人事行政部经理作业指导书.doc

第一章 职位说明书第一节 组织架构人事行政部经理卫生员更夫门卫办事员司机文员第二节 岗位职责职位名称：人事行政部经理 直接隶属：分公司总经理直接下属：人事行政部文员、小车司机、门卫、卫生员协调部门：采购部、生产部、品控部、储运部、财务部岗位描述：在分公司总经理的领导下，负责分公司内部的绩效考核、人事、行政事务管理及公司内、外部公共关系的协调工作。 岗位职责：一、负责对分公司内部各级人员的月度工作绩效,进行考核。二、根据分公司各部门提交的人力需求计划，进行人员招聘、甄选、考评、办理人员录用审批手续。三、应及时对拟录用人员进行社会背景、经济担保的有效性、真实性的调查。四、分公司重要文件与规章制度及会议纪要的起草、呈报、审批、下发工作。五、 负责分公司内部员工享受福利待遇的审核办理工作。六、负责分公司各种证照及法律证件的年检工作。七、负责公司内、外部的公共关系。即，负责对公司内部行政事务的协调工作。八、负责对外与政府机关、职能部门、有业务往来单位的公共关系。九、制定安全防火与消防员培训制度,使之制度化、经常化。十、依据小车管理规定履行出车手续及控制车耗指标。十一、建立、建全完善的考勤制度，随时对员工出勤情况进行抽查。十二、按公司规范化管理要求,对分公司各部门行为规范、文明办公及室内外卫生的清扫情况进行监督、检查。十三、 负责生产部工人健康证的办理工作。第三节 主要权力一、组织管理1、有分公司重大决策参与权。2、分公司专项会议的组织权。3、所辖工作的指挥权。二、人事劳资1、有对下属的任免建议权。2、有对下属的晋升有建议权。 3、有对下属100元以内的奖罚权。4、有对下属的转正建议权。5、本部门编制内的人员招聘权。6、本部门编制外的人员招聘建议权。7、有对下属的辞退建议权。8、有对下属本部门内的工作调动权。9、有对下属3天以内的事假审批权。三、资金使用1、有按程序工作范围内标的5000元以内的合同签订权。2、有对下属1000元以内的差旅费借款审批权。四、物资领用1、有200元以内的物资采购审批权。2、有200元以内的物资报销审批权。3、有200元以内的物资领用审批权。4、办公用品的领用权。 五、其他权利1、对分公司内部的规范化管理有监督、检查权。2、按公司规定，对员工的福利待遇有审核权。3、对于行政性活动、公益活动、义务劳动有召集指挥权（如：清扫卫生、积雪、节假值班的安排、发运高峰押运员的安排）。第二章 人事管理第一节 人员招聘 一、增编时由人力需求部门提前一个月，注明需求岗位、拟招聘人数、任职条件，填写人员增补申请表，交人事行政部审核。 二、人事部门接到申请后，审核所申请人员，是否为编制内需求，如需要调整编制时，应按人力资源管理制度中规定的审批权限和程序进行审批。三、审核后，拟定招聘方案，并组织实施：1、招聘职位名称，人员需求量。2、招聘方式及拟定招聘广告稿。3、场地安排，及相关准备事项（集团宣传资料、海报、招聘登记表、笔试试题）。4、发布招聘广告，接待应聘者。5、应聘者资料的审核。 6、对应聘人员进行面试和笔试。7、根据考核结果确定录用名单，向被录用者发录取通知。8、被录用者接到录取通知后，到人事行政部领取员工录用审批表、政审表、经济担保书、聘用人员情况调查表后，在2日内办理相关手续。第二节 新聘人员背景调查人事行政部经理对新录用人员进行社会背景及经济担保有效性、真实性的调查。一、到被录用人员居住地居民委调查该人是否有劣迹。二、到被录用人户籍所在地的派出所调查该人是否有犯罪史或劣迹。三、到为其提供经济担保人员的工作单位,核实该担保是否具有经济担保能力,同时核实其担保的有效性及真实性。四、调查结束后,如被录用人的自然条件与社会背景均符合公司要求,则在该员工的经济担保书及聘用人员情况调查表上注明调查结论，予以录用。五、经人事行政部经理的调查核实,被录用人背景调查有问题的,公司不予录用;如经济担保的办理不符合规定的,重新办理后，由人事行政部经理调查合格,办理录用手续。第三节 新招聘人员的录用经调查核实,符合公司录用条件的人员,可办理员工入职手续：一、由新入职员工所在的部门经理在该员工的员工录用审批表上签字。二、由其部门经理将员工录用审批表转交至人事行政部，由人事行政部经理签署人事部门意见。三、人事行政部经理签字后交分公司总经理批示，同时确定该员工试用期工资。四、分公司总经理批示后，人事行政部文员按员工录用审批表上批示的工资一式两份填写员工录用通知单，交财务部1份，自留1份在该员工档案中存档。五、将录用手续全部办理完毕后,由人事行政部文员,将新员工的招聘登记表、员工录用审批表、政审表、经济担保书、聘用人员情况调查表、员工录用通知单一同存档，建立该员工的人事档案。六、由人事行政部经理组织新员工按照入职员工培训手册进行入职前的培训。 第四节 岗前培训一、对于新入职人员，应由人事行政部经理对员工进行岗前培训。二、岗前培训的主要内容包括：1、 公司的文化理念。2、 公司的规章制度。3、 公司的礼仪规范与行为准则。第五节 转 正一、试用人员试用期满后，由试用员工本人提交工作总结。二、所在部门经理应对其试用期内的表现进行评价,并进行业务等相关知识的考核，并在希波集团员工转正审批表上签批转正意见后，提交人事行政部核准。如试用人员在试用期内，达不到该岗位的任职要求，则不予转正。三、人事行政部核准后，签署意见，同时注明转正职务、转正工资标准。四、人事行政部经理将员工转正审批表转交分公司总经理批准。五、分公司总经理批准后，由人事行政部文员一式两份填写员工薪资调整通知单逐级审批后，交财务部1份办理调薪，另1份由人事行政部存入该员工人事档案。 第六节 员工职务晋（降）级（职）的审批一、分公司一般管理人员1、分公司一般管理人员的晋（降）级（职）由部门主管填写员工职务晋（降）级（职）呈报审批表报分公司人事行政部。2、人事行政部审核后，注明晋(降)职务与变动后工资标准,交分公司总经理审批。3、分公司总经理审批后,由人事行政部文员一式两份填写员工薪资调整通知单，交财务1 份办理调薪，另1份由人事部存入该员工人事档案。二、分公司部门副经理以上人员1、分公司部门副经理以上人员的晋（降）级（职）由分公司人事行政部填写员工职务晋（降）级（职）呈报审批表，同时注明晋（降）职务与变动后工资标准，上报分公司总经理批准。2、分公司总经理批准后，转呈集团人力资源部审核，呈报集团总经理批准。3、集团总经理批准后, 分公司总经理审批后,由人事行政部文员一式两份填写员工薪资调整通知单，交财务1 份办理调薪，另1份由人事部存入该员工人事档案。第七节 员工辞职、辞退的审批工作流程一、辞职1、辞职员工必须提前30天提出书面申请，由所在部门主管领导同意后，交分公司人事行政部，以便人事行政部准备该职位人员的招聘工作。2、新聘人员到岗后，辞职员工有帮助新聘人员熟悉工作内容、主要业务流程直至其能够独立工作的义务。3、在新聘人员能够独立工作后，辞职员工可与其办理工作交接手续，并填写移交清单，注明文件移交、物品移交、待办事项，并在人事行政部经理的监督下，办理移交手续。4、工作交接完成后，由辞职员工填写员工离职（任）书，由所在部门主管签字同意，同时注明有无遗留问题、是否交接完毕、离职（任）日期、截薪日期。5、由仓库保管员在员工离职（任）书上注明是否有遗留问题及欠条，并由保管员签字。6、由人事行政部文员在员工离职（任）书上注有无借阅档案、资料、图书等及其它遗留问题，并由人事行政部文员签字确认。7、由财务部在员工离职（任）书上注明有无欠条其它遗留问题，并由财务部经理签字确认。8、待上述部门全部会签确认后，审计工作完成，在确定没有问题后，由人事行政部审核、签字同意，并上报分公司总经理批准。9、分公司部门副经理以上人员离职（任），应将员工离职（任）书呈报集团人力资源部审核，呈报集团总经理批准。10、员工离职（任）书获准后，辞职员工持本部门主管签字的考勤表送至财务部，由财务部会计办理结薪。11、拟辞退或开除人员的毕业证及职称证书复印件等有效证件,可返还本人,但人事档案应继续在公司留存一年后再返还本人。二、辞退或开除1、按照实事求是的原则，由部门经理将提出的辞退或开除人员的建议报分公司人事行政部。2、人事行政部受理后，根据调查了解情况，与拟辞退或开除人员谈话，了解员工思想动态，倾听员工申诉并根据事实与人力资源管理制度确认是否应该予以辞退或开除。3、如确认需要辞退或开除，拟辞退或开除员工在人事行政部经理的监督下，与继任者办理工作移交手续，并填写移交清单，注明文件移交、物品移交、待办事项等。4、辞退或开除人员要在人事行政部备案，开除人员要下发通报。5、拟辞退或开除员工填写员工离职（任）书，由所在部门主管签字同意，同时注明有无遗留问题、是否交接完毕、离职（任）日期、截薪日期。6、由仓库保管员在员工离职（任）书上注明是否有遗留问题及欠条，并由保管员签字。7、由人事行政部文员在员工离职（任）书上注有无借阅档案、资料、图书等及其它遗留问题，并由人事行政部文员签字确认。8、由财务部在员工离职（任）书上注明有无欠条其它遗留问题，并由财务部经理签字确认。9、待上述部门全部会签确认后，审计工作完成，在确实没有问题后，由人事行政部审核后，签字同意，并上报分公司总经理批准。10、对分公司部门副经理以上人员的辞退或开除，应将员工离职（任）书呈报集团人力资源部审核，呈报集团总经理批准。11、员工离职（任）书获准后，拟辞退或开除人员持本部门主管签字的考勤表送至财务部，由财务部会计办理结薪。12、拟辞退或开除人员的毕业证及职称证书等有效证件,可返还本人,但人事档案应继续在公司留存一年后再返还本人。13、拟辞退或开除人员可以逐级或越级申告,但不得扰乱公司正常的办公秩序。第八节 员工享受福利待遇的审批员工本企业工龄满一年后，可享受公司规定的相应的福利待遇。一、工龄1、员工本企业工龄满一年后，可向人事行政部申请工龄补贴。2、人事行政部核实申请人入司时间无误后，以书面形式通知财务部。3、财务部接到通知后，在员工工资中加入工龄工资。二、职称津贴1、员工本企业工龄满一年后，可凭本人职称证书及毕业证证书原件到人事行政部索取员工享受福利待遇审批表。2、申请人在员工享受福利待遇审批表上写明职称及学历后，由人事行政部经理进行审核，并根据公司规定，注明该员工享受职称津贴的标准和执行时间，提交分公司总经理签字批准。 3、分公司总经理批准后，由人事行政部文员将员工享受福利待遇审批表原件送交财务部，复印件存入员工档案。三、交通补助1、员工可向公司申请交通补助,同时向人事行政部索取员工享受福利待遇审批表。2、申请人在员工享受福利待遇审批表上写明家庭具体住址后，由人事行政部经理进行审核，并根据公司规定，注明该员工享受交通补助的标准和执行时间，提交分公司总经理签字批准。 3、分公司总经理批准后，由人事行政部文员将员工享受福利待遇审批表原件送交财务部，复印件存入员工档案。四、住房补助1、分公司家驻外地员工可向公司申请租房补助,同时向人事行政部索取员工享受福利待遇审批表。2、申请人在员工享受福利待遇审批表上写明本人住房的实际情况后，由人事行政部经理进行审核，并根据公司规定，注明该员工享受住房补助的标准和执行时间，提交分公司总经理签字批准。 3、分公司总经理批准后，由人事行政部文员将员工享受福利待遇审批表原件送交财务部，复印件存入员工档案。第九节 员工绩效考核一、由人事行政部制定分公司各部门、各级人员的月度绩效考核指标。二、将制定的月度绩效考核指标交各部门征求意见，并结合实际情况及时重新修订。三、将重新修订的月度绩效考核指标交分公司总经理审核，并呈报集团人力资源部批准。四、月度绩效考核指标获准后，制定对各级人员考核的月度绩效考核方案，主要内容应包括：1、指导思想 2、考核范围 3、考核内容 4、考核办法 5、评分办法6、奖罚办法7、考核的程序及时间8、考核结果的公布9、注意事项五、人事行政部经理按照月度绩效考核方案和月度绩效考核指标与人事行政部文员一同，对分公司各部门、各级管理人员进行月度绩效考核。 六、对考核结果进行公示，并报分公司总经理与集团人力资源部审核；同时将考核的奖罚金额计算准确后，交财务部予以执行。第十节 ISO9001质量管理体系运行情况的检查1、依据质量手册和作业指导书，对本各部门ISO9001质量管理体系运行情况进行检查。2、检查的主要内容：、是否按ISO9001质量管理体系的要求进行操作，并填写记录。、记录填写要求符合ISO9001质量管理体系的要求，并填写及时、准确、清晰。、各级管理人员，对本企业质量手册和作业指导书掌握和了解的程度。、对公司及本部门的质量方针、质量目标是否熟知并理解。、各级管理人员及操作员工对本岗位职责了解的情况。、配合按ISO9001质量管理体系的要求定期组织内审员进行内审，并对内审记录中整改项目加以整改。第三章 行政事务管理第一节 常规工作一、日工作待办单1、待办单要放在办公桌上的明显位置，便于提醒自己。2、随时记录待办事项，经常查看待办事项，排列好各事项工作顺序，一个工作日的工作完成后，要认真进行总结，并制定次日工作计划，填写待办单。上一个工作日的待办事项未完成，应誊写到次日待办单上。3、将当日工作项目记录，做出总结。二、周部务会议1、每周一早8：00时，人事行政部召集文员、办事员、司机、门卫参加会议。2、检查上次会议布置的工作是否落实。3、听取每位参会人员的汇报，对于存在的问题，认真分析解决。4、布置当天的工作内容，并对本部门人员的工作进度提出指导性意见。三、周六汇报会1、每周六16：00时前，将一部门周六会议上所需汇报的材料，按公司规定的格式填写。2、按照公司惯例，每周六16：00时准时参加公司周六汇报会议，在会议上应就本部门上周工作的完成情况与下周工作的安排情况做出汇报。3、汇报时要求简明扼要，如某件事情的汇报需耗时较长才能说明，应会上简要概括，会后向领导详细汇报。四、 月工作总结1、月30日16：00时前做出本部门的工作总结。2、分公司各部门、各级管理人员的月工作总结进行收集整理后，上报分公司总经理。 3、工作总结应按公司规定的模式书写，内容真实全面、不漏项。五、司刊稿件 1、每月30日16：00时前，向分公司人事行政部提供司刊稿件。2、要求所提供的稿件内容具有知识性、趣味性、娱乐性，要有真情实感，不应随意摘抄、应付了事。第二节 卫生检查一、对分公司各部门的室内卫生进行检查，主要内容包括：1、 门、门把手、窗户、文件柜顶部、墙壁等有无灰尘及霉点。2、 物品摆放合理，无杂乱感。3、 地面卫生清洁无杂物。4、 检查各部门养花是否符合公司规定。5、 检查室内防蝇设施，是否存在蚊蝇进入办公室及车间的隐患。二、对各部门分担区卫生进行检查，主要内容包括：1、 室外分担区地面无杂物、纸屑、废弃的塑料袋及包装物。2、 检查各部门是否将垃圾倒到指定地点，有无随处乱倒现象。3、 冬季地面有无积雪，以雪为令，随时组织各部门进行清雪劳动。第三节 行为规范、文明礼仪的检查一、随时检查分公司各部门员工的行为规范、文明礼仪进行检查。二、检查员工举止、就餐、交谈、会客、通话等各方面的文明礼仪是否符合公司规定，如：个人卫生的检查，主要内容包括：是否存在披长发、染指甲、染头发、佩戴饰品，工作期间的妆束应符合公司规定，大方得体，不化浓妆，不穿奇装异服。三、检查分公司管理人员的司微佩戴是否符合公司规定。第四节 员工出勤情况及劳动纪律的检查一、随时对分公司内部各级管理人员的出勤及劳动纪律进行检查。二、每天早晨8：00时后检查员工签到簿，是否存在员工缺勤或漏签现象。三、如有缺勤现象，应到该部门对未出勤员工履行请假审批手续的情况进行检查。四、如存在漏签现象，应要求该员工立即补签。五、随时在工作期间对各部门的工作秩序及劳动纪律进行检查，检查的主要内容包括：1、是否有员工在工作期间做与工作无关的事情。2、检查员工在工作期间是否存在脱岗现象。3、检查各部门考勤及病、事假、出差等手续的履行情况。第五节 文件的打字、复印、下发一、打字1、需打字部门将文件送达人事行政部时，应审核需打字稿件上是否有该部门主管领导的签字。2、检查该稿件是否符合公司规定的打字要求，如工艺配方、工艺标准、新产品研发等绝密资料不允许打字。3、如需打印稿件符合公司打字要求，由人事行政部经理在稿件签字，并注明紧急程度、统筹安排后交由人事行政部文员进行打字。4、 将打字完毕后的稿件由人事行政部文员将稿件交起草人校对无误后，签字确认；如打字出现错误，人事行政部文员负责改正，直到完全正确。二、复印1、 严格执行公司复印机使用规定。2、 复印申请部门应在复印登记表上注明复印时间、资料名称、用途、密级、纸型、复印数量、废纸数等内容，由复印申请人在经办人栏中签字，交本部门经理签字确认，经人事行政部经理审核后可进行资料的复印。3、原则上资料复印数量超过10份以上的及大批量的经常使用的消耗性报表，应打印腊纸油印或送印刷厂进行批量印刷。4、公司绝密资料的复印应由复印申请人，在复印机旁留守，直到复印完毕，绝密资料复印时的废纸应由复印申请人收回，废纸数记入该部门消耗。三、文件的下发1、文件下发前应由文件起草部门填写文件签阅单，由该部门主管领导签批后，送至人事行政部，由人事行政部组织文件所涉及的部门领导进行文件会签。2、文件会签完毕后，如无异议由人事行政部经理根据文件签阅单上注明的发放范围，由人事行政部文员在文件下发登记表上注明文件名称、文件编号、密级、将文件按发放范围发送到各部门，由各部门接收人员签收。3、 人事行政部经理定期对各部门文件的归档情况进行检查。4、 对于公司有关文件精神，应各部门文件精神的传达与落实情况。5、 对于应按公司要求，学习、讨论的文件，人事行政部经理应做好对各部门学习、讨论、记录情况的检查工作。第六节 报刊（邮件）、传真的收发一、报刊（邮件）的收发1、人事行政部门卫在接收到报刊及邮件后，交人事行政部文员。2、人事行政部文员对报刊、邮件在报刊、邮件收发登记表上进行登记，注明收发日期、名称、接收部门、接收人等内容。3、人事行政部文员持报刊、邮件收发登记表，将报刊、邮件送达接收部门，由领取人签字。二、传真的收发1、接收传真（1）人事行政部文员在接收到传真后，应进行妥善保管。（2）接收到的传真件在传真接收登记表上进行登记，并注明传真接收时间、传真名称（内容）、密级、页数等内容。（3）由人事行政部文员持传真接收登记表与传真件送达接收部门，由接收人签字。2、发传真（1）各部门到人事行政部发传真时，必须在传真发出登记表上登记，注明发出时间、对方单位传真号、接收单位、接收人、传真名称（内容），密级、页数、发出人签字、发出部门主管领导签字。如是国际传真需经分公司总经理签字同意。（2）人事行政部文员在审核传真发出登记表上内容准确无误后，方可发出传真。第七节 物品的领用一、各部门在申请领用矿泉水、传呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品时，应由申请部门在物品领用登记表上注明领用日期、品名、用途、领用部门等内容，并由领用人及其主管领导签字。二、人事行政部经理对物品领用表审核无误后签字，方可领用。第八节 图书管理一、图书的购买1、由申请人提出购书申请，并在图书购置申请书上注明申请部门、经办人、需购置书目名称、价格等内容，由部门主管领导签字后，交人事行政部审核，经总经办主任或分公司总经理签批后，方可购买。2、图书的购置必须符合公司规定，不得购置与工作无关的图书。3、图书购回后，凭购书发票，到人事行政部对所购图书办理登记手续。4、人事行政部经理经对所购图书进行审核后，在购书发票上签字确认。5、对购书发票审核时，应仔细核实购书价格是否打折。6、对于所购图书，经人事行政部经理审核无误后，交人事行政部文员在现存图书情况明细表上登记、对图书进行编号并加盖“希波图书专用章”后存档。二、图书的借阅与归还1、由图书借阅人到人事行政部在借（还）图书登记表上填写借阅图书名称、数量、规定期限、借阅日期、归还日期、借阅人。2、填写完毕后，由人事行政部经理签字批准。3、图书在借阅过程中，由人事行政部文员进行催要，并根据催要结果做好图书催要记录。4、图书逾期不还者，由人事行政部文员进行催要，要求其按规定借阅时间归还，如需继续借阅，应重新办理图书借阅手续，直到归还为止。5、图书在归还时，人事行政部文员应仔细检查图书是否出现缺页、损坏，并估算出折旧程度与实际价值。6、员工在办理离职手续时，由人事行政部文员对其图书的借阅情况进行检查，如有借阅未归还图书，应立即催要，图书归还后，检查无误后，再在其离职（任）申请书上签字。第九节 印信管理一、印章管理1、由用印申请人（部门）填写用印申请单，注明申请人、职务、所在部门、用印名称，材料名称、材料来源、加印份数、用途等内容。2、用印申请单经部门主管、人事行政部经理、分公司总经理签字后，交人事行政部文员后，方可用印。3、如急于办理公务，而有关领导不在公司内，可经电话请示领导，经人事行政部文员核实后方可用印。领导回公司后，由用印申请人找领导补签。4、每月月末，由人事行政部文员将全月用印申请单将订成册，编号后存档备查。二、介绍信管理1、一般性介绍信的开具，应由人事行政部文员填写，同时要求介绍信的存根与正文保持一致，并在中缝及正文右下角压字盖章。2、一般性介绍信由经办人签字后，交人事行政部经理审核签批。3、如有特殊情况，需出具空白介绍信，则应由经办人、人事行政部、分公司总经理签字，并由人事行政部经理请示集团董事长批准。第十节 员工午餐的管理一、由人事行政部经理确定供餐单位及用餐地点，对于因工作需要无法外出就餐者，由人事行政部经理与供餐单位沟通送饭事宜。二、打印午餐签字表交给供餐单位，由本公司用餐人员签字。三、根据员工需求，随时与供餐单位沟通午餐质量。四、每月月末，由人事行政部经理对供餐单位出具的午餐签字表、发票进行审核，无误后在发票上签字确认。五、午餐费用审核时注意事项1、 是否存在重复就餐现象。2、 及时督促休息日需上班部门提报就餐名单、份数，以便提前向供餐单位定餐。3、外来公司办事人员需在公司就餐，应由接待部门提前（每日10：30时前）报至人事行政部，由人事行政部发放加盖公司公章的就餐券就餐。第十一节 电话费指标的考核与通讯费用的查询一、各部门电话费用指标的考核1、 根据电信局提供的通话记录，确定各部门全月电话费用。2、 照公司核定的电话费用指标，对各部门全月实际电话费用进行考核。3、 将电话费用的考核结果于每月1日前，上报分公司财务部。二、手机费用的查询1、由人事行政部文员打电话或去通讯公司进行公司董事长、副董事长手机费用的查询。2、人事行政部经理根据文员查询手机费的结果（如果董事长手机费用余额低于1000元、副董事长手机费用余额低于500元时），立即安排人事行政部文员通过电话续缴手机费，确保董事长、副董事长手机不停机。三、传呼机费用的管理1、对于因工作需要由公司缴付传呼机费用的员工，在缴费后，应将缴费收据交人事行政部经理签字方可报销。2、人事行政部经理安排文员对传呼机缴费情况进行登记，注明缴费时间、使用期限、缴费金额、下次缴费时间等事项，存档备查。3、当传呼使用人，再次缴费报销时应由人事行政部根据上次缴费的登记情况审核后，予以签字报销。第十二节 文件、档案（资料）的管理一、文件的管理1、对于集团及分公司下发的文件，应由人事行政部文员，按照文件发放时间的先后顺序统一编号，满一个月后，编制文件目录，将全月文件装订成册。2、对集团及分公司下发的文件，应分别装订。二、档案的管理1、人事档案（1）员工人事档案的内容包括：招聘人员登记表、经济担保书、聘用人员情况调查表、政审表、录用审批表、内部报到通知单、薪资调整通知单、福利待遇表等。（2）人事档案应编号、建帐，按部门分类后妥善保管易于查找。（3）在职人员与离职人员的人事档案应分别存放，便于管理。2、综合档案（1）综合档案包括设备档案、证照、法律要件及各类综合性材料。（2）综合档案分类后，应编号、建帐，妥善保管易于查找。第十三节 会议组织与会议纪要的下发一、人事行政部负责起草分公司综合性的行政工作计划、会议决议、文件等工作。二、经上级领导批示后，按文件密级下发给相关各部门。三、公司其他部门起草的、需以公司名义下发的文件,经仔细审核无误后，给予下发。四、按照公司领导的批示安排布置综合性的行政工作会议及其它专题会议。五、重要会议，会前至少1天下发会议通知至各与会人员手中（临时召开会议除外）。六、会前做好会场内的会议资料、桌椅、饮用水的准备工作。七、开会时，人事行政部经理需做好会议记录，监督检查会议、决议的执行情况。八、会后收拾会场，并将文件、资料按“保密制度”有关规定进行处理。九、会后，最迟3天内将会议纪要下发给与会人员。第十四节 出口业务工作流程一、业务人员通过国内口岸及有关资料选择客户接触客户并达成意向。明确买卖商品品种、数量、价格、及付款方式等，达成一致后，由买方发出订单。二、我方收到客户订单后，依据订单制作买卖合同，并签字、盖章后传至买方。买方签字盖章后，回传给我方，合同即告成立。三、合同成立后由买方开出信用证后。并将信用证复印件传至我方。四、我方收到信用证后，组织生产。五、在生产前由分公司部经理组织出口产品协调会。将合同要求的产品品种、数量、通报生产部门组织生产。如有特殊口味要求应通报研发部对口味进行调整达到客户要求，品控部负责生产采购。第十五节 出口业务相关手续的办理一、上网申请领取外汇核销单，网上通过后，去外汇管理局实际领取外汇核销单，并交押金一万元。二、通过网上电子报关，报关成功后出境口岸海关查到我公司有关情况后，方可实际报关。三、办理出境报关异地备案手续。四、去商检局报检，由商检局来人取原材料肉抽样检验同时由公司提供原料生产厂的原始检疫证明和出口产品的各项理化检验报告，原料肉检验合格方可生产。五、 生产完成后由商检局抽样检查后，将样品送商检局验检，并由商验局出具出入境检验检疫兽医卫生证书出境货物换证凭单。装车出运到口岸存入当地冷库。办理外运代理手续、报关、报验、租车通关。六、出口产品手所有手续齐全后，装车出运到口岸存入当地冷库，办理外运代理手续。（报关、报验、租车通关）七、买方接到货物后将收据传到我方，我方携出口货物装箱，重量单，兽医卫生证书等信用证有所要求的单据向银行交单（在信用证的有效期内）八、在信用证付款内接到银行通知后，由财务部门携带财务专用章到银行结汇。并持税单与外汇核销单到外汇管理局办理退税。九、财务人员持结汇税单出口退税用报关单及外汇核销单到市国税局办理退税。十、完成以上工作后业务员人员应将所有有关出口货物的单据（复印件）及双方往来的传真、信函等汇集存档并注明合同编号以备查。第十六节 公司内部的组织协调一、组织各部门义务劳动1、根据分公司生产的实际需要，适时地组织分公司各部门人员参加义务劳动。如：物资卸车入库、清理积雪、生产车间义务劳动等。2、由人事行政部经理或文员通知各部门参加义务劳动的时间、地点、人数等相关事宜。3、在劳动过程中，由人事行政部经理负责组织、分工、协调等具体工作。二、节假日值班安排1、由人事行政部经理负责编制节假日值班轮流表，交分公司总经理审核，在征得各部门主管及拟值班人员的同意后，方可下发施行。2、安排人事行政部文员或办事员，印发值班交接记录表，并布置、落实好值班人员之间的交接工作。3、对放假前分公司各部门的卫生清扫、防火防盗等安全工作进行认真检查。4、随时打电话或到公司检查值班人员到岗情况，并抽查值班交接记录。三、发运高峰期押运员的抽调1、由人事行政部经理结合分公司各部门人员编制情况，本着公平、公正的原则编制押运轮流表，交分公司总经理审核，在征得各部门主管的同意后，方可下发施行。2、在发运高峰期间，随时与储运部沟通每日发运情况，并按照押运轮流表上的安排，与各部门协调押运员的抽调工作，确保不因押运员不到位，而影响车辆的发运。3、如发运高峰期间，公司内部抽调的押运员仍无法满足发运需要，应在请示分公司总经理同意后，面向社会招聘临时押运员。4、临时押运员的录用，最好由本公司内部人员介绍，在办理录用手续时，应严格按照公司规定的录用手续办理，并做好录用人员的经济担保核实及背景调查等工作。第十七节 公司外部的公共关系一、节日慰问工作1、将上一年集团领导节日慰问名单重新打印后，交集团领导审核、修改。2、根据集团领导审核、修改后的节日慰问名单上注明的慰问品数量、规格，协调组织有关人员进行慰问品的包装工作。3、安排人事行政部司机，按照节日慰问名单上注明的人员、联系方式、馈赠数量、规格，及时与名单上的人员进行联系，并将慰问品送到本人手中。二、与政府机关、职能部门的工作联系1、 办理公司各类法律要件的审批、各类证照的年检、申办工作。2、 对公司在运作过程中的遇到的各类问题，与政府机关、职能部门进行沟通、咨询、并申请援助或寻求解决办法。 3、为确保公司各项事业的顺利进行，人事行政部有义务理顺与政府机关及各职能部门的关系。第十八节 车辆管理一、车辆管理及油耗指标1、接到各部门由于工作需要,需使用公司车辆由请车人填写车辆请用单注明去向，由人事行政部经理签字。2、小车司机在接到车辆请用单后，方可出车。3、小车司机每次出车返回公司后，要将行车去向、里程填在行车记录上。4、每日收车前，将全天行车总里程进行汇总、登记。5、每月月底，小车司机将全月的行车总里程及全月油耗汇总并计算后，交人事行政部经理审核，上报财务。6、车辆全月油耗指标的计算公式为：全月行车耗油总量=全月实际耗油量月行车总里程百公里油耗指标二、车辆的维修1、车辆修理应事先填写书面申请，经人事行政部经理检验后，报分公司总经理批准，方可送修。2、车辆必须在公司指定的厂家维修，司机应监督维修的全过程，以保证质量，缩短维修时间。3、如出现增修项目，应及时汇报，经主管领导及分公司总经理批准后，方可维修。4、可自行修复的，由人事行政部统一购买配件，自行换修，以降低修车费用。不能自行修复的，在修车厂维修时，更换下来的原破损件带回公司交人事行政部经理核验。5、如车辆在行驶途中发生故障，而急需修复和更换零配件的，原则上应在不影响安全行车的前提下，开回公司检验后送修。无法开回后，可根据实际情况送修，修理费超过50元时，应先向人事行政部经理请示。三、养路费的缴纳1、 办理时间：在每季度初的前5日进行办理。2、 人事行政部经理指派人事行政部小车司机到运输管理处，按国家规定的收费标准进行缴费。四、车辆年检1、 办理时间：每年89月份办理。2、 由人事行政部经理指派司机带本人驾驶车辆、车辆行驶证及年检费用，到交警支队车管所办理车辆年检手续。3、 车辆经交警支队车管的年检后，发放所检车辆年度检验合格证，粘贴于风档玻璃右上角。五、车辆保险1、 办理时间：车辆年度保险费缴纳期限已满一年。2、 由人事行政部经理或由其指派人员到公司指定的中国人民保险公司，缴纳下一年度保险费。3、 保险单带回公司存档备查。第十九节 安全工作一、定期组织召开由分公司总经理、各部门主管及安全员参加的安全工作会议。1、由人事行政部经理安排文员通知分公司总经理、各部门主管及安全员会议召开时间、地点、讨论（汇报）内容等事宜。2、会议由人事行政部经理主持，由分公司总经理听取与会人员就本部门、本岗位的安全工作做出的汇报。3、对于各部门汇报过程中，存在的问题及隐患由人事行政部经理记录后，在会后对落实与整改情况进行督办