秘书工作中的人际关系

内容摘要 本文从人际关系出发 主要讲的是人际关系学说的产生 以及在办公室中人际 关系的处理对一个秘书的重要性 从而引申出的 一个秘书在办公室人际关系的处理中 应该把自己放在怎样的一个心理位置 而后浅谈了秘书应如何处理办公室中日常的人际关 系 其中包括秘书在办公室中如何来处理与上级 同级 下属的关系 只有处理好了与他 们的关系 秘书在办公室中的工作才能顺利才开展起来 关键词 办公室 秘书 人际关系 上级 同事 下级 序言 随着城市化的进程 一种传统的工作机制在被不断的打破 在这个大潮中 办公室文 化的形式和内容在不断地加深 于是办公室人际关系的处理 也越来越被提升到一个特别 值得考虑的议程 对于一个秘书来说 每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交 际 交流 一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系的问题息息相关 那么 应该怎么样正确的去认识办公室人际关系呢 秘书应该在办公室人际关系中扮演怎么样的 一个角色呢 首先 要弄清楚什么是人际关系 人际关系即是涉及组织理论的一个学科 据介绍 最早关注到劳动关系的人的是一个叫弗里德列克泰勒 的美国人 在第一次世界大战酣 战时期 工人的状况得到了较大程度的重视 令人很难想象的是 此前的工人是和工具等 同视之的 泰勒在稍后的年成立了全国人事管理协会 旋即改组为以关心工商企业中人的 因素为宗旨的美国管理协会 与此同时 人的积极性对提高劳动生产率的影响和作用逐渐 在生产实践中显示出来 并引起了许多企业管理学者和实业家的重视 但是对其进行专门 的 系统的研究 进而形成一种较为完整的全新的管理理论则始于世纪年代美国哈佛大学 心理学家梅奥等人所继续进行的著名的霍桑试验实验表明 影响生产效率的不是劳动条件 而是劳动者本身 霍桑试验的研究结果否定了传统管理理论对于人的假设 表明了工人不 是被动的 孤立的个体 他们的行为不仅仅由于受工资的刺激 而影响生产效率的最重要 因素恰恰不是待遇和工作条件 而是工作中的人际关系 他所做的一切就是人类最初对人 际关系的探索 梅奥被称为人际关系学说之父 从上面我们可以明显地看出 人际关系的 发展始终是和人类的管理学联系在一起的 它们相辅相成 不可分割 人际关系就是对人 的一种组织的形态和方式 而这样的组织就是一种管理的模式 一种管理的方法 办公室 的人际关系 就是在办公室里发生的一种组织的理论 何为秘书呢 学术界对此尚未有定论 但我认识秘书是一种职务名称 指处于枢纽地 位 主要从办文 办会 办事来辅助决策并服务与领导的人员 是领导的参谋与助手 既 然秘书是领导的左右手 要帮助领导来处理一些日常事务 那么必定会接触到不同的人 如何来处理好与他们之间的关系就是工作能否顺利展开的关键 因此要做好一个秘书就必 须处理好办公室中的人际关系 这样才有利于工作的开展 秘书如何来处理和领导之间的关系 秘书人际关系的具体内容就是和别人相处 这也是人际关系理论最终要解决的重要问 题 秘书在办公室的人际关系中 我认为可以分为以下几类 自己和上司的相处 自己和 同事的相处 自己和下属的相处 秘书与领导之间的关系 对于一个秘书来说 上司就是自己工作的重点对象 秘书的工作就是为领导服务的 正因为这个工作内容 使得秘书在办公室中处于一个特殊的地位 因此在秘书的人际交往 中也往往显得特别复杂 在秘书与办公室中所有人的交际中 秘书与领导的交际是最为复 杂 最为微妙的一种 这两者之间存在着一个矛盾关系 不仅存在着领导与被领导 服务 与被服务的工作关系 同时也交织着人与人之间在思想 知识 情感等方面的交往关系 有时 秘书面对的不仅仅是单个的领导者 而且还是一个复杂的领导群体 需要学会与众 多领导者相处的艺术 对每一个秘书人员来说 正确把握并处理与领导者的关系是十分重 要的 一 在工作中秘书如何来处理与领导的关系 秘书是领导身边的辅助人员 和领导有着密切的工作关系 怎样搞好与领导的关系 是众多秘书都关注的问题 对于领导者来说 任何一个领导能做到领导职位上 都必定有 其过人多处 他们丰富的工作经验和待人处事的方略 都是值得我们借鉴的 我们应该尊 重他们 但尊重是不是就意味着我们就要对领导百依百顺 唯唯是诺 巴结奉承 丧失自 己的人格 像一条摇尾乞怜的 狗 呢 我认为这是没有必要的 并不是所有的上司都是完 美的 所以在工作中 唯上司是从并无必要 特别是对于秘书来说 因为秘书相当于是直 接为领导服务的 好比领导的贴身仕卫 现代秘书不应该唯命事从 而要做领导的帮手 帮助领导出谋划策 帮助领导来做一些决定 防止领导发生一些决定上的错误 但也应记住 给上司担意见只是本职工作中的一小部分 尽力完善 改进 迈向新的 台阶才是最终目的 要让上司接纳你的观点 应在尊重的氛围内 有礼有节 有分有寸地 磨合 不过 在提出质疑和意见前 一定要拿出详细的 足以说服对方的资料计划 这样 才能创造一个与上司比较合作化的环境 从而使自己更好的投入到工作中 以便使自己的 能力得到充分的发挥 三 在与领导一起工作时所要注意的问题 是参与不是干预 作为秘书 在为领导者决定事项提出拟办意见时 为领导者制定政策提供依据依据和 方案时 一定要对所提方案的准确性 科学性负责 在决策过程中 至于是否采纳你的意 见 选定哪个方案 是领导者的责任 秘书绝不能干扰领导的决策 要将 谋 和 断 分开 否则会导致行政管理体系的混乱 增加决策失误的因素 是服从不能被动 服从于领导是秘书工作必须遵循的 在被动性的客观情况下 能否做出创造性的贡献 乃是对每个从事秘书工作同志的要求 居于配角的地位 应具有主角意识 这里所说的主 角意识 不是要与主角换位 而是站在主角的立场和角度去观察 研究分析和处理问题 这样所提出的参谋意见才能达到总揽的全局 高屋建瓴的境地 当邻导感到本单位或本部 门工作起色不佳时 秘书就应当提出有效建议 当领导者因缺乏信息而决断无力时 秘书 就应当把收集起来的信息反馈给领导 当领导者需要了解发展趋势和前景时 秘书就应当 尽可能减少日常事务对领导的干扰 总之 秘书应跟上级领导者的思路 抓住领导者的思 路 这样才能尽可能地配合好领导 推动整个单位的有益发展 秘书在办公室中和同事之间如何相处 一 秘书在办公室中与同事之间相处就所遵守的两个基本原则 应该说 这个方面是办公室人际关系的最重要的部分 因为一般来说 一个人人际关 系处理的好坏 主要体现中他与同事的人际关系的处理的好坏 在这里 我觉得应该遵守 两个基本原则 真诚 真诚是人际交往的最基本的要求 所有的人际交往的手段 技巧都应该是建立在真诚 交往的基础之上的 尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎 真诚不是写在 脸上的 而是发自内心的 伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌 人际相互作用 我们都希望别人能够承认自己的价值 希望别人能够接纳自己 喜欢自己 出于这个 目的 我们在社会交往中往往更注意自己的自我表现 注意吸引别人的注意力 处处期待 别人首先接纳自己 这种从自我单方面出发考虑问题本无可非议 可是它却实实在在地影 响着我们的交往 掌握了以上的两个原则 应该首先记住的就是在第一次进入这个办公室 的时候应该有一个漂亮的现身 进入一间办公室的正确方式及态度之一是光明磊落 抬头 挺胸 别让身体前倾或弯腰驼背 用左手提着公文箱 右手留着握手用 绝不可让公文箱 遮住你的前面 这会让你显得怯弱可欺 还有 别忘了微笑 这样给同事会有一个良好的 印象 二 秘书在办公室交际中的忌讳 当自己逐渐的融合到这个新的集体中去的时候 一些新的状况往往会出现 比如说 做一些在办公室特别忌讳的事情 这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发 生 这些忌讳如下 一 切忌拉小圈子 互散小道消息 办公室内切忌私自拉帮结派 形 成小圈子 这样容易引发圈外人的对立情绪 更不应该的是在圈内圈外散布小道消息 充 当消息灵通人士 这样永远不会得到他人的真心对待 只会对你惟恐避之不及 二 忌情 绪不佳 牢骚满腹 工作时应该保持高昂的情绪状态 即使遇到挫折 饱受委屈 得不到 领导的信任 也不要牢骚满腹 怨气冲天 这样做的结果 只会适得其反 要么招人嫌 要么被人瞧不起 三 切忌趋炎附势 攀龙附凤 做人就要光明正大 诚实正派 人前人 后不要有两张面孔 领导面前充分表现自己 办事积极主动 极尽溜拍功夫 同事或下属 面前 推三阻四 爱理不理 一副予人恩惠的脸孔 长此以往 处境不妙 四 切忌逢人 诉苦 把痛苦的经历当作一谈再谈 永远不变的谈资 不免会让人避让三舍 忘记过去的 伤心事 把注意力放到充满希望的未来 做一个生活的强者 这时 人们会对你投以敬佩 多于怜悯的目光 五 切忌故作姿态 举止特异 办公室是严肃 正式的场合 要注意不 要给人新新人类的感觉 无论穿衣 还是举止言谈 切忌太过前卫 给人风骚或怪异的印 象 不然会招致办公室内其他成员的耻笑 甚至会以为他 她 没有工作实际能力 是个 吊儿郎当 行为怪异的人 三 秘书在办公室中如何和同事交往 在避免了以上的忌讳之后 应该怎样在办公室具体和同事去交往呢 可以分为以下十 个方面 以诚待人 以自身的礼貌与魅力 以关心他入的态度打入人群 信守承诺 说到 做到 做事卖力 讲求效率 全神贯注 集中注意力 心无旁骛 积极参与各种活动与社 团组织 勤加浇灌 把时间投资在培养人际关系上 在无求于入时 用电话 卡片 传真 等与人保持联络 孕育出彼此的信任与支持 尊重对方 别把人只视作工作上该联络的对 象 赞美别人 不吝于给予赞美与鼓励 表达感激之情 让好话传遍千里 时时感恩 别 忘了在听过别人赞美之后说声谢谢 承担责任 懂得人际艺术的人应勇于为自己犯下的错 误承担责任 不推托找借口 绝不居功 就像一句老成语所说的 功劳该归谁 就给谁 不忘幽默 保持对生活的感性与幽默 享受建立人际网路的过程 一般来说只要做到这样 的几点 就可以正确的处理好办公室同时间的人际关系 秘书在办公室中如何和下属相处 一 秘书在办公室中处理好和下属关系的重要性 由于秘书工作的特性 使得秘书成为了领导最亲近的人 经常会代表领导去发布一些 命令 指挥下面的员工去办理一些事情 在这个时候 就有一些问题需要注意了 秘书如 果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性 从而影响了工 作效率和工作质量 有些秘书认为自己是领导最亲近的人 就好像有某种特权一样 总是 持着一种高傲的 不可一世的态度 人人畏而远之 在交待下属去办一些事情的时候也是 用命令的口吻 时间一久就会失去民心 和员工关系就会越来越疏远 这对工作来说是非 常不利的 因为秘书是代表领导去办事的 如果秘书的形象在下级员工中树立不起来 那 么不仅对工作的开展有影响 而且对领导在员工中的形象也会有影响的 这样一来 员工 就没有足够的积极性来帮你做事情 办事的效率也会降低 秘书的工作只是帮领导来分配 事情 说到底工作不是需要下面的员工去做的 如果因为你的态度而影响了他们的工作性 那就是你的失职 因为秘书就应该和下级处理好人际关系 二 书如何处理好与下属的关系 平等交往 平等交往我认为是秘书在和下级之间良好交往的最重要部分 人与人之间是平等的 大家是共同协作的关系 在工作方面只有职位上的差异 人格上却都是平等的 在员工及 下属面前 我们只是一个领头带班而已 没有什么了不起的荣耀和得意之处 帮助下属 其实是帮助自己 因为员工们的积极性发挥得愈好 工作就会完成得愈出色 也让你自己 获得了更多的尊重 树立了开明的形象 而聆听更能体味到下属的心境和了解工作中的情 况 为准确反馈信息 调整管理方式提供了详实的依据 所以一定要采取平等的态度 而 不能以命令代替协商 强加于人 秘书毕竟不是领导 只有平易近人才能博得大家的好感 加大说话的分量 切勿目中无人 宽容待人 有些秘书自持有点要权力就心胸狭窄 容不得下属有半点的闪失 生怕下属办事不利 会影响自己在领导眼中的办事能力 因此发现下属有一点错误就抓住不放 把下属弄得很 难堪 下属做错一点事情或者事情办得不是很妥当 这都是很正常的 有谁一生出就能办 事情的呢 办事情的能力是靠平常一点一滴去积累和锻炼的 秘书本身的工作能力也是这 样培养起来的 因此秘书对下属所犯的错误应该要用宽容的态度去对待 而且心胸狭窄会 让你行事难免有失公正 成改得失也会左右自己的情绪 从而影响你的人际关系 而宽容 大度会使别人愿意接近你 与你共事 从而显示了秘书作为一个职业女性难能可贵的亲和 基于大部分的秘书是女性 关心互助 为了工作的效率性 准确性 秘书在处理同下级关系的时候还应该关心他们工作以外 的东西 比如家庭状况 性格爱好 日常生活等等 这并不是八卦 而是对工作不小的帮 助 如何你连公司昨天的清洁工和今天的清洁工是不是同一个都分不清楚的话 那你同公 司下层员工的人际关系相处基本上等于是零 对方不可能主动找你攀谈 因此靠自己主动 和对方来谈 例如你下班比较晚的时候要守门员替你开门 你究竟是发 谢谢 一句话带过 不是藉此机会和他作进一步的交谈呢 平时上下班都能和一些工作上有联系的你的下属一 起 有可能是在电梯里 也有可能是在公车上 对于秘书来说这是一个不错的机会 可以 通过聊天来逐步地了解他们 比方说可以和女孩子聊聊最近哪个百货店在打折 哪种护肤 品比较好 向男士们可以了解一下他们的工作情况 对公司新措施的看法或者有什么好的 创意 跟中年人可以聊聊家里的孩子和老人 跟老人可以聊聊保健 关心一下他们的身体 子女的情况等等 了解这些内容对秘书办公室工作的开展是有好处的 必要时候还可以给 他们提供一些工作以外的方便 对你来说可能是举手之劳但对他们来说可能就是比较大的 帮助了 他们会铭记你的恩惠 这样一来 秘书在他们中间的形象就树立起来了 你需要 他们帮你做一些事情的时候 也就不难了 反正他们会更加努力地去做 力求做到最好 这样一来 员工的积极性上去了 工作效率也提高了 对公对私都是有利的 随着社会的进步 现代的人对秘书的要求也在逐步提高 秘书不仅仅只是一个写写文 章 打打字 整理整理文件的工作了 很多问题领导决定之后是要秘书去办理的 所以秘 书在办公室中接触的人是最广泛的 和办公室中其它人关系处理得好坏也是关键所在 因 此秘书在办公室中不仅要处理好领导的关系 而且还应该处理好和同事以及下级之间的关 系 这也是一个衡量你是否是一位成功秘书的标志 我认为只要做到以上几点 便能处理 好与办公室中各种人的关系 做一位颇有成效的好秘书 浅谈秘书人际关系处理的毕业论文浅谈秘书人际关系处理的毕业论文 文秘是一种特殊的社会角色 全美文秘协会 章程 对文秘人员的要求是 要像心理学 家一样善于洞察别人的心灵 要像外交家一样善于处理各种交际关系 社会对文秘人员有 一种期望 善于处事 谦虚友好等 作为文秘人员 对自己应有较高的期望 社会心理学认为 对自己期望高的人 相应地在某一领域取得成功的可能性也越大 处理人际关系是一门学问 世事洞明皆学问 人情练达皆文章 一个文秘如果很善于交 际 见面就熟 使人很容易接近 也容易被人信赖 那么办事的成功率就比较高 一 文秘人际关系的处理应该具备的那些能力呢 1 理解和领会的能力 就是要听得快 听得准 记得牢 只有清楚领会他人的意图才能理 解他人的立场 从而和谐融洽人际关系 2 学会说话 这是一门学问 是关系人际关系成败的基础 它要求语言要有感染力 说 服力 风度 礼貌等等 3 应变能力 文秘接触的人际关系多样化 办公室各色人员之间难免有时会出现不和 谐的因子 这就要求文秘人员能原则不便 灵活处置这些不和谐使之和谐 4 控制自我情绪的能力 工作时应该保持高昂的情绪状态 绝不把消极负面的情绪带 进办公室 带进工作中 文秘人际关系处理应遵循的原则 1 平等 人际交往中 平等是建立良好人际关系的前提 人际交往中着重的是人格平等 即 尊重他人的人身权利 自尊心 感情 不涉及他人的隐私权 2 诚信 在文秘工作中诚信有着重要的价值 它实际上是单位或个人的无形资产 诚信是 单位或个人忠诚的外在表现 它反映了单位或个人行为的规律性和稳定性 文秘人员在人际交 往中 诚而有信 就能发挥出自身能力 得到他人或组织的支持 鼓励 更好的表现自身价值 3 宽容 宽容指心胸宽广 忍耐力强 不计较个人利益得失 海纳百川 有容乃大 人际 交往中要求文秘严以律己 宽以待人 关心人 理解人 大事清楚 小事糊涂 原则要坚持 方法要 灵活 以德报怨 得理让人 4 知人知言 社会中每个人得气质 性格皆不同 交往得动机 所抱的目的也不同 文秘人 员在开展人际交往时 对交往对象应该有较深刻的了解与把握 掌握主动 应知 知其可以言而 不言 为失人 知其不可言而与之言 为失言 5 礼仪 礼仪是礼节和仪式 它是道德的一种外在表现方式 在人际关系调节中具有不可 忽视的作用 微笑是礼仪的重要组成部分 它能使生疏变为亲密 使隔阂化为融洽 使不顺心变 为开心 6 慎独 文秘人员在八小时内外都要遵章守纪 坚持道德品格操守 防止误入歧途 老子言 慎终如始 则无败事 怎么样 慎独 一是要慎 浮躁 淡漠明志 宁静致远 戒骄戒躁 惯于自 省 二是要慎 交友 牢记 近朱者赤 近墨者黑 避免在社会圈里栽跟头 三是要慎 私欲 私欲膨胀 利欲熏心 就难免不出问题 文秘人员应远离一切腐朽的 低级趣味的东西 文秘人际关系的具体内容就是和别人相处 这也是人际关系理论最终要解决的重要问题 文秘工作的人际关系主要分为 文秘与领导的关系 文秘与同事的关系 文秘与下级的关系 一 文秘与领导的关系 文秘与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种 不仅存在着领导与被领导 服务与被服 务的工作关系 同时也交织着人与人之间在思想 知识 情感等方面的交往关系 作为一个现代文秘 在尊重领导的前提下 不应该惟命是从 而要做领导的帮手 帮助领导出 谋划策 帮助领导来做一些决定 防止领导发生一些错误 给上司提意见只是本职工作中的一 小部分 尽力完善 改进 迈向新台阶才是最终目的 要让上司接纳你的观点 应在尊重的氛 围内 有礼有节 有分寸地磨合 不过 在提出质疑和意见前 一定要拿出详细的 足以说服对方的 资料计划 从而创造一个与上司比较合作化的环境 充分发挥自己的能力 在与多位领导相处时 一定要以事业为重 从工作出发 尽力维护领导班子的团结与威信 不 论是在思想感情上 还是行为活动上都不能产生倾斜度 不能表现出靠近谁 疏远谁 听从谁 不听从谁的行为 不能当甲领导的面吹捧乙领导 当乙领导面吹捧丙领导 当领导之间产生 分歧时 更不能主动地 单向地瞎掰扯 乱搅和 或者冷眼旁观 只能被动地双面劝慰 弥合 消除 本着工作的支持 关系上的爱护 感情上的友谊去做 要始终与多位领导保持经得起考验 的革命同志式的纯洁 真诚的友谊 文秘与同事的关系 文秘在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分 应该遵守两个基本原则 真诚和人际相互作用 真诚是人际交往的最基本的要求 所有的人际交往的手段 技巧都应该 是建立在真诚交往的基础之上的 文秘人员在办公室与同事相处应切忌以下几点 忌讳拉小圈子 互相散播小道消息 忌讳 情绪不佳 牢骚满腹 忌讳趋炎附势 攀龙附凤 忌讳逢人诉苦 没完没了 忌讳故作姿态 举 止特异 在避免以上的忌讳之后 文秘人员要和同事关系融洽还得做到以下十个方面 1 以诚待人 以自身礼貌与魅力 以关心他人的态度打入人群 2 信守承诺 说到做到 做事卖力 讲求效率 3 全神贯注集中注意力 积极参与集体活动组织 4 勤加浇灌 把时间投资在培养人际关系上 在无求于人时 用电话 卡片 传真 电 子邮件等与他人保持联络 孕育出彼此的信任与支持 5 尊重对方 别把人只视作工作上该联络的对象 6 赞美他人 不吝于给予赞美和鼓励 表达对他人的欣赏 7 时时感恩 别忘了在他人的赞美和善意的批评之后说声 谢谢 8 承担责任 勇于为自己的过失承担责任 不找接口推脱 9 绝不居功更不抢功 10 不忘幽默 保持对生活的感性与幽默 享受建立人际网路的过程 二 文秘与下级的关系 由于文秘工作的特性 使得文秘成为了领导最亲近的人 经常代表领导去发布一些命令 指挥下面的员工去办理一些事情 在这个时候 文秘如果跟下级员工的人际关系处理得不好的 话会直接影响到员工的工作积极性 从而影响了工作的效率和工作的质量 所以文秘人员应与 下级平等交往 承认大家是共同协作的关系 在工作方面只有职位上的差异 给人平易近人的 亲切感 博得大家的好感与支持 对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待 同时 为了工作 的效率性 准确性 文秘在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西 比如家 庭状况 性格爱好 日常生活等等 在他们中间树立良好的形象 二 文秘人际关系的方法技巧 美国成人教育家戴 卡耐基在调查了无数的明星 巨商 军政要员之后认为 一个人事业 上的成功 只有 15 是由于他的专业技术 另外 85 要人际关系和处事技巧 因此 我们应该主 动地 积极地同他人交往 努力建立良好的人际关系 要建立良好的人际关系可以从这么几个方面入手 1 寻找共同语言 交往双方有共同的话题 共同的语言 共同的体验和共同的情感 就意味 着交往有走向成功的可能 寻找这样的共同点就成为交往的关键 由于任何一个人都是多元性 的集合体 从文化 民族 地域 知识 能力 职业 年龄 个人经历 思想观点等 总能找 到共同语言的基点 以利交往的进行 酒逢知己千杯少 话不投机半句多 就是这个道理 这就 要求我们文秘人员在平常的工作中要细心留意 把握住他人特性 以便更好的寻求共同的话题 2 向对方有限度地敞开自己 以诚相待是人际交往中的基本的道德准则 交往中 一方要 吸引另一方 只有在一定范围内敞开胸怀 言明所求 唤起理解和同情 取得信任 交往才会成功 虚假遮掩 或表现出极强的自我保护性 对别人过于防范 都难于使交往成功 在一定条件下 应 该采取 欲取之 则先予之 的方法 合理地实施交往策略技巧 实现交往目的 对我们文秘人员 而言 要把握住一个尺度 那就是能言则言 不能言绝对不言 3 善解人意 站在对方的立场上考虑问题 己所不欲 勿施于人 成功的交往者总是善于 听取对方的言论 善于理解对方的意见和意图 总是能站在对方的立场上考虑问题 设身处地 为对方着想 考虑对方的需要 利益 兴趣 爱好和方便 减少给对方带来的麻烦 在交往中 尽管为此而付出了代价 但给组织或个人带来的利益将是稳定的 长期的 4 学会倾听 耐心地听别人讲话 尊重讲话人的情感和态度 既表示了你的涵养 又体现了 你对他的关心 任何人都需要倾听对象 当人们在生气 悲伤 愤怒 忧愁或兴奋 激动时 都希望有人来和自己交往 希望有人细听他们诉说衷肠 文秘人员在和来访者交谈时 要认真 听取来访者的诉说 热情接待 并根据情况及时作出理解 5 真诚的赞赏 每个人都希望获得别人的肯定 并据以确认自己的重要性 因此 内心都非 常渴望他人的赞赏 赞美对方的行为 往往会收到意想不到的效果 所以 文秘人员在交往中 不 要吝啬赞美 只要这种赞美是真诚的 健康的 发自内心的 无私的 适当的赞美 既可以给 对方带来快乐赢得对方的好感 又能得到对方真诚的理解和热情的支持与帮助 有利于做好本 职工作 6 沉着应付 人际交往中 时时会有意想不到的事情出现 这需要文秘人员具有应变能力 去应付突来的一切 因为交际活动绝对不依其中一方设计的 程序 走 要在变化中去重新调整 重新组织 去适应变化了的情况 缓和气氛 扭转形势 化解矛盾 变被动为主动 要学会巧妙地避 开所谈论的话题 模糊地对答 灵活地变通 避实就虚 运用幽默等处理意料之外的情况 摘摘 要要 秘书对上要处理好与领导的关系 对下要处理好与基层的关系 对内要处理好与同事的关 系 对外要与各种机构 各色人等打交道 从秘书的职能来看 无论是办文 办会 办事 还是辅助决策 协调关系 都需要秘书具有良好的人际关系 美国著名的人际关系交往专 家戴尔 卡耐基指出 人际关系是文明社会的精髓 人际关系是属于社会心理学的一个范畴 主要指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互 作用相互影响 其涵盖面包括个人在生活 生产及其他社会活动中形成的一切人与人之间的关 系 人际关系的特征是 第一是个体性 即和一般的社会关系不同 人际关系本质上表现在具 体的个体间互动的过程中 第二是情感性 即人际关系的基础就是人们彼此间的感情流动 这种情感倾向决定人际关系的和谐或非和谐 第三是对应性 即人际关系总是与人际行为 相对应 比如喜欢某人 便会表现出亲近和帮助对方的行为 而厌恶某人则会表现出回避 或攻击的行为 正因为人际关系具有以上特征 作为秘书能否根据工作需要地处理人际关系 就显得特别 重要 作为秘书由于其工作的特殊性 人际关系就显得特别复杂 承上启下 沟通左右 联系内外秘书正处于这些关系的中枢 对于秘书而言 人际关系越多 越融洽和谐 工作 就会越顺利 如果人际关系扭曲 那么工作就很难开展 秘书要想建立和谐的人际关系 首先要把握人际交往的特点 广泛性 从属性 复杂性 在秘书工作中 大量地与人 包括各方面的人 接触 打交道 处理各种各样的人际关系 这是它的一大特点 按照现代管理学的理论 如果说领导者日常所接触人员的数目是与其 层次成反比的 那么 辅助领导工作的秘书人员日常所接触人员的数目则是与其层次成正 比 例如 一名企业的领导 厂长或经理 所直接领导的人数要比基层的一名车间主任 甚 至班组长直接领导的人数要少得多 之所以这样 原因是为了防止领导陷入繁琐的事务之 中及搞乱管理工作的秩序 为弥补领导工作的这一缺陷 作为领导工作的重要辅助人 员 秘书 也就实际上是替代了领导而与各方面人或者说是广大的群众 发生这样或那 样的联系 因此 对于秘书工作来说 协调好方方面面的人际关系 也就显得十分的重要 了 作为秘书 要在工作当中协调好人际关系 首先要做到的是正确地认识人际关系的特点 我们说人际关系是人的社会关系的一种表现 但并非完全同于人的社会关系 而是作为社 会的人 依靠一种或几种媒介 通过人际间的交往而形成和一定信息与情感等方面相联系 的有机渠道 与人的社会关系相比 人际关系最重要的特点就是它的情感性特点 其中包 括以此为基础的人的认识 言行 举止及心理满意程度等方面的因素 人际关系的这个特 点表明 协调人际关系也就是要在人们相互间产生一定的情感的基础上来进行 认识到人 际关系的这种特点 秘书在工作中协调人际关系 就会认识和发现人际交往具有以下三个 方面的功能 第一 人际交往的集体组合功能 秘书处在行政事务管理的中枢位置上 与各个职能部门 及群众的方方面面发生这样或那样的联系 发挥着承上启下 联系前后 沟通左右的中间 作用 在这方面 尤为注重的就是要认清人际交往的集体组合功能 即通过人际交往能使 人们相互结合起来 组成一个整体 为既定的目标和相互的利益去工作 奋斗 获取最大 的成效 在人际关系的协调中 人际交往的集体组合功能告诉人们 一切由众多的人群所 组成的团体或组织 其中的信息传播 情感交流 工作沟通等方面的工作内容都在很大的 程度上要依赖人际交往行为才能得以进行和维持 同时 人际交往也打破了人际关系之间 那种相对闭合性 使之在共同的目标或利益的原则中聚集成集体的力量 来克服目标或利 益实现当中的种种障碍 并且产生集体存在的各种相应的规范 形成在相互制约 又相互 尊重的基础上 集体组织内人们共同的态度 语言 行动等方面的内容 所以 秘书注重 人际交往的集体组合功能 是协调好人际关系的一个重要途径 第二 人际交往的协作调节功能 秘书在处理各种行政事务性关系当中 为促使和达成集 体与集体 集体与个人 以及集体内部各个个体之间工作上 行动上的协调和默契 以及 行动步伐和节奏上的统一 保持集体活动与外界环境之间的和谐 取得工作 活动等方面 效益的共同目标 往往都需要通过人际交往的协作调节来不断地互通有无 彼此之间做到 互相通报 互相交流 共同协作 因此 秘书在人际关系的协调中 实现充分的信息交流 情感沟通 就能够使团体关系中的上下 左右 前后之间的方方面面的关系 利益 原则 等紧密地结合起来 做到把各方面的力量聚集在一起 形成一股强大而统一的力量 把各 项工作做得好上加好 如果不是这样 团体与团体 团体内部之间的人际交往不充分 在 人与人之间就会产生误会 隔阂 矛盾和纠纷 造成目标不统一 行动不协调 以致于团 体涣散 工作无法展开 第三 人际关系交往的心理健康功能 既然人际关系的内涵包括人与人之间彼此寻求满意 的心理状态的内容 那么 正确的人际交往 也就对于秘书工作人员来说 具有一种心理 健康的功能 这是因为秘书要协调好人际关系 不仅仅只是单纯出自自己工作的需要 同 时也由于职业的心理因素 在这种交往之中协调好人际关系 也能够使从事秘书工作的人 保持一种健康的心理状态 从事秘书工作的人都有这样的体会 在工作中保持人与人之间 的充分的思想情感的交流和沟通 保持实现人际交往行为所需要的条件 原则等 也是保 证个人心理健康成长所必需的 一旦在工作中 人际关系和谐 人际交往顺利 各个方面 的工作展开也就能得心应手 左右逢缘 工作的局面也就能够得以迅速地打开 工作的成 就也显而易见 反之 不仅会影 向到秘书身心的健康 也会使整个工作处于被动的状态 之中 认识到了人际关系的情感性特点及建立在这个特点基础上的人际交往功能 那么 秘书工 作者也就要学会并善于在工作中处理好各种工作 人事关系 协调人际关系的本领 就秘 书工作的基本特性来说 秘书工作是在