档案室管理制度

一 总则 为公司发展需要 加强公司档案的管理和收集 整理 改善以 往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端 有效保护和运用 档案 特成立档案室并制定档案室管理实施细则 公司档案管理实行各部门收集归档 档案室集中分类保管 提 供利用的原则 二 档案室规划 一 档案室应处在一个通风良好 干燥 光照不强且场地面积较 大的场所 办公大楼空闲的中大型办公室中 3 楼现有的储物室 是很好的选择 可以变为公司档案室 二 办公设备要求 1 按各部门档案分类规划 每个部门标配档案柜 2 个 特殊部门按 照实际情况可增加档案柜 2 配备电脑 打印设备一套 3 必备办公用品 档案盒 装订设备 印章等 及防虫 防霉 防 潮 防火设施 4 由前台以及行政经理各拿一把钥匙 做为保管 不得转交他人 前台做好查询档案人员的所在部门 姓名以及来访时间和离开时间 并陪同查询 一定要有 2 人及以上在场 三 文件材料的归档 一 文件材料归档范围 文件材料归档 指公司在运营发展中及各部门在完成其职能活动中 形成的可能成为工作中的依据 可供参考 借鉴的文件材料由前台 进行收集 按公司统一的分类方法分类整理 保管 并按公司规定 移交期限移交公司档案室汇总整理 以提供利用 二 文件归档要求 1 各部门应指定专职人员 文员 进行文件的收集 整理工作 并 按本细则中规定的移交时间 完整 系统地交与前台 2 档案的登记制度 档案文件收进 发出 借出都要进行严格的登 记登记便于掌握文件的去向 并且方便收回 3 将整理完毕的文件 随即收集归档 4 对整理完毕的文件进行检查 是不是有残缺的或不全 如有应及 时追回补上 以免时间一长 找不到责任人 5 注意活动中的文件的归档 指公司领导人及有关人员外出开会 的会议文件和参加公务活动 培训形成的与本机关有关的文件材料 6 文件归档必须填写 文件归档清单 格式如下 序号 文件题名 份数 归档部门 移交人 接受人 时间 保存期限 备注 四 文件材料的分类及各类文件材料归档制度 一 文件材料的类别 依据各类文件材料的内容 事件的不同 将公司各类文件材料分 为管理性文件类 工程项目文件类 质量管理体系文件类 会计文 件类 人力资源管理文件类 合同文件类 设备文件类 特殊载体 档案类八大类 二 各类文件材料管理制度 1 管理性文件类 管理性文件归档范围 企业根据其性质不同 分为行政管理类及经营管理类两类 管理性文件材料的归档制度 归档的文件材料必须字迹清楚工整 文件格式符合要求 避免使 用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等不耐久的书写材料 归档的文件材料要完整 系统 准确 归档的文件必须是原件 保持归档文件材料之间的历史联系 分类 立卷和编目编号 管理性文件材料的归档日期和期限各类管理性文件 由各部门的 助理将应归档的文件整理好 交于前台归档 管理性文件材料的归档份数 各类管理性文件材料一般归档一式一份 公司编有发文号的文件归档两份 一份归入案一份用以编发发文 汇编 其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当加其他归 档份数 2 工程项目文件类 归档的工程项目文件材料要完整 系统 准确 归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字认可手续完备 竣工图应每页加盖竣工图章 工程项目文件材料的归档时间工程项目文件材料应在项目竣工验 收后三个月内必须交由前台归档 公司对工程项目文件材料归档一式一份 套 3 质量管理体系文件类 质量管理体系文件归档范围 质量体系文件指公司在质量管理体系认证 实施过程中形成的 各类企业标准 作业指导 技术规范 检验规程 质量记录及其在 内部质量体系审核 第三方监督认证审核 外审 及文件控制过程 中形成的各类记录 质量体系文件归档制度 所有质量管理体系文件的编制 发放及管理 修改 评审必须严格 遵照 文件控制程序 执行 质量管理体系文件归档时间 所有质量体系文件的正本由档案室集中保管 质量管理体系审核过程中形成的各类记录文件应在每年认证中心 监督审核及其纠正预防措施得到认可后三个月内移交前台归置档案 室 4 合同文件材料类 合同文件材料的归档范围 凡是公司与其它经济组织或个人之间订立的合同文本 预 结 算 书 合同订立过程中形成的建议书 可行性研究报告 章程 资信 调查材料 意向书 担保书 委托书 批准书 确认书 达成协议 的来往文件 合同履行过程中产生的相关文件 工商登记材料 以 及有关合同修改补充 转让 变更 解除 调解 仲裁 终止等方 面的文件材料 都应当整理归档 合同文件材料的归档要求 凡归档的合同文件材料必须是原件 归档的合同文件材料应按合同项目分别整理 区分保管期限 合同文件材料归档时间 合同成立后 业务部应将属于归档范围的合同文件材料收集齐全 系统整理 经部门负责人审查后交前台归置档案室 前台在收到业务部移交的合同文件材料后 将整套资料复印一份 交财务部备案 合同履行中 有关部门还应指定经办人员负责继续收集 积累对 合同内容所产生的各种文件材料 以保证合同档案的齐全完整 合同文件材料的归档份数 合同文件材料一般归档一式一份 重要合同应归档两份或多份 5 会计档案类 会计档案的范围 会计档案是指会计凭证 会计帐薄和财务报告等会计核算专业材料 会计档案的归档要求 公司每年形成的会计档案 应当由财务部门负责整理立卷 装订 成册 编制会计档案保管清册 会计档案应做到齐全 完整 6 人力资源管理文件类 人力资源档案收集范围 员工个人文件材料 员工个人文件材料一般会形成两种类型 一种是企业管理员工过程 形成的管理性文件材料 另一种是记录员工个人在本企业工作情况 的文件材料 员工个人的文件材料通常会形成以下几种 a 个人履历登记表 培训证书 技术登记证书 学术成绩情况的证 明材料 社会保险单据 任免 录用 聘用 奖惩 考 评的文件材料等 公司年度培训计划及培训实施记录 培训实施效果评估 员工公益活动组织情况记录 公司员工档案的归档要求 公司人力资源部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档 归档的材料必须真实 文字清楚 公司员工档案归档份数 公司员工档案一般归档一式一份 公司员工档案的归档时间 每一个员工被公司正式录用后 人力资源部应及时建立有关的员工 档案 7 设备文件材料类 设备文件材料 含办公设备文件材料及施工 检验设备文件材料 归档 设备文件材料的归档要求 归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况 归档设备文件应完整 系统 成套 设备文件材料的归档时间 外购设备的随机文件 在设备开箱验收后应即时收集归档 在设备安装 调试 使用 维修 改造过程中形成的文件材料 应在每一阶段工作结束后 将有关文件材料及时收集归档 8 特殊载体文件类 特殊载体档案收集范围 特殊载体文件材料是用声音和图像 实物等形成记录的各项重要活 动的信息记录 形成的主要种类有照片 录影带 录像带 实物等 特殊档案的归档要求 特殊载体档案必须是原件 录音 录像文件应保证载体的有效性 确保影像清晰 画面完整 长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘 所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明 实物档案归档时间 特殊载体档案最好做到随时归档 三 档案的立卷整理 1 卷内目录是指卷内文件目录 在每一卷文件的最前面 都必须填 写卷内文件目录 用以介绍卷内文件的内容和成分 就像一本书的 目录一样 以便查询利用 卷内目录格式如下 卷内文件目录 序号 文号 责任者 题名 日期 页号 卷内文件目录 序号 应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件的 顺序 一个文件一个号 文件编号 应填写文件文号或图样的图号 或设备 项目代号 责任者 应填写文件形成部门或主要责任者 文件题名 应填写文件标题全称 日期 应填写文件形成日期 页 号 应填写每份文件首尾页上标注的页号 卷内文件目录填好后 应制作一式两份 除放置一份于卷首外 其余一份做 档案目录 2 卷内备考表 备考表是用来说明卷内文件状况的 应放在全卷文件的最后 备考 表项目有 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 本卷情况 说明 填写卷内文件缺损 修补 补充 移出 销毁等情况 3 拟写案卷标题 案卷标题的拟定应做到题文相符 简炼准确 其拟写结构通常是 年度 问题 名称 如 2004 年度各项会议纪要 2004 年度各部门工作总结 报告 等 4 填写案卷封面 案卷封面统一使用国家标准的各级档案行政管理部门监制的封皮 填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写 字要端正规范 大小适中 并要求醒目 以便长期保存 案卷封面的栏目有 全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 保 管期限 件 页号 归档号 档号等 各栏目的填写方法 a 全宗名称 填写公司全称填写在案卷封面的第一横栏内 b 类目名称 按上所述 公司文件分为八大类 按卷内文件反映的 问题不同 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 对号入座 明确其所属类别 c 类目名称填写在封面的第二横栏内 案卷名称 即案卷标题 填 写在案卷封面的大方栏内 字体要稍大些 笔工清晰工整 排列匀 称 位置适中 美观醒目 d 时间 填写案卷的所属年度 e 保管期限 根据立卷后划定的保管期限填写 f 归档号 因公司未实行部门立卷 可以不填 5 案卷的装订 案卷的装订 是为了固定文件之间的排列顺序 保护文件不受损坏 和防止散失 便于保护利用 图纸可不装订 但同一项目应统一 单份装订的案卷应逐件加盖档号章 档号章的位置在每份文件首页 的右下角 6 档号章格式 目录号 即档案目录号 简称目录号 每一本档案目录