规范公文管理 提高办文质量

1 / 6规范公文管理 提高办文质量总经理办公室是公司行政公文处理的主管机构，并指导公司属下各部门行政公文处理工作，公文管理工作是总经办的重要工作之一。规范公文管理，提高公文流转的准确性、及时性、安全性和保密，对于加强公司经营决策和生产安排的准确性、时效性，具有重要的意义。一、公文管理和公文管理制度公文管理公司公文，是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和实施管理活动的重要工具。公文管理包括公文拟制、办理、管理、整理（立卷） 、归档在内的一系列衔接有序的工作。公文管理工作是企业的一项基础性工作，不能简单等同于收收发发，要做到及时、准确、保密。它是保证公司经营决策正常实施，以及公司规章制度畅通执行的桥梁和纽带。公文管理制度公文管理制度是处理公文的依据，它的内容须符合公司经营发展的方针、政策。制定公文管理制度是为了解决在公文处理中所遇到的实际问题，推动文书工作顺利进行，确保每一份公文能在规定时间内迅速、及时地到达阅读人员手上；是明确规定公文的文件名称、行文关系、制2 / 6发程序及规格体式，维护公文的权威性和严肃性的保证。公文管理制度中的有关规定和应注意的问题是公文处理的一个重要组成部分，加强公文管理是各级部门的一项重要职责，这项工作做的好与坏，不仅影响公文处理，而且关系到企业机密的安全。二、珠钢公文管理的现状及存在问题公司在 2016 年制发了行政公文管理规定 。规定中明确指出公文制办的有关条款、标准、要求，是各部门行政公文处理的依据。自电子政务系统投入运行起，公司要求实行公文处理单轨运行，采用上网流转处理。但由于电子政务系统仍存在一些技术上的问题，如文件归档、文件完整性等，导致不能实现全部公文网上呈批。而在处理公文时常见问题如下：混淆使用公文种类在行政公文管理规定中，公司现在常用的文种主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等九种，在实际使用中，如“XXXX 事故应急疏散程序” ，按规定没有此文种，如要发此类文件，应将其归为正式文种上，应为“关于印发XXXX 事故应急疏散程序的通知” ；又如“XXXX 感温电缆的请示报告” ，此文件是报告还是请示呢？“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但3 / 6不得同时抄送下级单位；而“报告”中并不能夹带请示事项。不按行文用途使用文种以及不按行文关系使用文件的情况经常发生。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定。上行文、下行文和平行文分类不清晰公司按实际情况要求将需处理的公文按上行文、平行文、下行文进行分类。属上行文的请示、报告、意见类文件，以“珠钢责”归类；属平行文的意见、函，以“珠钢责函”归类；属下行文的批复、通知、通报、意见、决定等文种，则以“珠钢责发”归类，并按顺序编排文号。每种公文都有不同的文件格式（文件头） ，但实际操作中往往会出现张冠李戴的情况，制办人分不清什么是上行文、平行文、下行文，经常用错文件头，套错文件格式。不恰当选用主题词。公文主题词必须从公文主题词表中所列的词条选用，不能随意选择；并在标注主题词时必须将文种标示出来。但很少文书人员注意到该规定，只根据自己的想法或经验来确定主题词，这是不正确的。如果真的因为实际情况需要，而该此无法在公文主题词表找到句必须标注主题词表以外的词，应在其后起标“” ，以示为自由词。公文中结构层次不规范4 / 6在公文的数字用法中，一般都会使用阿拉伯数字。叙述使用结构层次经常出现不明确现象，正确的结构层次应该分为：第一层是“一” ，第二层是“（一） ”，第三层是“1”，第四层是“（1） ”，不能逆向使用。在同一份公文中，数字的使用须前后一致。发文范围不明确以公司名义印发的涉及全局性工作的公文，一般发至公司属下各部门及集团协作单位；涉及局部性的公文，只印发至有关部门。但根据有关规定，制办人员必须清楚列明该文应发至哪几个部门，不能一概而论，以防止有关文件内容外涉，产生不必要的误会，须做好文件的保密工作。文件制发后跟踪落实不到位行政公文管理规定中明确指出，各部门收到公司批转、转发和印发的公文后，应按要求如期办理，并及时将办理情况反馈给总经理办；上报的公文，主办部门在呈报 15 个工作日后即行催办上级部门直至有结果为止，并将催办情况及结果报总经理办备案。但在实际工作中，几乎没有做到这一点，公文下发就算完成任务，督办工作没有及时展开，无法了解文件执行的情况。以上列举的是在办文过程中经常被忽略、容易出错的环节，因此，在公文制办工作中必须十分清楚有关的标5 / 6准和具体要求，保证制办公文的质量。三、规范公文管理的对策和建议建立健全的管理制度并严格执行，是做好公文管理工作的关键所在。管理必须以严格的规章制度为前提，以此来规范每个环节的工作。为此，公司早在 2016 年就建立了行政公文规范管理规定 、 印信管理规定等规章制度，用来约束和规范公文管理工作。有了制度，如何严格执行就是十分关键的问题，在日常工作中，要注意从每个环节做起，做到制度到位，程序明确，检查及时。在公文管理过程中，要按照制度要求对每个环节进行严格把关，按行文规则和格式要求认真执行、检查。如在日常工作中遇到公文不规范时，应坚持反复修改，直到符合规范要求，保证公文的规范性和严肃性。同时必须根据实际情况不断修改完善相应的规章制度，提高公文管理制度的可操作性。结束语：公文管理是一个系统工程，同时也是要求很高的一项工