浙江省地方标准

1 ICS 01 140 20 A14 DB33DB33 浙 江 省 地 方 标 准 DB33 T498 2004 行政处罚案件档案整理规则 Clean up regulation of archives for administration punishment case 2004 11 04 发布 2004 12 04 实施 浙江省质量技术监察局 发布 2 DB33 T498 2004 前 言 为了规范制作 妥善保管和科学整理行政处罚案件档案 保障和 监督行政主体有效实施行政管理 规范行政处罚案件办理程序 提高 办案质量和效率 并更好地为社会各方面提供利用服务 特制定本标 准 本标准由浙江省档案局提出并归口管理 本标准起草单位 浙江省档案局 本标准主要起草人 程淑芳 王群 3 DB33 T498 2004 行政处罚案件档案整理规则 1 范围 本标准规定了行政处罚案件档案的定义 归档文件的要求 档案 的整理 档号编制 案卷格式 行政处罚案件档案电子目录数据库 本标准适用于在实施行政处罚案件中形成的档案的整理 经行 政复议或行政诉讼的案件档案整理可以参照本标准 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款 凡 是注日期的引用文件 其随后所有的修改单 不包括勘误的内容 或 修订版均不适用于本标准 然而 鼓励根据本标准达成协议的各方研 究是否可使用这些文件的最新版本 凡是不注日期的引用文件 其最 新版本适用于本标准 GB T7156 2003 文献保密等级代码 GB T9705 1988 文书档案案卷格式 GB T18894 2002 电子文件归档与管理规范 DA T1 2000 档案工作基本术语 DA T13 94 档号编制规则 DB33 T498 2004 4 DA T18 1999 档案著录规则 DA T19 1999 中国档案主题词表 DA T24 2000 无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板 中国档案分类法 档案分类标引规则 3 术语和定义 DA T1 2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准 3 1 行政处罚案件档案 行政处罚案件档案是按照法定的程序 在办理行政处罚案件过 程中直接形成的 反映执法活动全过程的 具有保存价值的文字 图 表 声像等各种形式历史记录 3 2 行政处罚案件档案整理 对行政处罚案件档案进行分类 排列 组卷 编目 装订 使之有 序化的过程 3 3 电子目录 将档案目录依照一定的格式输入计算机内 可以由计算机进行 读取 管理 检索的档案目录信息 4 归档文件的要求 4 1 通则 DB33 T498 2004 5 4 1 1 真实 准确 反映行政处罚活动的客观情况 4 1 2 齐全 完整 记录行政处罚活动的全面过程 4 1 3 适用简易程序的行政处罚案件在归档时 必须具有符合行政 处罚规定的处罚决定书 4 1 4 一般程序的行政处罚案件在归档时 必须具有现场检查笔录 立案审批表 调查笔录 通知书 行政处罚告知书 行政处罚决定书 送达回证 结案报告 建议书 登记保存 封存 扣押 决定书 解除 登记保存 封存 扣押 决定书等 4 1 5 应用听证程序 移送案件或申请延长办案时间的案件 除应具 有一般程序的必备文件材料外 还应具有听证通知 听证笔录 案件 移送书或案件办理报批书等文件材料 4 1 6 与具体案情直接有关的其他文件材料 也是必备文件 如 案 件讨论记录 等 4 2 规范和材料字迹要求 4 2 1 格式正确 纸质文件材料须采用 A4 标准无酸纸制作 4 2 2 文件材料字迹必须清楚 整洁 符号正确 签属完备 载体和 书写材料应符合耐久性要求 5 5 档案的整理 5 15 1 分类 行政处罚案件档案分为简易程序行政处罚案件档案 一般程序 DB33 T498 2004 6 包括听证程序 行政处罚案件档案两大类 5 2 组卷 简易程序行政处罚案件档案每五十个案件的责令改正 更正 通 知书 现场处罚决定书等组成一个案卷 一般程序 听证程序 行政处罚案件档案按 一案一卷 的原则组 卷 同一案件文件材料数量过多时 可适当调整成若干分卷 5 3 卷内文件的排列 卷内文件材料按照文件材料的重要程度进行排列 结论性的放 在前面 印证性的材料放在后面 行政处罚案件档案卷内文件材料的一般排列顺序是 1 行政处 罚决定 2 上级部门交办 其他部门移送 群众举报案件的材料 3 案件受理 立案审批表 4 现场检查笔录 5 登记保存 封存 扣押 决定书 6 调查笔录 7 案件讨论记录 8 通知存根 9 行政处罚告 知书 10 送达回证 11 解除登记保存 封存 扣押 决定书 12 案 件移送书 13 案件办理报批书 14 听证申请书 举行听证通知书及 听证笔录 15 建议书 16 检验 检定 鉴定 委托书 17 涉案物品 清单 18 强制执行申请书 19 涉案物品处理记录 处理凭证 20 结 案报告 21 其他应归档的文件材料 5 4 卷内文件页号的编写 卷内文件有图文的页面均应编写页号 页号编写位置 单面书 DB33 T498 2004 写文件在右上角 双面书写文件 正面在右上角 背面在左上角 各 7 分卷之间不连续编页号 页号以阿拉伯数字三位数编写 如 032 5 5 卷内目录的编制 卷内目录包括以下内容 顺序号 卷内文件的排列序号 用阿拉伯数字从 1 起依次标注 卷内文件的顺序 一份文件只标注一个顺序号 文号 文件编号 文件制发过程中由制发机关 团体或个人赋予 文件的顺序号 文件编号包括发文字号 科研试验报告流水号 标准 规范类文件的统编号 图号等 示例 浙档 2002 56 号 责任者 对档案内容进行创造 负有制任的团体或个人 责任者 只有一个时 照原文填写 责任者有多个时 第一顺序选择立档单位 责任者 立档单位不是责任者时 选择主要责任者填写 责任者用全 称或规范化简称 示例 浙江省国税局 题名 文件的标题 文件没有题名时 依据其内容拟写题名 并 加 号 示例 关于 XX 案件的协查函 日期 文件形成的日期 用 8 位阿拉伯数字表示 第 1 4 位数表 示年 第 5 6 位数表示月 第 7 8 位数表示日 示例 2003 年 2 月 8 日填写为 20030208 DB33 T498 2004 页号 每份文件首尾页上标注的页号 025 029 8 备注 留待对卷内文件变化时作说明之用 卷内目录示例见附录 A 5 6 案卷封面编制 封面填写主要包括以下内容 案全宗名称 即立档单位名称 用全称或规范化简称 档案类别 行政处罚案件档案 案件名称 简要写明违法主体和违法行为 示例 XX 市 XX 电子有限公司销售未经型式批准建立的进口 计量器具案 处理结果 处罚决定中确认的处罚内容 或者复议决定确认的处 罚内容或者诉讼确认的处罚内容 要求分项写明行政处罚的方式 示例 1 责令补办型式批准手续 2 罚款 XXX 元 卷内文件起止时间 卷内文件形成的起止日期 示例 自 2002 年 4 月 10 日至 2002 年 5 月 16 日止 保管期限 根据档案保管期限表划定的保管期限 示例 1 永久 示例 2 长期 示例 3 短期 卷内文件数量 本案件共有的案卷数量及各卷内的文件份数和 页数 DB33 T498 2004 示例 本案共 15 卷 本卷为第 8 卷 13 件 167 页 9 归档号 行政处罚案件档案的归档顺序号 5 7 卷内备考表的编制 卷内备考表内容包括 本卷情况说明 说明卷内文件的件数 页数 不同载体文件的数 量 缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 组卷情况 立卷人 由责任立卷者签署 检查人 由案卷质量审核者签署 立卷时间 完成案卷立卷的日期 5 8 案卷的排列 按照行政处罚决定书字号或结案时间顺序排列 5 9 案卷目录的编制 案卷目录包括序号 档号 案件名称 起止日期 页数 保管期限 备注等项目 案卷目录示例见附录 C 6 档号编制 按 DA T13 1994 规定编制 由全宗号 案卷目录号 或类别号 案卷号 件 页 张 号组成 档号采用以下两种结构中的一种 全宗号 案卷目录号 案卷号 件 页 张 号 示例 J035 005 016 025 全宗号 类别号 案卷号 件 页 张 号 DB33 T498 2004 示例 J036 1 3 021 126 10 全宗号 档案馆 室 给定每一个全宗的代码 全宗号用四位代码 标识 其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性 后三位用阿拉伯数 字标识某一全宗的进馆顺序号 示例 J036 案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码 以三位阿位伯数字标 识 类别号 馆 室 藏档案类别的代码 是由汉字 汉语拼音字母或 阿拉伯数字组成的代码标识 不同级位之间可用间隔符 分开 不 产生误解时 可省略间隔符 类别号一般不应超过三级 示例 J063 SA3 048 中的 SA3 案卷号 案卷排列的顺序号 案卷号用三位阿拉伯数字标识 若 设分卷的案卷 则在案卷号后用阿拉伯数字标识 并加 示例 J063 016 123 1 案卷封面示例见附录 B 硬封面卷脊填写全宗号 案卷目录号 类别号 年度 案卷号 7 案卷格式 7 1 通则 案卷格式按 GB T9705 1988 规定 案卷封面采用硬封面和软封 面两种形式 采用软封面的 逐卷装订后 装入档案盒 DB33 T498 2004 封面用材按照 DA T24 2000 执行 11 7 2 硬封面的规格 封面尺寸规格采用 300mm 220mm 长 宽 封底尺寸同封面尺 寸 卷脊可根据需要分别设 10 15 20mm 三种厚度 封面和封底翻 口处要另有 25mm 的折叠保护纸舌 卷脊左右两侧各留 20mm 宽的 装订纸舌 7 3 软封面的规格 软封面的规格为封底封面尺寸相同 封面内页可打印或印制案 卷卷内目录 封底内页可印制案卷备考表 7 4 案卷装订 案卷装订采用三孔一线的装订方式 并由立卷人在装订线结扎 处贴封条后加盖骑缝章 以示负责 8 行政处罚案件档案电子目录数据库 行政处罚案件档案应建立案卷级电子目录数据库 8 1 行政处罚案件档案案卷级电子目录数据库结构 行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构一览表见表 1 DB33 T498 2004 表 1 行政处罚案件档案案卷级目录数据库结构 12 字段名称字段名字段类型长度字段值 全宗号QZHC4 目录号或类别号 MLH 或 LBH C8 案卷号AJHC6 案件名称 题名 AJMCC50 责任者ZRZC20 文件起始时间WQSC10 文件终止时间WZSC10 卷内文件份数WJFSN2 保管期限BGQXC4 永久 长期 短期 数据库级别SJKJBC11 2 3 必 须 著 录 项 目 载体类型ZTLXC4 纸质 图像 影像 声音 密级MJC4 分类号FLHC10 主题词或关键词 ZTC 或 GJC C20 载体规格ZTGGC 载体数量ZTSLC 附注FZC 选 择 著 录 项 目 全文标识QWBSC 8 2 行政处罚案件档案案卷级目录著录格式和要求 8 2 1 目录著录项目 目录著录按 DA T18 1999 规定执行 著录项目中全宗号 目录 号和类别号 案卷号 案件名称 责任者 文件起始时间 文件终止时 间 卷内文件份数 保管期限 数据库级别 载体类型为必须著录项 目 密级 分类号 主题词或关键词 载体规格 载体数量 DB33 T498 2004 13 附注 全文标识等其他著录项目为选择著录项目 8 2 2 责任者 同 5 5 案卷的责任者指实施行政处罚的机关或组织的全称规范 化简称 8 2 3 数据库级别 指计算机系统内围绕某一案卷建立数据库的情况 一般分为 1 2 3 三级 其中 1 代表只有案卷级条目 2 代表既有案卷条目 又有文件级条目 3 代表案卷级条目 文件级条目 文件全文内容都 有 8 2 4 载体类型 档案的载体类型分为纸质档案 图像档案 影像档案和声音档案 等 8 2 5 密级 密级是档案保密程度的等级 以卷内文件密级最高的文件作为 案卷的密级 按 GB T7156 2003 规定 名称与代码见表 2 密级著录 时 著录汉字代码 公开级 国内级可不著录 表 2 文献保密等级代码 名 称汉字代码 公开级公开 国内级国内 内部级内部 秘密级秘密 机密级机密 绝密级绝密 DB33 T498 2004 14 8 2 6 分类号 按照 中国档案分类法 和 档案分类标引规则 的有关规定著录 案卷内容有多少主题就标引多少个分类号 多个分类号之间用 间 隔 8 2 7 主题词和关键词 主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词 或词组 关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档 案主题并具有检索意义的词或词组 各词之间用 间隔 主题词按 DA T19 1999 规定及专业 本单位的规范化词表进行 标引 8 2 8 载体规格 标准的格式档案 如 16K A4 纸的文件不著录 其他特殊类型 的档案应著录 规格指档案载体的尺寸及型号 示例 1 105 148 示例 2 3 4 英寸 8 2 9 载体数量 特殊载体档案著录 其他档案不著录 数量用阿拉伯数字表示 单位用档案物质形态的统计单位 如 卷 册 张 片 盒 米 等 8 2 10 附注 附注著录档案中需要解释和补充的事项 DB33 T498 2004 8 2 11 全文标识 15 著录访问全文的路径 案卷正文有电子文件形式的著录 无电子 文件形式的不著录 9 归档电子文件整理 与行政处罚案件档案相对应的归档电子文