山东司法鉴定业务档案管理办法

山东省司法鉴定业务档案管理办法山东省司法鉴定业务档案管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为加强司法鉴定业务档案的科学化 规范化管理 根据 中华人民共和国档案法 全国人民代表大会常务委员 会关于司法鉴定管理问题的决定 和 山东省司法鉴定条例 及有关规定 结合我省司法鉴定工作实际 制定本办法 第二条第二条 本办法适用于经省司法厅审核登记的司法鉴定机构 司法鉴定人开展司法鉴定业务档案管理工作 第三条第三条 本办法所称的司法鉴定业务档案是指司法鉴定机构 司法鉴定人从事司法鉴定业务活动而形成的文字 照片 图表 声像 电子数据等各种形式的具有查考保存价值的记录材料 第四条第四条 司法鉴定机构应当贯彻执行国家有关档案 保密的 法律法规 建立司法鉴定业务档案工作制度 并接受司法行政 部门和档案行政管理部门的指导 监督和检查 第五条第五条 司法鉴定业务档案管理应当遵循集中统一管理 维 护档案的完整安全和便于利用的原则 第六条第六条 司法鉴定机构应当配备专职或者兼职档案管理人员 负责司法鉴定业务档案的集中统一管理 档案管理人员应当严格遵守保密制度 不得违反规定向他 人提供和泄露鉴定业务档案的涉密内容 第七条第七条 档案管理人员的职责是 一 贯彻执行国家有关档案管理工作的法律 法规 建 立 健全本单位档案管理工作各项规章制度 二 接受司法行政部门及档案行政管理部门的业务指导 监督和检查 三 定期向司法鉴定机构负责人汇报档案管理工作情况 并就档案管理工作提出意见和建议 四 指导 督促 检查司法鉴定人的立卷归档工作 五 负责司法鉴定业务档案的日常管理 六 完成与档案管理相关的其他工作 第二章第二章 档案的收集 归档及管理档案的收集 归档及管理 第八条第八条 司法鉴定业务档案归档立卷应当做到归档文书材料 收集齐全 排列合理有序 保管期限划分明确 案卷封面填写 清楚 装订规范美观 第九条第九条 司法鉴定人负责收集在鉴定过程中形成的立卷归档 材料 并按照本办法第十一条规定进行整理 立卷 第十条第十条 司法鉴定业务档案应当按 年度 鉴定类别 分别 立卷 编号 跨年度的司法鉴定业务在办结年度立卷 司法鉴定业务档案根据鉴定材料的数量 一案一卷或者一 案数卷 不得数案一卷 第十一条第十一条 司法鉴定业务档案卷内文书材料应当使用司法部 省司法厅规范格式并按下列顺序排列 一 案卷封面 二 卷内目录 三 司法鉴定委托书 四 司法鉴定告知书 五 外部信息核验记录 六 受理审批表 七 被鉴定人身份证明 八 鉴定材料 九 鉴定过程实时记录 包括简要案情调查笔录 检查 记录 检测记录 鉴定组讨论记录 听证会记录 专家意见 关键图表等在鉴定过程中形成的记录 十 鉴定文书复核签发单 十一 司法鉴定文书底稿 十二 司法鉴定复核意见 十三 司法鉴定文书正本 十四 收费凭证 存根或者复印件 十五 鉴定材料流转表 十六 送达回证 十七 与鉴定有关的其他材料 包括延长鉴定时限告知 书 终止鉴定告知书 司法鉴定意见补正书 出庭通知书等 十八 质量跟踪表 十九 卷内备考表 二十 案卷封底 需退还委托方或可能耗尽 损毁的鉴定材料 应当通过复 印 拍照或者其他形式备份存档 如不便备份存档的 应当附 加说明 并将附加说明归入司法鉴定业务档案 第十二条第十二条 司法鉴定业务档案卷内每份文书材料一般只保存 一份 但有特殊用途的除外 第十三条第十三条 案卷封面应当包括立卷单位 案卷题名 案卷号 案由 鉴定类别 委托人 委托事项 是否重新鉴定 被鉴定 人 鉴定人 主要鉴定意见 卷内页数 立卷人 归档日期 保管期限等内容 第十四条第十四条 司法鉴定业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号 页号位置在文字材料正面的右上角 背面的左上角 无字页 案卷封面 卷内目录及案卷封底不编号 第十五条第十五条 司法鉴定业务档案备考表应当详细填写有关卷内 文书材料的说明情况 包括立卷人 机构负责人 档案管理人 员的姓名 立卷 审批 接收日期 与本案卷有关的声像 影 像等资料的归档情况 案卷归档后经机构负责人同意入卷或者 撤出的材料情况 其它需要说明的事项等 第十六条第十六条 归档纸质文件材料必须使用打印稿 复印件 或 者用蓝黑或者碳素墨水书写 要求字体整齐 清晰 规范 不 得以圆珠笔或者铅笔书写件和热敏纸传真件 色带打印件存档 第十七条第十七条 随卷归档的录音带 录像带 光盘 CT 片 X 光 片等声像和影像资料 须注明当事人的姓名 内容 档案编号 制作人 制作时间等 逐项登记造册归档 第十八条第十八条 司法鉴定业务档案装订前要做好卷内业务文书材 料及相关资料的检查整理 对破损或者字迹褪变的材料要修补 或者复制 复制件应当列于原件后一同存档 对字迹难以辨认 的材料 附上抄件并加以说明 主要外文材料应当附上中文译 文 卷页为 A4 纸 小于卷页的材料以及与本案卷材料不可分割 的照片 小字条等 要进行加边或者加贴在 A4 纸上 大于卷页 的材料要按卷页大小折叠整齐 文书材料的金属物要全面剔除 干净 第十九条第十九条 案卷应当采用三孔一线的方法装订 在线绳活结 处贴上鉴定机构封签 并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章 第二十条第二十条 司法鉴定人应当在完成委托的鉴定事项后 30 日 内完成整理 立卷工作 将档案移交本机构档案管理人员 并 办理档案交接手续 第二十一条第二十一条 档案管理人员接收案卷时 应当按照立卷归档 的要求进行验收 验收合格的办理归档登记手续 并做好档案 交接记录 包括业务类别 卷数 页码 移交人 接收人及接 收日期等 第二十二条第二十二条 档案管理人员对已接收的案卷 应当按保管期 限 年度顺序 鉴定业务类别进行排列编号 编制案卷目录 检索卡片及其他检索工具 有条件的应当实现档案的计算机管 理 第二十三条第二十三条 司法鉴定业务档案涉及保密内容的 按照有关保 密规定管理 第三章第三章 档案的保管期限档案的保管期限 第二十四条第二十四条 司法鉴定业务档案的保管期限分为永久和定期 两种 重大案件涉及鉴定事项的业务档案列为永久保管 一般 刑事 民事 行政案件涉及鉴定事项的业务档案列为定期保管 保管期限为 30 年 第二十五条第二十五条 司法鉴定业务档案的保管期限 从该鉴定事项 办结后的下一年度起算 第二十六条第二十六条 司法鉴定业务档案目录登记簿 移交登记簿 销毁登记簿 销毁批件列为永久保管 第四章第四章 档案的保管和防护档案的保管和防护 第二十七条第二十七条 档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点 对破损 变质 字迹褪色的档案要及时采取防治措施 并进行 修补和复制 第二十八条第二十八条 随卷归档的声像和影像资料应当单独存放保管 防止受潮或者磁化 并定期进行检查和清点 必要时进行复制 第二十九条第二十九条 司法鉴定机构应当设立独立档案室 文书档案 和其他实物档案分区分类存放 档案室的配置应当符合适宜安全保存档案的要求 做到保 温 隔热 防火 防盗 防潮 防水 防光 防尘 防污染 防有害生物 室内应当保持清洁 整齐 通风 严禁在档案室 内外存放易燃 易爆物品 第五章第五章 档案的查阅和借调档案的查阅和借调 第三十条第三十条 司法鉴定机构应当建立司法鉴定业务档案查阅制 度 查阅和复制司法鉴定业务档案应当经司法鉴定机构负责人 批准 并办理相关登记手续 审判机关及侦查机关等部门因工作需要 查阅或者复制司 法鉴定业务档案的 查阅人应当出示所在单位公函和本人工作 证 律师担任代理人或者辩护人需查阅司法鉴定业务档案的 应当出示律师事务所的调查函及律师代理或者辩护的相关手续 和律师执业证 其他诉讼当事人及其代理人 辩护人查阅司法鉴定业务档 案 应当持司法机关证明函件及查阅人有效身份证件 第三十一条第三十一条 司法鉴定业务档案已移交档案馆管理的 查 阅手续按档案管理部门的规定执行 第三十二条第三十二条 查阅司法鉴定业务档案由司法鉴定机构派专人 监督在司法鉴定机构指定地点阅览 经司法鉴定机构负责人批 准 卷内材料可以摘抄或者复制 摘抄 复制的司法鉴定材料 只限于原始文证材料及文书原本 鉴定过程中的讨论 研究鉴 定事项的会议记录 专家会鉴意见等不得摘抄 复制 档案一 律不得带离阅览场所 复制的鉴定文件材料 由档案管理人员核对后 注明 复 印件与案卷材料一致 的字样 并加盖司法鉴定机构印章 司法鉴定业务档案涉及保密内容的 按保密规定管理 第三十三条第三十三条 司法行政部门因工作需要查阅和借调司法鉴定 业务档案的 不受本办法第三十二条第一款的限制 但应当出 示单位函件和查阅人的行政执法证件 工作证 第三十四条第三十四条 档案管理人员对借调归还的鉴定业务档案 应 当及时查验 发现案卷有被拆 卷内材料有被抽取 涂改 勾 画 增删 污损或者短缺等情况的 应当立即向本鉴定机构负 责人汇报 并及时追查 第三十五条第三十五条 抄录 复制的司法鉴定业务档案只能供本部门 和单位使用 抄录 复制的内容中涉及保密内容的 由抄录 复制的单位按有关规定办理 不得泄密 对司法鉴定业务档案 不得拍照 摄像 因工作原因知悉档案秘密的人员必须严格遵守保密制 度 保守国家秘密 商业秘密和当事人隐私 不得违反规定向 任何人提供档案和扩大利用范围 不得向他人泄露档案内容 第三十六条第三十六条 司法鉴定机构应当结合自身实际建立司法鉴定 业务档案统计制度 对立卷 归档 移交 保管 利用等情况 进行统计 制作档案管理基本情况统计表 报主管司法行政部 门备案 第三十七条第三十七条 司法鉴定机构工作人员因工作需要借阅档案的 履行借阅登记手续后 可以借阅鉴定业务档案 第六章第六章 档案的鉴定 销毁和移交档案的鉴定 销毁和移交 第三十八条第三十八条 司法鉴定机构应当对超过保管期限的司法鉴定 业务档案的保存价值定期进行鉴定 鉴定工作由司法鉴定机构 负责人 档案管理人员 本案司法鉴定人等组成鉴定小组共同 进行 第三十九条第三十九条 经鉴定 对仍有保存价值的案卷 应当延长保 管期限 无保存价值的应当登记造册 经司法鉴定机构负责人 签字后 除鉴定文书外 其它卷内材料及相应的声像 影像资 料按规定予以销毁 保留的鉴定文书应当按年度顺序 鉴定业 务类别 编号顺序进行整理立卷 列为永久保管 第四十条第四十条 司法鉴定机构销毁司法鉴定业务档案时 应当成 立销毁档案责任小组 并指派两名工作人员负责监销 监销人 应当在销毁清册上签名 第四十一条第四十一条 有下列情形的 由主管司法行政部门监督做好 鉴定业务档案的移交工作 一 司法鉴定机构终止的 独立法人司法鉴定机构应当 将司法鉴定业务档案移交当地档案馆 非独立法人司法鉴定机构 应当将司法鉴定业务档案移交其所属单位档案室保管 二 司法鉴定机构合并的 其司法鉴定业务档案由合并 后的司法鉴定机构保管 三 司法鉴定机构分立的 应当将司法鉴定业务档案移 交分立后的司法鉴定机构代管 第四十二条第四十二条 档案管理人员调动工作时 司法鉴定机构负责 人应当督促做好司法鉴定业务档案的移交工作 办理移交登记 手续 第七章第七章 附则附则 第四十三条第四十三条 司法鉴定机构及其档案管理人员或者其他工作 人员有 档案法 第二十四条所列行为的 对直接负责的主管 人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分 构成犯罪的 依法追究刑事责任 第四十四条第四十四条 本办法由山东省司法厅负责解释 第四十五条第四十五条 本办法自 2017 年 1 月 1 日起施行 有效期至 2021 年 12 月 31 日 附件 司法鉴定业务档案文本部分格式 附件 司法鉴定业务档案文本格式 1 X X X 司 法 鉴 定 所 中 心 司 法 鉴 定 业 务 档 案 文 书 编 号 XX 司法鉴定所 中心 20XX X 鉴字第 XX 号 案 由鉴 定 类 别 委 托 人 委 托 事 项 是 否 重 新 鉴 定 被鉴定人性别年龄 受理时间年 月 日完成时间年 月 日 鉴 定 人复 核 人 主 要 鉴 定 意 见 卷 内 页 数 立卷人 归档日期 年 月 日保管期限口长期 口 永久 说明 上述内容必须如实逐一填写 缺一不可 鉴定人栏目里必须填写两名或两名以上并且是本 案的鉴定人 复核人可以是本案的鉴定人 重新鉴定案件一定要在档案封面加盖重新鉴定章 司法鉴定业务档案文本格式 2 卷 内 文 件 目 录 序号文 件 名页号备 注 1司法鉴定委托书 2司法鉴定告知书 3外部信息核验记录 4受理审批表 5被鉴定人身份证明 6鉴定材料 7鉴定过程实时记录 8鉴定文书复核签发单 9司法鉴定文书底稿 10司法鉴定复核意见 11司法鉴定文书正本 12 收费凭证 存根或复印件 13鉴定材料流转表 14 送达回证 15 与鉴定有关的其他材料 16 质量跟踪表 17 卷内备考表 备注 说明 卷内目录要涵盖卷内所有要件 各项内容要标明页号 司法鉴定业务档案文本格式 3 外部信息核验记录 委 托 人 被 鉴 定 人编 号 外部信息 详情 外部信息做出机构名称 外部信息内容 1 数量 编号 2 数量 编号 3 数量 编号 4 数量 编号 5 数量 编号 核查验证 记录 核查验证内容 1 外部信息完整性 口完整齐全 口待补充 2 外部信息真实性 口材料真实 无矛盾 口材料矛盾 存在疑问 选此项应进一步验证 3 外部信息验证结果 口材料真实 口材料虚假 4 外部信息可采用程度 口可采用程度强 口不能采用 5 其他 可说明外部信息存在的问题 核查验证结果 口可以作为鉴定依据 口不能作为鉴定依据 核验人 年 月 日 说明 1 表中内容必须如实逐一填写 缺一不可 核验人应当为鉴定人并必须本人签名 涉及选 择项目的 确定后需将 涂黑 2 可根据不同类别和专业特点做相应调整 司法鉴定业务档案文本格式 4 受理审批表 委 托 人 被 鉴 定 人 编 号 委 托 事 项 委 托 事 项 用 途 鉴 定 要 求 鉴 定 材 料 审 核 记 录 口 充分明确和理解委托人的要求 口 属于机构业务范围 口 委托事项用途及鉴定要求合法 口 本所具有相应的鉴定能力 口 提供的鉴定材料真实 完整 充分 口 已告知鉴定中的风险 口 明确保密的材料和信息 口 有回避 审 核 意 见 口同意受理 口 不予受理 评审人 年 月 日 负 责 人 批 示 经审核 该鉴定事项属于本所 中心 鉴定业务范围 决定接受委托 现 委派司法鉴定人XXX XXX 进行鉴定 机构负责人 年 月 日 说明 表中内容必须如实逐一填写 缺一不可 评审人及机构负责人必须要本人签名 涉及选择 项目的 确定后需将 涂黑 司法鉴定业务档案文本格式 5 简要案情调查笔录 时 间 年 月 日 时 分至 时 分 地 点 调查人 应为鉴定人 记录人 在场人 必须注明与当事人关系 签字加手印 被调查人基本情况 姓名 性别 年龄 民族 文化程度 现住址 联系方式 调查人 我是 XX 司法鉴定所的司法鉴定人 现根据 山东省司 法鉴定条例 第二十六条规定 向你了解一下关于 一 案的有关情况 请你如实 完整回答 否则产生的相应法律后果 由你本人承担 明白吗 被调查人 调查人 被调查人 调查人 以上讲的是否属实 被调查人 调查人 两名或两名以上鉴定人签名 被调查人 签名加手印 其他在场人员 辅助人员或者陪同人员 需签名加手印 说明 鉴定人一定要两名或两名以上 正文下面加盖 XX 司法鉴定所以下无正文 司法鉴定业务档案文本格式 6 司法鉴定检验记录 编 号时间年 月 日 时 分 检验地址或 场所 被鉴定人鉴定人 记录人在场人员 检验过程与 结果 被鉴定人 在场人员 签名 鉴定人 记录人 说明 可根据不同类别和专业特点做相应调整 司法鉴定业务档案文本格式 7 鉴定讨论记录 讨论时间 年 月 日 讨论地点 基本案情 讨论情况详述 1 2 3 4 5 6 主要意见 持主要意见鉴定组成员 签名 持不同意见鉴定组成员 签名 不同意见 记录人 签名 说明 重大 疑难 复杂或多人参与的鉴定事项必须保留本记录 其他鉴定事项可根据情况自行确 定 司法鉴定业务档案文本格式 8 XXX 司法鉴定所 中心 复核签发单 鉴定文书标题 鉴定文书编号 主要鉴定意见 拟稿人 年 月 日 复核人 年 月 日 签发人 年 月 日 校对人 年 月 日 打印 份 年 月 日 说明 上述内容必须如实逐一填写 缺一不可 拟稿人 校对人 复核人 签发人一定要签字 以明 确各自的责任 主要鉴定意见可以简单的填写 其他的要如实填写 司法鉴定业务档案文本格式 9 鉴