福建省机关事业工考文秘资料员复习资料

1 文秘资料员复习资料文秘资料员复习资料 第一章公文写作第一章公文写作 公文公文 处理政务 事务按照特定的体式 规范的格式 依法行使权利的工具 是国家机构及其社会组织在公务活动中为行使职权 实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的 文书 公文简称公务文书 公文是文书的一种 广义的公文有 收发文件 电报 表册 会议文件 调查材料 图片 图纸 录音带 录像带等 文件 具有固定格式并带有版头和发文字号的正式公文 一带版头也可以 公文的特点 有法定作者 法定效用 规范的体式 法定的程序 公文的作用公文的作用 领导指导作用 沟通联系作用 规范作用 横向联系作用 宣传教育作用 记载和凭 证作用 公文的种类公文的种类 按适用范围分为 通用公文 专用公文 按秘级程度分为 秘密文件 机密文件 绝 密文件 按行文方向分为上行文 平行文 下行文 按内容的性质分为 规范性文件 领导指导性 文件 公布性文件 陈述性文件 呈请性文件 商洽性文件 证明性文件 按紧急程度分为 平件 急件 特急件 按文件的来源分为收文 发文 通用文的文种 文种也称公文名称 国务院 2000 年 8 月 24 日发布从 2001 年 1 月 1 日日的国家行政机关公文处理办法第 9 条规定 行 政机关的公文种类主要有 13 种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 党委 96 年 5 月 3 日中共中央办公厅发布 中国共产党机关公文处理条例 第七条规定 党的机关 公文种类主要有 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 另外事务性公文文种还有办法 调查报告 行文方式 上行文 请示 报告 议案 平行文 函 通知 函 下行文 命令 令 决定 指 示 公告 通告 通知 通报 公报 批复 条例 规定 会议纪要 2 处理行文关系的基本原则 必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定 国家行政机关一般不越级向上行文请示问题 条条一 般不对块块 公文的格式包括公文的结构 样式 和各种标记 公文的格式指公文的文面 外形安排 公文珠用纸和印制的规范的总和 公文的结构 1 文首 1 文件牌头 有发文机关名称或规范简称加文件 2 发文字号 发文机关代 字 年度号 发文艺顺序号 前不加第字 也不加 00 3 份号印刷顺序号 有秘密等级的用功 4 秘级 5 紧急程度 6 签发人 2 正文部分 从界栏线开始 1 标题发文单位 关于 事由 文种 可省去发文机关 2 主送单位 3 正文 开头 文题 结尾 4 附件 有附件写 无不写 5 发文机关名称 俗称落款 6 发文 时间 7 印章 3 文尾部分 1 主题词 2 抄报 抄送 3 附注 普发公文 上级机关对所属下级机关的指示 通知等下行文 需要下属机关了解执行 同时主送多 个机关 专发公文 根据公文的具体内容 只需主送一个机关的公文 正文是公文的主体 请示问题应当一文一事 不要一文数事 以免有碍处理 发文机关 是公文的作者 又称下款或落款 发文字号是公文结构不可缺少的组成部分 主要作用是 1 便于发文数量的统计和公文的整理 2 便于 公文的查找和引用 3 便于公文的清退和整理 公文的标记主要有 1 秘密等级 绝密 机密 秘密 2 紧急程度 特急 急件 3 份号 主要针对重要 文件 4 阅读范围 5 主题词 反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组 也可用少量的动名词 主题词最后一个词是一个文种 一般三到五个 不超过七个 公文的稿本分为草稿 定稿 正本 公文的格式 用纸一般用 A4 纸长 297 宽 210 左侧装订 正文字体的大小要适宜 铅印字体一般 用三号仿宋体或三号正楷 天头 37 地脚 35 左边 28 右边 26 3 决定的结构由标题 正文 制发机关和制发时间组成 标题由制发机关的名称 事由和主种构成 正文 三个层次 1 根据和事由 2 决定的事项 3 对决定事项的评价及执行的希望和要求 决定通常有三种 单一结构法 条例法 板块结构法 通知是一种指示性和部署性文件 通知的特点 1 使用范围广 2 使用效率高 3 种类比较多 最常见的通知有会议通知 任免通知 一般性通知 指示性通知 批示性通知 批示性通知有三种形式 1 转发通知 2 批转通知 3 发布的通知 常用通知的结构 1 首部 发文字号 党政机关用 发 业务机关用 字 标题有两种形式 完全型标题 二是由事 由和文种构成 会议通知 召开会议的目的和决定 时间安排 参会要求和其他事项等四部分 任免通知 两部分一是任免根据 某机关的决定 有的还写明由什么会议的决定 或者说明做出决 定所依照的法律 法规 二是具体任免内容 即人员姓名 机关名称及职务 通报 有表扬性通报 批评性通报 传达情况的通报 通告 是行政机关 企事业单位使用的具有知照性的公布性公文 主要用于一定范围内公布应当遵 守或周知的事项 通告的特点 有极强的周知性 有一定的规定性 请示的概念和用途 1 对上级有关方针政策 指示或法令 法规不够明确或有不同理解 需要上级机关作出明确解释和 答复 2 在工作中出现了新情况 新问题需要处理而又无章可循 无法可依 需要量上级机关干部 作出明确指示 3 工作中出现一些涉及面广而职能部门部门无法独立解决的困难和问题 请示的写法及注意事项 标题 由发文机关 事由 和文种构成 不能把文种请示误为请示报告 报告或者申请 主送机 关 只写一个主送机关 如需同时送其它机关应用抄报的形式 请示不要直送领导者个人 也不 4 要同时抄送下级机关 正文 请示原因 请示事项 语法结语 请示事项 是文章重点 是请求上级机关给予指示 批复 答复的具体事项要具体 语气要得体 请示结语 用妥否 请批复 特此请示 请予批示 请批准 请指示 写请示时必须注意事项以下 1 内容力求单一 应一文一事 2 注意与报告的区别 3 正式印送上级 时 应在文头注明答发人姓名 批复 是用于答复下级机关 单位请示事项的一种下行文 批复的特点 针对性 权威性 鲜明性 批复的写法 标题 主送机关 正文 包括批复对象 批复事项和批复结语 第四章公文处理第四章公文处理 公文处理是公文的创制 处置和管理 公文处理的基本任务 及时 准确 有效地创制 加工 传递 保管 处置公文 为公务活动提供适用的信息 公文处理的内容 1 创制公文 2 传递公文 3 办理公文 4 处置办毕公文 5 管理公文 档案主要由公文转化而成 今天的公文就是明天的档案 公文的基本原则 1 法制原则 2 实事求是原则 3 全面质量原则通过 4 时效原则 5 集中统一原则 6 党政 统一原则 7 保密原则 8 简化原则 收文处理的过程 1 公文的收受与分流分 6 步签收 外收文登记 启封 内收文登记 分办 摘编 2 办理收文分 4 步拟办 批办 承办 注办 3 组织传阅与催办查办分三步组织传阅 催办 查办 4 处置办毕公文 立卷归档 清退 暂存 销毁 第五章档案管理第五章档案管理 机关档案工作的基本任务 1 收集 整理 立卷和归档 2 集中统一管理 3 对档案工作进行监督和指 导 4 向档案馆移交 5 输领导交办的档案业务 档案的作用 1 查考依据 2 参考资料 3 记载作用 4 科研资料 档案工作的基本原则 集中统一管理原则 完整安全原则便于利用原则 档案的收集概念 就是要求把分散在各机关 各单位和个人手中的档案 以及散失在国外的历史档 5 案 档案收集工作的内容 1 机关需要归档 2 现行机关和撤销机关具有长久保存价值的 归档 把处理完毕的文件材料 以由文书处理部门或文书处理人员整理立卷 定期移交给档案室集 中保存 档案馆的档案主要来自四个方面 1 接收现行机关的 2 接收撤销机关的 3 收集历史档案 4 档案馆 之间交换的 档案的整理 把零散的进行基本的分类 组合 排列和编目 内容包括 整理 编目 装订 排列 目录的编制 全宗 是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的全部档案的总称 档案的分类 1 年度分类 2 组织机构分类 3 问题分类 档案立卷的内容包括 1 组卷 2 卷内文件的排列和编号 3 填写卷内目录与备考表 4 案卷装订 档案鉴定方法 1 直接地 具体地审阅档案 2 全面地估计和预测 3 研究档案利用规律 档案保管期限表 依法 专门的 同系统的 同类型的 机关的 档案保管期限表的结构 顺序号 条款 保管期限 附注以及总的说明 档案的提供利用基本内容 1 准备检索手段 2 通过各种方式提供利用 档案提供利用的方式有以下几种 1 设立阅览室 2 档案外借使用 3 公布档案 4 用档案复制本代替原 件提供利用 5 档案证明 6 组织档案展览 档案管理工作的任务昼处长档案寿命 维护档案的完整与安全 第六章机要保密第六章机要保密 保密工作具有明显的政治性 现实性 秘密性 群众性 相对性等特点 文秘资料员保密工作的任务及内容 1 会议保密 2 文书工作保密 3 经济保密 4 涉外保密 文秘资料员的保密制度 1 进行保密教育 规定保密纪律 2 涉及国家秘密的不准用任何方式向外宣 传 3 凡传达秘密文件 控制传达范围 4 严禁无关人中进入会场 5 规定不准记录的内容不得记录 文秘资料员的保密制度 1 按规定确定密级 保密期限和作出标志 规定发放范围 2 不得多印 3 草 稿和修改稿应及时销毁 清除 4 未经原发文机关同意 不行翻印 复印和选编 汇编 5 发放文件一 6 般只发组织 6 方件收发管理严格履行规章制度 7 秘密文件不准通过普通邮政和传真机传递 8 秘密文 件必须放在有保密保障的地方 9 秘密文件应由专职人员管理 10 交换文件时 一准办理与交换文件 无关的事项 11 对文件交换时 履行签字手续 12 不行携带秘密文件 需携带时经领导批准 13 移交 时 要造册 清点 核对 并输签字手续 14 秘密文件要认真执行清查清退制度 15 销毁文件 资 料 必须经领导批准 登记造册 并派人负责监督销毁 文秘资料员保密工作守则 不该说的不说 不该问的不问 不该看的不看 不该记录的不记录 不 在非保密本上记录秘密事项 不在街心公园通信中涉及秘密问题 不在公开场所和家属 子女 亲 友面前谈论秘密 8 不在不利于保密的地方存放秘密文件 资料 印章使用的具体要求 1 机关 单位负责人批准用印的签字 2 审阅详细记载用印情况 3 用印必须登 记 4 盖印 5 整理留存材料 6 通常不允许出现盖有印章的空白凭证 第七章会议工作第七章会议工作 会议是商议事情的集会 商议并处理事务的机构 会议是各级领导布置任务 贯彻政策 调查情况统筹协调 进行决策 推动工作的基本方法之一 会议的作用 1 分析信息 2 方案选择 3 决策和下达决策 4 反溃 会议工作的原则 明确会议指导思想 了解和掌握会议的组织领导情况 当好参谋助手 协助决策 精 心安排周到服务 会议工作对文秘资料员的要求 有高度的责任感和严谨务实的工作作风 较高的文字综合能力 遵章 守纪 严守机密 掌握各部门的领导分工情况 领会领导意图 会前准备工作 确定会议议题 安排会议议程 拟定参会人员范围及名单 办理会议报批手续 发 会议通知 准备会议材料和文件 选择和布置会场排列座次 重要大型会议做好新闻发布和宣传工 作 办妥后勤保障事宜 进行会前准备工作检查 会议期间秘书工作的中心任务是 掌握会议动态 协助领导指挥与控制会议进程 并通过精心组织 和良好的服务 使会议按既定的议程进行 会议期间的方法 搞好签到与接待 协助领导掌握情况 控制会议进程 担任会议记录 编写会议 简报 搞好会场服务 需保密的会议 还要搞好保密工作 搞好通讯和后勤保障 做好议程规定的 7 其他事宜 会后完善工作主要包括 会议文件的清退 文件汇编 立卷归档 完善会务工作 整理编印会议纪 要或决议案安排布置贯彻会议或搞好会议的总结工作 第八章信息调研第八章信息调研 信息的含义 信息是客观事物的特征和变化的直接和间接的表述 信息的特征 客观性传递性 时效性 系统性 开发性 信息的作用 为正确决策提供服务 提供反馈信息 为修正和完善决策 信息是实现正确指挥 协调 控制的重要基础 也是判断 检验决策是否正确的主要尺度 信息收集是信息工作的第一步 也是信息整理的基础 信息收集的内容 上级信息 内部信息 社会信息 平行信息 历史信息 国际信息 信息惧方法的种类 传统式 开拓式 信息处理 信息筛选 信息加工 编写 信息的处理是对收集到的大量原始信息 在数量上加以浓缩 在质量上加以提高 在形式上经予表 现 使之便于传递 利用和储存的过程 信息的处理是整个信息工作的核心 信息筛选是挑选出有价值的信息 信息加工是将筛选出来的信息进行提炼 信息加工分两个层次 初步加工 2 分析和调查研究 信息加工的方法 充实内容 综合分析 提出意见 信息的编写 是用局面形式对信息进行有序化处理 是信息整理的最后步骤 又是信息传递的前 提 信息的书面形式 叫信息文稿 信息工作的全部意义在于充分利用信息 信息内刊的特征 保密性 先导性 机关性 层次性 信息内刊的作用 上情下达 下情上达 横向交流信息 浓缩优化信息 存储信息 信息内刊的编写及要求 注意选题角度 观点新闻 短小精悍 表现方式多种多样 表述准确 要 8 素完整 调查研究是我们掌握情况的基本手段 是制定决策的基础工作 调查