人事行政业务操作流程

1 人事行政部业务操作流程 目录 人事部分 招聘管理流程 培训管理流程 薪资发放管理流程 绩效考核流程 社保操作流程 岗位调动 升降流程 入职及离职管理流程 行政部分 办公用品采购及发放管理流程 合同 文件管理流程 政令及制度发布流程 后勤部分 办公设备维护流程 计算机维护管理流程 招聘工作流程招聘工作流程 第一步 确定人员需求 第二步 制定招聘计划 第三步 人员甄选 第四步 招聘评估 一 人员需求申请单 的填写 1 当部门有员工离职 工作量增加等出现空缺岗位需增补人员时 可向人事行政部申请领取 人员需求申请单 2 人员需求申请单 必须认真填写 包括增补原由 增补岗位 任职资格条件 增补人员工作内容等 任职资格必须参照 岗位说 2 明书 来写 3 填好后的 人员需求申请单 必须经用人部门经理的签批后上 报人事行政部 4 人事行政部接到部门 人员需求申请单 后 核查各部门人员 配置情况 检查公司现有人才储备情况 决定是否从内部调动解决 人员需求 5 若内部调动不能满足岗位空缺需求 人事行政部将把公司总的 人员补充计划上报总经理 总经理批准后人事行政部进行外部招聘 二 确定招聘计划 1 招聘计划要依据 岗位说明书 确定招聘各岗位的基本资格条 件和工作要求 若公司现有的岗位描述不能满足需要 要依据工作 需要确定 更新 补充新岗位的 岗位说明书 2 根据招聘人员的资格条件 工作要求和招聘数量 结合人才市 场情况 确定选择什么样的招聘渠道 网络 现场 校园 人才中 介 1 大规模招聘多岗位时可通过招聘广告 学校和大型的人才交 流会招聘 2 招聘人员不多且岗位要求不高时 可通过内部发布招聘信息 或参加一般的人才交流会 3 3 招聘高级人才时 可通过网上招聘 或通过猎头公司推荐 3 人事行政部根据招聘需求 准备以下材料 1 招聘广告 招聘广告包括本公司的基本情况 招聘岗位 应 聘人员的基本条件 方式 时间 地点 应聘时需携带的证件 材 料以及其他注意事项 2 公司宣传资料 如 公司简介 3 应聘人员登记表 面试申请表 三 人员甄选 1 收集应聘资料 进行初试 1 进行初试时 公司招聘人员须严格按招聘标准和要求把好第 一关 筛选应聘人员资料进行初试时一般从文化程度 性别 年龄 工作经验 容貌气质 户口等方面综合比较 2 不符合者登记完基本资料后直接淘汰 不认真填写面试基本 资料的 符合基本条件者可参加复试 面试 复试时间安排在面 试的第二天早上进行 不符合者登记完基本资料后直接淘汰 参与 面试人员 用人部门经理 行政人事部 总经理 特殊人才或人才 特区 2 面试程序 1 一线人员由人事行政部经理进行面试 面试人员接到试通知 工作人员整理好面试人资料后 引领参加面试者到面试地点按顺序 4 进行面试 2 财务人员 中高层管理人员等类专业人员的面试由相应部门 经理进行面试 按以下程序组织 人事行政部收集整理好应聘人员的资料交于相应部门经理 部门经理进行初步筛选后将通过者名单交于人事行政部 人事行政部通知复试 复试 面试 人员到达面试指定地点后由 工作人员引领 按顺序进行面试 3 关其他岗位人员由人事行政部经理进行第一次面试 工作人 员整理好面试人资料后 引领参加面试者到面试地点按顺序进行面 试 3 员工录用 1 面试结束后 由各部门经理和人事行政部经理共同确定录取 人员名单 并在员工入职申请表上批准用人意见 填写好批注日期 2 工作人员对最后确定的录用人员名单并统一通知录取 被录 取者姓名 编号 员工报到时间 办理录用手续需准备的资料等相 关事宜 3 新录员工须提供身份证复印件 户口本复印件 照片 学位 证书 毕业证书及体检证明 4 人事行政部要为每一位新录用的员工建立员工档案 新录员 5 工办理录用手续时需补交齐个人资料 身份证复印件 学历证复印 件 照片 体检证明等相关资料 四 招聘评估 招聘工作评估由各级主管领导 人事行政部经理 招聘工作人 员及需补充人员的部门领导组成 培训工作流程培训工作流程 第一步 明确培训需求 培训需求来自于两方面 一方面是为满足来自企业对员工工作 能力提升的要求而确定的培训 一方面是员工为提高自身工作能力 而提出的培训需求 根据两种不同的培训需求 填写 培训需求调 查表 见附件 每一名员工都想成为一名优秀的员工 有些时候 员工之所以会犯错并不是员工的本意 而是员工根本不知道怎么做是正确的 正确的标准是什么 第二步 制定培训计划 根据培训需求 制定培训计划 培训计划要有针对性 实效性 要明确培训目标 培训时间 培训方式 要将培训资源最大化利用 包括培训师 教材 培训费用等 制定培训计划后填写 培训计划 表 见附件 第三步 准备培训 6 制定培训计划后 要进行培训前的充分准备 作为培训负责人 要在培训前申请培训所需培训所用的费用 教材 资料 培训设备 培训讲师等 培训费用的申请填写 培训费用申请表 见附件 第四步 实施培训 实施培训 要提前通知到受训员工培训的内容 时间 地点 课堂 纪律 培训讲师等情况 所有培训的出席 考勤应同正常上班一样 对待 要求学员填写 培训签到表 见附件 第五步 培训评估 每次培训后要及时进行评估 要在培训结束现场每个学员发给一张 培训评估表 评估对象包括 培训师的表达能力 培训教材是 否符合实际 培训时间安排的是否合理等 培训评估表 见 附 件 第六步 培训后的追踪与考核 培训不是目的 千万不要为了培训而做培训 培训的目的是希望员 工通过培训后在工作中能提到提升 提高绩效 从而增强了企业的 核心竞争力 所以培训后的追踪 考核就显得尤为重要 员工参加 了培训只是培训流程的开始 真正能使培训的作用得到体现关键在 于培训后的考核 所以每次培训后都要阶段性的对受训员工进行追 踪 考核 具体填写 岗位考核表 见附件 第七步 培训总结报告 每次培训后都要进行总结 要收集不同角度的总结报告 包括员工 的总结结果 讲师的总结结果 主管以及店长的总结结果 一次完 7 整的培训进行之后 要把完整的培训档案提交到公司培训部 具体 填写 培训总结报告表 见附件 如在培训前申请了培训费用 必须对培训费用进行结报 结报包括 讲师的培训费 学员用的教 材费等 具体填写 培训费用结报表 见附件 第八步 员工培训记录 员工培训记录的工作很重要 作为店面管理人员 要很清楚员 工通过培训在工作中的变化有多大 员工一年接受了多少次培训 总共有多少小时 员工接受了那些方面的培训 每次培训的考试成 绩如何 考评记录如何等情况 绩效考核工作流程 一 设定绩效目标 1 目标设定原则 设立绩效目标着重贯彻三个原则 其一 导向原则 依据企业总体 目标和部门目标 层层分解 设立个人目标 其二 SMART 原则 即具体目标 Specific 可衡量 Measurable 可达到 Attainable 关联 Relevant 时限 Time based 其三 目标数量适中原则 目标不要太多 最多 6 8 个 2 目标的设定 对业务及工程人员来说 一般要设定业绩目标和能力发展目标 业绩目标由项目团队目标分解到个人 能力发展目标则要业务及工 程人员根据高绩效业务及工程人员的能力要求 结合个人兴趣来制 订个人的能力发展目标 在掌握的技术 完成工作效率 解决客户 8 问题能力等方面制定相应目标 并制定达到该目标应采取的行动计 划 然后由上级根据企业目标进行认可 二 绩效考核指标体系的设计 1 设计的原则 考核业务及工程人员的首要原则是考核指标必须紧密结合企业战略 业务量及工程量作为首要的考核指标 第二个原则是业务及工程部 门 业务及工程小组和业务及工程个人的考核指标必须息息相关 是由上而下的指标分解过程而形成的体系 第三是根据业务及工程 策略 平衡好长期性与短期性指标 绩效指标与行为指标之间的关 系 1 业绩指标 企业的业务及工程人员主要分为项目经理 业务 预算 设计人员 等 对不同的业务及工程人员 业绩考核的指标有所区别 项目经 理的业绩指标主要有 工程质量 季度优秀工程个数合格率 项目 计划完成率 项目费用控制 客户满意度 团队士气指数 工程管 理工期等 业务人员的业绩指标主要有 季度业务计划完成量 客 户满意度 月度客户拜访数量等 设计人员的业绩指标主要有 设 计的可生产性 设计成本降低率 客户满意度 客户回头率等 预 算人员的业绩指标主要有 预算量 预算精确度 预算效率 客户 沟通时效性等 2 行为指标 9 对于业务及工程人员工作行为的评估 可以从主动性 服从性 责 任心 协作精神 工作合理性 纪律性等方面进行考评 3 能力指标 可细分为业务知识 业务技能 计划能力 判断能力 解决问题能 力 应变能力 人际技能 理解能力 学习能力 创新能力和领导 控制能力 这项能力及以下能力适用于部门经理以上的管理人员 决策能力 指导帮助下属能力 组织能力 员工管理能力等 三 绩效评估 1 考核方式和方法 1 对业务及工程人员的考核一般可由人事行政部来组织 由自评和 上级评相结合 2 自评 就年中和年末设定的各项能力目标进行自评 由员工对过 去一定时间内能力实现的程度进行评估 3 他评 由该员工的部门经理对员工的工作进行评估 主要对该业 务及工程人员在过去一定时期内所从事的一定任务 按照绩效标准 对绩效考核的各项指标进行考评 4 综合评分 根据以上业务及工程人员自评和部门主管评定的两项 得分进行加权 最终得出该业务及工程人员绩效评分 这可以较为 客观地反映该员工本年度内的绩效 2 考核周期 可根据项目周期来定 但最长不超过一个季度 四 持续沟通与绩效反馈 10 业务及工程人员可以说是企业的核心员工 对企业的生存与发展具 有极其重要的作用 五 绩效改进指导 绩效评价结果反馈给员工后 如果不进行绩效改进和提高的指导 这种反馈就失去了意义 绩效改进指导主要帮助员工分析绩效不足 的原因或改进提高的机会 帮助员工寻求解决的办法 并制定绩效 改进的目标 个人发展目标和相应的行动计划 纳入下一阶段的绩 效目标中 从而进入下一轮的绩效考核循环 薪资发放管理流程 第一步 制定薪资 第二步 审核申报 第三步 发放 一 薪资制定员根据公司的薪资方案录入基本工资 工龄工资 全 勤奖 特殊津贴 绩效工资等 根据财务的提成数据录入提成奖金 二 薪资表交给各部门经理上报 由各部门经理审核本部门人员的 薪资数据 交给人事部审核 并呈报总经理核定签字 三 签好的薪资由出纳根据发放时间统一发放 办公用品采购及发放管理流程 办公用品领用及分发本着 合理领用 杜绝浪费 的原则 禁 止 公物私用 如发现此类现象进行严惩 办公用品分为 易耗品 和 不易耗品 两类 领用时本着 以新换旧 的原则 新进员工 11 可到行政部领取办公用品 员工离职时需归还不易耗品如 订书机 计算器 等 办公用品的采购及发放分为以下几步 第一步 各部门申报下月办公用品需求计划 每月 25 日由各部门上 报办公用品名称 规格 型号及数量 第二步 人事行政部统计汇总数量 第三步 购买办公用品 第四步 分发及领用 一 申报部门需求计划 每月 25 日各部门内勤申报下月办公用品需求计划至行政处 除日常 办公用品外 还需上报不常用办公用品 以便行政部提前备货 对 于突发情况产生的预算外购买 需说明情况 二 统计汇总数量及金额 行政汇总各部门办公用品需求计划后填制 办公用品采购单 至总 经理 经审核通过后统一购买 三 购买办公用品 行政将审核通过后的办公用品名称及数量发传真至办公用品供应商 进行购买 四 分发及领用 下月初行政根据各部门申请数量分发办公用品 合同 文件管理流程 合同文件管理本着 合理建档 领用签字 等原则进行管理 需遵 12 循以下步骤 第一步 分类建档 第二步 建立目录 第三步 领用登记 按时归还 一 各部门对外合同及文件等统一归口到行政部管理 行政部进 行分类建档 如 经销合同 房屋租赁合同 营业执照复印件 等 二 统一建档后还需建立目录 分门别类的建立 便于查找 如 合同 份数 有效性等 三 各部门如有需要需借用时 需到档案管理员处借用领用登记 用完需按时归还 如有遗失等追究相关责任人责任 针对过期合同及文件等 经公司相关负责人审核后进行销毁 政令及制度发布流程 公司政令及制度建立及推行全部归口到行政部 需遵行以下步骤 第一步 拟定政令及制度 第二步 制度发行 第三步 制度监督及跟进 一 针对公司实际情况 行政部拟定符合公司实际的管理制度 如考勤制度 企业管理制度等等 务求结合公司实际 制定符合 公司的相关制度 二 制度制定及通过后 行政部面对全公司推行发出 有 书面 13 张贴及 会议 两种形式告知员工 三 制度发布后 行政部定期进行监督及跟进 每月进行一次 考勤实行每天早上点名制 下午巡查等 严禁中途脱岗的情况 如有不遵循及违反公司制度的 行政部将根据实际情况进行惩罚 办公设备维护流程 第一步 申报损坏设备 第二步 安排维修 第三步 及时跟踪 第四步 按时保养 一 各部门如有办公设备损坏 需先报到行政部 由行政部统一 安排 二 行政部收到损坏申报后 24 小时内联系相关维修人员