文件管理制度.doc

文件管理制度第一条 目的 为了使团队文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高团队成员间的文件交流的效率，结合团队实际，特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于罗毅律师团队所有文件。第三条 文件的分类 团队的文件主要包括两大类：团队内部文件和团队外部文件。(一) 团队内部的文件包括：1、 会议记录2、 会议通知3、 会议总结4、 会议议程提交表5、 谈话记录6、 会议纪要7、 其他。(二) 团队外部的文件包括：1、 法律意见书2、 律师风险提示3、 紧急情况反映4、 律师谏言5、 律师工作简报6、 情况说明7、 法律信息8、 请示9、 法律顾问服务告知10、 其他。第四条 文件的名称（一） 文件夹名称（二） 团队文件夹按年度来划分，每一年度的文件夹分为大成律师事务所、罗毅律师团队、两个子文件夹。如下图：罗毅律师团队文件夹之下又包括顾问单位、内部文件、潜在客户、诉讼文件四个子文件夹。如下图：1、 顾问单位文件夹各个法律顾问单位的信息文件夹按年份整理出来，再分成工作文件（团队提供给顾问单位的文件）、原始文件（顾问单位发给团队的资料）、工作记录三个子文件夹，另有一个与年份文件夹并列的客户档案文件夹。如下图： 2、 内部文件夹名称内部文件夹名称统一为“内部文件”，此文件夹又分为“管理手册”、“内部通知”、“会议记录”等子文件夹。如下图：3、 诉讼文件夹名称 诉讼文件夹中的子文件夹首先分为未结案和已结案文件夹；再按照案件名称来进行分类和命名，命名时须明确案件类型。文件夹由案件负责人进行整理，并定期拷入团队文件储存盘。如下图： 4、 潜在客户文件夹名称针对不同的潜在客户，建立相应的文件夹。如下图：（三） 文件名称（四） 内部文件的文件名的统一格式为：年.月.日.+（拟定者姓名）+文件名；例如：2010.6.26.(孙移芳)会议通知。如下图：（正确示例）括号须为半角，勿用全角，如下图：（错误示例）外部文件的文件名的统一格式为：年.月.日.+（顾问单位名称）+文件名；例如：2010.8.17.(乔丹)XX法律意见书。如下图：（正确示例）括号须为半角，勿用全角，如下图：（错误示例）第五条 文件的字体(一) 文件标题统一用黑体二号，并居中显示。(二) 文件正文统一用宋体小四，行间距为固定值26。(三) 文件落款统一用宋体小四，行间距为固定值26（落款统一用“罗毅律师团队+日期，参照此文件的落款）。 (正确示例)(四) 回复群邮件的字体、字号、行间距统一用宋体五号，行间距为1.5倍。附注：先在word文档上进行编辑，然后粘贴进行回复；针对一件事情，只能建立一个群邮件回复体系。(五) 文件正文每一段第一行空两格。(六) 例会通知文件在文本文档中编辑，文件格式以自动生成的格式为准。(七) 文件中需要强调的重点内容用红色加以标记。第六条 文件的页面设置页边距设置值为：上2.3cm，下2.3cm，左右各为2.6cm。第七条 文件的内容序号文件的内容结构应层次分明，有模板的须按模板样式来进行拟定，层次序号要求如下：第一层“一、二、三、”，用顿号，例如：“一、”、“二、”、“三、”，本层段前空一行，且标题应加粗并换行；第二层“（一）、（二）、（三）”，用括号，例如：“（一）”、“（二）”、“（三）”；第三层“、”，用顿号，例如：“、”“、”、“、”；第四层为“（）、（）、（）、”，用括号，例如：“（）”、“（）”、“（）”。使用括号的层次序数，括号外不再加其他标点符号。附：在以“条”划分段落层次的文件中（如第一条、第二条）第一条、第二条、第三条对应于本制度中的第一层中的一、二、三第八条 文件的页眉和页脚对群邮件的回复除外，团队内部文件和外部文件的页眉和页脚须加“北京市大成（成都）律师事务所的logo”