构建并激发强大的项目管理的机制能力(2006-11-19)

中建一局建设发展公司 第 1 页 共 7 页 构建并激发强大的项目管理的机制能力 项目管理 project management 作为一门新兴的管理科学 起源于 20 世 纪 二战 后期美国的原子弹研制 曼哈顿计划 随后在发达国家逐步发展 成为独立的科学体系 成为现代管理学的重要分支 在诸多行业广泛应用 到 现在为止 项目管理已日益渗透到任何形式的机构中 随着我国投资环境的不 断改善及进入 WTO 影响 中国真正融入全球市场 并已成为世行的最大贷款 国 而建筑业是贷款利用率最高的行业 这些要求我们建立与国际接轨的项目 管理体系 一局发展 是国内建筑施工业中最早融入项目管理理论的公司之一 并 且经过多年的总结 已沉淀出了一整套的项目管理的机制 指导着项目运作 项目管理的机制能力正在工程管理实践中不断体现 但要指出的是 与国际标 准的项目管理体制相比 我们还有差距 引进新理论 新工具 真正意义上建 立现代意义上的项目管理机制还需要开展深入的创新和变革 笔者通过对现有项目的调研 切实对机制 项目管理机制的特征 卓越项 目管理机制建立的重要因素 有效项目管理机制的强大能力等进行如下阐述 一 一 机制的含义和特征机制的含义和特征 机制一词最早为物理学和机械工程研究领域中的概念 指机器的构造和工 作原理 后来引伸到生物学中 取得了一系列研究成果 并给了社会科学研究 以极大启示 由此 这一概念被广泛应用到多门社会学科中 其内涵也演变为 一个系统的组织或部分之间相互作用的过程和方式 从系统论的角度看 机制的主要特征有两个方面 第一 具有自动实现系统均衡的功能 第二 通过子系统之间的相互影响 相互制约来实现系统均衡功能 在工程项目管理活动中 若也能设计出类似生物系统的机制 去自动引导 调节 控制项目成员的自身行为 这样工作会自动沿着事前设定的目标方向前 进 大量减少管理费用 特别是减少人对人的直接管理所带来的弊病和不确定 性 这个机制就是工程项目管理机制 二 剖析卓越的项目管理机制二 剖析卓越的项目管理机制 中建一局建设发展公司 第 2 页 共 7 页 笔者认为 有效的项目管理机制 是项目管理者为其团队设定的两条轨道 当然轨道的终点就是项目的既定目标 一条是显形的 是基于项目目标的各项 管理制度 是团队成员进行项目管理硬性规范 也是对工作进行考核的基本标 准 另一条是隐形的 不妨称其为 无形的手 是只有项目的领导人才能真正 意义上左右着的 项目的文化 而在某种条件下 对于国内的项目 潜规则 对项目目标的实现似乎更有效力 正因为如此 类似对项目 人性化管理 等 项目文化建设的呼声越来越高 实际情况是 我国工程领域的项目管理是一门应用广泛的 新兴 管理技 术 为什么如此定义 因为国内大量的工程项目都存在这样的问题 机制构建 了 但不能很好执行或无人执行 或者有的建立的还是较陈旧的项目管理机制 不能与现有国内 国际建筑市场很好的对接 这种机制的运行当然不能梳理出 一整套有序的流程 发挥机制对管理成效的决定性的促进作用 所以需要先梳 理一下建立卓越项目管理机制的关键要素 三 建立强大的项目管理机制的关键要素建立强大的项目管理机制的关键要素 1 1 组织架构是构成项目管理机制的核心要素 组织架构是构成项目管理机制的核心要素 组织架构是企业管理机制的重要构成要素之一 组织架构主要是由具体国 情 企业现状及发展过程中形成的企业管理体制所决定的 因此对于企业内部 机构的具体设置并没有统一的模式 具体如何设置应以更加有利于市场拓展 业务发展 高效管理 功能整合等为目标 在项目管理过程中构建合理的组织机构需要遵循以下几个原则 目的性的 原则 即按照实现施工项目管理的总目标 因目标设事 因事设机构定编制 按编制设岗位定人员 以职责定制度授权力 精干高效原则 即尽量简化机构 作到精干高效 人员配置要从严控制二三线人员 力求一专多能 一人多职 体现职能复合型的特点 业务系统化管理原则 即在设计组织机构时以业务工 作系统化原则作指导 周密考虑层间关系 分层与跨度关系 部门划分 授权 范围 人员配备及信息沟通等因素 使在管理结合上能形成一个相互制约 相 互联系的有机整体 避免产生职能部门相互脱节 各自为政的现象 使项目资 源保持较高的调配率和应变力 培养团队精神和全局意识 弹性和流动性原则 即为适应工程建设项目的单件性 阶段性 露天性和流动性的特点 针对资源 中建一局建设发展公司 第 3 页 共 7 页 配置的品种和数量变化 对管理工作和组织机构进行调整 以使组织机构适应 施工任务的变化 其次 项目的组织架构需要与企业组织保持一体化 同时实现总部职能各 部门的决策和控制职能与项目相对独立的执行落实职能相互协调 发挥合力 项目组织是企业组织的主要构成部分 同时也是有效保证企业实现发展目标的 主要有机体 是公司施工生产主要机构和产值的最直接 最主要的来源地 因 此 需要项目专业化管理与总部集中统一管理有效结合 二者明确的责权利关 系保证公司获得稳定的收益 实现企业利润最大化的目标 2 2 运营体系是项目管理机制不可或缺的另一组成部分 运营体系是项目管理机制不可或缺的另一组成部分 2 12 1 搭建稳固的运营体系需要制度化的管理搭建稳固的运营体系需要制度化的管理 规范健全的管理制度是项目管理机制的重要组成部分 制度化建设是在公 司战略和理念的指导下 强化制度建设 完善各业务职能的管理制度 实行程 序管理 实现管理科学化的过程 在创新管理思想和管理手段的基础上 建立 与之相对应的各项管理制度 强调执行力 并通过健全的组织保障以及严格的 监督和改进 全面实现项目的制度化管理 为实现项目的制度化管理 需要加强制度建设完善和健全的组织保障 即 在公司总体规范和制度的指引下 以项目领导团队为主要决策中心 以各生产 业务系统为具体参与协助 按照集约管理 民主决策 严谨严细的原则 逐步 形成一套集约化的严格的制度建设组织保障体系 其次 构建制度建设的组织 体系 即形成以规范生产业务行为的程序文件和管理手册 以规范组织行为及 日常运作的管理规定以及以规范和评价员工绩效行为的管理制度为核心的组织 体系 最后 实现制度建设的监督执行和持续改进 即通过有力的组织监督和 考核体系保障各项制度的有效落实 并对管理制度实施过程中的修订完善 2 22 2 搭建高品质的运营体系需要模式化的管理搭建高品质的运营体系需要模式化的管理 对项目进行模式化管理已在业界达成共识 模式化经营对内通过程序化和 标准化实现项目管理的有效性和集约化 对外通过规范统一的公众形象 服务 方式和稳定的产品质量 形成自己稳定和不断发展的客户群体 全面的 覆盖 全过程的项目前期策划确保了项目管理的顺利实施 保证项目最终运营结果的 有效实现 标准化 规范化的项目过程控制是在公司十大体系和十大体系文件 中建一局建设发展公司 第 4 页 共 7 页 手册的过程管理的基础上进行的 在确认项目成本与最终收益的竣工解体阶段 与售后服务阶段中 竣工清算与解体都是规范和严格的 优质完善的保修服务 更是管理模式 标准化的体现 2 32 3 搭建高效力的运营体系需要流程化的管理搭建高效力的运营体系需要流程化的管理 项目管理流程作为团队内部人员一种规范的做事方式 不仅会体现项目的 形象和价值观念 而且更重要的是还会决定性地影响项目团队运行的效率和效 益 做事方式不当 就不能指望有什么效率和效益 而这种做事方式 既包括 做事的方向 流程结构是否合理 成员做的事是否是实现项目目标必须做的事 而且还包括做事的方法 流程活动是否合理 成员做事的方法是否有充分高的 效率 并且还包括做事的态度 流程责任是否明确 成员是不是以一种负责的 态度来做事 所以项目流程化管理管理也对应包括这三个方面的内容 流程结 构管理 让每一个成员都只做正确的事 使所做的每一件事都能为项目带来价 值增值 流程活动管理 让每一个成员都只正确地做事 使其做任何一件事的 方法都有充分高的效率 保证从单个活动的角度分析 都能以相对较少的投入 实现充分大的产出 流程组织管理 让每一个成员都积极负责地做事 使流程 结构管理和流程活动管理的行为要求都不折不扣地得到贯彻落实 避免没有效 益 没有效率的懒散行为发生 3 3 建立卓越的项目管理机制需要有循序渐进的思想 建立卓越的项目管理机制需要有循序渐进的思想 怎样使项目管理机制在公司顺利而正常的运作这也是困扰公司的一个重要 问题 有很多公司在制度推行的过程往往忽略了两个公司的基本问题 一个是 企业文化 一个是公司的现状 项目管理真正的形成一套标准是西方人所创建的 他的很多潜在的内容都 是以西方人的价值观作为出发点 当他运用到中国的时候往往就会产生我们所 谓的文化冲突 这就需要我们对其中的一些内容进行适时的修正 我们很多企 业推行项目管理制度时就是希望一步到位 制度一定下来就马上实施 这样的 做法在很多的企业中是没法执行的 因为社会文化决定了西方是崇尚个人英雄 主义 而我们所追求的是一种集体主义的思想 自己单干或者不顾他人意见一 意孤行是注定要失败的 运用项目管理的思想来推行项目管理可以说是一种合理而成功的办法 首 中建一局建设发展公司 第 5 页 共 7 页 先将项目管理推行的过程分为启动 计划 实施 控制和收尾五个阶段 运用 项目管理的方法如 WBS 网络图等方法将列出几个里程碑 再进行余下几个过 程的分析 制定一套合理的推行计划提交公司各部门进行讨论 各部门认可后 即按照计划的内容进行相关的工作 并适时地调整 逐步朝最终的目标迈进 四 建立强大的项目管理机制是项目成功的关键所在建立强大的项目管理机制是项目成功的关键所在 1 强大的项目管理机制是管理体制有效运行的支撑 是管理创新运用的场所 强大的项目管理机制是管理体制有效运行的支撑 是管理创新运用的场所 是壮大企业实力的坚强后盾是壮大企业实力的坚强后盾 这是工程项目运作在建筑施工企业整体经营中的作用所决定的 工程项目 是建筑施工企业收益的主要源泉 项目运营是整个企业运营的核心 建筑施工 管理企业管理体系无非要保证企业的正常运营 保证实现利润的最大化 完成 企业对社会的责任等 正因为上述原因 建筑施工企业常常划分为总部 项目 两个管理层次 总部要用完善的市场机制 用人机制 分配机制 服务机制和 监督机制等有效机制来保证项目管理机制的落实 实现工程项目的四控制 进 度 质量 安全 成本 四管理 合同管理 现场管理 信息管理 生产要素 管理 保证工程项目三大目标实现 故从某种意义上讲 企业管理体系的建立 应该围绕项目管理机制展开 保证卓越的项目管理机制能够顺利实施 项目的 成功或失败 总部都是有相应的责任的 换而言之 就整个企业管理体系而言 应该从这样的高度审视 项目管理机制是企业管理体系的核心内容之一 为此 在工程总承包管理过程中 都需要始终把不断创新和完善项目管理运营机制作 为企业改革管理的重要内容 通过构建符合企业管理现状的清晰的组织架构 实施制度化 模式化和流程化的项目管理运营机制 加强企业的综合竞争能力 2 充分发挥项目管理机制的三大机能 完善的运作机能 合理的管控机能 流充分发挥项目管理机制的三大机能 完善的运作机能 合理的管控机能 流 程的简化机能程的简化机能 实质上 上述三个机能是所有管理机制发挥作用的三个表现 再次说明一 下 这里所谈到的机制 不是具体的制度 而是所有项目管理制度 机构设置 等等综合在一起所形成的管理效力 完善的运作机制 首先完成各大类管理机能及展开 包括项目的项目经理 责任制 项目成本核算等制度建立以后 类似构建 WBS 的方式 大的制度将进 中建一局建设发展公司 第 6 页 共 7 页 行相应的分解 形成诸如 各部门和人员的管理制度 项目的考核制度 甚至 会议制度和班车使用制度等等 正是在这个过程中 企业文化的特质将融入项 目的运作机制 其次将进行任务的分配 职能部门和相关人员明确面对各自任 务 项目管理机制建立项目完成运作机制的最后将重新对项目的目的进行核查 保证范围的完整和适合 合理的管控机能 简而言之 项目管理机制除了告诉大家项目管理过程中 要完成什么工作以外 还告诉你不能作什么 做了要受到何种惩罚 或者做的 多了要得到何种奖励 运作机制建立后 首先就会暴露各大问题的界面 这种 类似 三不管 区域问题的解决是项目管理机制反馈和完善过程中表现的机能 问题解决后 机制也会相应的作调整 其次 项目从开始到完成要积累一套完 整的资料库 资料完成过程中常常遇到的字眼就是 交接 交接完成了不通职 能界面之间的核实检验和连接 交接是内部管控职能发挥的表现之一 再次 管控机能最重要的方面就是形成了对权责的定义和管控 并衍生了激励和惩罚 制度 需要指出的是 由于每一个项目都是相对独立的 有开始 结束和固定 的工作期限 这是项目管理和运营管理最重要的区别点 也是项目管控机能发 挥的障碍点 故项目管理机制与一般的运营管理机制所形成的管控机能不同 如对成员的评估项目管理机制就要求进行基于能力的前期任职资格评价 基于 项目总体绩效的后期个人绩效评估 流程的简化机能 项目管理机制的运作机能和管控机能形成过程中会完成 大量的作业流程及表单 随着项目管理机制的不断实践 这些作业流程和表单 的有效性会不断的加强 并趋于一种用最简单的流程完成尽量多的工作即效率 不断提升的趋势 这样项目管理流程不断的得到了简化 3 3 形成具有 形成具有 复原力复原力 的项目文化的项目文化 卓越的项目管理机制所规定的客观的监督 约束 竞争及激励条款所及其 建立的有效管理流程 会形成把项目向目标推进 无形的动力 强大的复原 力 在自然界 鲨鱼拥有一种进化过程中的终极武器 惊人的复原力 一旦受 伤 它的伤口复原的特别迅速 正是这种能力让这种四亿年前就存在的动物度 过了全球四次大毁灭 复原力属于良好项目管理机制的衍生物 属于这个成功 团队的项目文化 中建一局建设发展公司 第 7 页 共 7 页 在这种项目文化的影响下 项目员工工作态度实现了向着项目目标的三自 动即 自动引导