档案工作流程

档案整理工作流程 纸质档案整理纸质档案整理 一 一 将档案室的档案柜按部门 年份 大类 一级类 目等规划出来一定的区域 档案柜上贴出标签 整理出来 的档案放入划分好的区域 二 整理现有档案 部门顺序为人力资源部 工作联 络部 企业发展部 审计监察部 董事会秘书处 公会党 群 农业公司 科技公司 车队 财务 市场营销中心 工程经营发展部 机电物资部 各项目部 三 对档案进行重要性评估 有价值的档案确定其保 管年限 进行收档 无价值的档案由其原来的部门自行处 理 重要性评估根据 四川准达岩土工程有限责任公司档 案管理办法 中的公司档案目录表来确定 四 将整理出来有价值的文件进行分类 编目 编目 的标准详见 四川准达岩土工程有限责任公司档案管理办 法 分类方案见后文 五 收入档案盒 袋 中的文件需要有文件名称清单 此清单由各部门整理 由档案管理员核对 无误后双方在 清单上签字 将电子清单存档 用于后期管理中查找纸质 档案 电子档案整理电子档案整理 一 同纸质档案一样 首先确定电子档案的重要性 确定其保存年限 以及使用的频率 根据其使用的频率确 定其需要配套的载体 分磁盘 硬盘 光盘等 使用频率 高的使用硬盘存放 与纸质档案配套的电子档案归档时使 用光盘 并根据文件的大小确定存放光盘的内存大小 刻 录之之后与纸质档案存放于一处 其余单独的电子档案则 单独保存 同样进行编号 以便后期查找 档案管理流程 档案管理流程 步骤工作内容时限联系人完成标志备注 一 档案提 交 提交有关的所有该入档的材 料 该提交的档案祥见档案 管理办法及四个档案管理细 则 档案形成 后一周内 各部门 档案兼 职员 资料完整 二 资料审 核 检查资料是否完整 基本资 料齐全 打印档案资料交接表 无误 后双方签字 接收资料 两天内 各部门 档案兼 职员及 档案管 理员 审核无误 双方签字 三 制作电 子档案 将已提交的档案按要求制作 电子档案 接收档案 的两天内 档案管 理员 电子档案 制作完成 四 编写档 案编号 电子档案制作完成后 按规 定对纸质档案进行编号存档 电子档案 制作完成 后一天内 档案管 理员 归档完成 五 档案查 询 有关部门需要借阅人事档案 时需要经领导同意 做好借 阅记录 并根据情况确定借 阅时间 档案管 理员 借阅档案 重新归档 六 档案销 毁 相关部门根据公司档案管理 办法提出销毁申请 按规定 进行销毁 提出销毁 意见两天 内 档案管 理员及 监督员 档案销毁 完成 档案管理流程图如下 档案管理流程图如下 文书档案管理流程图 文书档案管理流程图 图图 1 文书档案管理流程图 文书档案管理流程图 生产技术档案管理流程图 生产技术档案管理流程图 图图 2 生产技术档案管理流程图 生产技术档案管理流程图 人事档案管理流程图 人事档案管理流程图 图图 3 人事档案管理流程图 人事档案管理流程图 财务会计档案管理流程图 财务会计档案管理流程图 图图 4 财务会计档案管理流程图 财务会计档案管理流程图 确定档案的分类方案 确定档案的分类方案 分类是档案整理工作中必不可少的基本步骤 根据公司 的实际情况 设置以下分类方案 人力资源部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 人力资源部 2016 年 人事档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 人力资源部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 人力资源部 2015 年 人事档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工作联络部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工作联络部 2016 年 特殊载体档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工作联络部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工作联络部 2015 年 特殊载体档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 企业发展部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 企业发展部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 审计监察部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 审计监察部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 董事会秘书处 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 董事会秘书处 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 董事会秘书处 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 董事会秘书处 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 公会党群 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 公会党群 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 农业公司 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 农业公司 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 科技公司 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 科技公司 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 车队 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 车队 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 财务部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 财务部 2016 年 会计档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 财务部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 财务部 2015 年 会计档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2016 年 特殊载体类档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 市场营销中心 2015 年 特殊载体类档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2016 年 特殊载体档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 工程经营发展部 2015 年 特殊载体档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 机电物资部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 机电物资部 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 机电物资部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 机电物资部 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2016 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2016 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2016 年 特殊载体类档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2015 年 文书档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2015 年 生产技术档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 各项目部 2015 年 特殊载体类档案 一级类目 二级类目 永久 30 年 10 年 以此年份类推 档案兼职人员日常的工作档案兼职人员日常的工作 1 立卷部门兼职档案员 资料员 根据公司制定的档 案归档范围 平时做好文件材料的形成 收集 保存 确 保归档文件材料完整 2 兼职档案员 资料员 根据不同各类文件材料的特 点 按规定的案卷类目归卷 3 兼职档案员 资料员 按