日程表制作技巧(培训教材) PPT课件

日程表制作技巧 1 目录 1 什么是日程表 2 制作日程表的关键3 好事例介绍 2 什么是日程表 3 在公司组织中开展工作时 将整体业务 负责人 完成时间 工作内容 可视化 使该业务相关人员对此达成共识 从而促进一个团队顺利完成工作 1 什么是日程表 日程表的定义 4 日程表的种类 日程表根据其时间长短进行分类 公司中常见的日程表有三类 1 什么是日程表 5 例1 年度市场营销大日程 6 例2 月度工作计划 7 例3 每日工作日程 Outlooksystem 8 日程表的重要性 1 工作周期较长 项目较多的复杂工作2 需要与多个人员协作完成的团体性工作 什么样的工作需要日程表 1 什么是日程表 9 2 制作日程表的关键 10 2 制作日程表的关键 日程表制作的四大前提 日程表的项目 具体实施内容及完成时间 11 相关人员 2 制作日程表的关键 明确日程表制作四大前提 顺序 明确工作的具体成果确定工作的完成期限确定工作的最终决裁者明确工作的相关人员 在制作一个日程表之前 首先要明确工作的具体成果 完成期限 最终决裁者 及相关人员这四个前提 工作的具体成果 完成期限 最终决裁者 工作具体内容 工作具体内容 工作具体内容 后道工序 前道工序 12 2 制作日程表的关键 明确日程表制作四大前提 明确工作的具体成果 向谁 该项工作的客户 后道工序 提供什么 给客户提供的成果物 信息等 满足客户的需求 怎么提供 通过什么形式 方式方法提供 接到一项工作后 首先要向上司或后道工序 即客户 确认工作的具体成果 日程制作小窍门 13 2 制作日程表的关键 明确日程表制作四大前提 确定工作的完成期限 由后道工序决定 每项工作都一定要有明确的完成期限 如果不能在规定的时间之前满足后道工序 即客户 的需要 工作就没有意义 因此我们要特别注意去向我们的客户确认工作的完成期限 并写到自己的日程表中 日程表中要明确工作的完成期限 日程制作小窍门 14 2 制作日程表的关键 明确日程表制作四大前提 确定工作的最终决裁者 在推进一项工作之前 需要得到上级的审批 这个过程我们称为 决裁 进行最终决裁的人就是最终决裁者 最终决裁者有时是我们的直属上司 有时是直属上司以上的人员 这要视业务的范围 重要程度 审批金额而定 确定向最终决裁者的汇报时间 根据公司规定或通过向直属上司确认的方式 明确最终决裁者以及决裁时间 日程制作小窍门 15 大发销售部决裁流程 业务担当 课长 室长 主查 部长 姜总 四级决裁流程 特别重要事项 包括 部门及业务方针 各项业务企划案 业务结果 中间 报告 文件发布 部内 部外 面向DLR 其它重要事项 非日常性业务 16 2 制作日程表的关键 明确日程表制作四大前提 明确工作的相关人员 在工作的前 后道工序及具体从事某项工作时都会有相关的协作人员考虑相关协作人员时 还要注意考虑该工作给相关人员带来的影响 在制定日程表时要考虑各方面协作人员 上司 前后工序等 要将一些既定的日程 如公司 部门大日程 上司日程 加入日程表中 日程制作小窍门 17 2 制作日程表的关键 日程表制作的四大前提 日程表的项目 具体实施内容及完成时间 18 把握整体工作流程 明确日程表的项目 预测完成每个具体实施内容所花费的时间 从后向前安排时间结点 根据项目成果 把项目分解为具体实施内容 明确 向谁 做什么 怎么做 19 把握工作整体流程 明确日程表项目 在丰田 所有的工作流程从大的角度都被分为PDCA四个阶段来推进 具体来说 P 企划阶段企划某项工作D 实施阶段实施某项工作C 评价阶段对工作结果进行评价A 采取对策对评价中出现的问题采取对策思考自己计划从事的工作属于那个阶段 制作日程时 可按PDCA 多使用P D即企划与运营 首先分解出日程表项目 日程制作小窍门 20 1 What 经营方针 商品 广告内容 零件 活动 培训内容2 Where 地区 场所 事业机构 组织等3 When 年 期 月 日 4 Who 客户 相关人员 竞争对手 资格 能力水平5 Whom 向谁决裁5 How 系统 方法 规则 标准6 HowMuch 金额 数量 件数 率等 进一步细分日程表项目时 我们通常通过 5W2H 作为细分项目的切入点 日程制作小窍门 一些分解日程表项目时所常用的切入点 参考 根据项目成果 把项目分解为具体实施内容 明确 向谁 做什么 怎么做 21 明确为了完成日程表项目要做哪些事情 其他相关人员通过阅读实施内容就可以明确整体工作 项目细分到以每周为单位的程度 具体到什么程度 从工作的最终成果反向思考 产生这个成果所需要完成哪些具体工作 顺着这样的思路不断思索 直到明确当前应该具体实施的内容 日程制作小窍门 22 预测完成每个项目所花费的时间 从后向前安排时间结点 通过参考过去的工作手册 或与上司 先辈商谈来预测完成