办公用品管理制度

办公用品管理制度 第 1 页 共 8 页 办公用品管理制度 第 2 页 共 8 页 目 录 第一章 总则 第二章 适用范围 第三章 办公用品的分类 第四章 管理体制 第五章 管理原则 第六章 办公用品的申请 第七章 办公用品的审批 第八章 办公用品的采购 第九章 办公用品入库管理 第十章 办公用品的领用 第十一章 办公用品使用管理 第十二章 办公用品报废 第十三章 辞职清退情况处理 第十四章 附则 办公用品管理制度 第 3 页 共 8 页 第一章 总则 第一条 为规范办公用品的申报 统计 审批 采购 入库 保管 发放 使用 报 废 盘存与交接等方面的管理 控制费用开支 使公司办公用品的管理工作做到统筹规划 科学配给 发放有序 勤俭使用 结合公司实际情况 特制定本制度 第二章 适用范围 第二条 公司内所有部门对办公用品的申购 领用及报废等的管理 第三章 办公用品的分类 第三条 办公用品分为文具事务用品 办公耗材 日用品 办公设备及财务用品等 一 文具事务用品 01 文件档案管理类 有孔文件夹 两孔 三孔文件夹 无孔文件夹 单强力夹 双 强力夹等 报告夹 板夹 分类文件夹 挂劳夹 电脑夹 票据夹 档案盒 资料册 档 案袋 文件套 名片盒 册 CD 包 册 公事包 拉链袋 卡片袋 文件柜 资料架 文件 篮 书立 相册 图纸夹等 02 桌面用品 订书机 起钉器 打孔器 剪刀 美工刀 切纸刀 票夹 钉针系列 削笔刀 胶棒 胶水 胶带 胶带座 计算器 仪尺 笔筒 笔袋 台历架等 03 办公本薄 无线装订本 螺旋本 皮面本 活页本 拍纸本 便利贴 便签纸 盒 会议记录本等 04 书写 修正用品 中性笔 签字笔 圆珠笔 铅笔 台笔 白板笔 荧光笔 钢 笔 记号笔 水彩笔 POP 笔 橡皮 修正液 修正带 墨水笔芯 软笔 蜡笔 毛笔等 05 财务用品 账本 账册 无碳复写票据 凭证 单据 复写纸 用友耗材 票据装 订机 财务计算器 印台 印油 支票夹 专用印章 印章箱 手提金库 号码机等 06 辅助用品 报刊架 杂志架 白板系列 证件卡 包装用品 台座系列 证书系 列 钥匙管理等 07 电脑周边用品 光盘 U 盘 键盘 鼠标 移动硬盘 录音笔 插线板 电池 耳麦 光驱 读卡器 存储卡等 办公用品管理制度 第 4 页 共 8 页 08 电子电器用品 排插等 二 办公耗材 01 打印耗材 硒鼓 墨盒 色带等 02 装订耗材 装订夹条 装订胶圈 装订透片 皮纹纸等 03 办公用纸 复印纸 传真纸 电脑打印纸 彩色复印纸 相片纸 喷墨打印纸 绘图纸 不干胶打印纸 其他纸张等 04 IT 耗材 网约 水晶头 网线转换接头 视频线 电源线等 三 日用品 生活用纸 一次性用品 清洁用品 劳保用品 五金工具 碳酸饮料 办公茶咖啡 纯净水 方便食品等 四 办公设备 01 事务设备 碎纸机 装订机 支票打印机 指纹机 点钞机 过塑机 名片扫描 仪 电话机等 02 办公电器 加湿器 饮水机 电风扇 吸尘器等 五 财务用品 01 手工记账包括 账本 总账 明细账 日记账等等 凭证 收入凭证 支出凭证 转账凭证 报表 利润表 资产负债表等等 钢笔 最好是财务专用的那种 墨水 蓝 黑 红色 算盘 现在基本上都用计算器了 尺 回形针 大头针 科目章 自己姓名图 章 印泥 出纳需要各类银行结算凭证 贷记凭证 电汇凭证 支票等等 可去银行购买 有条件的可以为出纳配置点钞机等 02 电脑记账包括 电脑记账凭证 财务软件 钢笔 最好是财务专用的那种 墨水 蓝 黑 红色 算盘 现在基本上都用计算器了 尺 回形针 大头针 橡皮筋 出纳 需要各类银行结算凭证 贷记凭证 电汇凭证 支票等等 第四章 管理体制 第四条 公司办公用品管理体制如下 办公用品管理制度 第 5 页 共 8 页 一 公司行政人资部是办公用品管理的职能部门 负责对公司各部门上报的月度办公 用品需求计划进行审核 并据以编制公司办公用品月度汇总需求计划 上报人资副总经理审 批 预算外的及紧急办公需求还须呈送总经理审批 二 公司财务部是办公用品采购的职能部门 负责根据行政人资部每月递转的公司办 公用品月度汇总需求计划审批件 制定公司办公用品的采购计划 并据以实施采购任务 采 购完成后负责入库 仓管及出库等方面的管理工作 三 行政人资部负责公司办公用品的提取 发放以及办公用品的管理等工作 并对各 部门领用情况采取登记 汇总 计划额度的控制 四 未经行政人资部授权的任何职能部门不得自行购买办公用品 对未经授权或批准 而私下实施办公用品采购 公司行政人资部与财务部有权拒签报销凭证 第五章 管理原则 第五条 办公用品管理工作以 统一管理 专业归口 统一采购 低库存 的原则 公司指定行政人资部为办公用品的专业归口管理部门 第六章 办公用品的申请 第六条 每月 25 日 各部根据工作需要编制下月的办公用品需求计划 由该部门经理 填写 办公用品需求申请表 经本部门直属副总经理或直属总监签字认可后报至行政人资 部 第七条 原则上办公用品的申请资格人为经理级及以上管理人员 普通员工的办公用 品需要应当向自己的经理提出 由经理统一进行申请 第八条 每月 26 日 行政主管根据年初公司既定的各部例月办公用品费用预算明细表 进行审核 并对办公用品库存进行核查 审核无误后 根据现有库存量编制公司下月办公用 品需求汇总计划 报予行政人资部经理 对于各部所报的月度办公用品需求计划如果超出预 算 行政主管有权核减 第七章 办公用品的审批 第九条 行政人资部经理对行政主管报送的公司下月办公用品需求汇总计划予以审核 审核无误后报予人资副总经理签批 预算外的需求或临时紧急需求 还须总经理进行审批 预算内的则由人资副总经理签批即可 办公用品管理制度 第 6 页 共 8 页 第八章 办公用品的采购 第十条 公司财务部统一负责各职能部门日常办公用品的采购工作 第十一条 每月 28 日 财务部依据行政人资部递送已审批后的公司下月办公用品需求 汇总计划 制定公司下月办公用品的采购计划 并据以向供应商下达采购订单实施采购任务 第十二条 为有效完成采购任务 原则上由财务部统一负责实施采购任务 对专业性 物品的采购 由所需部门协助财务部共同进行采购 第十三条 由于特殊的工作情况 急需配备某种办公用品时 请各部门至少提前三天 时间通知行政人资部 并提交 申请报告 经总经理审批后 行政人资部方可制定办公用品 紧急需求计划 并报予以财务部 财务部据以实施采购 第十四条 办公用品的采购应先进行询价 比价 议价 对单价大于 1000 元以上办公 用品并将最终议定价格呈报总经理同意后 方可实施采购任务 第十五条 各部门提出的购置需求应当符合以下条件 否则不予采购 一 确属办公所需物品的 二 在办公用品额度范围内的 第十六条 财务部办公用品采购的时间为每月 1 日 2 日 第九章 办公用品入库管理 第十七条 供应商送来所购的办公用品在入库前须进行验收 对于符合规定要求的 由仓管人员负责对采购的办公用品进行登记入库 对不符合规定要求的 仓管人员有权拒收 由采购人员负责办理调换或退货手续 第十八条 办公用品采购费用的报销必须附办公用品的采购清单 由采购人签字 并 仓管人员签字确认入库后 报行政人资部 财务部门审核 审核确认后须报人资副总经理审 批 签字方可进行费用报销 第十九条 仓管人员协助行政主管定期进行办公用品库房盘点 确保帐物相符 随时 掌握库存办公用品的数量 质量和需求情况 适时增加库存 保障供给 第二十条 领用办公用品的部门如未填写 办公用品领用表 或没有部门经理及行政 办公用品管理制度 第 7 页 共 8 页 人资部行政主管签字的一律不准出库 第十章 办公用品的领用 第二十一条 办公用品的领用时间为每月 5 日 AM 9 00 PM 18 00 领取办公用 品 第二十二条 各部门凭 办公用品需求申请表 可以领用已采购回公司的办公用品 在领用时 领用人应当在行政人资部的 办公用品发放表 上签上领取人姓名和日期 领取 人可以是 办公用品需求申请表 申请人 也可以是申请人指定的办公用品使用人 第二十三条 在领用人签字领取办公用品时 行政人资部应当对领取人做好登记记录 第十一章 办公用品使用管理 第二十四条 在日常工作中 处处精打细算 提倡节省每一张纸 每一支笔 努力降 低办公成本 第二十五条 办公用品应为办公所用 不得据为己有 挪作私用 不得用办公设备干 私活 谋私利 不许将办公用品随意丢弃废置 第二十六条 精心使用办公设备 认真遵守操作规程 及时关闭电源 定期维护保养 最大限度的延长办公设备 用品使用寿命 第二十七条 办公用品使用要物有所值 物尽其用 不要大材小用 贵材贱用 复印 纸用于复印 不得用做草纸 包装纸 大头针 曲别针等要反复使用 纸张可双面利用 修 改校对稿可先用废旧纸张打印等 充分发挥各种办公用品的最大使用效率 第二十八条 印制文件材料要有科学性和计划性 要根据文件材料印制要求及数量选 择合适的印制方式 既要方便快捷 又要使成本最低 并力求使印制数与需用数基本相符 略有余富 避免不必要的浪费 第二十九条 各部门办公用品从领用到报废需两年时间内不得重复领用耐用品 如两 年内出现损坏或无法维修的办公用品 领用部门或领用人将照价赔偿 第三十条 员工离职时应依 出库单 所领办公用品一并退回 消耗品除外 第十二章 办公用品报废 第三十一条 公司对耐用办公用品的报废实行审批管理 各部门如有耐用办公用品损 办公用品管理制度 第 8 页 共 8 页 坏 不能使用的 应当依据以下程序进行处理 一 对简单问题的可以自行维修处理 但对有保修办公用品 且在保修期内的 不得 擅自自行处理 二 可维修品出现问题的应当提交 办公用品维修申请表 至行政人资部统一进行处 理 三 对维修不成的耐用办公用品实行报废处理 报废应当是在对可能维修的 在提交 过维修申请 经过维修但无法修好的情况下 或者是对无条件维修的 经过了行政人资部的 故障认定 方可由该办公用品的保管人填写 办公用品报废申请表 经行政人资部经理审 核确认后报废事项方为成立 四 耐用报废品在得到报废审批后应当由行政人资部进行回收处理 以求极可能的开 源节流 五 耐用办公用品在完成报废程序后 应当从 耐用办公用品登记表 上核销 核销 时应做红笔登记 并附上 办公用品报废申请表 第十三章 辞职清退情况处理 第三十二条 行政人资部负责根据实际情况对员工级别变动后的办公用品进行增补或 消减 第三十三