会计档案与会计档案管理

会计档案与会计档案管理 第 1 页 共 50 页 会计档案与会计档案管理会计档案与会计档案管理 会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中形成的具有一定保存价值的 会计文件 不论其记录方式和载体如何 本文着重说明和介绍了会计档案的概念含义 属性与特征 价值与作用 以及会计档案管理工作中的前端控制 收集 整理 鉴定 和利用服务等工作环节的内容 在说明传统的会计档案管理理论和方法的同时 本章 还注意介绍了电算化环境下的会计档案的管理规则和基本方法 第一节会计档案概述第一节会计档案概述 一 会计档案的定义 会计档案的定义可以表述为 会计档案是各种社会实践主体在会计核算专业活动中 形成的具有一定保存价值的会计文件 不论其记录方式和载体如何 这一定义的基本 含义如下 首先 定义指明了会计档案的形成者 各种社会实践主体 会计档案形成者的 社会广泛性 决定了会计档案来源的广泛性 可以说 只要具有经济活动的地方 一 般就会产生会计记录 形成会计档案 就人类社会的现状来说 社会上会计类型是多 种多样的 如农业会计 工业会计 商业会计 税务会计 事业单位会计 企业会计 保险会计 交通运输会计等等 从会计的专业詹 生来说 不仅有预算会计 管理会 计 决算会计 责任会计 还有成本会计 涉外会计 国际会计等等 第二 定义指明了会计档案的特定形成领域 会计核算专业活动 专门档案的 突出特点之一 就是具有明显的专业属性 在定义中指明会计档案的主要形成领域 可以使我们的文档管理者更为有效地认识和把握会计文件的形成规律与特点 并且据 此确定较为科学 合理的方案 第三 定义指明了会计档案的价值詹眭特征 具有一定的保存价值 并非所有 的会计核算文件都可以作为会计档案保存 否则就会出现 有文必档 现象 第四 定义揭示了会计档案的本质属性 会计核算专业活动的原始记录 会计 档案的管理实践表明 有一些会计文件是伴随着会计核算专业活动直接形成的 有一 些会计文件是在一定的会计核算专业活动之后编制或刻录的 但是 就总体而论 各 种会计档案依然是会计核算专业活动过程及其结果的有机组成部分 其所承载的会计 会计档案与会计档案管理 第 2 页 共 50 页 信息也具有明显的原生性特点 第五 定义说明了会计档案的存在形式特征 二 会计档案的属性和特征 会计档案同其他门类的档案一样 都是人类社会活动的历史的原始记录 为此它 们都具有原始性 记录性 文化性 信息性 知识性 有机联系性 凭证性 真实性 和可靠性等一般属性和特征 会计档案作为一种专门性的档案信息资源 它也具有自身的一些属性和特点 概 括起来说 主要包括突出的专业属性 形成过程的序时 I 生 承载信息内容的严肃性 数据记录的平衡性 会计记录与会计文件格式的规范性等 一 突出的专业属性 会计档案与文书档案或党政档案相比 它的产生领域和内容性质 都具有明显的 专业性特点 首先 就会计档案的产生领域来说 各个单位的会计档案都是在本单位 的会计核算活动中逐渐形成的 是这种专业性会计活动的一个有机的组或部分 会计 档案是经济业务活动的重要依据 也是开展经济活动 进行经济分昕 开展经济研究 进行经济决策的重要根据和信息参考材料 其次 就会计档羹的内容性质来说 无论 是会计凭证 会计账簿还是会计报告及其他会计文件 全计记录 无论是传统手工条 件下产生的会计记录 会计文件还是在电算化条件下生成的会计电子数据记录与会计 电子文档 都具有反映和记录会计核算活动及其结果的特点 突出的专业属性 是会 计档案最基本的特征 也是我们鉴别会计档案和文书档案的广个重要尺度 二 形成过程的序时性 就总体而言 会计档案的形成过程具有明显的序时陛特点 会计档案是按照会计 年度逐年形成的 具有一定的时间连续性特点 从会计档案中的各种记录和文件的形 成程序来看 有关单位在会计活动中首先形成的是会计凭证 而后根据会计凭证所提 供的数据制作各种会计账簿或按要求生成各种会计账册 最后根据会计账簿或会计账 册编制各种会计报表等会计报告 这些工作步骤环环相扣 依时顺序形成 否则就会 违背会计法规和有关会计工作制度 三 承载信息内容的严肃性 会计档案作为国家和社会经济活动的历史原始记录 它所承载的信息内容是否严 格按照有关会计工作的立法 制度和规范来形成 直接关系到社会基础的稳定 试想 会计档案与会计档案管理 第 3 页 共 50 页 如果所保存的会计档案的信息缺乏可信性或可靠性 那么据此所制定的社会经济与发 展计划 所做出的经济管理决策等等 都将难以实现 甚至会给有关方面带来巨大的 经济损失 为此 国家往往通过严格的会计立法 建立和健全会计管理制度 明确相 关责任 加强会计审计工作 强化从业人员的业务培训等措施 保证会计数据和会计 活动信息的准确性 可靠性和真实性 从具体单位的角度来看 为了保证本单位正常 的生产秩序 工作秩序和科研秩序 各单位一般都从健全会计管理制度 明确责任目 标 完善内部控制系统等方面 加强对会计文件乖口会计记录的管理和控制 以保证 会计档案所承载的信息 数据的完整性 准确性和严肃性 四 数据记录的平衡性 会计档案的三种主要存在形式会计凭证 会计账簿和会计报告 所反映或记录的 同一项经济活动或财政开支的记录数据必须相符 不能出现相互矛盾 弄虚作假 虚 报或瞒报等方面的问题 在传统的手工会计时代 由于会计人员的操作失误或有意识 地篡改等方面的原因 往往会造成所记录和反映的有关数据的不准确或误差 从而引 发会计凭证 会计账簿和会计报告所记录的数据之间的不平衡问题 在会计电算化的 今天 也会由于会计数据的录入不准确 会计系统操作人员的误操作 以及一些不法 之徒有意篡改计算机系统程序或执行非法操作等方面的原因 造成各种相关会计核算 数据的不平衡 五 会计记录与会计文件格式的规范性 为了严肃会计制度 保证会计核算工作正常有序地进行 各个国家 各个行 I 匕 和各个地区与单位 都无一例外地详细规定了会计记录 会计文件的具体格式或范式 从历史上看 不同时期的会计档案的格式一般均有所不同 但是在一定的时间段限内 会计档案通常都是按照统一的规范格式形成的 会计记录 会计文件的名称 类型与 它们所记录和反映的会计数据性质的高度一致性 也是会计档案与其他类型档案的主 要区别之一 实行会计电算化以后 产生了许多依附于计算机磁性介质上的记录与文件 会计 人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用 均可在计算机上完成 这也为会 计档案赋予了许多新的特点 首先 会计信息的存储范围和领域的扩大化 电算化会计档案不仅保留了传统意 义的会计档案信息内容 而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质 会计档案与会计档案管理 第 4 页 共 50 页 或光盘上的会计数据 电算化会计档案存储的会计信息的范围和领域得到了扩大 其次 会计信息对软硬件环境的依赖性 传统的会计档案由于多采用模拟方式记 录和存储会计信息和数据 因此一般具有直观可视性的特征 但是存储在磁性介质上 的会计档案信息和数据则多采用数字方式来加以记录 所以必须在特定的计算机硬件 与软件系统环境中才能够读取和利用 电算化会计档案的系统依赖性是这种新型会计 档案的一个需要注意的特点 正因为如此 我们在注意留存相关的会计信息和数据的 同时 更应当通过著录等方式保存反映其产生背景的各种元数据 第三 存储介质的多样性 电算化会计档案的载体除了传统意义上的纸张外 更 主要的是磁性介质 磁带和磁盘 和光盘 第四 会计信息的易复制性和易更改性 电算化会计档案所记录的信息和数据等 具有易遭破坏 易被篡改但却难留痕迹的特征 同时它们又受介质的质量 存放环境 存储信息的有效期等因素的影响 因此 对电算化会计档案保管的安全性 完整性要 求 比对传统会计档案的要求更高 第五 电算化会计档案的现代化管理要求更高 一般来说 实行会计电算化的时 间越长 会计档案涉及的计算机财务软件的版本数量越多 电算化会计档案也就更需 要采用合理的理论和方法 进行更为系统的科学管理 三 会计档案的价值 功能和作用 一 会计档案的价值概念及其构成 会计档案的价值 是指会计档案对人类社会的现实实践活动和长远的历史文化建 设所具有的积极意义 它是由各种有用性和有益性构成的一个概念体 但是应当注意 的是 会计档案的价值的产生根源 是各种会计记录 会计文件的形成者以及会计档 案管理者等社会活动主体的各种有效付出的凝结 其中包含了这些社会主体的创造性 劳动 智慧 经验 知识 辛劳等 因此 会计档案的价值实质上是反映了广大会计 工作毒 档案工作者同其他社会实践主体之间的一种交互关系 认识到会计档案价值 的这种本质规定性 对于我们重视会计人员和会计档案人员等社会群体所承担职责的 社会存在必要性 是十分有益的 会计档案的价值构成 主要包括以下几个方面 1 会计档案是制定财务计划的重要数据源 2 会计档案是进行科学经济决策的信息源 会计档案与会计档案管理 第 5 页 共 50 页 3 会计档案是维护正常经济工作秩序的法律书证 4 会计档案是研究社会经济文化存在与发展规律的重要文献源 5 会计档案是开展历史研究的记忆库 6 会计档案是储备会计工作经验 技术 智慧和教训的知识库 二 会计档案的功能 会计档案的功能 就是指它对其形成单位或社会的经济管理活动和历史文化建设 等所具有的作用能力 在潜在的条件下 会计档案的功能是中性的 没有利弊 积极 与消极之分 但是在显现的条件下 会计档案的功能则会以一定的作用形式表现出来 并且具有一定的倾向性 同时也会具有利弊 好坏之分 会计档案的基本功能主要包 括 1 原始凭证功能 2 历史查考功能 3 历史记忆功能 4 维护经济秩序功能 三 会计档案的作用 会计档案的作用是会计档案功能的具体体现 主要包括以下几个方面 1 信息保障作用 会计档案为国家经济建设实行综合平衡和制定国民经济发展计划 反映和考核国 民经济各部门有关计划和预算的执行情况 提供重要的信息 会计档案可以为制定经 济计划 进行经济可行性研究 开展科学的经济决策 有效地领导经济工作等 提供 各种有用的数据和信息 同时 会计档案也可以为研究国家的经济建设活动规律和特 点 为合理的经济政策的制定等项工作 提供重要的数据和信息资源 2 维系管理作用 会计档案是保护国家财产 打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具 会计档案的这种突出的维系管理作用 已经得到了世界各国政府的广泛重视 并且通 过建立和健全有关的会计工作法律 法规 制度 规范等 保证会计档案内容信息的 可靠性 完整性和系统性 以便充分发挥会计档案的这种作用 3 监督检查作用 会计档案是监督 检查和维护国家财政纪律 确保国家利益不受侵犯的重要凭据 会计档案与会计档案管理 第 6 页 共 50 页 实践经验表明 会计档案对保护国家财产 监督国家财务制度和财经纪律的执行情况 查处违法经济案件 打击经济领域的犯罪活动等 都具有重要的凭据作用 4 经济 历史研究作用 会计档案是研究经济和财政历史的可靠史料 会计档案是管理经济活动的历史真 实记录 它的经济与历史研究作用 就是充分地开发利用高质量的会计信息资源 通 过缜密的分析 总结与探索国民经济发展的经验 成果及教训 发现规律和所存在的 问题 从而有针对性地进行相应的调整 正确地制定出一定时期的经济与社会发展战 略 发展规划 发展方案 诚然 会计档案作为社会经济历史的真实记录 作为社会 记忆的一个有机的组成部分 也是 今世赖之以知古 后世赖之以知今 的不可或缺 的宝贵史料资源 5 凭证 查考作用 会计档案是机关工作 企业管理工作的必要手段和工具 会计档案的凭证作用 是由会计档案的特点决定的 从会计档案的形成过程来说 它是在各种会计核算活动 中自然形成的 记录和反映了各个单位财政收支 资金使用及周转等项活动的具体过 程信息 它对任何依法建立的 相对独立的社会实践主体的经济活动和财务开支情况 都有明确的记录和反映 因此 会计档案是各个单位从事经济管理活动和财政管理活 动的重要凭据或历史证据 凡是会计制度不健全 会计档案管理混乱的单位 常常会 由于缺乏充分的会计核算证据而蒙受不应有的经济损失 有的企业单位甚至会因此而 面临破产的危险 相反 已经建立了正常的会计管理制度并能够认真组织施行的单位 不但其会计档案完整 系统 而且也能据此有效地保证其正常的工作 生产和科研秩 序 及时地解决问题 化解各种经济业务纠纷和矛盾 会计档案的查考作用也是会计档案在机关 组织 企事业单位工作管理中的一项 重要作用 因为会计档案之中蕴藏着十分丰富的经济 财务 资金来源和利用等方面 的数据和信息资源 它可以为各有关单位进行经济决策 制定科学合理的财务工作计 划 提供可信的查考信息依据 第二节会计档案人员对现行会计文件 会计信息的监督与控制第二节会计档案人员对现行会计文件 会计信息的监督与控制 一 会计档案人员对现行会计文件监督与控制工作的依据 一 理论依据 会计档案与会计档案管理 第 7 页 共 50 页 会计档案人员对会计文件的形成 积累 整理和归档工作进行监督 是有着坚实 的理论依据的 会计信息的运动规律表明 任何载体上存储的会计核算信息都具有一 定的生命活动周期 而且处于不同运动和发展阶段上的会计信息所具有的功能和作用 形式 作用发生的频率等 也是有一定区别的 一般认为 会计信息的运动生命周期 可以划分为三个阶段 即会计信息的产生与形成阶段 会计信息的暂时保存阶段 会 计信息的销毁或长期保存阶段 其中第一个阶段是会计信息频繁发挥作用的活跃期 第二个阶段是会计信息发挥作用的半活跃期 第三个阶段是会计信息不活跃的销毁期 或保存期 主要供日后的经济与历史研究使用 为了保证作为会计档案保存的会计信 息具有较高的质量 如完整性 系统性和可靠性等 会计档案管理人员必须切实地履行 监督和指导职责 加强对会计记录 会计文件的形成 积累 整理和归档工作的指导 文档一体化理论是会计档案人员对会计文件和会计记录等会计信息实行有效管理 控制的重要理论依据之一 二 实践依据 实践工作的经验也表明 如果会计档案人员始终处于会计信息管理和控制的 后 台 而对会计记录 现行的会计文件的设计 形成 积累 平时使用 以及整理和归 档等项 前台 的工作 漠不关心 缺乏认识 疏于监督和控制 那么就很难切实地 保证会计档案及其所承载信息的完整性 系统性和可靠性 三 法规制度依据 实行有效的前端控制 会计档案机构和会计档案人员还必须以相关的法规制度为 依据 其中最为重要的依据就是 中华人民共和国会计法 以下简称 会计法 以及 会计档案管理办法 等法规性文件 会计法 的第二十三条规定 各单位对会计凭 证 会计账簿 财务会计报告和其他会计资料应当建立档案 妥善保管 为了实现这 一规定的目标 档案机构和档案人员必须了解会计文件或会计信息的前期形成和管理 与控制方面的情况 才能实现建档目标 实现对会计信息记录的有效管理 二 电算化环境条件下的会计文件信息的有效前端控制 在电算化条件下 传统的会计档案管理理论和方法已经显现出一定的不适应性 为此 我们必须认真了解和掌握电算化条件下会计档案信息及其管理的新特点 及时 对会计档案的管理理论和方法进行补充和完善 才能使会计档案的管理理论具有实践 会计档案与会计档案管理 第 8 页 共 50 页 的品格 才能使其发挥对会计档案管理实践的指导作用 那么 电算化会计档案信息 系统与传统的手工会计系统相比 具有哪些特点呢 第一 电算化会计档案信息系统缺乏交易处理痕迹 由于以往手工会计系统中严 格的凭证制度 在电算化会计系统中逐渐失去作用 凭证所起到的较强的控制功能会 变得逐渐弱化 其中部分交易几乎没有留下什么痕迹 这种问题的存在 无疑给会计 信息的有效控制带来了一定的难度 第二 内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性 同时也增加了会计档 案信息系统差错反复发生的可能性 电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制 相结合的特点 电算化系统的许多应用程序中都包含了一定的内部控制功能 这些程 序化的内部控制功能的有效性取决于应用程序 如程序发生差错或不起作用 由于人 们的依赖性以及程序运行的重复性 就会使失效控制长期不被发现 从而造成系统在 特定方面发生错误或违规行为的可能性增大 第三 电算化会计档案信息系统的交易授权及其执行与手工会计系统存在差异 授权 批准控制是一种常见的 基础性的内部控制 手工会计系统对于一项经济业务 的每一环节都要经过具有相应权限人员的签章 但在电算化会计档案信息系统中 有 关业务人员则可利用特殊的授权文件或口令 获得某种权力或运行特定程序 由此引 起失控而造成损失的案件不胜枚举 如 业务人员被客户收买 非法取得他人口令绕 过批准程序开出销售提单 非法核销客户应收款及相关文档 窃取公司顾客订单密码 信息 开出假订单 骗走公司产品等 第四 电算化条件下的会计档案信息的控制范围扩大了 传统的内部控制主要针 对交易处理 而电算化条件下 由于系统建立和运行的复杂性 内部控制的范围相应 地扩大了 它包含了传统手工系统所没有的控制内容 如修改程序 系统权限 网络 系统安全等方面的控制 第五 电算化会计档案信息系统中会计信息存储数字化 我们知道 以文字 图 像 声音等模拟方式记录的信息 通常具有可直接识读性 但在电算化系统下 会计 档案信息以电磁数字信号的形式存储在光磁介质中 不能直接识读 并且很容易被篡 改或删除而不会留下任何痕迹 此外 光磁介质易受损 所以会计档案信息也面临着 丢失或毁坏的威胁 第六 网络技术的发展及其在会计活动中的进一步应用 带来了许多新问题 网 会计档案与会计档案管理 第 9 页 共 50 页 络技术无疑是目前 IT 发展的方向 电算化会计档案信息系统也不可避免受到其影响 特别是互联网在财务软件中的应用 对电算化会计档案信息系统的影响将会是革命性 的 目前财务软件的网络功能主要包括 远程报账 远程报表 远程审计 网上支付 网上催账 网上报税 网上采购 网上销售 网上银行等 实现这些功能就必须有相 应的控制 从而形成电算化会计档案信息系统内部控制的新问题 针对上述种种新问题 新矛盾 我们认为必须采取相应的对策和措施 及时调整 我们的传统管理理念 管理原则 管理方法等 努力探索电算化会计档案信息的有效 控制措施和办法 电算化会计档案信息系统环境下的内部控制 应当包括以下几个方 面的主要内容 一 电算化会计档案信息系统的一般控制 一般控制是指对任何一个电算化会计档案信息系统都普遍适用的 为确保系统的 安全可靠而对系统的构成要素 硬件 软件 操作人员 及其环境实施的控制 其具体工 作内容有 1 组织与管理控制 组织与管理控制是指通过机构设置 工作分工 岗位职任的制定 权限的划分等形 式施行的控制 其基本目标是通过建立恰当的组织机构和职责分工机制 达到相互制 约 相互牵制 防止或减少错误与舞弊发生的目的 对系统管理岗位和审核岗位的控 制尤为重要 系统管理主要负责系统的硬软件管理工作 从技术上保证系统的正常运 行 具体包括 掌握网络服务器及数据库的超级口令 负责网络资源分配 监控网络 运行 按照主管人员的要求 对各岗位分配权限 对数据的安全保密负责 负责对硬 件 软件 数据的管理与维护工作 系统管理岗位应保持相对稳定 若有变动应办理 严格的交接手续 审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行 防止利用计算 机进行舞弊 具体包括 审查机内会计数据与书面会计文件或会计记录的一致性 监 督会计数据保存方式的安全性 可靠性和合法性 防止发生非法修改历史数据的现象 对系统运行各环节进行审查 防止存在漏洞等 2 应用系统开发 建立和维护控制 应用系统开发控制是针对系统开发阶段而言的 具体包括 系统开发前应进行可 行性研究和需求分析 开发过程应进行适当的人员分工 按规范收集和保管有关系统 的文档信息并加以保密等 系统建立控制则是针对系统建立阶段而言的 具体包括 会计档案与会计档案管理 第 10 页 共 50 页 资源的适当配置 系统的调试应有各岗位人员的参与 新的系统应与传统系统并行一 段时间并经有关部门审批后才能替代传统系统使用 严格的验收程序等 系统的维护 是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装 修正 更新 扩展 备份 等方面的工作 系统维护控制就是针对这些工作而实施的控制 3 系统软件控制 系统软件控制是指为保证系统软件运行正常而预先在系统软件内部设计的各种处理 故障 纠错 保证安全的控制 4 系统操作控制 系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面 操作权限控制是 指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业 不得超越权限接触系统 系统应制定适当的权限标准体系 使系统不被越权操作 以保证系统的安全性 操作 权限控制常采用设置口令等方式来实现 操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的 标准操作规程进行 标准操作规程包括 软硬件操作规程 作业运行规程 用机时问 记录规程等 5 数据和程序控制 数据和程序控制主要是指对数据 程序的安全控制 程序的安全与否直接影响着系 统的运行 而数据的安全与否关系到会计档案信息的完整性 可靠性和安全保密性 数据控制的目标就是要做到在任何情况下 数据都不会丢失 损毁 泄露或被非法侵 入 常用的控制包括 接触控制 丢失会计档案数据的恢复与重建控制等 数据的备 份是数据恢复与重建的前提 是一种常规的数据控制手段 在网络环境条件下 我们 可利用两个服务器进行双机镜像映射备份 程序的安全控制是要保证程序不被修改 不被损毁 不被病毒感染 常用的控制包括接触控制 程序备份等 接触控制是指非 系统维护人员不得接触到程序的技术资料 源程序和加密文件 从而减少程序被修改 的可能性 程序备份则是指有关人员要注明程序功能后备份存档 以备系统损坏后重 建安装之需 程序的安全控制还要求系统使用单位制定具体的防病毒措施 包括对所 有来历不明的介质在使用前进行病毒检测 定期对系统进行病毒检测 使用网络病毒 防火墙以防止日益猖獗的网络病毒侵入等 6 网络的安全控制 网络安全性指标包括数据保密 访问控制 身份识别 不可否认和完整性 会计档案与会计档案管理 第 11 页 共 50 页 二 会计电算化系统的应用控制 应用控制是对会计电算化系统中具体的数据处理活动所进行的控制 应用控制可划 分为输入控制 计算机处理与数据文件控制和输出控制 1 输入控制采用的控制方法 建立科目名称与代码对照文件 以防止会计科目输入错误 设计科目代码校验 以保证会计科目代码输入的正确性 设立对应关系参照文件 用来判断对应账户是否 发生错误 试算平衡控制 对每笔分录和借贷方进行平衡校验 防止输入金额出错 顺序检查法 防止凭证编号重复 二次输入法 将数据先后两次输入或同时由两人分 别输入 经对比后确定输入是否正确等 2 计算机处理与数据文件控制所采用的控制措施 登账条件检验 即系统要有确认数据经复核后才能登账的控制能力 防错 纠错 控制 即系统要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失 重复或出错的控制措施 修改权限与修改痕迹控制 即对已入账的凭证 系统只能提供留有痕迹控制 对已人 账的凭证 系统只能提供留有痕迹的更改功能 对已结账的凭证与账簿以及计算机内 账簿生成的报表数据 系统不提供更改功能等 3 输出控制可采取的控制措施 控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作 并要登记操作记录 从而达到限 制接触输出信息的目的 打印输出的信息记录要进行登记 并按会计档案要求保管 第三节会计档案的收集第三节会计档案的收集 会计档案的收集 就是按照国家有关法律 法规和制度的要求 将具有一定保存 价值的会计档案整理立卷 定期移交给档案机构集中管理的一项档案业务活动 一 会计档案收集的一般要求 首先 会计档案收集必须贯彻执行 统一领导 分级管理 的基本原则 会计档 案必须集中统一管理 反对分散存放 这是会计档案收集工作的最基本的要求 以个 体形式形成的会计记录 会计文件 只有通过会计人员和会计档案管理人员的创造性 劳动 按照会计记录和会计文件的形成规律加以集中和系统化 才能成为以有机体形 式存在的会计档案 残缺不全的会计档案 往往会因为其赖以生存和发挥作用的有机 体受到致命的损伤 而使其现实利用价值和历史研究价值大打折扣 甚至丧失其本应 会计档案与会计档案管理 第 12 页 共 50 页 具有的利用价值 其次 会计档案的收集活动必须自觉地遵循会计档案的形成规律 会计档案作为 社会的一种重要的信息资源 其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期 半活 跃期和不活跃的保存期或死亡期等几个基本的运动阶段 为此 我们应当根据会计档 案信息的存在和运动规律 合理地制定会计记录 会计文件的集中工作方案或工作计 划 选择恰当的时机 合理的人员 适当的机构来完成该项任务 一般说来 在会计 信息的活跃期和半活跃期 由于会计部门和会计人员 审计机构和审计人员都需要较 为频繁地查阅使用所形成的会计记录 会计文件或会计档案 所以将会计记录 会计 文件的最初收集和保管工作交由会计人员或会计机构来完成 而由会计档案人员履行 业务监督和指导等方面的职责 常常会实现较好的管理效果 因为这样做既可以充分 发挥会计部门和会计人员熟悉业务及会计记录 会计文件来龙去脉的优势 以及档案 人员熟悉档案管理要求和相关管理制度 管理规范的优势 同时也可以为现实的会计 工作和审计工作的频繁利用 创造就近查找 随时使用的方便条件 改革开放以来 我国的会计核算工作已经摆脱了过去的那种事后记录 计算和反 映范围狭隘的局面 形成了一个包括预测 计划 控制 计算 考核 分析等环节的 较为完整的经济核算体系 会计档案正是在各种经济管理 生产管理 经营销售 预 算决策的会计活动中逐渐积累形成的 具有一定的形成规律和特点 这就要求会计档 案的管理人员 包括会计人员和档案人员认真研究会计档案的形成过程和规律 特点 并自觉地遵循所洞悉到的规律性认识结果 科学地 及时地 有效地组织会计记录 会计文件的集中 收集归类 整理立卷 适时移交等项工作 第三 会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全完整 信息准确 我国经济 建设的发展需要客观 系统 准确的信息服务 如果各立档单位的会计档案信息内容 不完整 不系统 不准确 那么就会给有关的经济管理决策及科学合理的经济与社会 发展计划的制定等项工作造成 智障 同时也会使有关企业 事业单位的 愿景 的 实现成为泡影 为此 会计档案的收集就显得格外重要 因为只有齐全 完整 系统 准确的会计信息 才能确保各项经济管理工作 事业管理工作健康有序地进行 第四 会计档案的收集工作要注意质量优化 成分充实 会计档案收集工作不仅 要注意归档会计档案的数量是否齐全完整 而且也要注意所接收或集中的会计档案的 质量是否优化 成分是否充实 只讲数量不讲质量 不讲成分的做法 常常会出现 会计档案与会计档案管理 第 13 页 共 50 页 有文必档 的现象 造成会计档案体积的膨胀 浪费国家有限的管理经费 同时也 会造成人力资源的空耗 为此 必须通过收集工作把好会计档案的人口关 将不具有 档案价值的会计记录 会计文件 会计资料等 及时加以处置 另外 质量优化还体 现在维护会计记录和会计文件之间的有机的历史联系方面 如果收集来的会计档案之 间缺乏一定的历史有机关联性 就会给日后的保管和利用带来一定的混乱 二 会计文件的归档制度 会计文件的归档制度是确保一个立档单位会计档案的系统积累和质量的一项重要 的业务制度 该项业务工作制度的建设必须注重明确规定两个方面的基本内容 其一 就是要规定相关的业务工作内容 解决做什么的问题 其二就是要规定完成归档工作 事项的相关保证措施 解决如何做到的问题 在以往的理论和实践之中 我们对于第 一个方面的问题解决得较好 但是对第二个方面的问题却往往有所忽视 实践证明 凡是两个方面的内容兼备的会计文件归档制度 一般就会产生良好的实践效果 相反 如果没有相关的保证措施 该项制度就会流于形式 不能真正起到有效的规范和控制 作用 一 会计文件归档制度的一般内容设计 会计文件的归档制度内容可以划分为 归档范围 归档时间 归档要求 归档份 数和归档手续等 1 归档范围 就是哪些会计记录和会计文件可以作为会计档案保存 哪些会计记录 会计文件 不能作为会计档案保存 一般地说 根据会计档案鉴定标准 保管期限表 的规定 具有 一定保存价值的会计凭证 会计账簿 会计报告及其他会计记录和文件 均应作为会 计档案保存 归档的会计记录和会计文件主要来源于财政机关的总预算会计 单位预 算会计 建设银行会计 机关经费会计 税收机关会计 建设单位会计 以及企业 事业单位会计 会计记录和会计文件的归档范围 主要包括财政部和国家档案局发布 的 会计档案管理办法 所规定的四类会计记录和会计文件 具体来说以下类型的会 计记录和会计文件 均应归档保存 1 会计凭证类 包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证 电算化系统生成的电子凭 证 如磁盘 磁带或光盘等 以及其他具有归档价值的会计凭证 2 会计账簿类 包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 以及其 会计档案与会计档案管理 第 14 页 共 50 页 他会计账簿等 3 财务报告类 包括月度 季度 年度财务报告 其中应含有会计报表 附表 附注及文字说明 以及其他财务报告等 4 其他类会计文件 包括银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 以及其他具有一定保存价值的会计核算文件 记录等 值得注意的是 近几年来随着我国电算化会计业务的不断发展和完善 形成了许 多非纸质载体的会计记录和文件 如存储在磁盘 磁带 光盘 缩微胶片等介质上的 会计数据和信息等 这些会计数据和会计信息也都是有关立档单位经济活动的真实记 录 也应当被列入归档的会计记录和会计文件之列 在电子网络条件下 归档的会计 文件还应包括在处理经济业务过程中记录会计数据的各种磁性介质 此外 为了保证 这些会计数据和信息的可读性 必须在归档时注意将相关的支持软件及其说明材料等 一并归档保存 不需要作为会计档案归档保存的文件材料主要包括 1 为参考需要而交流或购买来的会计业务材料 2 不属于会计档案性质的文件或记录材料 如财会部门经办的有关财会工作方针 政策 制度 预算计划 工作总结 工作报告 以及其他来往文书等 都不属于会计 档案范围 而应当按照文书档案的管理办法进行管理 3 所有打印或复印的会计记录或文件的废件 2 归档时间 就是会计人员或会计机构应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档 案的时问 一般情况下 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一 年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位的档案机构统一保管 特 殊情况 应酌情处理 如有关会计记录 会计文件的电子文档的备份 为了会计档案 的安全保管的需要 就可以在第二个会计年度移交给档案部门或档案人员集中管理 3 归档要求 就是对会计文件归档的职责 以及会计档案保管单位的质量等所提出的相关要求 一般性的归档要求是 归档的会计文件 会计记录应齐全完整 保持文件之间的有机 会计档案与会计档案管理 第 15 页 共 50 页 联系 适当区分保存价值 便于日后会计档案的保管和会计档案信息资源的开发利用 具体性的要求各个立档单位可以根据本单位的具体情况 以及会计文件 会计记录的 产生和形成的规律和特点 具体加以规定 但是 一般应当包含如下几个方面的内容 1 归档的会计文件与记录 会计机构应当编制移交清册 2 未设立档案机构的单位 应当在会计机构内指定专人保管需要归档的会计档案 3 出纳人员不得从事会计档案的归档工作 更不能兼管归档的会计档案 4 移交本单位档案机构的会计档案 原则上要保持原卷册的封装 5 需要拆封重新整理的会计档案 档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆 封整理 以分清责任 55 6 按照会计制度的统一规定 年终在办理决算以后 会计凭证 会计账簿 财务 报告等 应一律归档保存 以备查询 7 归档的会计文件和记录 必须经过鉴定并划定合理的保管期限 8 需要整理的会计文件和记录 必须按照国家的有关要求认真整理好 9 归档会计文件和记录的制成材料和书写材料必须符合档案安全保护的需要 10 财会部门和经办人必须按期将应归档的会计档案 全部移交档案部门 不得擅 自封包保存 11 档案人员或档案部门必须按期接收会计人员或会计机构移交来的会计档案 并 进行仔细清点和检查 不得借故推诿拒收 12 与纸质会计文件 记录有关联的其他载体形式或介质的会计数据和会计信息的 记录 如磁盘 磁带 光盘 缩微胶卷 缩微平片 会计电子文档的支持软件 以及 检索工具 数据库文件等 也应一并移交 13 必须经常对计算机硬盘上的数据建立备份 一般每月不得少于一次 不得直接 对硬盘上的会计数据和作为正式会计档案的备份磁盘或磁带上的会计数据进行任何非 法操作 不得随意删除会计数据 如果恢复计算机系统的数据 必须使用最新的备份 文件 14 必须妥善保管好会计数据的备份文件 用印章或封条签封 由专人负责保管 会计档案与会计档案管理 第 16 页 共 50 页 备份文件应置于安全 洁净 防热 防潮 防磁的环境中 并定期进行转存 存储有 会计数据的计算机硬盘和备份文件不得随意放置或外借使用 4 归档份数 是指归档的会计文件 会计记录的实际份数 一般性质的会计文件和会计记录 只要归档一份即可 但是特殊的会计档案 一般应留有安全副本或备份文件 以防不 测 5 归档手续 会计档案形成后应首先在会计机构保管一年 期满后应当由会计机构编制移交清 册 移交本单位档案机构统一保管 未设立档案机构的 应当在会计机构内部指定专 人保管 在移交会计档案时 交接双方必须按规定履行一定的移交手续 具体做法是 档案人员应当根据会计档案移交清册 详细清点案卷 经认真核对无误后 交接双方 应在会计档案移交清册上履行签字手续 交接双方各存一份 具体格式如表 3 1 表 3 1 二 会计文件归档制度的保证措施设计 会计文件归档制度的保证措施的设计 是为了有效地保证上述各项规定事项能够 得到切实的贯彻施行 一般情况下 各单位应将有关类型的会计记录或会计文件的积 累和归档 纳入会计人员的岗位职责范围 把归档工作落实到人 以保证归档的会计 档案的质量 具体分工各单位可以根据具体情况加以确定 例如 各种会计凭证 可 以规定由出纳 会计主管或制证员负责积累和归档 总账由主管会计人员归档 现金 账由出纳会计员归档 银行账由银行会计 员归档 各种明细分类账由会计员负责归档 会计报表由主管会计或会计科长负责归 档 电算会计软件文件等由程序设计员负责归档 会计档案鉴定方案 移交清册 保 管清册 销毁清册 保管期限表等 由会计档案员负责归档 三 会计电算化系统会计档案收集管理制度 单位的会计档案包括贮存在磁盘上的会计文件和会计凭证 会计账簿 会计报表 等书面形式会计核算文件 机内数据文件及其备份和作为会计档案打印输出的各种凭证 账册 报表 应按 有关财会制度使用 收集 1 现金记账凭证及日记账的输出及收集 会计档案与会计档案管理 第 17 页 共 50 页 现金收付业务要做到当日业务当日清 现金记账凭证一律由专职会计人员手工做 记账凭证 审核无误当日输入计算机并打印出现金日记账页 审核后交现金出纳人员 核对现金库存 相符后出纳员及主管负责人在账页上盖章 按月 编页码装订成册加盖封印 年终将各月现金日记账顺序装订成册加盖封印妥为保管 2 银行记账凭证 账册的输出与收集 银行记账凭证分机制记账凭证和手编记账凭证两种 有关财务人员必须及时把经 审核无误的原始凭证或手编记账凭证当日输入计算机并打印银行日记账页 以保证银 行出纳当日业务当日清算 银行账页经银行出纳审核无误后 出纳和主管会计签字盖 章 按月装订成册 年终将各月银行日记账顺序装订成册 并加盖封印 妥为保管 3 转账凭证的输入 输出与收集 转账凭证包括手编凭证与机制凭证两种 有关会计人员应及时将审核无误的原始 凭证或手工编制的记账凭证输入计算机 机制凭证在输入计算机后要打印出来 并与 手编凭证同样装订成册 妥为保管 4 科目汇总表 账表打印时间 现金 银行日记账每天打印 银行余额调节表每月打印一次 总分类账和各明细 分类账每月打印一次 现金 银行存款 转账记账凭证的科目汇总表每月打印一次 并同该本记账凭证一起装订 5 打印输出与签章 由机器打印输出的会计档案发生缺损时 必须补充打印 并要求操作人员在打印 输出的账页上签字盖章 同时财务主管签字盖章认可 6 数据备份收集 由于会计核算数据的重要性 必须经常进行备份工作 以避免意外和人为错误造成 数据的丢失 发生会计数据丢失时 必须及时用备份数据进行恢复 在日常工作中 应准备三套备份循环使用 隔日进行备份 以避免意外和人为错 误对工作造成的干扰 需要做备份的会计文件包括系统设置文件 科目代码文件 期初余额文件 本月 账务文件 报表文件及其他核算子系统的数据文件 机内凭证及总分类账 明细分类账 报表应视同会计文件按月做两套备份 交会 计档案保管员分别放置在不同的地方妥为保管 会计档案与会计档案管理 第 18 页 共 50 页 7 电算化会计档案的集中管理 会计档案存档手续 打印输出的凭证 账册 报表 必须有会计主管的签章才能 存档保管 为了保证备份数据的安全 备份光盘应存放在安全 洁净 防热 防潮 防磁的 场所 由打印输出的凭证 账册 报表等书面形式的会计档案按 会计档案管理办法 规定的保管期限和管理办法管理 随计算机配置而来的操作系统 各类应用程序软件以及购买的商品化会计核算系 统软件 以及上述软件的备份磁盘 必须作为会计档案保管 各类会计档案的出借 必须经过会计主管审批同意并签章 如果对备份磁盘的操 作可能危及该备份磁盘的完整性 应制作该备份磁盘的复制件 使用复制件进行操作 必须加强会计档案的保密工作 任何人如有伪造 非法涂改变更 故意毁坏数据 文件 账册 备份磁盘等行为 将受到行政处分 情节严重者 将追究其法律责任 第四节会计档案的整理第四节会计档案的整理 整理工作是会计档案管理工作的一项主要业务活动 无序的 不系统的 无条理 的会计档案 不但不便于安全保管 也不便于科学地组织会计信息资源的开发利用工 作 整理可以为会计档案的合理保管和利用 提供一个最基本的物理性的会计文件有 机体系 一 会计档案整理的内容 会计档案的整理 就是对全宗内的会计档案进行分类 组卷 排列和编目的活动 简单地说 会计档案的整理工作 就是对有关的会计档案进行整序的活动 会计档案 整理工作的内容主要包括以下几项 一 会计档案的分类 会计档案的分类 就是以会计核算业务为基础 以维护会计文件之间的历史有机联 系和方便保管 利用为目标 设计并执行会计档案划分方案的活动过程 二 会计档案的组卷 会计档案的组卷 就是依据各个终端类内会计文件之间的相互联系 在适当鉴别会 会计档案与会计档案管理 第 19 页 共 50 页 计文件或会计记录的保存价值的基础上 按照便于保管和利用的基本要求 将互有联 系的 保密等级和保存价值相同或相近的会计记录 会计文件 组合在一起的活动 三 会计档案的排列 会计档案的排列主要包括案卷内文件或记录的排列 以及案卷的排列等项工作内 容 四 会计档案的编目 会计档案的编目就是通过一定的方式或方法 将会计档案的分类 组合及排列的 整理工作成果固定下来的活动 二 会计档案的分类 会计档案分类有广义和狭义之分 广义的分类包括会计档案种类的划分 会计档 案实体的分类和会计档案信息内容的分类三个方面的内容 每一种分类所针对的实际 工作对象和所要达到的目标是不一致的 本书主要介绍会计档案实体的分类要求 标 准和方法等 一 会计档案的分类要求 会计档案的分类应当严格地按照如下几点分类要求来进行 第一 会计档案的分类标准及分类方法的选择与运用 应当具有一定的客观性 一方面 分类人员必须注意根据会计核算业务工作的特点 深入分析和把握会计 档案的基本特征和主要特点 并以此作为会计档案分类的依据 另一方面 分类人员 还必须注意在分类标准的选择和运用过程中 努力选择会计档案 自身突出的特征作为分类标准 并应注意保持一级类目的划分标准的长期稳定性 只 有这样才能保证分类体系的相对稳定性 才能对分类实践起到切实的指导作用 并保 证会计档案分类工作的连续性 否则 如果首先采用了较为次要 的划分标准作为一级类目的划分依据 那么就会给整个会计档案的分类体系带来不稳 定的因素 严重的还会影响会计档案分类工作任务的顺利完成 第二 会计档案的分类体系必须符合逻辑性要求 分类是一项逻辑性极强的工作活动 在确立会计档案分类方案的逻辑体系结构时 应当注意自觉地遵循形式逻辑中的划分原则 第三 会计档案的分类体系和分类结果必须具有实践性 首先 会计档案的实体分类要有明确的目的性 其次 会计档案实体分类要充分 会计档案与会计档案管理 第 20 页 共 50 页 考虑到会计文件 会计记录的特点和实际状况 最后 会计档案分类应依据一定的分 类技术要求来进行 总之 会计档案实体分类的实践性 要求我们在从事会计档案分类的活动中 既 要考虑到当前会计工作的管理和利用的需要 考虑到会计档案实体分类工作同其他相 关工作的相互衔接 如同立卷工作的相互配合等 的需要 又要考虑到将来会计档案的现 代化管理和会计档案信息资源的综合开发利用的需要 二 会计档案的分类标准 会计档案的分类标准 又称会计档案的分类根据 会计档案实体的分类标准 是 指对档案原件进行整理分类时所依据的文件属性和特征 其中包括来源标准 时间标 准 内容标准和形式标准等类型 1 来源标准 如组织机构标准等 进行会计档案的分类 首先必须注意分清会计 档案的所属全宗 即依据会计文件 记录的来源属性 将不同立档单位的会计档案区 分清楚 并将会计档案与有关立档单位的档案视为一个有机的统一整体 加以整理和 管理 2 时间标准 如会计年度标准等 3 内容标准 如会计类型 会计科目等 会计档案是在会计核算活动中 按照一 定的会计活动类型 如税收会计 经费会计等进行的 而且各种类型的会计活动也是 根据会计业务活动的繁简 通过设立不同的会计分科来完成的 会计档案的分类应当 根据需要反映会计档案的内容属性特征 4 形式标准 如会计文件 会计记录的种类等 这是会计档案分类时经常采用的 一种分类标准 三 会计档案的分类方法 在会计档案的分类实践中 常用的会计档案分类方法主要包括以下几种类型 1 会计年度一会计文件文种 凭证 账簿 报表 一保管期限分类法 这种分类方法 首先应分开会计年度 再把一个会计年度的会计档案按报表 账 簿 凭证 3 种形式分为 3 大类 然后在 3 大类内按永久 25 年 15 年 10 年 5 年的 顺序排列 一年编一个案卷流水号 这种分类方法简便 容易掌 握 分类与保管统一 便于查找和利用 这种分类方法适用于单位预算会计 企 世 会计 详见表 3 2 会计档案与会计档案管理 第 21 页 共 50 页 表 3 2 会计档案分类表 1 2 会计年度一保管期限一组织机构分类法 首先按会计年度分开 再把一个年度的会计档案按不同保管期限分开 然后在同一 保管期限内 按单位内的组