办公用品及办公设备管理制度(未定稿)

办公用品及办公设备管理制度 试行版 1 总则 1 1 为提高办公用品及设备的使用效率 有效延长办公设备的使用寿命 同时节约经费开支 根 据公司实际情况制定本制度 1 2 本制度所指办公设备包括计算机 便携式 台式 及其附属设备 网络设施 移动硬盘 u 盘 打印机 复印机 饮水机 空调 电话 座机 摄像机 照相机 音响及附属设备 投影仪及其他用于公司办公 开会及培训所用的资讯设备等 1 3 公司办公用品与办公设备统一由行政部配置与管理 行政部应对办公设备逐一编号造 册 1 4 办公设备分发到个人时 行政部应在设备明显处粘贴标签 注明设备编号 使用人姓 名 职位 领用时间等 同时保证标签与领用登记表内容一致 2 办公用品的管理 2 1 办公用品分为个人使用类和业务使用类两种 2 2 个人使用类系指个人自己使用保管的用品 如笔类 尺类 橡皮等 2 3 业务使用类系指本部门共同使用保管的用品 如订书机 文件夹 计算器等 公司各部门领用时需进行登记 登记册统一由行政部保管 2 4 行政部每月需对库存进行清理 统计各部门文具用品申购数量 2 5 正常消耗性文具用品 如 圆珠笔 签字笔 计算器 文件夹 剪刀等再领用时 需 以旧换新 否则不予核发 2 6 所有办公用品的领用时间 每周一上午 除个别零星急需用品外 各部门不得自行采 购 2 7 办公用品费用按 12 元 月 人的标准实行费用包干制 2 8 办公用品的采购 保管及领用程序 3 办公电话的管理 3 1 办公座机电话管理 3 1 1 各部门原则上均统一设置内部电话 若部门工作性质需要开通市区 长途电话 部门 负责人应以书面形式向行政部提出申请 公司相关领导审核批准后 由行政部办理开通业 务 并做好电话状态记录 3 1 2 部门座机电话费实行包干制 超过核定标准 由各部门自行负责 高管人员座机电话 费按实核报 3 1 3 部门座机电话费的核定标准 由行政部 财务部 分管领导根据各部门工作实际情况 决定 经董事长签批通过执行 3 1 4 办公座机电话的日常清洁工作 由保洁负责 保洁人员应每月擦拭和消毒一次 保持 话机整洁干净 3 1 5 办公座机电话的日常维护管理工作 由网管人员负责 网管人员应确保通信畅通 座 机电话出现故障 由各部门直接向网管人员通报 网管人员负责排除故障 做到小故障即 排除 中故障不过夜 大故障不过周 3 1 6 部门调整或撤销 原安装的办公座机电话 自通知下达后两周内予以拆除或另行处理 3 1 7 部门座机电话费核定标准 部门名称 核定标准 月 行政部 财务部 人力资源部 董秘办 3 2 办公移动电话管理 3 2 1 公司部分员工因工作性质需要 每月可按照核定标准报销移动电话费用 3 2 2 个人移动电话费的核定标准 由行政部 财务部 分管领导根据各部门工作实际情况 决定 经董事长签批通过执行 3 2 3 个人因长期出差 或短期内因处理工作突发事件而超出核定标准的 报总经理审批后 可以按实报销 3 2 4 凡享有移动电话费的人员 必须将手机 小灵通 号码上报行政部 电话号码变动时 应立即通知行政部 以保持通讯畅通 3 2 5 享有移动电话费的人员 其手机 小灵通 每天在 8 00 24 00 期间必须保持开机状态 如违规 公司将停发当月电话费 因未开机无法联络而造成的公司损失 公司将追究当事 人的责任 并根据损失金额的 3 进行赔偿 3 2 6 享有移动电话费补贴的人员 应在每月 25 日前将正式发票交至财务部 财务部必须 严格按规定标准核报 3 2 7 个人移动电话费核定标准 元 月 职位 核定标准 职位 核定标准 总经理 副总经理 总督察 财务总监 房产副总兼 董事长助理 行政部经理 财务部经理 人力资源部经理 董秘 网管 出纳 司机 4 空调的使用与管理 4 1 公司各部门空调统一由行政部负责配置和编号管理 4 2 空调使用季节 夏季 室内温度 28 冬季 室内温度 10 4 3 空调使用时间段 8 30 17 30 4 4 各部门下班后应自觉关闭空调 行政部负责检查 如有部门违规 一次予以 50 元的罚 款 4 5 如空调发生故障 该部门应及时通报行政部 由行政部负责联系维修单位及时处理 若该部门通报不及时 导致保修超期 维修产生的多余费用由该部门自行承担 4 6 空调的日常维护工作由行政部负责 行政部应定期安排专业人员对空调进行清洗和保 养工作 5 计算机 打印机 复印机等办公设备的管理 5 1 计算机及附属设备的使用与维护 5 1 1 计算机等办公设备使用人负责设备的正确使用和日常维护与保养 5 1 2 网管人员负责计算机等办公设备的维修 维护 日常管理等工作 同时协助行政部完成采购和报废判定的工作 5 1 3 行政部负责计算机等办公设备的报废处理工作 5 1 4 除网管人员外 任何人不得私自拆开计算机及附属设备 更换配置 随意搬 离 若发现以上违规行为 一次处以 50 元罚款 5 1 5 若出现人事内部变动 如调岗等 办公设备原则上不跟随人员一起调动 特殊情况必 须跟随调动的 须经分管领导审批同意后 在行政部办理固定资产调入 调出手续 5 1 6 禁止任何员工在计算机上安装各种游戏软件 一经发现 一次罚款 100 元 5 1 7 接收 E mail 时 使用人应用杀毒软件彻底检查 确认无病毒后方可打开邮件 防止 病毒干扰正常工作 5 1 8 禁止任何人私自更改计算机的 IP 地址 如因此而影响公司网络的正常运行 一次罚 款 200 元 5 1 9 使用人应严格遵守公司的保密规定 不得利用网络向外泄露公司机密 一经发现 公 司将严格按照 保密协议 的相关条款执行 5 1 10 使用人在关机时 不得强行切断电源 应按照操作程序正确关机 以免损伤硬件 5 1 11 使用人要养成日常重要文档资料 数据及时备份的习惯 避免重要资料的遗失 新进人员上机操作前 须经网管人员确认是否其具备上机能力 不具备操作资格者 必须 经过培训合格后方能上岗 参见 员工培训管理制度 非计算机使用者不得上机操作 如有发现或造成计算机无法正常使用者 按相关制度给予相关处罚 5 2 复印机 打印机等办公设备的使用与维护 5 2 1 上述办公设备的操作 详见 使用说明书 若设备出现故障 使用人员应及时报告 给行政部 由行政部联系专业人员进行维修 5 2 2 投影仪 音响及附属设备主要用于公司会议 培训等场合 严禁随意使用 5 2 3 公司打印机 复印机均由行政部负责统一管理 专人复印或打印文件 5 2 3 1 严禁私自复印 打印公司资料 不得在公司内复印 打印私人资料 5 2 3 2 因工作需要复印 打印资料后应主动登记 附件 20 附件 21 5 2 3 3 爱惜机器设备 复印量过大 应适当间隔复印时间 延长其使用寿命 5 2 3 4 严禁浪费复印纸 未用完的纸张按规格进行整理 5 2 3 5 若复印或打印的资料中有涉及公司机密时 工作人员应有保密意识 如不能及时转 交给相关负责人 应将资料放入安全处妥善保管 如资料作废 工作人员在得到领导批准 后应及时销毁处理 6 其它说明 6 1 员工要爱护所有公司的公共设备 离开办公室时 要检查并关闭所有设备电源 杜绝 危险发生 6 2 任何人未经领导批准 不能将专用办公设备带离办公地点 否则一切后果自负 6 3 办公设备在使用过程中 如出现人为损坏 该责任人应按照该设备原价的 3 倍进行赔 偿 6 4 员工离职时 需把领用的耐用性办公用品如计算器等悉数交还行政部 若有损坏或丢 失 参照使用年限标准进行赔偿 6 5 各岗位应配置的办公设备清单 岗位名称 应配置的办公设备 岗位名称 应配置的办公设备 总经理 手提电脑 打印机 副总 台式电脑 打印机 总督察 台式电脑 打印机 财务总监 台式电脑 打印机 房产副总兼 董事长助理 台式电脑 打印机 行政部经理 台式电脑 董事长秘书 台式电脑 财务部经理 台式电脑 行政助理 1 台式电脑 复印机 打印机 人力资源部经理 台式电脑 行政助理 2 台