XX石油化工有限公司2008年内部控制手册第3部分内控矩阵(C)6-3工程项目管理业务控制矩阵

6 36 3 工程项目管理业务内部控制矩阵工程项目管理业务内部控制矩阵 会计报表认定会计报表认定 1 1 存在和发生存在和发生 真实性真实性 2 2 完整完整 性性 3 3 权利与义务权利与义务 4 4 估价或分估价或分 摊摊 5 5 表达和披露表达和披露 6 6 准确性准确性 会计报会计报 表项目表项目 业务业务 目标目标 业务风险业务风险控制点控制点适用单位适用单位 不相不相 容岗容岗 位位 控制点控制点 分值分值 控制点控制点 相关资料相关资料 相关制相关制 度索引度索引 1 12 23 34 45 56 6 1 1 项目组织管理项目组织管理 1 1 1 2 1 3 经营风险 组织不当 影响工 程项目实施 1 1 重点工程项目 由工程部提出项目管理体制和建设模式 报分管副总裁批准 需要成立 联合项目管理机构 以下简称 IPMT 的 由工程部牵头与相关部门和分 子 公司联合组成 IPMT 下设项目管理部具体负责工程项目的建设与管理 项目经理由工程部提名报分管副总裁 批准后聘任 其中新建特大项目和特殊项目作为总部直管项目 项目经理在中石化系统中选 聘 其他限上工程项目 由工程部委托分 子 公司组建项目管理部 分 子 公司提名项目经 理人选 报工程部审定 限下工程项目 分 子 公司可根据工作需要自行决定是否组建专门的项目管理部 组建专 门项目管理部并任命项目经理的 报工程部备案 工程部 分 子 公司或 项目管理部 以下简称分 子 公司 3批准项目管理体制和 建设模式 项目管理 机构和项目经理聘任 有关文件 1 18 5 1 18 6 1 13 3 1 1经营风险 人员能力不符合要 求 影响管理效果 1 2 项目管理部的安全 质量 投资 合同等关键控制岗位的负责人员 应当具备相应的执 业资格 如安全工程师 质量工程师 造价工程师 企业法律顾问或建造师等 分 子 公司3执业资格证书 1 3 2 2 2 工程招标工程招标 1 3 3 1 经营风险 合规风险 未按 规定开展项目招标 违反国 家法律法规 造成损失 2 1 依照中国石化有关规定必须招标的 分 子 公司或总部直管的项目管理部 以下简称 分 子 公司 组织工程建设项目 EPC 总承包 勘察 设计 监理 采购 施工 招标活动 招标方案 招标申请 招标文件 评标委员会成员名单和招标结果报中国石化建设工程招标 投标办公室审批 分 子 公司经办 审批 5招标方案 招标申请 招标文件和招标结果 批准文件 1 18 3 2 18 3 1 2 2 1 3 1 经营风险 合规风险 未按 规定签订合同 违反法律法 规 造成损失 财务风险 交易不真实 影 响财务报告 2 2 分 子 公司按照法律事务部发布的示范文本 订立工程建设合同 经法律事务部门审核 按规定权限对外签署 分 子 公司4合同1 12 1 在建工程 3 3 开工准备开工准备 1 1经营风险 未签订项目法人 责任书 造成责任不落实 3 1 限上工程项目由工程部与分 子 公司经理 董事长 签订项目法人责任书 经工程部 确认 分 子 公司依照项目法人责任书进行绩效考核和奖惩兑现 工程部 分 子 公司 2限上项目法人责任书 1 1 3 1 经营风险 合规风险 违反 法律法规 影响工程项目实 施 3 2 分 子 公司负责依法取得建设用地 城市规划 环境保护 消防等方面的行政许可 分 子 公司2行政许可批复 1 1经营风险 项目总体统筹控 制计划未按规定编报 影响 项目实施 或导致管理信息 失真 3 3 分 子 公司在基础设计批复后的一个月内 编制完成限上工程项目的总体统筹控制计 划 重点工程项目的总体统筹控制计划报工程部组织审查并批准 其他限上工程项目的总体统筹 控制计划报工程部备案 2总体统筹控制计划2 18 1 3 1合规风险 违反法规 影响 项目实施 3 4 分 子 公司应当依法向政府授权的石油化工工程质量监督机构办理建设项目工程质量 监督申报手续 并取得监督注册通知书 分 子 公司2监督注册通知书1 18 4 1 1 3 1 经营风险 未按规定编制审 批开工报告 影响项目实施 3 5 在列入年度固定资产投资计划且其他开工条件准备基本就绪后 分 子 公司应当按照 工程部的规定 编制建设工程项目开工报告 工程部负责审批限上工程项目的开工报告 限 下工程项目的开工报告 由工程部委托分 子 公司审批 工程部 分 子 公司 2开工报告1 18 5 4 4 工程实施工程实施 1 1经营风险 未审查相关计划或 编制项目管理手册 影响工 程项目实施 4 1 重点工程在总体统筹控制计划批准后的一个月内 由分 子 公司编制项目管理手册 并 报工程部备案 分 子 公司应对限上工程项目的监理规划和监理人员派遣计划提出审查意 见 实施 EPC 总承包的 应对工程项目管理实施计划提出审查意见 分 子 公司2相关计划的审查意见 项目管理手册 1 18 4 4 2 安全生产与质量控制 1 1 1 2 经营风险 监理或监控不到 位 影响工程的安全或质量 4 2 1 分 子 公司检查并监督施工单位或 EPC 总承包单位现场工程质量保证体系和安全生 产保证 或 HSE 体系的有效建立和自律运行 工程项目委托监理的 可以通过监理单位实 施检查和监督 有关情况应在监理月报中反映 分 子 公司2监理月报 1 3 2 1 1 1 2 经营风险 关键岗位人员和分 包单位资质 资格不符合要 求 影响工程的安全或质量 4 2 2 分 子 公司应当审核工程监理人员 质量检查人员 安全管理人员的配备情况和资 格证书 并核验特殊工种人员的上岗资格和施工分包单位的企业资质 分 子 公司2资格 资质审核记录1 3 2 业务业务 目标目标 业务风险业务风险控制点控制点适用单位适用单位 不相不相 容岗容岗 位位 控制点控制点 分值分值 控制点控制点 相关资料相关资料 相关制相关制 度索引度索引 会计报表认定会计报表认定 会计报会计报 表项目表项目 1 1 存在和发生存在和发生 真实性真实性 2 2 完整完整 性性 3 3 权利与义务权利与义务 4 4 估价或分估价或分 摊摊 5 5 表达和披露表达和披露 6 6 准确性准确性 1 12 23 34 45 56 6 1 1经营风险 未跟踪落实整改 造成损失 4 2 3 分 子 公司参与设计交底和图纸会审 对工程详细设计存在的漏项和缺陷 以书面 形式要求设计单位限期整改 分 子 公司3书面整改意见1 18 4 1 1 1 2 经营风险 施工方案未按规 定审批及违反安全环保规定 影响工程项目实施 4 2 4 分 子 公司批准工程项目 建设工程或单项工程 的施工组织设计 重大施工方案 和安全专项施工方案 大件吊装的施工方案报工程部组织专家论证 限上工程项目的施工组 织设计和重大施工方案 必须包括危险源和重要环境因素的识别 评估以及风险控制和应急 预案有关内容 工程部 分 子 公司 3施工组织设计 重大施工方案 安全专项施工方案 专家论证记录 1 3 2 1 1经营风险 物资 设备未经质 量确认 造成损失 4 2 5 工程建设物资 施工机械 检测设备进场前 须经监理工程师检查确认 未委托监理 的由分 子 公司质量管理人员检查确认 未经签字确认 不得在工程中使用或安装 分 子 公司3质量检查确认记录1 18 4 1 1经营风险 对工程关键部份未 按规定监督 造成损失 4 2 6 隐蔽工程 关键部位和重要工序 建设单位或监理单位须实施旁站监督 工程项目委 托监理的 未经监理工程师签字确认 不得进入下一道工序施工 分 子 公司2工序验收记录1 18 4 1 1 1 2 3 1 经营风险 合规风险 施工 违反 HSE 管理规定或法律法 规 造成损失 4 2 7 分 子 公司依照法律 法规 标准和股份公司有关规章制度 规范施工现场的职业 健康安全和环境管理 及时组织处理重大安全隐患 分 子 公司2监理报告 安全隐患处理记录 1 18 4 1 1 1 2 经营风险 未组织检查或未 及时整改 造成损失 4 2 8 分 子 公司在坚持日常巡视检查的基础上 组织定期或不定期的工程质量 安全和 文明施工大检查 召开讲评会并留下记录 重点工程项目的工程质量大检查 安全和文明施 工大检查每年分别不得少于两次 其检查结果报工程部备案 工程部 石油化工工程质量监督总站 负责组织股份公司层面的工程质量大检查 工程部 分 子 公司 3工程质量大检查总结 检查记录 1 18 4 4 3 计划管理与进度控制 1 1经营风险 未按规定编制进 度控制计划 影响项目实施 4 3 1 重点工程项目的建设单位应当根据批准的总体统筹控制计划 组织深化和优化一级进 度控制计划 明确工程实施的关键线路 一级控制点和单项工程中间交接时间 并以此为依 据 展开进度控制总体目标的层层分解与落实 安排监理单位深化和优化单项工程实施阶段 的二级进度控制计划 组织其他有关各方深化和优化单项工程施工 详细设计和物资供应等 的三级进度控制计划 负责实施其他工程项目的分 子 公司 可以根据工程实际情况 参照前项规定执行 分 子 公司2进度控制计划1 18 5 1 1经营风险 未按规定编制和 报批项目实施计划 影响项 目实施 4 3 2 根据股份公司下达的年度固定资产投资计划 限上工程项目由分 子 公司编制年度 工程实施建议计划并报工程部 工程部组织编制股份公司年度固定资产投资工程建设项目实 施计划并报总裁批准后下达 限下工程项目的年度工程实施计划 由分 子 公司经理或其 授权的副经理批准后下达 分 子 公司编制的季度工程实施计划 由分 子 公司经理或其授权的副经理批准后下达 工程部 分 子 公司 2年度工程实施计划 季度工程实施计划 1 18 5 1 1经营风险 未评估进度偏差 的影响或未落实纠偏措施 造成工期延误 4 3 3 分 子 公司应当按照工程部的规定 组织制订建设工程项目的工作结构分解系统 开展进度测量工作 衡量当期工程实施进度的偏离程度 并评估当期偏差对工程总体进度控 制目标的影响 如果存在影响工程总体进度控制目标的重大偏差 分 子 公司应当会同其他建设各方制订 并落实纠偏措施 限上工程项目需要调整总体统筹控制计划和 或年度工程实施计划的 应 报工程部批准 工程部 分 子 公司 3进度分析 纠偏措施 1 18 5 4 4 合同管理与投资控制 1 1经营风险 未实施预算控制 影响项目实施 4 4 1 分 子 公司应当根据批准的总体设计或基础设计概算 建立涵盖工程实施各类费用 的预算管理体系 组织实施限额设计 限额采购 包括施工 监理等的招标发包 分 子 公司3项目预算1 18 5 1 1 2 1 经营风险 财务风险 未按 规定审核或复核材料预算和 工程计量 导致超计划投资 影响财务报告 4 4 2 分 子 公司审核施工单位或 EPC 总承包单位材料预算和工程计量 工程项目委托监 理的 应对监理单位审核的材料预算和工程计量进行抽样复核 分 子 公司2审核 或复核 记录1 18 5 在建工程 1 1 3 1 经营风险 未制订并严格执行 工程变更程序规定 造成损失 合规风险 需经政府部门审定 的 未办理相关手续 违反法 4 4 3 分 子 公司应当制订处理工程变更的程序规定 发生工程变更的 应按规定程序审 批 分 子 公司经办 审批 2工程变更管理规定 工程变更审批记录 1 18 5 业务业务 目标目标 业务风险业务风险控制点控制点适用单位适用单位 不相不相 容岗容岗 位位 控制点控制点 分值分值 控制点控制点 相关资料相关资料 相关制相关制 度索引度索引 会计报表认定会计报表认定 会计报会计报 表项目表项目 1 1 存在和发生存在和发生 真实性真实性 2 2 完整完整 性性 3 3 权利与义务权利与义务 4 4 估价或分估价或分 摊摊 5 5 表达和披露表达和披露 6 6 准确性准确性 1 12 23 34 45 56 6 律法规 1 2 2 1 3 1 经营风险 财务风险 未按 合同约定结算 造成损失 影响财务报告 4 4 4 分 子 公司按照合同约定的程序和方法 计算并办理合同款项 索赔费用的支付和 结算 质量保证金必须依照合同约定的比例予以扣除 分 子 公司经办 审批 3结算凭证 在建工程 1 4 2 1 经营风险 财务风险 未按 规定上报或批复工程进度 影响项目实施 影响财务报 告 4 4 5 分 子 公司按月上报限上项目工程进度 工程部及时确认并书面回复分 子 公司 作为支付工程款的依据 工程部 分 子 公司 2工程进度报表 工程进度确认表或批 复文件 在建工程 1 3 2 1 经营风险 财务风险 动用 工程预备费未按规定报批 造成损失 影响财务报告 4 4 6 由于设计漏项 工程变更 价格波动 政策调整以及其他不可预见因素 需要动用工 程预备费的 报工程部会商有关部门后批准 工程部 分 子 公司 2动用工程预备费批准 文件 1 18 5 在建工程 1 1经营风险 未按规定办理中 交手续 影响工程项目实施 4 5 工程项目 建设工程或单项工程 具备中间交接条件的 分 子 公司应当组织其他建 设各方 在分单元 分专业开展中间验收的基础上 共同签署工程中间交接证书及其附件 并由工程质量监督机构对中间交接过程签署监督意见 分 子 公司2中间交接资料1 18 1 1 1 经营风险 未按规定编报重点 项目月报 造成管理信息失真 4 6 分 子 公司按规定编制重点工程项目月报 并报工程部 分 子 公司2重点工程项目月报 5 5 生产准备与试车生产准备与试车 1 1 经营风险 未按规定编制生产 准备工作纲要 影响项目实施 5 1 分 子 公司编制生产准备工作纲要 并将生产准备与试车工作全面纳入建设工程项目 的总体统筹控制计划 分 子 公司2生产准备工作纲要1 18 1 1 1 经营风险 未按规定编报和审 批总体试车方案 影响项目实 施 5 2 分 子 公司应比计划投料试车时间提前半年编制完成总体试车方案 重点工程和特殊 项目的总体试车方案 由工程部组织审批 其他工程项目的总体试车方案 由分 子 公司 组织审批 报工程部备案 工程部 炼化分 子 公 司 3炼化工程项目的总体 试车方案及批准文件 1 18 1 1 1经营风险 未按规定编报和 审批试车方案 影响项目实 施 5 3 分 子 公司负责联动试车 投料试车方案的编制 审批并组织实施 工程部负责组织重点工程项目投料试车条件的检查确认 工程部 炼化分 子 公司 2炼化装置投料试车方案 投料试车条件的检查确 认记录 1 18 1 1 1 经营风险 未按规定编报试车 工作总结 降低管理控制效果 5 4 在投料试车结束后的半年内 分 子 公司应当编制完成试车工作总结 报工程部备案 炼化分 子 公司1试车工作总结1 18 1 6 6 竣工验收竣工验收 1 1经营风险 未及时组织生产 考核 影响项目管理效果 6 1 在投料试车并产出合格产品后的三个月内 分 子 公司负责组织生产考核 限上工程 项目的考核评价报告和生产考核总结 报工程部备案 分 子 公司2考核评价报告和生产 考核总结 1 18 2 1 1 2 1 经营风险 财务风险 未按 规定组织决算 造成损失 影响财务报告 6 2 分 子 公司财务部门组织编制建设工程项目竣工决算 重点工程项目的竣工决算应在 产出合格产品后的一年内完成 其他限上工程项目的竣工决算应在产出合格产品后的六个月 内完成 限下工程项目的竣工决算应在产出合格产品后的三个月内完成 限上项目由股份公司审计部组织财务竣工决算审计 限下项目由分 子 公司审计部门组织 竣工财务决算审计 经审计的工程财务竣工决算超过设计概算的 分 子 公司应向总体或基础设计审批部门申 请调整设计概算 总体或基础设计审批部门组织有关单位审查并提出审查意见 报请总裁批 复 并以批文为准 审计部 发展计划部 分 子 公司 3竣工决算报告1 18 2 在建工程 3 1合规风险 未按国家有关规 定进行各项专业验收 6 3 分 子 公司依照有关法律 法规 行政规章 组织落实环境保护 消防 劳动安全 职业卫生 工程档案等项专业验收工作 分 子 公司2专业验收报告1 18 2 1 1 2 1 经营风险 财务风险 未按 规定组织竣工验收 造成损 失 影响财务报告 6 4 工程部负责组织重点工程项目的竣工验收 其他限上工程项目由工程部委托分 子 公 司组织竣工验收 限下工程项目的竣工验收 由分 子 公司自行组织 建设工程项目经竣工验收合格后 由竣工验收委员会成员签署竣工验收证书 竣工验收证书 竣工验收报告及其附件 报工程部备案 工程部 分