 每天早例会时间 8 40 8 50 晚例会时间 20 40 20 50 5 三 单站运营全概三 单站运营全概 运营要点 运营要点 9 运输车入场 卸货时间 主体帐篷 N 3日 20 00 03 00 10 技术彩排时间 N 1日10 00 12 00 11 经销店工作人员培训时间 N 1日 09 00 12 00 12 主持人熟悉场地 区域 台口 N 1日 13 30 14 30 13 主持人彩排时间 第一次 N 1日 14 30 16 00 第二次 16 00 17 00 客户验收 14 经销商车辆进入 摆放时间 不能晚于N 1日 16 00 19 00 15 客户验收时间 N 1天16 00 17 00 16 每天早例会时间 8 40 8 50 晚例会时间 20 40 20 50 四 单站运营确认准备四 单站运营确认准备 日日 期期时时 间间事事 项项工工 作作 内内 容容责任人责任人经销店配合经销店配合 确认所有相关联系人的联系方式 确认运输车辆入场地的城市路线 确认当地工人的到位 确认铲车的租赁 确认场地夜间用电 卸车后依据装箱单 清点物料 N 3全天卸货 主体帐篷结构搭建完成 5 米帐篷结构搭建确认 三面立牌摆放确认 舞台搭建确认 画面美工确认 灯柱搭建确认 电工灯光确认 展柜 接待台确认 N 2全天搭建 清洁主体展具 清理场地 等离子确认 AV 布置确认 注水旗 三色 Logo 旗 A 板摆放确认 视频 音频 话筒确认 洽谈间布置确认 视频 音频内容拷贝至相应播放器 N 109 00 12 00布展 全场清洁 细节处理 7 日日 期期时时 间间事事 项项工工 作作 内内 容容责任人责任人经销店配合经销店配合 安排主持人到场彩排 确认活动日的演出流程 和经销店特别演出流程 主持人熟悉车展场地布置 休息化妆间熟悉 主持人熟悉台口位置 主持人试音 主持人走场彩排 电通确认主持人演出效果 电通确认主持人现场互动内容 电通确认经销店增加的特别流程的演出效果 14 00 18 00 主持人彩排 培训 经销店车辆进场 电通培训主持人关于丰田的品牌知识 根据场地布置图 经销店车辆停 放到位 丰田经销店工作人员熟悉车展场 地布置 丰田经销店工作人员熟悉活动流 程 丰田经销店工作人员熟悉游戏互 动内容 丰田经销店工作人员熟悉各自区 域站位 最后技术测试 最后展厅检查 内部会议 18 00 21 00内部技术测试 守夜安保工作布置 场内清场 卫生维护 3 小时一次 人员集结 早例会 工作人员职责重申 确认游戏道具到位 礼品到位 各区域最后检查 综合展示区 安全技术展示区 洽谈区 舞台区 A 板 logo 旗 07 30 09 00 主持人换装 化妆完毕 展厅开放 活动照片 09 00 18 30 活动 舞台区开放 主持人开场 至各区域介绍 游戏互 动 N 18 30 20 00待定 展区开放 8 日日 期期时时 间间事事 项项工工 作作 内内 容容责任人责任人经销店配合经销店配合 晚例会 查漏补缺 守夜安保 拆卸展具 根据装箱单 核对后装箱 提交物料耗损表 图文 清理活动场地 当地人工结算 E 1全天撤展 准备活动图文资料 3 日后提交单站车展报告 9 五 现场准备工作清单五 现场准备工作清单 项目项目内容内容数量数量要求要求责任人责任人 工作会议每日工作会议6 次D 3 天至运营当天 每日例会 总结工作进展情况线路经理 工作手册执行手册 3 人手一册线路经理 搭建验收报告 1 电通线路经理签字确认线路经理 搭建损耗报告 1 照片 文字说明 电通线路经理签字确认线路经理 报告 运营总结报告 1 每个城市运营结束后第三天提交线路经理 现场搭建记录照片 10 搭建施工 工人工作 主体结构 展具细节 Logo 旗细节线路经理 照片 现场活动纪录照片 10 全景 主持人 车辆展示 销售场面 经销店特别演出节目线路经理 装箱单 1 依照装箱单清点所有制作物 严查包装要求 线路助理 制作物检查利用装卸制作物时间 检查物资 发现有残缺破损 及时修补和更换线路经理 制作物清洁 活动前 安排工人对展区和展具做彻底清洁 活动期间 安排工人对展具做清 洁维护 3 小时一次 线路助理 制作物 制作物装卸管理协调管理搭建人员 保证搭建质量 最好展具维护 线路经理 当地工人招募当地工人 用于货物搬运和现场清洁线路助理 主持人协调主持人彩排 结合经销店特别需求 做出演出 rundown线路助理人员 司机 2 协调管理货车司机 按时按点到达活动地点 装卸货 线路经理 酒店房间线路人员的工人的住宿 需提前三天预定 国定假日提前 5 7 天预定线路助理 车票 机票线路人员和工人的交通 需提前三天预定 国定假日提前 5 7 天预定线路助理 后勤 4 米叉车租赁 1 用于制作物的装卸线路助理 10 六 单站六 单站 Rundown 首日首日 时间时间演出概要演出概要影像影像音乐音乐 speakerspeaker 麦麦道具道具 10 00 10 20 一汽丰田遵义巡展开幕式 10 20 10 23 遵义通源公司介绍 MC1 10 30 11 50 车辆展示循环 11 50 11 55 主持人预告 3 轮 MC1 11 55 12 00 健美操循环伴奏带 12 00 12 10 丰田车展全介绍演出 MC1 12 10 12 30 特价车 威驰 进行循环背景音乐 MC 12 30 14 00 车辆展示循环 14 00 14 05 主持人预告 3 轮 MC1 14 05 14 10 歌曲 花冠主题曲 霍佳伟 伴奏带霍佳伟 2 14 10 14 20 丰田车展全介绍演出 MC1 14 20 14 30 游戏 用热情吼一下 游戏背景音 MC1 分贝仪 礼品 14 30 15 30 车辆展示循环 15 30 15 45 特价车 花冠 进行循环 MC1 15 45 15 50 歌曲 威驰主题曲 宁超循环伴奏带宁超 2 15 50 16 00 丰田车展全介绍演出 MC1 16 00 16 10 游戏 急速弯路耐力赛 游戏背景音 MC1 呼啦圈 礼品 16 10 18 00 车辆展示循环 次日次日 时间时间演出概要演出概要影像影像音乐音乐 speakerspeaker 麦麦道具道具 12 三日三日 时间时间演出概要演出概要影像影像音乐音乐 speakerspeaker 麦麦道具道具 七 影音播放七 影音播放 八 八 清洁维护清洁维护 1 1 活动前清洁活动前清洁 交场前 需对搭建现场进行细致的清洁 主体结构清洁 包括篷房的顶部 横梁 立柱 以及洽谈区的天花板等不引人注意区 域 展具清洁 包括灯柱的底部 注水旗的配重 接待台的玻璃内侧等不引人注意区域 画面清洁 所有视觉画面要做到无污点 如有轻微划痕要及时修补 损伤严重要及时 更换 布面 Logo 旗要保持平整 3 站一清洗 熨烫平整 2 2 活动日清洁活动日清洁 活动日期间 要对展区各区域展具进行清洁维护 3 个小时一次 区域区域清洁内容清洁内容人员分工人员分工 圆桌 椅子 有机板 玻璃门 洽谈间 饮水机 空调 接待台 等离子电视 音箱 立柱 舞台 舞台地台 1 人 等离子电视 安全区 三面看板 展示柜 综合区 杂志架 A 板 注水旗柱 三色 Logo 台 其它区域 灯柱 1 人 15 九 九 制作物管理制作物管理 制作物管理 请参考附件 制作物装箱单制作物装箱单 箱号 箱号 车号 车号 核对人 核对人 编号编号品名品名说明说明 数量数量包装要求包装要求备注备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 小计小计 16 十 主持人执行守则十 主持人执行守则 1 1 主持人要求 主持人要求 形象形象 女性 年龄 20 82 岁 身高 165cm 以上 体型匀称稍瘦 三围 86 62 88CM 三围可适当放宽前后 3 5CM 大方得体 亲和力好 举止姿态端庄 动作优雅 有气质 漂亮形象好 专业能力 专业能力 专业播音院校毕业为佳 普通话标准 表演功底强 有商业及路演主持经验 能控制现场活动节奏 调节现场气氛 个性突出 具明星气质为最佳 其他方面 其他方面 性格开朗活泼 自信 表现欲强 与现场观众互动能力强 良好的应变能力和解决问题的能力 责任心强 能接受巡展的车马劳顿 2 2 主持人服装及仪容仪表要求主持人服装及仪容仪表要求 主持人服装主持人服装 电通提供 小西服套装 1 套 主持人自备 颜色淡雅的短裙小礼服 1 套 需佩戴项链 耳环 主持人仪容仪表主持人仪容仪表 发型 头发束成发髻于脑后 妆容 妆容与服装搭配 大方端庄 鞋子 自备黑色 白色高跟鞋各 1 双 3 3 主持人培训要求主持人培训要求 首站前 2 天能完全掌握演出台本 脱稿主持 一定要按时参加彩排工作 一定要按照要求的工作流程进行工作 一定要按照规定时间到达集合地点 不得迟到 早退 工作时情绪饱满 积极主动 服从线路经理的管理 17 工作开始前 凡是要离开活动地点 均要取得线路经理的同意 不能擅自离队 工作时一定说出标准用语 不得将公司物品占为己有 不能与任何人发生冲突 有突发状况一定第一时间线路经理寻求帮助 4 4 主持人彩排日程主持人彩排日程 日日 期期时时 间间事事 项项 工工 作作 内内 容容责任人责任人 10 00 12 00 主持人仪 容仪表准 备 需带妆 真实模拟彩排 根据仪容仪表要求准备完毕 主持人熟悉车展场地布置 熟悉每个展示区域环 节和流程 熟练掌握活动当天的演出流程 含经销店的特别 流程 12 00 13 30 午休 午休时间 13 30 14 30 主持人彩 排 培训 主持人熟悉休息化妆间 主持人熟悉台口位置 14 30 16 00 第一次彩 排 主持人试音 主持人走场彩排 查缺补漏 N 1 16 00 17 00 第二次彩 排 电通验收 电通确认主持人服装 电通提供 主持人自备服 装 电通确认主持人演出效果 电通确认主持人现场互动内容 电通确认经销店增加的特别流程的演出效果 电通培训主持人关于丰田的品牌知识 备注 备注 演出台本 以电通提供为准 丰田品牌知识培训 以电通提供为准 单站活动流程 以电通确认为准 5 5 主持人表演要点主持人表演要点 起到聚众及现场焦点作用 吸引参观者 介绍重点车辆 唤起参观者兴趣 烘托现场气氛 把参观者留在本展位 传达信息 使参观者了解更多丰田 提高品牌知名度 18 十一 丰田经销店工作人员守则十一 丰田经销店工作人员守则 1 所有丰田经销店工作人员请于 时间在 地点集合 请务必准时到达 以便集体培训 2 所有丰田工作人员都要做到清楚了解本次活动会中所有工作 始终做到微笑服务 不得与现场 任何人员发生冲突 做好每个环节 力争做到不出任何疏忽 确保大会工作的顺利完成 维护丰田 公司的形象 3 丰田经销店工作人员会前要按时参加培训 了解车站总体安排 明确自己的岗位和职责 并接 受丰田公司的考核 4 丰田经销店工作人员要提前对车展场地进行熟悉 在活动现场 提前由丰田经销店负责人带领 熟悉场地 以便更好的在活动中提供优质的服务 5 提前发给丰田经销店工作人员工作手册 要求工作人员将自己的工作职责非常清楚 6 在工作期间不许打电话 不许闲谈 去洗手间时必须提前通知丰田经销店车展负责人 保证岗 位始终有活动服务人员 7 工作态度端正 积极热情 保持良好精神状态 保持形象整洁 8 活动期间按时到场 不得迟到早退 如有特殊情况 提前与丰田经销店负责人请假 10 按照班次表轮流用餐及休息 杜绝会议期间岗位无人的情况发生 如有特殊情况必须离开 在确 保自己的岗位有人代替的情况下通知丰田经销店车展负责人 11 车展当天要求早上 8 00 前到会场集合 有丰田经销店相关负责人进行 Briefing 分配工作 13 服从工作分配 不能私自调换岗位 也不能私自离开自己的工作岗位 如有事情 必须报告丰田 经销店车展负责人 20 电声线路经理对情况 等级作初步判断 中级 高级 电通线路经理 提出处置意见 中级 快速作出 处置决定 处理结束 汇报结果 低级 电通线路经理 对情况等级作判断 与电通 电声总部负责人共 同商议解决方案 电声各区域负责人发 现问题第一时间汇报 十二 应急预案十二 应急预案 1 1 突发事件应对原则 突发事件应对原则 1防范为主 计划在前 2快速反应 正确处置 3统一指挥 步调一致 4以人为本 救援为先 2 2 突发事件处置流程 突发事件处置流程 3 3 可能发生事件列表及应对措施 可能发生事件列表及应对措施 分类分类可能出现问题可能出现问题解决方案解决方案情况等级情况等级决策人决策人 活动城市发生动乱 政局失控上报电通 电声总部 给出解决方案高级电通 电声总部 负责人 政治政治 风险风险 活动期间或转场途中发生爆炸或恐怖袭 击事件 造成人员伤亡 上报电通 电声总部 给出解决方案高级电通 电声总部 负责人 旅游旺季订票困难提前预订 短途包车 黄牛低级电声线路经理 交通延误 错过设法改签或转乘其它交通工具低级电声线路经理 货物运输车辆转场中发生交通事故 造 成车辆 人员 展具损伤 如果对下一站点活动没影响 上报电声总部 负责人 给出解决方案 如果对下一站点活动有影响 上报电通 电声 总部负责人 给出解决方案 高级电通 电声总部 负责人 物料运输车辆出现故障加强司机管理 出发前做好车辆检修低级电通线路经理 交通交通 移动移动 人员转移过程中受伤就近就医 后备人员替补低级电声线路经理 交通或其它意外身体受伤或生大病备用人员随时替补低级电声线路经理 因疲劳导致抵抗力降低 小病常发前期加强身体锻炼 运营期间尽可能保证充 足睡眠 休息 常用药品配备 低级电声线路经理 高温等天气影响人员工作状态为工作人员配备充足的防暑药品和饮用水等低级电声线路经理 运营期间被被管或公安部门拘留上报电声总部 由总部协调执行网当地资源 出面解决 高级电声总部负责 人 团队个人重要装备物品失窃加强防盗防抢意识 预防为主低级电声线路经理 人员人员 在当地发生其它意外加强安全防护意识 结伴出行低级电声线路经理 展具运输损坏 丢失分类包装 强调装箱和运输的要求 预防为 主 专人问责 申请备份物品 低级电声线路经理 经销店配合物品到位不及时预防为主 提前沟通 预留充足发货时间低级电声线路经理 物品保管措施不利在培训时强调 加强管理 专人问责低级电声线路经理 物品分配环节混乱严格制度 流程明确 专人问责低级电声线路经理 物品物品 物品回收环节混乱严格制度 流程明确 专人问责低级电声线路经理 恶劣天气或发生地震 沿海城市发生飓 风 海啸等严重自然灾害 影响正常运 行 上报电通线路经理 由其上报电通总部负责 人给出处理意见 高级电通总部负责 人 下雨 大风增加雨具和抗风之类的物资 低级电声线路经理 气温过高 引起物料温度过高对于存放地点提前作考虑低级电声线路经理 天气天气 防灾害天气设备 工具预备不足提前对当地城市天气进行了解 准备充分低级电声线路经理 临时变更活动场地电通需提前 30 个工作日提出变更通知高级电通总部负责 人 临时变更活动时间电通线路经理提前 10 个工作日提出变更通知中级电通线路经理 场地场地 活动场地方和城管阻挠搭建提前和场地方及城管协商 未果 上报给电 通线路经理 由经销店出面协调 中级电通线路经理 人群失控 发生拥挤踩踏人员伤亡事件上报电通 电声总部负责人 由电通与经销店 沟通解决方案 高级电通 电声总部 负责人 所有礼品上午已经发完提前制定完善的发放计划 并严格执行低级电声线路经理 手机信号受干扰 或没电不能正常通话手机电池及时充电 备有多块电池低级电声线路经理 运营运营 工作人员与现场观众发生矛盾前期做好培训工作 严格禁止此类现象发生低级电声线路经理 22 经销店配合度低 工作人员态度不积极 影响现场活动效果 通知电通线路经理 由他和经销店协调中级电通线路经理 游戏环节参观者参与度差通知电通线路经理 由他和经销店协调 安 排托参与游戏 低级电通线路经理 展区人流不够让主持人发挥作用 招揽人群 加派礼品 安排工作人员参观展区 低级电声线路经理 观众挤坏展台等制作物现场工作人员注意控制 提前防范低级电声线路经理 现场和其他品牌车有利益冲突 如制 作物被挪动 提前和其它品牌车协商 未果 上报给电通 线路经理 由经销店和场地方出面协调 中级电通线路经理 应急医疗设备每条线路配备药箱低级电通线路经理其它其它 灭火设备采购小型灭火器低级电通线路经理 23 电声 受理者 快速作出 处置决定 处理结束 汇报结果 电声 客户总监 电声 项目总控 1 安抚及协调 2 汇报情况 4 告知情况 3 安抚及协调 电通 经销店 投诉人 5 安抚及协调 十三 客户投诉十三 客户投诉 1 1 客户投诉应对原则 客户投诉应对原则 1先处理感情 后处理事件 2耐心地倾听客户的抱怨 避免与其争辩 3想方设法的平息抱怨 消除怨气 4要站在客户立场 将心比心 5迅速采取行动 解决投诉 2 2 投诉事件处置流程投诉事件处置流程 24 3 3 可能发生投诉列表及应对措施 可能发生投诉列表及应对措施 分类分类可能出现问题可能出现问题应对措施应对措施 首站搭建没有按规定时间完成严格管控搭建进度 如果可能拖延 进行预判后 提前通知电通线路经理 并 告知原因和解决方案 并在多少时间内能完成 物料耗损超出电通预计数量严格管控物料维护守则 及时发现 总汇 上报物料耗损的原因 分清人为 天气 材质 工艺 运输等因素的造成的各自比例 根据不同原因 给客户不 同的解决措施 人为原因加强装箱 卸货的管理 加强搭建施工的管理 加强现场维护的力度 并保证 在下一站点有明显改善 天气原因因大风大雨高温等恶劣天气造成耗损 在第一时间拍照取证 并和电通线路经 理 和经销店达成认知共识 告知客户这属于不可抗外力 是正常耗损 材质原因严格执行电通指定的材质标准 事先准备相关的材质质量证明 如果客户投诉 首先向客户表明电声以诚信为本的合作态度 并拿出相关证明文件 然后向客 户建议更优良的材质物料 作为替换物料在一下站点使用 客户可以给两者做 比较 工艺原因严格执行电通指定的工艺标准 如客户投诉 事先调查是何原因造成工艺不符 合要求 如果是自身原因 诚恳的向客户承认错误 并及时作出补救和改善 如是其它原因 向客户做合理解释 并保证及时规避其它原因 避免在下一站 出现 物料物料 方面方面 运输原因严格管理车辆运输 事先对行车路线进行规划 并做好防风防雨防震的预防工 作 如因运输原因造成物料损耗 都