某公司采购控制程序

制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 011 6 变变更更记记载载 版本修订日期变更描述修订页次 A0新版发行 核 定审 核制 定 签名 日期 制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 012 6 1 1 目的目的 为确保采购部能在适当时间 以合理价格提供需求者适当数量 适当品质之物料 以使产销 活动运作正常顺畅 进而达到降低企业成本 并使采购作业有所依循 特制定本程序 2 2 范围范围 凡经由本公司自行采购以供应生产所需之原 物 料及支持生产所必备之机 仪 器设备 产品外发加工等的采购均属之 3 3 权责权责 3 1 采购部 3 1 1 负责厂内各项经核准请购物品之采购作业及材料外发市场 确保各供应商准时交 货 3 1 2 主导开发新供应商 寻求新物料以达降低成本之目的 3 1 3 外发加工之事项处理 3 1 4 依据进料验收及看厂结果修订 合格供应商一览表 3 2 工程部 3 2 1 申请物料图面的设计及提供 3 2 1 新产品物料的认可 3 3 品保部 3 3 1 对新物料试用并提出测试评估报告 3 3 2 执行外购料及外发加工品等之进料检验 3 3 3 会同采购部共同执行供应商评鉴工作 并依报告判定是否合格 3 3 4 对供应商所交之物料凡列为应检验者 执行进料检验或委托相关部代为检验 3 4 PMC 部 3 4 1 根据各项物料需求之申请与提出 3 5 塑胶部 品保部 工模部 行政部 工具 劳防等生产辅助品的需要之申请与提出 4 4 定义定义 4 1 物料 凡直接用于生产或出货之材料 包装材料及配件 客供品统称为物料 4 1 1 初次采购物料 第一次办理采购的物料 4 1 2 重复采购物料 已向合格供应商采购过一次 含 以上的物料 4 2 设备 凡支持生产所需之机 仪 器设备 模 治 工 具等统称为设备 4 3 外发加工 仅其中一个制程由外包商负责制造 其所完成者为成品的一部份 此一部份不限定为 半成品亦可为成品 4 4 代卖品 直接向供应商采购再转售客户之产品 5 5 作业内容作业内容 5 1 采购控制流程如附件 5 2 请购作业 5 2 1 设备请购 各部于设备需求发生时应填写 请购单 注明需求理由 经各级主管审核后呈总经 制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 013 6 理核定 经核定后 送采购部据以办理采购作业 本项请购时各需求部应将所需设备之规格 品质要求等详细列记于 请购单 上 如必要时应附相关图面以便采购作业 5 2 2 物料请购 5 2 2 1 生产物料 PMC 于接受业务部之 销售订单记录表 后 应立即依据 仓储管理程序 对库存物料进行检讨 对不足以完成生产任务之品项应即填写 请购单 经经理级以上相关主管核准后送采购部据以办理采购作业 5 2 2 2 安全存量 仓储部依据各项物料之安全库存量进行检讨 当发现物料存量低于安全库存 时应主动填写 请购单 经经理级以上相关主管核准后送采购部据以办理 采购作业 5 2 2 3 代购品 客户交给本公司代为采购者由 PMC 部依客户订单需求填写 请购单 经 理以上相关主管核准后送采购部据以办理采购作业 5 2 2 4 小五金及工具 各部门所需小五金及工具请购 由各需求部依据需求数量填写 请购单 经各部门主管审核由经理级以上主管核准后交采购据以办理采购作业 5 2 3 外发加工品申请单 工模部依现机器设备能力及模具进度状况 需外发配合加工时填写 外发加工申请 单 一式三联 经经理级以上主管核准后送采购部据以办理委外加工作业 5 3 采购作业 5 3 1 采购部于接到需求部经核准之 请购单 后应办理采购作业 采购部于接获工模之 外发加工申请单 后应即签外发厂商名称 并安排外发加工作业 5 3 2 初次采购物料 采购部应依据 供应商管理程序 有关规定办理供应商评选 对评选后之合格供应 商实施询 比 价及样品确认等程序 经完成上述程序后依选定合格的供应商实 施采购作业 5 3 3 重复采购物料 采购部依前次采购之合格供应商办理采购作业 5 3 4 供应商之选择 采购部于需求发生后应即对需求物品检讨 合格供应商一览表 选择符合之供应 商进行采购作业 当需求品项无合格供应商时 采购部应依据 供应商管理程序 之有关规定进行合 格供应商筛选 代购品作业 客户如有指定供应商时依据客户指定 如未指定供应商时依照本公司 规定办理 5 3 5 询 比 价 采购部取得相关报价资料后应于一个工作天内将供应商之 报价单 呈总经理核示 后方得进行采购作业 5 3 6 样品承认 依据公司的样品和外购样品有关规定办理 制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 014 6 5 3 7 下单 5 3 7 1 采购部依据 请购单 或 外发加工申请单 上需求日期 考虑检测及运输时 间 择取适切的前置日期与供应厂商协议交货日期 5 3 7 2 经与供应商协议好交货日期后 采购部应于一个工作天内填写 采购订单 或 外发加工申请单 经经理级以上主管核准后将 采购订单 或 外发加工申请单 传 真至供应商处 并要求供应商于一个工作天内签回否则视同默认 5 3 7 3 采购部应于 采购订单 签回后一个工作天内登录于采购进度管制表以便跟催 与管制采购进度 5 3 7 4 设备采购必要时应与供应商签订采购合同以为双方共同遵守 5 3 8 收料 5 3 8 1 采购部于供应商签回后应将 采购订单 复印一联交仓库作收货准备 5 3 8 2 仓储部接获 采购订单 后应依据送货日期 材料品名及数量等资料准备收料 作业 5 3 8 3 仓库部于供应商送货时应与送货人员核对材料品名及数量 经核对无误后签收 仓库部将签收完成的 送货单 一式四联 第四联仓库 第三联财务 第二联由 采购留底依据 第一联厂商 5 4 采购管理 5 4 1 交期管理 5 4 1 1 采购部于订单交期之前应再以电话或传真方式跟催 以确定管制交货日期 5 4 1 2 若供应厂商无法按期交货时应与协议最近之交货期 并立即知会需求部 以了 解新交期是否能被接受 5 4 1 3 如协议之交期无法为需求部接受时应协调需求部分批交货之可行性 并将此 状况电话通知供应商配合处理 5 4 1 4 采购务必要求各供应商 100 如期交货 而当供应商之交期无法满足生产及出 货要求时 采购需要求供应商提出检讨及对策 并后备新供应商 5 5 交货管理 5 5 1 正常交货 供应厂商交货进厂 由品保部依 来料检验控制程序 检验后 合格者可由仓 储部依据 仓储管理控制程序 办理登帐入库作业 设备交货时由需求部依据 所订规格及要求进行验收作业 其作业方式依据相关资料办理 5 5 2 交货异常 5 5 2 1 退 换 货 经品保部检测判定退货时 采购部与供应厂商议订退 换 货方式及日期 并填写 品质异常反馈单 一式二联 以传真方式通知供应商并要求供应商 签回 当所通知之物料需扣款时 需另加 联络单 通知供应商 采购部留 底以作为扣款依据 复印一联交财务部据以办理扣款事宜 5 5 2 2 来货短少之处理 供应商于交货后经仓储部清点或生产时发现有短少情况现象 应由仓储部统 计后填写 联络单 一式二联经经理级以上主管核准后通知采购部 采购部 应于接获通知后一个工作天内填写 品质异常反馈单 一式二联经经理级以 上主管核定后 以传真方式通知供应商并要求供应商签回 当异常通知单所 通知之物料需扣款 需填写 索赔通知单 其具体作业方式依照 5 5 2 1 制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 015 6 处理 5 5 2 3 特采处理 经品保部检测判定退货但因生产急需由 PMC 提出特采加工之物料 由采购 部主导特采流程 各部门签后经总经理核准后方可执行 5 5 2 4 供应商若逾期仍未办理退 换 货者 采购部需以 联络单 进行跟催 经跟 催三次后供应商仍未办理退 换 货时 采购部应即开立 索赔通知单 一式二联 以传真方式通知供应商 经供应商签字确认回签确认后 第一 联采购部留底 第二联送会计部据以办理供应商扣款事宜 并依据 供应 商管理程序 对供应商进行审核 如同一供应商经常出错 则应即更换供 应商 5 6 购案变更 取消 经核准的购案若因特别状况 如客户订单取消 工程变更 等 发生 或需要更改物 料规格或包装标示等 而必须取消某项物料之采购时 采购部在接获正式书面通知后 应立即以 联络单 请供应商停止生产及交货 并与其协调最佳解决方案 5 7 采购品之品质管制 供应商交货后 品保部应依据 进料检验与试验程序 进行物料之品质管制作业 对 检测不合格之物料应依据 不合格品控制程序 作业 5 9 采购数据管理 各项采购文件资料 应依据 质量记录控制程序 要求保存处理 6 6 相关文件相关文件 6 1 注塑和服务提供控制程序 6 2 来料检验控制程序 6 3 不合格品控制程序 6 4 供应商管理程序 6 5 仓储管理控制程序 6 6 质量记录控制程序 7 7 使用表单使用表单 7 1 采购订单 7 2 采购进度管制表 7 3 合格供应商一览表 7 4 外发加工申请单 7 5 品质异常通知单 7 6 联络单 7 7 五金材料 原材料 试作承认报告 8 采购控制流程 作业流程作业流程权责部门权责部门使用表单使用表单相关程序相关程序 制订部门制订日期版本 莞市蓝海塑胶电子有限公司莞市蓝海塑胶电子有限公司 DONG GUAN LAN HAI PLASTICS ELECTRONICS CO LTD 采购部2009 10 15A0 文件编号修订日期页次 文件名称 采采购购 控控制制 程程序序 QP PU 016 6 PMC 各需 求部门 PMC 采购 采购 总经