三合一体系有效性运行报告(1)

三合一管理体系有效性运行报告三合一管理体系有效性运行报告 公司自运行三合一管理体系至今 通过了外部审核 第三方审核 以及外部验厂审验等 整体来看 体系运行是有效的 适宜的基本符合管理标准要求 但在个别方面及部门还存在着体系管控不严 执行标 准降低 提供虚假资料等情况 现将公司三合一管理体系运行情况报告如下 本报告分体系管理运行介 绍部分 体系运行问题点 体系运行综合分析和体系提升建议四部份 第一部分 三合一管理体系有效性运行介绍第一部分 三合一管理体系有效性运行介绍 质量 环境 职业健康安全方针和质量目标的实现程度 公司以科学的管理 先进的技术 规范的作业 坚持持续改进 不断为顾客提供高质量 高品位不 同档次的产品和优质服务 实现社会和员工满意的环境和健康安全绩效 公司的质量 环境 职业健康安全目标它涵盖了顾客投诉 产品交付 产品质量验收 环境噪声 职业病危害 安全事故及培训等七项主要指标 质量目标 顾客为主精细化 环境目标 减污增效 绿色安康 职业健康安全目标 遵循法规 降低风险减少伤害 产品质量持续稳定符合要求并不断提高 质量目标中要求 2008 年公司过程产品一次性检验合格率 为 94 6 每年提高 0 1 最终产品一次性合格率为 93 6 每年提高 0 1 从 08 年至今 过程产品 一次性检验合格率 最终产品一次性合格率均达到质量目标中的要求 不断提高公司的顾客满意程度 质量目标中要求 2008 年 外贸客户满意度为 72 4 每年提高 0 2 内销直接消费者满意度为 66 4 内销经销商满意度为 70 4 每年提高 0 2 从 08 年至今 每年两次 对顾客满意度进行调查 具体内容见下表 国际营销中心国际营销中心 0 10 20 30 40 50 60 70 80 2008年2009年2010年2011年 第一次 第二次 国内营销中心国内营销中心 0 20 40 60 80 100 2008年2009年2010年2011年 内销直接消费者满 意度 内销经销商满意度 从表格中可以看出 连续 3 年客户满意度均达到质量目标中客户满意度的要求 形成持续的质量 环 境 职业健康安全改进机制 公司通过不断地采用过程方法 PDCA 模式 识别改进机会 采取纠正和预 防措施 使产品符合性和管理体系有效性得到持续改进 促使公司整体业绩的改进和效率的提高 年度调查时间外贸客户满意度年度调查时间 内销直接消 费者满意度 内销经销 商满意度 3 月74 70 2008 8 月75 20 2008 3 月75 33 2009 9 月75 67 2009 3 月75 86 2010 9 月76 00 2010 20113 月75 20 2011 第二部分第二部分 体系运行存在的问题点体系运行存在的问题点 问题点一 目标管理不明确问题点一 目标管理不明确 问题建议描述 1 皮业生产部的目标与每月的 目标指标达成报告 不一致 2 公司制订了 万元产 值降耗每年以 0 5 降低 的目标 但未分解落实到相关的职能和层次 也提供不出对其进行监测的证据 整改建议 1 结合目标实际制定各部门 2011 年质量 环境 职业健康管理方案 并规范 2011 年部门 月度目标达成报告 项目 达到目标一致 真实反映客观实际 2 万元产值降耗每年以 0 5 降低 的 目标 分解到生产厂加以控制考核 验证情况 经验证 生产厂提供的 1 4 月份月度达成报告均根据 2011 年质量 环境 职业健康管理方案 分解而来 达到目标一致 真实反映客观实际 在管理方案中增加上 万元产值降耗每年以 0 5 降低 的目标 分解到生产厂加以控制考核 问题点二 质量控制远远达不到体系目标要求问题点二 质量控制远远达不到体系目标要求 问题颠三 环境因素及危险源的识别与评价不到位问题颠三 环境因素及危险源的识别与评价不到位 问题建议描述 环境因素及危险源的识别与评价不到位 现场发现有些部门或区域的环境因素及危险源识 别 评价有漏项或不具体 例如 公司外围四周的放到设施 化学品仓库 公司旗舰店 折扣店 例如 公司外围四周的放到设施 化学品仓库 公司旗舰店 折扣店 门卫 门卫 对外来包裹 邮件 和人员的控制等等 都没有纳入到公司的危险源管控范围之内 从而反映出主管部门对外来包裹 邮件 和人员的控制等等 都没有纳入到公司的危险源管控范围之内 从而反映出主管部门 体系管理人员的匮乏与不重视 体系管理人员的匮乏与不重视 整改建议 由管理科结合年度危险源辨识 对股份公司所有部门的危险源进行重新辨识 做到辨识清楚 措施合理 不漏项 验证情况 经验证 管理科在 2011 年 3 月份对股份公司所有部门的危险源进行重新辨识 辨识清楚 措 施合理 不漏项 问题颠三 培训计划 培训总策划不到位 培训职位走过程问题颠三 培训计划 培训总策划不到位 培训职位走过程 问题建议描述 在每月内审及 2011 年上半年大内审过程中发现 股份公司 部分部门 如基建科 招标 办 的培训计划及培训记录尚未建立 国际营销中心 部分部门 如供应链运营中心 有培训计划 但无培 训记录 对于生产厂的特殊岗位培训 从事刷胶岗位的部分人员 如鞋材中底车间 无上岗证 国内营销 中心 各部门的培训计划及培训记录尚未建立 整改建议 要求人力资源部策划建立可持续发展的 对企业发展起支撑作用的企业各层次员工的培训系统 严格按照 HD C 6 2 04 培训管理制度 的要求执行 验证情况 在 5 月份下达不符合项通报 跟踪 验证工作在 6 月份完成 问题点四 记录与实际工作不相符 问题点四 记录与实际工作不相符 问题建议描述 记录与实际工作情况不符 出现两层皮现象 例 在 HD B 7 5 01 生产提供控制程序 4 1 2 7 条款中规定 生管科每周度对各科完成情况进行统计 填写 HD 7 5 B03 生管科进度周考核表 对于完不成任务的单位下达 HD 8 5 B01 纠正 预防 措施表 查看生管科进度周考核表上 每天达成都 超过 100 但在实际工作中 并不是每天都能完成产量 整改建议 验证情况 问题点五 目标不能一次性定位 过程中变动不能及时反映在文件中问题点五 目标不能一次性定位 过程中变动不能及时反映在文件中 5 组织架构变动频繁 由于组织架构变动频繁 部门职责相应变动 给三合一体系的落地实行上造成一定麻烦 三 管控风险综合分析 经过内外部审核 对公司的质量 环境 职业健康安全目标的完成情况进行了统全面 系统的排查 三合 一管理体系的运行是符合标准要求 是有效的 第三部分第三部分 体系运行综合分析体系运行综合分析 第四部分第四部分 体系再提升的建议体系再提升的建议 如何提高质量管理体系的有效性 企业贯彻 ISO9000 标准不仅仅是为了取得认证证书 更主要的是最大限度地满足顾客的需求 只有通 过有效的质量管理活动降低成本 提升产品实物质量水平 才能增强企业的市场竞争力 最终获得经济效 益 那么 企业如何使所建立的质量体系更加有效以适应竞争日益激烈的市场需求呢 在阐述质量管理体系有效性之前 首先要知道什么是有效性 ISO9000 2000 颁标准中对有效性的定义 完成策划的活动和达到策划结果的程度 质量管理体系的 有效性是指所建立的质量管理体系运行结果实现预定目标的程度 有效性至少应体现以下几个方面 1 实现本组织的质量方针和质量目标的程度 2 产品质量持续稳定符合要求并有所提高 3 不断提高组织的顾客和其他相关方满意程度 4 持续的质量改进机制已经形成 其次还应解决一个现存的认识问题 即质量管理体系要求和产品质量要求的关系 ISO9000 标准是对质量管理体系的要求 这种要求是通用的 适用于各种行业或经济部门的 提供各 种类别的产品 包括硬件 软件 服务或流程性材料 各种规模的组织 但是 每个组织为符合质量管理 体系标准的要求而采取的措施却是不同 因此 每个组织要根据自己的具体情况建立质量管理体系 产品 要求反映在技术规范 产品标准和规范 合同协议以及法律法规中 对每一个组织来说 产品要求与质量 管理体系要求缺一不可 不能互相取代 只能相辅相成 产品质量必须充分满足顾客的需求 质量管理体 系要求是对组织提供合格产品的能力的要求 这种能力 最终还是要通过持续地提供顾客满意的产品来证 实 因此 产品质量满足要求是第一位的 质量管理体系要求是对产品要求的补充 顾客买的是产品 不 是体系 顾客在购买产品时 需要组织证实其质量管理体系满足质量管理体系标准的要求 其目的仍然是 为了确保顾客所购买的产品能充分满足规定的要求 切不可过分夸大质量管理体系的作用 不能认为只要 建立了质量管理体系 产品质量自然而然就会满足要求 下面分二个方面阐述如何提高质量管理体系的有 效性 根据两年多来现场审核的经验和对标准的学习和理解 提出以下几个方面的意见 1 建立适合本组织的质量方针和质量目标 质量方针是与经营宗旨相一致的 与产品要求相适应 要体现对顾客的承诺 对持续改进的承诺 有 能为目标的提出提供框架 因此质量方针不能是空洞的口号 要根据本组织的产品 顾客定位和预期的产 品质量水平确定 质量目标应以质量方针所提供的框架展开 为确保组织的质量目标的实现 相关职能和 层次要依据组织的质量目标要求确定各自的质量目标 并落实到全体员工的活动中 从体现对顾客的承诺 的角度 质量目标往往即可与产品性能有关 如产品的使用寿命 维修保障性 服务的及时性等 又可落 实到产品实现过程的质量 如产品的合格率 保修等候时间 服务等候时间等 从体现持续改进角度 目 标可能与顾客的满意程度有关 质量目标应是可测量 而且相关职能和层次的质量目标应尽可能的量化 以便比较实施结果 进行持续改进 质量方针和质量目标不是质量管理体系的点缀 质量方针和质量目标 的实现情况 是作为质量管理体系适宜性 充分性和有效性的重要证据 2 建立质量信息管理过程 在 2000 版 ISO9001 标准中 8 4 条规定 组织应确定 收集和分析适当的数据 以证实质量管理体 系的适宜性和有效性 并评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性 数据分析应提供以下有关 方面的信息 a 顾客满意 b 与产品要求的符合性 c 过程和产品的特性及趋势 d 供方 建立质量信息管理过程的目的是为了评价质量目标 包括各项指标 的完成情况 确定需要改进的区 域 质量信息的管理过程包括质量信息的名称 记录 传递 统计 分析 报告方式以及相关的职责 组 织应建立一套统计报表 定期检查 考核各级和各职能部门的质量指标完成情况 促进并激励员工为实现 质量目标而不断积极进取 应充分利用统计工具 对大量的质量信息进行汇总分析 找出主要问题 包括 潜在的 提出改进的建议和要求 3 改进内部质量体系审核 一个组织不仅应积极开展内部质量体系审核 还应根据自身的具体情况开展产品和关键过程的质量审 核 通过分析每月进行的产品质量审核和过程质量审核积累的数据 可验证产品质量和过程质量波动情况 以及质量管理体系是否得到有效实施 内部质量体系审核的做法大有改进的必要 目前 大多数组织的做法基本与认证审核相同 既由兼职 的内审员每年集中几天时间对所涉及的体系要素和部门全面审核一次 这样做法的缺点第一是将内审作为 一种临时的任务 而不是作为重要的 日常的工作对待 不能引起各级领导和员工应有的重视 第二内审 员全部是兼职的 一年只做几天的审核工作 审核经验少 不熟练 审核能力难以提高 审核结果的有效 性差 据了解 欧美发达国家的企业很少采用集中式的内部质量体系审核 而多采用分散式审核的方式 分散式审核的特点 1 设立一名专职人员负责内部质量体系审核和质量信息的统计分析工作 2 如果每月进行一次审核 每次审核一个或两个部门 可以在一个审核周期内对质量体系涉及的 各个部门和要素至少审核过一次 3 对薄弱的和重要的区域增加审核的频次 在一个审核周期内安排 2 次甚至 3 次审核 以督促其 改进 4 每次审核由专职人员担任组长 再配上一名或两名具备能力的兼职内审员 5 专职人员负责编制年度滚动审核计划和每次审核的计划 对不合各项进行跟踪和验证 并编写 审核报告 采用分散式审核的最大优点是 将内部质量体系审和作为一项日常工作 有专人负责并使之经常化 总审核天数比集中式审核大大增加 使审核深入 细致 专职人员审核经采用分散式审核的最大优点是 将内部质量体系审和作为一项日常工作 有专人负责并使之经常化 总审核天数比集中式审核大大增加 使审核深入 细致 专职人员审核经验多 审核能力高 责任心强 极大地提高了审核结果的有效性 4 认真做好管理评审 管理评审的目的是确保质量管理体系持续的适宜性 充分性和有效性 是具有重要意义的质量管理工 作 做好管理评审将促进组织的产品质量不断改进 业绩不断提高 质量管理体系不断完善 组织的最高 管理者应对做好管理评审给予足够的重视 由于管理评审在我国是一项新事物 贯彻 ISO9000 族标准前没有这一概念 许多组织对如何做好管 理评审缺乏基础和经验 许多组织都是走过场应付检查 我认为 做好管理评审应重点抓好以下几点 1 明确管理评审的内容 a 评价内部质量体系审核报告 重点是纠正措施结果的有效性 以及需要管理层研究解决的问题和 对薄弱环节采取的措施 b 评价对顾客抱怨的处理结果 研究防止今后再发生的措施 评价顾客满意度的变化趋势 c 评价产品和过程质量的分析结果 提出进一步提高质量 解决潜在的质量问题 的方向 目标和 要求 d 评价质量方针和质量目标的完成情况 对完成较差的项目研究解决措施 必要时 修订质量方针 e 评价组织结构和资源是否适应当前发展的需要 2 做好管理评审前的准备 a 内部质量审核报告 由于内审报告体现了一个审核周期内整个质量管理体系的符合性和有效性 应明确提出需要管理评审讨论和解决的问题及建议 b 顾客抱怨和满意度分析 利用统计工具直观地显示顾客抱怨的件数 分类比重 与上一评审周期 进行比较 对顾客抱怨较多的项目提出建议解决方案 c 利用统计工具对产品和过程质量审核的结果进行汇总分析 说明产品和过程质量变化趋势 提出 需要改进的项目和建议 d 提出质量方针和质量目标完成情况的分析资料 包括未完成项目的原因 对策和建议 e 其他需提交管理评审讨论和解决的问题 3 开好管理评审会议 做好记录 4 跟踪验证管理评审决议 二 提高认证机构审核质量的有效性 质量体系认证的有效性主要涉及质量认证机构运作的规范化程度 认证审核组的审核能力和遵守行为 准则的程度 以及认可机构的监督管理的力度 近几年 我国质量认证得到迅速的发展 认证审核的总体质量是好的 得到了社会的认可 但还存在 着不尽人意之处及值得重视和需要解决的问题 下面就这些问题及应当采取的对策做一探讨 1 加强质量体系文件审查的力度 质量体系文件审查是认证审核的重要内容 贯穿于审核的全过程 通常把文件审查分为两个阶段 一 是文件初审 审查质量体系文件是否符合标准的规定 后一阶段在现场审核中进行 审核质量体系文件是 否切合实际 是否具有可操作性 现存在的问题是 文件初审中往往只查质量手册不查程序文件 而现场审核中又没有对质量体系文件 作专门的检查 这样 就出现了经过认证机构审查认可的质量体系文件 实际上不少未经过审查 以致已 经认证注册的组织的质量体系文件仍存在许多显而易见的错误和遗漏 因此 要提高审核质量首先要加强对质量体系文件的审查力度 在文件初审中 除了要审查质量手册 外 还要抽查相应的程序文件 现场审核中还要重视质量体系文件的审查 特别是调阅第三层次文件 对 第三层次文件的审查不但是整个质量体系文件审查的重要组成部分 而且是产品质量直接产生影响的部分 无论是文件初审还是现场审核中的文件审查 都要重视对 抄标准 现象的检查和扼制 以确保质量体系 文件能结合组织的产品特点 针对标准的要求 规定适宜的控制措施 切合实际并行之有效 2 现场审核前要准备充分 有优势而无准备不是真正的优势 一个具有审核能力的审核组 如果审核前准备不充分 完全有可能 在审核中发生严重失误 甚至达不到审核的目的 审核前的准备包括配备审核资源 确定审核范围 制定 审核计划 编制审核文件等活动 但是 关键要做好三件事 制定周密的审核计划 进行审核前的专业引 导和编好检查表 为了做好充分的准备 认证机构应对准备的时间作出相应规定和保证 3 加强对最高管理层的审核 在当前的认证审核中 对最高管理层的审核力度不够 有的未进行审核 有的只是一般性的 交谈 交换意见 或 汇报 有的人反映 现在的审核是 审下不审上 审民不审官 这种情况既偏离了标 准的要求 也动摇了质量管理体系的基础 所以加强对最高管理层的审核是深化认证审核 提高审核有效 性的一个重要措施 因此 对最高管理层的审核 要重点检查质量方针是否执行 质量目标是否适宜 可 度量并在实现 各类人员的职责 权限是否明确 资源是否充分 管理者代表是否恰当且尽职尽责 管理 评审是否有效 既要了解管理者是否负起责任 进入 角色 更要掌握质量管理体系是否有一个稳固的 基础 即为客观 公正地对质量体系作出准确评价创造条件 又对质量体系的改进和完善形成一次推动 4 强化对产品标准内控标准合同要求的审查 强化对产品标准 内控标准 合同要求的审查应当重点检查以下内容 1 是否把应当执行的国际标准 国家标准 行业标准列为受控文件 如果没有国家标准 行业标 准 是否制定了企业标准作为组织生产的依据 2 是否针对已有国家标准或行业标准编制了内控标准 内控标准是否严于国家标准或行业标准的 要求 是否得到执行 3 依据产品标准或合同 检查采购的原材料是否满足规