深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求

深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求深圳市档案局档案业务管理辅助系统需求 1 引言 1 1 目的 本需求分析旨在描述深圳市档案业务部门的管理架构和工作流程 让参与 该软件开发项目的承建单位了解实际业务需求 方便其设计和实施该系统 1 2 背景 深圳市综合档案业务管理辅助系统 是在政务内网环境下的基于 BS 的业 务应用系统 其用户对象包括深圳市档案局馆 档案列入进馆范围的市直机关 企事业单位 1 3 参考标准规范 ISO15489 信息与文件 文件管理 ISO23081 信息与文献 文件管理流程 文件元数据 ISO14721 空间数据和传输系统 开放档案信息系统 参考模型 ISO11179 信息技术 元数据元素的规范与标准化 DA T 46 2009 文书类电子文件元数据规范 ISO 档案著录规则 总则 GB T18894 2002 电子文件归档与管理规范 DA T 22 2000 归档文件整理规则 1 4 术语 1 4 1 文件 RECORDSRECORDS 机构或个人在履行其法定义务或开展业务活动过程中形成 接收并维护的 作为凭证和具有查考作用的信息 ISO 15489 1 2001 3 15 文件是国家机构 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的 各种形式的信息记录 档案工作基本术语 DA T1 2000 2 12 1 4 2 元数据 METADATAMETADATA 描述文件背景 内容 结构及其整个管理过程的数据 1 4 3 登记 REGISTRATIONREGISTRATION 赋予文件唯一标识符的过程 1 4 3 分类 CLASSIFICATIONCLASSIFICATION 在文件管理中 依据分类体系中所规定的逻辑结构 方法和程序规则 按 照类目对业务活动和 或文件进行的系统标识和整理 1 4 4 文件分类方案 RecordsRecords ClassificationClassification SchemeScheme 依据分类方案中所规定的逻辑结构 方法和程序规则 按照类目对业务活动或 者文件进行的系统标识和整理 1 4 5 移交 TRANSFERTRANSFER 保管过程中文件的保管权 所有权和 或责任权的变化 1 4 6 迁移 MIGRATIONMIGRATION 在维护文件真实性 完整性 可靠性和可用性的前提下 将文件从一个系 统转移到另一个系统的行动 1 4 7 导出 EXPORTEXPORT 区别于移交 导出是为另一个系统产生副本的过程 但是文件仍然保留在 原来的系统中 在此过程并不删除它们 2 任务概述 2 1 目标 深圳市档案局馆的主要业务职能包括对全市机关企事业单位的档案工作进 行指导 并接收市直机关 企事业单位形成的具有长久保存价值的各种载体的 档案资料 为规范业务流程 提高工作效率并解决在实际工作中档案业务指导 缺乏实时性问题 迫切需要建立综合档案业务管理辅助系统 移交进馆业务流程 档案管理人员指导业务主管指导人员立档单位档案员 进馆前期工作审核 制定分类方案 制定分类方案 制定接收计划 制定接收计划 方案审核 方案审核 计划审核 计划审核 档案检查 目录审核 档案检查 目录审核 申请进馆 申请进馆 在线指导 在线指导 入库确认 入库确认 批准进馆 批准进馆 Y 在线指导 在线指导 整理著录编目 整理著录编目 Y Y 通过 N 通过 N通过 N 通过 N 档案实体清点 档案实体清点 图 1 综合档案业务管理流程图 深圳市档案局业务活动目前主要使用的 深圳市数字档案馆集成平台 数 字档案馆二期 是一个 2007 年开发完成的基于 CS 的业务系统 基本解决了 综合档案的收 管 用问题 其中 对档案的前端数据采集管理是通过与 立 档单位档案管理系统 的接口导入的 现在正在实施 深圳市文件档案平台数 据库 项目 旨在电子政务体系下构筑完整的电子文件全生命周期的监管和利 用 该项目已完成系统初步设计 整体框架已经确立 即将进入实际开发阶段 本系统可看做是集成平台系统的前端延伸和补充 侧重于业务流程的管理 和控制 在确保 立档单位档案管理系统 中文件条目数据平顺迁移的同时为 平台数据库项目做铺垫和准备 因此 本系统需采用与平台数据库项目一致的 SOA 架构和元数据标准 保障后续集成的无缝对接 本系是统针对接入政务内网的立档单位档案业务的在线指导 并对进馆立 档单位文书类档案的进馆流程进行规范 不涉及涉密数据处理 2 2 系统特点 本系统属于业务办公辅助系统 总用户数不超过 500 人 同时在线用户数 在 100 以内 并发音视频用户在 20 以内 在本期建设中暂不考虑大规模的电子 文件管理 以处理文件条目和案卷信息记录为主 即使考虑即时通讯的音视频 传输 但由于基于政务内网 网络带宽可以保证 3 假定和约束 本项目计划经费不超过 20 万元人民币 开发时间为 4 个月 自合同签订之 日起 4 系统需求 4 1 软件功能说明 4 1 1系统登录 本系统属于受控使用业务系统 禁止非授权用户访问 IPO 编号 001 输入 用户名 密码口令输出 验证 处理 对连续输入 3 次以上密码且未通过验证的情况提供系统告警 在日志中记录其 IP 4 1 2 组织机构管理 IPO 编号 002 输入 机构名称 代码 类型 全宗号 全宗说明 输出 机构条目记录 处理 授权用户对组织机构信息进行增 删 改 4 1 3 文件分类方案管理 IPO 编号 003 输入 分类号 类别名 归档范 围 层级 保管期限 立档单 位 适用起始年度 输出 分类方案表 处理 授权用户对未经核准的分类方案进行增 删 改 分类至少 支持三级并设置初始模板 支持立档单位多套分类方案 除常规输入外 应支持 XML 格式分类方案数据导入和导出 4 1 4 进馆移交计划管理 IPO 编号 004 输入 立档单位 计划进馆日期 指导人 输出 进馆计划表 处理 授权的指导人员对未经核准的机关移交计划进行增 删 改 4 1 5 业务指导管理 IPO 编号 005 输入 立档单位 预约日期 指 导日期 指导人 指导意见 反 馈意见 督办情况 输出 指导情况表 处理 根据业务流程生成输出结果 包括到期提醒功能 4 1 6 档案文件登记著录 本需求采用的文件档案著录规范为 档案著录规则 DA T 1999 及 文书类电子文件元数据方案 DA T46 2009 IPO 编号 006 输入 文件题名和文件相关必录 字段 含年度 保管期限 件号 密级等 输出 文件条目记录 处理 对本单位尚未整理的文件支持增 删 改 支持附件著录 提供规范化目录打印输出 除常规数据输入外 文件著录功能还应支持 立档单位档案管理系统 数 据导入和 EXCEL 表格方式导入并提供 EXCEL 数据导出功能 4 1 7 档案文件整理组卷 依据 归档文件整理规则 DA T22 2000 文件整理是以件为单位进行 主 要过程有分类 排列 编号 编目 归卷 IPO 编号 007 输入 分类号 年度 件次 立输出 案卷条目记录 卷日期 缺省 责任人 缺省 处理 对本单位已著录且尚未整理的档案文件按规则组卷 支持自 动组卷方式 支持多选条目的拖拽功能 对已组卷但尚未进馆的案 卷允许重新组卷 组卷数据支持 立档单位档案管理系统 数据导入和 EXCEL 导入 导出功 能 4 1 8 档案文件检索 支持对已著录的本单位档案文件的全条件检索 IPO 编号 008 输入 组合检索条件输出 符合条件的文件条目包括 当前页中的条目数和总条目数 处理 内置模糊检索 暂不考虑全文检索 4 1 9 档案目录检查指导及进馆档案目录审核 IPO 编号 009 输入 审核指导请求输出 审核指导结果 处理 立档单位档案员提出档案目录审核指导申请 在指导人员任 务中出现待提醒 指导人员进行审核指导 4 1 10 移交管理 IPO 编号 010 输入 移交日期 接收人 移交 确认 输出 进馆档案案卷和文件目 录表 处理 完成审核流程的档案文件移交成功后立档单位数据标记为 已进馆 并将相应条目导出到集成平台 4 1 11 统计信息上报 IPO 编号 011 输入 档案室名称 上报时间 档案信息现状 输出 基层档案室信息汇总条 目 处理 授权用户按统一信息采集表填报本单位信息 支持 XML 信息导入和导出 4 1 12 即时通讯 实现与业务管理员进行单独或公开的实时在线沟通 包括音视频可视对讲 及文本聊天记录 提供不在线留言及自动应答功能 4 1 13 信息发布管理 公告等普发性信息的上传 下载 编辑和公布 IPO 编号 013 输入 标题 内容 类型 发布 时间 有效期 可查看用户 输出 公告信息表 处理 授权指导人员拟稿后经指导主管确认发布信息 包括附件 其他可查看登录用户可查看和下载 支持可查看用户多选 4 1 14 统计报表 按时间段统计业务指导情况及各立档单位进馆档案数量 4 1 15 用户管理 本系统角色包括系统管理员 指导业务主管 指导人员 档案接收人员 立档单位档案员 区档案室业务人员共 6 种 4 1 16 权限管理 提供各用户不同角色对应功能模块的权限划分 各角色参与模块见下表 序 号 功能模块系统管 理员 指导业 务主管 指导人 员 档案接 收人员 立档单 位档案 员 区档案 室业务 人员 1 系统登录 YYYYYY 2 组织机构管 理 NYYNNN 3 文件分类方 案管理 NYYNYY 4 进馆移交计 划管理 NYYNYN 5 业务指导管 理 NYYNYY 6 档案文件登 记著录 NNNNYN 7 档案文件整 理组卷 NNNNYN 8 档案文件检 索 NNYNYN 9 进馆移交目 录审核 NYYNYN 10 移交管理 NYYYYN 11 统计信息上 报 NNYNYY 12 即时通讯 NYYYYY 13 信息发布管 理 NYYNNN 14 统计报表 NYYNYY 15 用户管理 YNYNNN 16 权限管理 YNNNNN 4 2 性能要求 本系统用户数和数据传输较少 性能瓶颈主要在网络音视频可视对讲 要 求在开启可视对讲后音视频同步无明显滞后现象 4 3 安全要求 本系统需通过深圳市信息安全测评中心的漏洞渗透测试 5 运行环境 5 1 设备 运行该软件所需要的硬件设备主要是部署于档案局机房的服务器 5 2 支撑软件 5 2 15 2 1 操作系统操作系统 本软件运行于 Windows 环境 支持 IE8 浏览器 5 2 25 2 2 数据库管理系统数据库管理系统 数据库采用 Oracle 11G 5 3 接口 本系统运行于独立数据库 基于安全考虑暂不访问我局内部数据库 但需 提供兼容 立档单位档案管理系统 的访问方式 对部分因数据不规范而无 法直接导入其案卷和文件条目数据的立档单位数据库 采用 Excel 表格方式导 入数据 6 评分标准评分标准 综合评分法评分因素和权重分值综合评分法评分因素和权重分值 维护承诺5评价为优得 5 分 评价为良得 3 分 评价为差得 0 分 价格标价格标 S 总分 总分 15 分 分 投标总价15投标报价得分 评标基准价 投标报价 15 注册资金5 投标人注册资本在人民币 500 万元或以上的 得 5 分 投标人注册资本 在人民币 200 万元以上 含 200 万 得 2 分 200 万元以下不得分 售后服务5 提供本地化服务 其中本地注册公司 分公司或设有办事处得 5 分 珠三 角地区得 2 分 其它不得分 规模实力5 该项目能够提供相对固定 有经验的员工 提供近六个月的社保证明购 买了社保的人员 20 人以上得 5 分 10 20 人得 2 分 10 人以下为 0 分 企业资质5 1 具有 ISO9001 2000 质量管理体系认证证书 得 1 分 2 具有国家高新技术企业认证 得 1 分 3 具有国家计算机信息系统集成资质三级以上得 2 分 4 具有有关部门的企业信用评估 得 1 分 商务标商务标 X 总分 总分 25 分 分 技术案例5 根据 3 年内完成同类 电子政务