2017库房调研报告

2017 年调研报告 流动人员人事档案库房是档案保存的重要基础设施 是流动人 员人事档案保管工作最重要的物质条件 强化档案安全保障建设 科学配备必要的安全防护设施 对于维护流动人员人事档案的安全 和完整 延长其使用寿命 具有十分重要的意义 一 档案库房基本情况 陕西省人才服务中心档案部以中心整体改善办公环境启用新址 办公为契机 加强档案库房标准化和信息化建设 除使用标准化档 案密集架外 还对 32 万余份档案完成整体迁移 上架工作 目前 陕西省人才交流服务中心档案库房位于新址办公楼三楼 新档案库 藏总面积 723 平米 设计容量 40 万份档案 库房工作人员 6 人 库 房分为南北两个档案库房 共有 144 组档案密集柜 288 个区 其 中北库房 534 平方米 共有 99 组档案密集柜 分为 198 个区 存放 传统一般纸质档案 南库房 189 平方米 共有 45 组档案密集柜 分 为 90 个区 主要是存放电子数字化纸质档案 即电子档案和退休专 区档案 目前 南北档案库房共计存放档案 32 万份 同时 陕西省人才服务中心档案部还不断注重提高工作人员对 档案安全的思想认识 牢固树立 安全第一 预防为主 的思想防 线 注意做好防火 防潮 防蛀等档案 八防 工作 安装了红外 线监控设施 配备了空调 吸尘器 灭火器 温湿度计 干燥剂 灭蚊除蝇灯等 从硬件上进一步加强了档案库房的安全保障措施 确保了库存档案的安全 二 档案库房安全防护的主要措施 根据档案库房的功能需要 安全 卫生等方面的要求 参照国 家有关档案库房建设规范的各项技术标准 从实际出发 结合陕西 省人才中心的实际情况 针对在库房安全建设中的隐患和薄弱环节 分清轻重缓急 采取了科学 有效的措施 保证质量 对档案库房 中的档案防护 防火设计等方面进行了严格规定 一 健全档案库房管理制度 档案库房管理是档案安全保管的 主要内容 是档案安全保管工作的基础 而健全的库房管理制度则 是库房安全管理的重要保障 因此 我们在建设档案库房的安全保 障体系中 将档案库房管理工作摆到重要议事日程 建立了有效的 库房管理制度保障 修订了档案库房管理制度 使档案库房管理更 加规范 使档案库房管理做到有章可循 先后修订并完善了 档案 库房安全管理制度 人事档案保管保密制度 档案库房卫生安 防制度 档案查借阅制度 等切实可行的库房管理制度 落实了 档案流转过程中的安全责任制 明确了从上到下各层级的档案安全 工作职责 第一责任人 为档案安全工作的决策者 负责档案安全 工作的领导 各科室科长对本科室范围的档案安全工作负领导责任 科室工作人员负责各自范围内的档案安全工作 同时 建立了部门 领导和各科室负责人每周一 周五定期对档案库房巡视检查制度 为日常的档案利用服务提供了可靠的制度保障 二 正确选用保护设备 省人才中心档案部这次对档案库房 保护设备选用的遵循基本原则是 经过使用的性能成熟的 有资质 证书 获得国家质量认证的产品 通过公开 公平 透明进行招投 标 由有资质的专业公司按国家相关档案库房标准建设安装好 通 过相关监管部门验收 在此基础上 根据上班时段 下班时段明确 库房管理重点 确保库房绝对安全 三 档案库房位置 档案库房位于办公三楼区间 远离易燃 易爆 空气污染区 远离卫生间 洗涮间等 做到了档案库房 工 作人员办公室 档案阅览室三室分开 使用计算机管理档案的计算 机放在档案工作人员办公室 库区通道有 档案重地 闲人免进 严禁烟火 等警示告知牌 库房实行专人管理 未经允许 非工 作人员不得入内 外来人员须经分管领导同意 方可登记进入 保 证了档案不留安全隐患 四 档案室库房承重 档案库房楼板承重达到楼面均荷载 5kn 采用档案密集架的 不应小于 12kn 对库房的水泥地面 进行了防潮 防火等特殊漆面的喷刷 总体地面颜色为灰色 库房 内过道有明显的道路指示标志 五 档案室库房使用铁质档案密集柜 在布置密集柜时 考 虑到工作人员管理和放置档案保护 检测设备的空间 主通道净宽 不小于 1m 两行装具间净宽不小于 0 8m 装具端部与墙之间走道 净宽不小于 0 6m 装具背面与墙的间隔不小于 0 1m 装具顶端与天 棚间隔不小于 0 5m 针对已损坏的档案密集柜进行更换或维修 并 对原有的档案密集柜 88 组 176 列 进行了重新扩展 喷漆工作 达到旧档案密集柜与新档案密集柜颜色统一 一致 六 档案室的防护设施 具备了防火 防水 潮 防高温 防盗 防虫 防鼠 防有害气体 防光等 八防 要求 防火 档案室严禁烟火 严禁使用明火照明 在明显处 标识 严禁火种 严禁吸烟 严禁携带食品 档案重地 闲 人免进 等警示牌 档案库房用电动力负荷采用 380V 三相供电 照 明负荷采用 220V 单相供电 线路铺设按照要求为暗线 且根据要求 选用线材 开关 插座符合安全要求 灭火器材选用干粉灭火剂 灭火器材存放位置方便取放 并有明显的标识 防高温 防潮 水 档案室温度一般控制在 14 24 相对湿度为 45 60 档案库房安装了空调 并根据面积配 备了一定数量的温湿度计 真实记录档案库房每昼夜温湿度变化情 况 防盗 防光 防紫外线 档案室安装了防盗门和防盗 报警装置 安装了与外墙和窗户的隔离墙 避免了阳光直射档案 照明灯具选用 40W 或 60W 白炽灯 并加装了防爆罩 禁止使用日 光灯 制订了安全保管库房钥匙的规定 防虫 防鼠 防尘 档案库房禁止存放食物 及时投 放防虫 防鼠药物 并且安装了电子杀虫仪 档案库房远离污染区 档案库房门窗进行密封处理 并配备吸尘器及时吸除档案柜架上的 灰尘 三 针对目前档案库房需要完善的问题 社会人才档案管理部参照国家档案室库房建设标准并结合陕西 省人才中心的自身特点 通过此次调研 我中心领导和档案部具体 工作人员 增强了档案安全意识 并在调研中也发现了一些存在的 薄弱环节需要进一步的完善 一 档案库房现有部分档案密集柜光线不是很好 需要增加 安装 建议库房需要加灯光的区域 02 室 60 区 83 区 02 室 90 区 01 室 100 区 01 室 35 区 02 室 49 区 03 室 1 区 24 区 二 档案库房现没有除湿设备 建议对每排档案柜配备档 案专用的除湿设备 三 档案库房档案每格档案薄厚不统一 档案容易倾倒 建 议给每个档案区间配备书立架 综上所述 档案库