第21课6.3-6.4 会议的接待第11周2

广广 州州 市市 机机 电电 高高 级级 技技 工工 学学 校校 教案首页教案首页 编号 QD 0707 11 版本 C 0 流水号 科 目会展实务授课日期 第 11 周 5 6 5 10 3 4 节 班 级12 物流高职 1 班 12 电子商务高职 1 班 课 题第第 22 课会展中的电子商务课会展中的电子商务课 时 2 授课方法讲授法 小组讨论法 练习法辅助教具课件 课后作业自编 见教案中 布置作业 拟用时间30 分钟 学习目标 1 学生能了解会议管理在展会中的重要性 2 学生能知道会议接待的准备工作的特点和策划要领 3 学生能应用会议接待工作流程 重 点 1 学生能描述会议接待的准备工作的特点和策划要领 2 学生能描述会议接待工作流程及策划方法 3 学生能描述会议管理在展会中的重要性 突破方法 突破方法 以案例分析或课堂讨论的方法 难 点 1 学生能知道会议接待的准备工作的特点和策划要领 2 学生能应用会议接待工作流程 化解方法 化解方法 以案例分析或课堂讨论的方法 教学回顾 备 注 授课教师 谭欣华 部长签名 主任签名 提交日期 审阅日期 审阅日期 教案内容教案内容 时间分配时间分配教学活动教学活动 内容内容 教学方法教学方法 与手段与手段 资料资料 工具等工具等 组织教学 2 分钟 强调课堂纪律 考勤 检查学生胸卡 课室卫生 等 教师陈述 课程导入 3 分钟 上次课我们主要对会展相关会议的特点和策划 要领有了初步认识 并学习展会学生能描述会议 的策划在展会中的重要性及策划方法 下面我们 学习会议的接待 教师陈述 学生陈述 课件 讲授新课 50 分钟 第六章第六章 会议实务会议实务 6 36 3 会议的接待会议的接待 6 3 16 3 1会议接待的含义和作用会议接待的含义和作用 1 1 会议接待的含义会议接待的含义 会议是指人们怀着各自相同或不同的的目的 围绕一个共同的主题 有组织地聚焦在一起的议 事活动 任何会议活动 都有其共同的特点 任何会议活动 都有其共同的特点 1 会议是一种目的性很强的活动 2 会议是一种高度组织化的活动 3 会议是一种群体性的活动 会议的要素是构成会议的基本因素 举行任何会会议的要素是构成会议的基本因素 举行任何会 议都必须具有以下三个基本要素 议都必须具有以下三个基本要素 1 1 会议议题 会议议题 会议议题是指根据会议目标确定并付诸会 议或解决的具体问题 2 2 会议主办者 会议主办者 会议主办者是指对会议活动的组织 管理 协调负主要责任的机构或者个人 3 3 会议与会者 会议与会者 与会者是旨参加会议者 通常又称 为会议成员 根据会议成员在会议中的权利和义务 一根据会议成员在会议中的权利和义务 一 般分为以下四种 般分为以下四种 正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 教师陈述 实例演示 小组讨论 大组讨论 课件 黑板 练习 纸 2 2 会议接待的作用 会议接待的作用 1 为会议活动提供保障 2 树立良好的社会形象 一一 会议筹备一般是按会议筹备一般是按 以下步骤进行 以下步骤进行 1 主办者决定举行一个会议 2 选择或聘请承办者 3 指定策划委员会 4 选择会址 5 选择发言者 6 进行市场营销 7 举行会议 二二 会展时间的策划会展时间的策划 1 1 会展时间选择原则 会展时间选择原则 会展时间的选择 必须遵循以下三个原则 会展时间的选择 必须遵循以下三个原则 订货时效性 季节适宜性 观众可参与性 2 2 会展时间选择要点 会展时间选择要点 1 1 会展空间策划须遵循以下三个原则 会展空间策划须遵循以下三个原则 1 市场推广可行性 2 观众可达性 3 场地适宜性 2 2 空间策划的要点空间策划的要点 1 1 场地面积场地面积 2 2 展出场地形式展出场地形式 室内和室外场地 净场地和标准展台 3 3 展览活动区域 展览活动区域 三三 确定会议目标确定会议目标 确定会议目标就是要解决为什么开会这 一最基本的问题 根据召开会议的原因 确定会议目标 根据会议实际需要会议目标可以一一个 也可以是多个 但总目标与具体目标之间是统帅 与被统帅的关系 具体目标必须服从于总目标 四四 确定会议形式确定会议形式 1 1 会议目的和形式要相符会议目的和形式要相符 会议的目的必须与会议的形式相符 常见的会 议与形式见表 2 1 2 2 会议形式服从会议类型会议形式服从会议类型 1 1 非正式会议 非正式会议 环境要求环境要求 几种非正式会议的特点 几种非正式会议的特点 A 临时会议 B 小型会议 C 头脑风暴会议 2 2 正式会议 正式会议 正式会议的类型及特点见表 正式会议的类型及特点见表 2 2 2 2 3 3 变革中的会议形式 变革中的会议形式 电话会议电话会议 视频会议视频会议 E E mailmail 1 1 会议地点的确定会议地点的确定 会议地点的选择包括两方面的含义 会议地点的选择包括两方面的含义 一是选择合适的地方 二是选择合适的场馆 2 2 会议时间的确定会议时间的确定 会议时间选择要考虑到两个方面问题 一是什么 时候召开会议最为合适 二是会议时间的周期 3 3 会议规模的确定会议规模的确定 会议的规模与会议的效果和目的密切相关 4 4 会议预算的制定会议预算的制定 见表 见表 2 2 3 3 5 5 会议主持人会议主持人 五五 会议的流程与设计会议的流程与设计 1 选择适当的会议形式 2 管理会议费用 3 确定会议日期 4 决定会议的安排 筹划会议不要只满足于基本需要 而应注入更多 的创意 会场的布置会场的布置 1 1 营造会场气氛 选择合适座位形式 营造会场气氛 选择合适座位形式 会场气氛策划会场气氛策划 会场座位格局策划会场座位格局策划 2 2 准备会议所需用品 准备会议所需用品 六六 会议活动策划方案会议活动策划方案 会议活动策划方案是指将设想的方案用文字 表达出来 即按形式 时间 地点 人员 主题 和流程几个部分 书写成策划案 会议日程表的设计要充分考虑以下因素 会议日程表的设计要充分考虑以下因素 1 提供对多数与会者来说比较方便的时间 开始活动 2 预留充足的登记时间 3 由会议主席作简要介绍或致词 以正式开 始一 天的活动 4 会议时间应长短适中 5 会议间歇休息时间应充分 6 确保充足的茶点供应 7 安排一次总结性的全体会议 8 避免以混乱收场 6 6 3 23 2 会议接待的准备工作会议接待的准备工作 1 1 了解与会人员的情况了解与会人员的情况 要了解与会人员的情况包括 1 与会人员的姓名 性别 宗教情况 健康 情况所代表的组织机构等基本情况 2 与会人员参加会议的目的意图背景 3 与会人员抵达离开会址的时间和交通工具 以便车辆接送 2 2 拟定接待方案拟定接待方案 会议活动策划的相关事务会议活动策划的相关事务 1 1 资讯中心资讯中心 资讯中心是对各种可以组合或单独进行的活动 的统称 其目的是为了向与会者提供一个常规会 议之外的分享信息的组织形式 2 2 文艺娱乐文艺娱乐 文艺活动包括看戏剧 芭蕾 音乐会以及参观 博物馆和展览等 3 3 休息区休息区 在会议过程中 与会者常常需要从会议的忙 乱和紧张中抽身出来 放松一会儿 休息区就是 为与会者提供的这样一个场所 4 4 纪念礼品纪念礼品 对与会者赠送知觉的礼品是现代会议常采用的 一个做法 3 3 落实具体事项落实具体事项 4 4 做好接待经费预算做好接待经费预算 5 5 安排好保密及新闻报道工作安排好保密及新闻报道工作 6 6 根据实际情况安排好礼品 纪念品的准备根据实际情况安排好礼品 纪念品的准备 工作工作 6 3 36 3 3 会议接待工作流程会议接待工作流程 1 1 迎接迎接 1 确定迎送规格 2 掌握到达和离开的时间 3 适时献上鲜花 4 不同的客人按不同的方式迎接 2 2 陪车和引导陪车和引导 1 客人抵达后 如果需要陪同客人乘车 注 意次序 2 引导是指会议期间会议接待人员为与会者 3 3 会议登记会议登记 1 会议登记表 2 会议登记表 3 票证 4 会议资料袋 5 与会者通讯录 6 会议签到资料 01 签到登记薄 02 宣册签到薄 03 签到卡片 04 电子签到卡 4 4 茶水与茶歇服务茶水与茶歇服务 1 茶水服务 2 茶歇服务 5 5 会议食宿安排会议食宿安排 1 住宿安排 1 餐饮安排 6 6 观看文艺节目与参观游览观看文艺节目与参观游览 7 7 安排返离 清理会场安排返离 清理会场 1 预订返程票 2 会议费用的结算 3 合影留念 4 告别欢送 5 清理会场 6 46 4 1 1 会议场地布置会议场地布置 1 背景台布置 2 主席台布置 3 会场座位布置 1 礼堂型 2 教室型 3 方形中空型 4 分散型 4 安排视听设备 6 4 26 4 2 会议管理会议管理 1 会前进行全面的检查 2 会议保密管理 3 会议经费管理 4 会议危机管理 会议突发事件对策的策划 会议突发事件对策的策划 1 会议突发对策的策划会议突发对策的策划 1 预测不可预知的情况 2 尽早策划 3 二次策划 2 常见的会议突发事件对策的策划常见的会议突发事件对策的策划 一般来说 会议活动中常见的突发事件及对策 有 1 原定的主要发言人缺席 2 登记代表数量不够 3 代表们没出席 4 发言人表现不当 5 某位代表言行不当 6 应在活动前 会场出了大问题 7 有国家性的重要活动与本次会议同时举行 8 重要的健康问题 9 有人病得厉害 10 饮食供应令人不满 11 影响代表们到会与离会的主要交通问题 12 严重的 IT 系统问题 案例分析 P180 开幕式的主讲嘉宾在哪里 开幕式的主讲嘉宾在哪里 随堂作业和 答疑 10 分钟 1 课后练习客观题部分 2 学生能描述会议接待的准备工作的特点和策 划要领 3 学生能描述会议接待工作流程及策