关于下发《商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程.doc

家乐园自营事业部文件 自营经字201711号关于下发商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程 的通 知各事业部及下属各门店： 为规范超市生鲜自采商品采购操作流程，使采购作业有章可循，特制定商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程 。现正式下发，请遵照执行。商业版块超市生鲜自采商品采购操作流程一、目的规范采购操作流程，使采购作业有章可循。二、适用范围各事业部下属超市门店3、 各级职责（一）自营事业部超市业务部1.负责该管理制度的修订;2.负责商品的采购;3.负责商品的报账及差旅费的报销;4.负责商品的验收工作。 （二）自营事业部配送中心 1.负责各门店订单汇总； 2.负责商品的验收工作； 3.负责商品的配送。（三）各超市门店负责商品订单作业。三、操作流程（一）蔬菜采购订单流程1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在17:00前制定商品补货单，由门店生鲜部经理审核。2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇总。3.配送中心生鲜部经理审核后将汇总商品补货订单以微信形式发于蔬菜采购人员，如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或微信的形式通知相关采购人员及配送中心生鲜部经理；夜间如遇到突发天气变化，采购人员可根据门店实际情况适当向门店增加配货量。4.采购人员审核无误后，在19:00前到将汇总好的商品补货订单进行打印。 （二）当地蔬菜市场采购1.采购员及时了解大型蔬菜批发市场价格，由采购在市场内分时间段（晚上22:00市调1次、00:00市调一次）对整个蔬菜市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。2.送货方式：由采购人员从价格低的商户处按商品质量要求提出采购商品需求，并将所采购的商品于晚间23:00-3:00陆续送至配送中心。由供商依据实际上货数量出具原始单据一式两联，填写（品名、数量、单价、金额、汇总金额、联系电话），供商采购双方签字认可，配送中心一联、采购一联。3.如果有未按订单数量到货且数量差异较大时，供商第一时间电话通知相关采购人员，由采购人员通知配送收货人员与订单数量的差异，以便配送人员按修订后的实际采货量进行分拣。4.货到达配送中心，采购将供商原始单据交予配送中心收货人员，采购与收货人员共同进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据采购员提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购员、配送中心订单处理部、配送中心库存管理部三方在配送入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单。对因质量问题拒收的商品由采购与供商沟通，填写退货情况说明，由配送收货人员、采购双方签字认可，拒收商品不入库存（为节省称重环节，配送人员可直接进行分货，减少配送再与门店分货中商品的损耗）。5.向各门店配货完毕做单减库存后，体现在配送中心账面库存的数量及金额为蔬菜采购环节的损耗，配送中心依据账面库存金额核算损耗率，在不超过公司标准的基础上由配送中心经理签字批准进行系统内损溢处理操作。超出部分由采购员自行承担,超出金额采购员需在2个工作日内交至睿州财务。8.夜班采购将商品验收单与供商原始单核对是否正确，无误后由采购签字认可。供商原始单和配送验收单作为报账的依据。9.配送中心每天入库完毕后，将当日损耗数量差异进行汇总，次日上午12:00前以电子版形式发至生鲜蔬果部部门经理内Q，生鲜蔬果部针对异常的差异进行跟踪、管控。（三）水果采购订单流程1.各门店课长每天依据天气变化、畅销商品、促销商品实际销售情况在当日17:00前制定隔天商品补货单，由门店生鲜部经理审核。2.门店生鲜部经理将审核完毕后商品补货订单发于配送中心，配送中心订单处理部接到订单后，在17:30前将商品订单汇总，配送中心生鲜部经理审核。3.配送中心生鲜部经理审核后将商品补货订单以内Q形式发于水果采购员。如门店在订货完毕后，需要将个别商品增加或减少订量时，门店以电话或短信的形式通知相关采购人员；如遇到突发天气变化，采购人员可根据分店实际情况适当向门店增加配货量。4.采购人员审核无误后，在19:00前将汇总好的商品补货订单进行打印。部分鲜货商品如（香蕉、草莓、葡萄）等由于存放原因不能运至配送的，于第二天上午由采购直配到各门店。（四）当地水果采购1.采购人员及时了解大型水果批发市场价格，由采购在市场内分时间段（早上6:00市调1次、7:00市调一次）对整个水果市场价格进行不低于2次比价，对商户报价进行核实，确认商户有无虚抬进价现象，如在同等品质的情况下供商供价持平或高于市场零售价，该供货商必须及时将供价降低，如该商户出现此类现象累计3次，终止与此商户合作关系。2.水果商品由配送中心统一配送。依据门店的汇总订单按商品质量要求从市调价格低的商户采购商品，将采购的水果装车运至配送中心（水果配送收货流程同蔬菜）。3.配送中心订单处理部将当天商品的进价以Q形式传至各门店。4.门店仓管进行商品验收作业，称重、检查商品品质数量在正负3%的情况下，依据睿洲的配送单正常收货，仓管进行审核。（五）基地外采蔬果流程1.采购员根据门店蔬果类商品销量较大的品种及应季的品种联系各个蔬果基地，了解基地价格、品质及时与总部采购员联系了解当地价格、品质进行对比后实施采购，业务管理部督导对相互询价进行跟进。2.在外采过程中所发生的差旅费、运费、采购商品附加费分三部分来划分。3.差旅费：由采购根据在进货时所发生的住宿、餐费、公交费，火车费按照公司差旅费标准正常走OA报销流程，采购品类经理/助理提报部门经理审核归口部门审核财务管理中心审批。4.填写报销签批单传财务管理中心会计进行报销。5.采购员从基地外采的商品，由供商填写原始单据及所产生的费用明细：运输及附加费 (如代办费、纸箱费、胶带费、转运费、人工费、装车费、卸车费等)，由供商出示收据一式两联双方签字认可（要求所有收据必须正规，填写明细供商姓名、地址、电话。）6.货到配送中心后采购人员将外采商品原始单据及所产生的费用单据和纸质费用明细表交予配送收货人员，共同进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据采购员提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购、配送信息、配送仓管三方在睿洲入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单。7.采购将商品验收单与供商原始单核对是否正确，无误后由采购签字认可，原始单据和商品验收单作为报账依据。（六）散货采购流程1.每周一、四配送中心订货员制定散货订单，采购依据配送订单通知供商发货。在外采进货时要做到货比三家，了解当地市场行情及商品的价格，并与本地价格对比，确定进货渠道。2.对已确定的合作商户，即签署合同满30日的商户本地和邢台周边商户，配送中心订货员直接由供应链对订货、补货商品进行订货，并通知供商发货，商品价格上调的商品在未接到采购通知前按照原有价格进行验收，针对直采商户、外采商户配送中心可电话对商户进行订货，待商品实际到货后，验收数量确定后，再进行补单操作。3.对直采、外采、首次合作商户不满30日的供应商，由配送中心订货员于订货日下午四点前（下班前）将订单传至采购，由采购通知供商予以发货。在四个工作日（外采商户、直采商户依据本地物流情况，对预计到货时间提前1天通知配送中心接货时间）内由配送中心从货栈接货直接运到配送中心(原始单据随货通行)。4.针对外采、直采商品，配送中心验收员按照实际称重数量对外采、直采商品进行验收，配送中心不得在实际称重数量上进行扣减重量，将价格核算至商品进价中，已保证商品价格优势真实性。 5.采购与配送收货人员共同针对首次到货商品（差异化商品、首次更改外采直采地的商品）进行商品验收作业，配送收货人员验收商品质量和数量，依据供商提供的原始单据及配送仓管提供的商品收货汇总单，由配送中心订单处理部进行单价核算及系统录入，确认无误后由采购、配送信息、配送仓管三方在睿洲入库商品单价核算表中签字认可，生成商品验收单（如存在商品质量与采购沟通共同确认后可拒收）。6.采购核实商品验收单和供商原始单数据正确无误后，签字认可，将商品原始单及商品验收单传财务进行报账。（七）鸡蛋采购订单流程配送中心每日17:00前将门店第二天所需鸡蛋的汇总明细以内Q形式通知采购，采购根据配送中心提供的总订货量向各个养鸡场订货。（八）鸡蛋采购流程1.次日早上采购员根据订货量装鸡蛋周转筐乘配送货车前往基地采货。10:00左右了解当地鸡蛋进价后，同时向其它市场进行询价比价，与农户议价后，确定当日收货价格。2.根据各个农户的产蛋数量、品质向商户发放鸡蛋周转筐。3.收购时农户按照实际数量及价格向采购开具收据（品名、单位、数量、单价、金额、联系方式）收据不允许涂改。农户和采购双方签字认可后，采购将货款付于农户，将采购的鸡蛋装车运至配送中心。4.在返回途中，与配送中心订单处理联系制定当日鸡蛋的订货单。5.货到睿洲后，采购将原始单据交于配送中心仓管，采购与睿洲收货人员共同进行商品验收作业，睿洲收货人员验收商品质量和数量，并填写商品订货单，双方签字认可，由配送中心订单处理部进行系统录入，生成商品验收单。6.采购核实商品验收单与原始单据的数据是否相符，确认无误后签字认可（商品原始单及商品验收单）传至财务管理中心进行报账。7.鲜蛋损