民营企业档案工作特点及监管调研报告

第 1 页 共 6 页 民营企业档案工作特点及监管调研报告民营企业档案工作特点及监管调研报告 民营企业档案是指民营企业在筹建 生产 经营 管理等社会活动中直接形成的对自身以及国家 社会 具有保存价值的文字 图表 声像等不同形式的历史 记录 相对于国有企业 民营企业的档案工作除具有 非公共性和封闭性外还有着以下几种鲜明的时代特点 众所周知 在计划经济时代国有企业只能在政府 意志下严格按照国家计划从事各项活动 企业自主发 展权极为有限 这也决定了企业档案工作自主发展权 有限 在社会主义市场经济初步确立的今天 国有企 业普遍建立了法人治理结构 企业自主发展权有了极 大的提高 但由于所有权国有 企业仍不可避免地留 下一些计划经济的烙印 企业管理中处于从属地位的 档案工作也是如此 与国有企业不同 在市场经济条 件下产生发展起来的民营企业 对自身的资产具有完 全的所有权和支配权 它与政府不存在被领导与领导 的关系 它完完全全以市场为导向 走自我约束 自 我抉择 自负盈亏和自我发展的道路 自然 作为企 业储备技术 储备文化 内含大量商业密秘和知识产 第 2 页 共 6 页 权的企业档案 民营企业对它的自主权也是不言而喻 的 首先 企业对自身的档案具有独立支配权 企业 档案非依法律不受他人使用和干涉 这意味着企业对 档案享有独立占有和独立收益的权力 这两项权力正 是企业档案工作自主发展的最基本条件 其次 民营 企业在档案工作上依法享有根据自身情况和市场变化 选择适合自身发展的档案管理组织形式和工作方式的 权力 企业是以赚取利润为目的的经济组织 民营企业 尤甚 相较于国有企业 民营企业在机构设置和人员 配置上更加注重效益性 市场经济本质上是一种竞争 经济 从整个经济环境看 市场竞争对企业提出了更 高的管理机制要求 精简机构 精简管理人员 降低 管理成本 集中资源 强化发展核心事业是民营企业 面临市场竞争的必然选择 因此 民营企业在内部事 务上总是追求以最少的代价获取最好的效益 具体到 档案的管理上 当企业规模很小 形成的档案材料有 限时 企业往往只指定专人或兼职人员负责保管档案 当企业规模很大 或发展时间较长 企业在管理 经 营 生产和科研活动中形成的文件材料很多 且门类 复杂 整理 保管和提供利用的工作量很大时 企业 才会成立专门的机构来负责这项工作 第 3 页 共 6 页 一是民营企业档案管理的主体呈多元化 不仅对 科技档案 其它如经营销售档案 合同档案 知识产 权档案 民主管理档案 企业资产档案以及企业文化 档案也越来越受到关注 二是档案载体呈现多样性 不仅有纸质档案 还 有照片 软盘 光盘 录音 录像档案 随着信息技 术的发展 以网络为载体的档案也呼之欲出 三是管理模式上的多样性 正如国家档案局长毛 福民指出的哪样 企业档案实行统一管理是企业内 的档案工作要统一领导 统一制度 档案部门和档案 人员要统一管理企业的全部档案 民营企业与民营 企业之间 民营企业与国有企业之间是有很大差别的 档案管理模式也是千差万别 哪种整个行业或整个地 区的统一领导和统一模式在民营企业中不可能存在 这是与民营企业档案工作的自主性相伴生的一种 特性 民营企业在对其自身档案具有独立支配权的同 时 由于其管理者素质的差异和对档案工作重视程度 的差别 在档案工作上往往存在很大的随意性 这导 致不少问题 例如档案管理人员不专业 经常变动 缺乏严格的档案管理制度 档案法制观念薄弱 硬件 设施不配套等 最终导致民营企业整体档案管理水平 低下 第 4 页 共 6 页 针对民营企业档案工作的这些特点 档案行政管 理部门应如何加强监管呢 笔者认为 应提高一种意 识 抓住两个重点 搞好三项服务 探索社会化协作 之路 依法监管是加强民营企业档案工作的有效手段 应从三个方面入手 一是大力开展 档案法 和 档案法实施办法 的宣传工作 增强民营企业管理者的法制意识 使他 们认识到建立和管好档案的重要意义 认识档案的潜 在效益和长远价值 从而自觉做好档案工作 自觉接 受监管 二是针对性的制定民营企业档案管理实施细则 以便在工作中有所遵循 三是要对民营企业档案工作实施登记管理 定期 进行执法检查 对其建档 保管条件 档案工作人员 资质认证 档案出卖与转让 档案销毁等进行全程监 督和检查 依法对违反 档案法 的情况进行查处 民营企业规模不一 变动频繁 无主管部门 档 案管理相对滞后 给监管工作带来诸多不便 必须坚 持抓重点监管 一是抓住有一定规模的民营企业作为监管重点 规模企业毫无疑问对经济和社会发展具有更大的影响 第 5 页 共 6 页 力 其档案对于国家 社会的价值普遍更大 二是要把重要档案作为监管重点 维护企业利益 民营企业要在激烈的市场竞争中要保持竞争力 必须 维护自身商业密秘和商业利益 尤其是在加入 wto 后 随着市场的开放和关税壁垒的拆除 企业将面临空前 激烈的市场角逐和前所未有的竞争压力 这又集中在 产品竞争上 因此加快新产品研发具有十分重要的意 义 科技档案将是不可缺少的文献 同时 竞争中还 经常涉及到知识产权 商标 信誉等无形资产的保护 问题 在报章杂志上经常可以看到 许多企业忽视商 标 专利保护 商标被人抢注 专利被人侵害 造成 重大损失 因此 管理好企业的商标档案 专利权档 案 知识产权档案以及关乎企业商业机密的档案 在 必要时候能够发挥凭证价值 维护好企业的利益 此 外 企业在经营活动中 往往又不可避免地会涉及到 商业纠纷 合同档案和财务档案也就必不可少 民营企业是新生事物 档案行政管理部门应跳出 传统的思维定势和工作方式 切实转变工作作风 把 工作的重心转到服务上来 一是要根据民营企业特点 搞好指导 咨询和培 训 要为企业印发 制定相关业务规范和技术标准 为其建档排忧解难 第 6 页 共 6 页 二是要搞好典型示范 突出抓好几个典型 及时 推广典型经验 以点带面 推动民营企业档案工作规 范化 同时 本着自愿的原则 让民营企业参加相应 等级的档案管理认定 三是要平等对待民营企业的档案人员 对符合条 件的可推荐参加考评专业技术职务 对业绩突出的 档案行政管理部门应依法予以表彰 不可否认 档案工作在民营企业中处于 说起来 重要 做起来不要 的尴尬境地 档案本身并不直接 为民营企业带来利益 因此 民营企业管理者不会对 它投入过多的人力财力物力 普遍抱有 既要马儿跑 又要马儿少吃草 的思想 那么 怎样才能使民营企 业实现既降低成本又能规范档案管理呢 深圳市档案 局在这方面做了成功的探索 1998 年 8 月 该局成 立了档案寄存中心 企业可以根据自己的意愿选择 工作外包 的方式管理本