会计信息化-模块九企业购销存业务系统

会计信息化,浙江经济职业技术学院 郑楼英,宝剑锋从磨砺出,梅花香自苦寒来,模块九 企业购销存业务系统,【本模块应知目标】了解购销存业务系统；了解购销存业务系统的各功能模块；掌握购销存业务系统各功能模块的基本工作流程；了解采购管理、销售管理、仓存管理和存货核算等日常工作主要内容与工作流程。 【本模块应会目标】能进行采购管理和应收应付系统日常工作操作；能进行销售管理和应收应付系统日常工作操作；能进行仓存管理系统日常工作操作；能进行存货核算系统日常工作操作。,本模块应知应会目标,了解购销存业务系统的工作过程，并能独立操作购销存业务系统。本模块主要分以下五个任务进行阐述。,目录,任务一 认识购销存业务系统,一、购销存业务系统的作用,从根本上解决了将财务数据与业务数据割裂开的做法，使资金流与物流同步，并相互制约，加快了企业对市场的反映速度，提高了决策的有效性。,任务一 认识购销存业务系统,二、购销存业务系统的功能模块,任务一 认识购销存业务系统,三、购销存业务系统的业务处理流程,任务二 采购管理和应付管理,一、认识采购与应付管理系统 采购管理系统，是通过采购订货、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息资料等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 应付管理系统负责采购发票和付款两大业务工作，付款功能可以处理预付款和付款业务类型。系统同时提供预付冲应付和应付冲应收往来核销方式。,任务二 采购管理和应付管理,二、采购管理系统流程图,采购工作流程,即时库存查询安全库存预警超储/短缺分析销售订单,采购价格资料历史采购价格,制作订单（支持按BOM展开）支持订单反填基础资料采购价格录入入库单（根据选项，可以超订单执行）,收到发票,票货核对钩稽现购方式赊购：付款在应收应付,采购价格分析,三、采购管理系统基础资料（一）单据日期来源,新增单据日期修改每次登录系统后，新增某一单据类型的第一张单据，默认单据日期原则维持系统现有原则不变;从新增该单据类型的第二张单据开始，修改默认单据日期为上一张单据的日期。只修改新增单据时默认显示的单据日期，其他操作（如关联生成单据等）对单据日期的影响规则不变。业务单据中的“单据新增时取系统日期”及凭证录入中的“新增凭证时取系统日期”选项优先级高于本次修改的默认日期规则,任务二 采购管理和应付管理,任务二 采购管理和应付管理,任务二 采购管理和应付管理,三、采购管理系统基础资料（二）系统参数,任务二 采购管理和应付管理,三、采购管理系统基础资料（三）供应商信用额度,任务二 采购管理和应付管理,三、采购管理系统基础资料（四）采购价格资料设置物料属性中的采购价格设置采购价格方案价格数据对供应商和物料进行设置，可按订货量或计量单位等设置不同的报价，且支持批量新增、修改等操作报价信息仅支持以含税价格录入，并支持限价数据的设置和预警管理价格资料必须审核后才能生效价格资料中的报价信息可携带到采购订单、采购入库单和采购发票上采购发票审核，形成采购历史价格资料,（五）采购管理采购价格管理,任务二 采购管理和应付管理,(六)采购最近价格获取采购模块各单据中【查看】-【选项】中增加“取最近采购价”下设采购订单、采购入库单、采购发票三种取价来源单据供勾选，默认不勾选如需取最近采购价，需根据实际情况勾选一种取价来源单据。对以后的单据有效，取最近采购价格的条件：供应商+物料代码+单位，三个条件必须相同获取最近采购价格优先级规则： 如果单据有源单，取源单上的价格； 如果单据无源单，取最近一次的价格 ； 如果单据无源单，也没有最近一次的价格，按照系统原来的价格规则取数不勾选“取最近采购价”中任何一种单据，不改变原来的取数规则,任务二 采购管理和应付管理,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（一）采购订单 采购订单是企业采购部门交给供应商作为订货依据的单据。,注意：1.采购订单可以手工直接录入，也可以销售订单下推生成、关联 BOM生成、根据生产任务形成采购建议。2.确定采购订货业务成立时，需要对采购订单进行审核操作，即对采购订单进行业务确认。3.对于订货业务审核不能通过或订货取消时，可进行采购订单的作废操作，作废的采购订单不作任何报表的数据统计。4.对于已取消或未被入库单关联的采购订单可手工关闭，对于被入库单关联且已执行完成的采购订单系统自动打上关闭标识；手工关闭的订单可以手工进行反关闭，自动关闭的订单不能手工反关闭5.当采购订单被采购入库单关联后，即用采购入库单上的数量写入采购订单的关联数量；当采购入库单审核后，即用入库数量写入采购订单的入库数量；当采购订单被采购发票关联后，即用采购发票数量写入采购订单的开票数量。,任务二 采购管理和应付管理,操作步骤：采购管理采购订单新增审核,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（二）采购入库单 采购入库单是仓管人员收货入库的凭据。有两种生成方式，一种是直接录入，一种是采购订单、采购发票关联生成。为了减少单据的录入量，如果有源单的话，可以通过选择源单类型，直接生成。源单类型选择采购订单，选择相应的采购订单，只有已审核的订单才能被关联。入库单上的数量和价格会由采购订单上自动带过来，如果入库数量和采购订单上不一致，直接修改实收数量。,操作步骤：仓库管理采购入库新增审核,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（三）采购发票 采购发票是供应商开给购货单位，据以付款、记账、纳税的依据。采购发票是采购管理的关键操作，它涉及采购成本，是采购管理与存货核算的接口。 采购系统可以处理采购专用发票（增值税发票）和普通发票。采购发票可以由源单采购订单、采购入库单单据关联生成，也可以不关联任何单据，手工方式新增。,操作步骤：采购管理采购发票新增审核,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（四）采购发票与采购入库单钩稽 采购发票与采购入库单进行钩稽，是核算入库成本的基础。只有已钩稽的发票才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的发票，钩稽后都作为当期发票来核算成本。 采购发票的钩稽、反钩稽的处理有两种操作方法：一种是在已审核的发票单据界面，使用钩稽和反钩稽功能进行操作；另一种是在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。,操作步骤：采购管理采购发票序时簿钩稽,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（五）付款单 付款单是处理由采购行为所发生的付款业务。系统提供3种付款类型：付款、预付款和付款退款。 付款是赊购发票产生，选择此类型，则对以前的应付账款进行处理，可以在表体中选择所付款项对应的采购单据； 预付款是在采购业务发生之前我方先给对供应商方预付的全部或部分货款，选择此类型时表体不可用； 付款退款是指对已经付款的进行退款处理。,操作步骤：应收应付付款单选单审核,任务二 采购管理和应付管理,四、采购与应付管理系统日常业务处理（六）生成凭证 系统可以将应收应付系统各种业务单据按凭证模板生成凭证，并可根据凭证模板上选定的科目属性生成不同的凭证，如数量金额凭证、外币凭证等传递到账务处理系统。 系统还可对生成的凭证进行查询和修改，并实现单据和凭证之间的联合查询，物流和资金流在本模块实现同步。,操作步骤：应收应付凭证模板生成凭证,任务三 销售管理和应收管理,一、认识销售与应收管理系统 销售管理系统提供报价、订货、发货及开票的完整销售流程，同时可对销售价格和折扣进行实时监控。销售通过销售报价、销售订货、仓库发货、销售退货、销售发票处理、客户管理、销售价格资料、订单管理等功能综合运用的管理系统，对销售全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业销售信息管理。 应收管理系统负责销售发票和收款两大业务工作，收款功能可以处理预收款和收款业务类型。系统同时提供预收冲应收和应收冲应付往来核销方式。,任务三 销售管理和应收管理,二、销售管理系统流程图,销售人员,仓管人员,会计人员,报价单,审核人员,钩稽,业务员,销售订单,审核订单,新增出库单,审核出库单,会计人员,新增销售发票,审核发票,出库核算,凭证制作,销售系统,存货核算系统,销售工作流程,即时库存查询销售策略制定分时间段的价格方案赔本的买卖咱不能做,上拉下推手工录入发票,分数量段报价,销售订单（可更新基础资料销售价格）销售出库单制作,票货核对钩稽现销方式留点尾款比较长见,销售毛利润汇总表销售增长流向结构分析,三、销售管理系统基础资料（一）系统参数,任务三 销售管理和应收管理,三、销售管理系统基础资料（二）客户信用额度与分级,任务三 销售管理和应收管理,三、销售管理系统基础资料（三）销售价格资料设置销售价格方案： 设置销售价格资料时，需要先设置价格政策，价格政策的优先级最高是； 可以对销售价格实行最低限价控制设置和管理；单据录入时，会取优先级最高的价格政策下的价格携带；如果没有价格资料，则取物料属性中的销售价格销售发票审核，形成销售历史价格资料,任务三 销售管理和应收管理,三、销售管理系统基础资料,（四）销售最近价格获取销售模块各单据中【查看】-【选项】中增加“取最近销售价”下设销售订单、销售出库单、销售发票三种取价来源单据供勾选，默认不勾选如需取最近销售价，需根据实际情况勾选一种取价来源单据。对以后的单据有效，取最近销售价格的条件：客户+物料代码+单位，三个条件必须相同获取最近销售价格优先级规则： 如果单据有源单，取源单上的价格； 如果单据无源单，取最近一次的价格 ； 如果单据无源单，也没有最近一次的价格，按照系统原来的价格规则取数不勾选“取最近销售价”中任何一种单据，不改变原来的取数规则,任务三 销售管理和应收管理,取最近销售价条件：客户、产品代码、单位一致可应用到销售订单、销售出库单、销售发票上,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（一）销售报价单 销售报价单是销售部门根据企业销售政策、产品成本、目标利润率、以往价格资料等，向客户提出的产品报价。一般情况下，销售部门根据具体的产品价格产生报价，经上级业务审核后提供给客户。,注意：1.销售报价单可以直接新增也可以根据BOM生成。2.销售报价单审核后，销售订单可以引用报价单，系统会将报价单中的物料代码、单价、折扣率等信息带入销售订单中，方便编制销售订单。,任务三 销售管理和应收管理,操作步骤：销售管理销售报价新增审核,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（二）销售订单 销售订单是购销双方共同签署的、确认购销活动的标志，也是核心销售业务中三方关联的一方。是企业销售部门交给客户作为订货依据的单据。通过销售订单可以查询销售订单的发货情况和订单执行状况。,注意：1.销售订单可以直接录入、关联销售报价单生成也可以关联BOM单生成。2.销售订单是物资在销售业务中流动的起点，是详细记录企业物资的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。订单数量是订单执行情况表中订单数量的数据来源，可根据订单价格更新物料销售价格。3.销售订单有两种方式可以关闭。 自动关闭：自动关闭的订单不允许手工执行反关闭操作；手工关闭：人为修改，可以执行反关闭操作，随时修改成未关闭状态4.未审核销售订单可以作废与反作废。5.订单的开票数量是指订单被销售发票关联的数量，出库数量是指订单被销售出库单关联的数量，这两个字段用户都不能手工维护。6.销售订单可以变更，有关联单据或已经关闭的订单，可变更其数量、增加物料，对订单中未被任何单据关联的物料，在变更时可将物料删除；没有关联关系的订单或未关闭的订单，不可进行变更。,任务三 销售管理和应收管理,操作步骤：销售管理销售订单新增审核,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（三）销售出库单 销售出库单也就是送货单，是仓库管理员接收到销售部发货通知后，确认仓库有该产品，并且库存数量符合销售部需求时填写的一张出库单据。 销售出库单有两种，一种是蓝字出库单，另一种是红字出库单，红字出库单是蓝字出库单的反向单据，代表物料的退回。,注意：1.销售出库单直接录入、关联发票生成、关联订单生成，如果为红单还可关联原销售出库单、关联外购入库单、产品入库单生成、关联BOM单生成。2.销售方式：提供现销、赊销、分期收款销售、委托代销四种方式。3.单销售单价时从价格管理资料或物料的销售单价中取数，关联生成时取上游单据的实际非含税单价.4.同单处理多仓库业务，发货仓库设置到单据体，销售出库支持全虚仓。5.销售出库单可以作废与反作废、审核6.销售出库单对等核销主要是指销售出库蓝单和红单之间的核销，用于退货业务，需要满足的条件是单据已审核但未核销；两张单据业务相同数据相反；一次只能选择一红一蓝两张单据。对等核销的单据不能再执行反审核，不能再与发票核销，视同钩稽，可通过钩稽关系查询，如果修改，需先进行反钩稽。7.销售出库单据可以拆分，进行拆分的销售出库单必须是已审核、未核销或未对等核销的单据。已拆分的销售出库单不能反审核；已拆分出子单的母单还可以再执行拆分操作；已拆分出的子单不能执行拆分操作。8.进行合并的销售出库单必须是以前被拆分的子单，进行合并的销售出库单必须是尚未核销单据，包括与发票核销、与另一张业务信息相同、数据相反的销售出库单对等核销，其他涉及到单据拆分、合并的单据，同理。,任务三 销售管理和应收管理,操作步骤：仓存管理销售出库新增审核,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（四）销售发票 销售发票是企业销售产品时开给购货单位据以收款的依据，是销售管理与存货核算的接口。销售发票挂客户应收账款的单据，提供了可以处理销售专用发票（增值税发票）和普通发票的功能。 销售发票可以由源单销售订单、销售出库单单据关联生成，也可以不关联任何单据，用手工方式新增。,注意：1.销售发票可以直接手工录入，或者关联销售订单、关联销售出库单、关联BOM生成。2.红蓝字销售发票的对等核销与反核销，对等核销必须为已审核未钩稽的发票；事务类型必须一致，两张单据业务相同数据相反；一次只能选择两张单据。对等核销后的发票视同钩稽。,任务三 销售管理和应收管理,操作步骤：销售管理销售发票新增审核,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（五）销售发票 与出库单的钩稽 销售发票与出库单的钩稽是销售发票与销售出库单的核对，钩稽的主要作用是进行收入和成本的匹配确认，对于记账没有什么影响。 销售发票的钩稽、反钩稽的处理有两种操作方法：一种是在已审核的发票单据界面，使用钩稽和反钩稽功能进行操作；另一种是在发票序时簿上，也可以进行发票的钩稽、反钩稽操作。,注意：销售发票可以进行钩稽的条件：发票必须为已业务审核、未完全钩稽的发票。销售发票与出库单的钩稽的判断条件：在供应链系统中，一张销售发票可以与多张销售出库单钩稽，多张发票也可以与一张销售出库单钩稽，同样，多张销售发票可以与多张销售出库单钩稽。两者钩稽的判断条件包括：客户必须一致。销售方式的判断：分期收款销售、委托代销、受托代销、零售的发票必须和相同销售方式的出库单钩稽，现销和赊销两种方式之间可以混合钩稽。单据状态必须是已审核且未完全钩稽（即钩稽状态是未钩稽或者是部分钩稽）。两者单据日期必须为以前期间或当期。两者的物料、辅助属性以及钩稽数量必须一致。,任务三 销售管理和应收管理,操作步骤：销售管理销售发票序时簿钩稽,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（六）收款单 收款单是处理由销售行为所发生的收款业务。 系统提供3种收款类型：收款、预收款和收款退款。 收款是赊销发票产生，选择此类型，则对以前的应收账款进行处理，可以在表体中选择所收款项对应的销售单据； 预收款是在销售业务发生之前客户先给我方预付的全部或部分货款，选择此类型时表体不可用； 收款退款是指对已经收款的进行退款处理。,操作步骤：应收应付收款单新增审核,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（七）往来核销与生成凭证 往来核销是解决企业往来业务款项转销的需求。此单据可处理预收冲应收、预付冲应付、应收冲应付和应付冲应收4种业务。 生成凭证功能可以将应收应付系统各种业务单据按凭证模板生成凭证，并传递到账务处理系统。还可对生成的凭证进行查询和修改，并实现单据和凭证之间的联合查询，物流和资金流在本模块实现同步。,操作步骤：应收应付凭证模板生成凭证,任务三 销售管理和应收管理,四、销售与应收管理系统日常业务处理（八）查询销售与应收报表 金蝶KIS专业版有丰富的销售类报表和应收类报表，如销售出货汇总表、应收账款汇总表和应收账款明细表等多种报表，报表的查询重点是查询条件的设置。,任务四 仓存管理系统,一、认识仓存管理系统 仓存管理是业务管理系统中的重要模块，提供物料的外购入库、产成品入库、其他入库、生产领料、销售出库、其他出库、调拨业务和盘点业务等全面的业务应用。 仓存管理可以单独使用，也可以与采购管理、销售管理、物料需求计划及存货核算集成使用，发挥更加强大的应用功能。,任务三 销售管理和应收管理,二、仓存管理系统流程图,任务四 仓存管理系统,三、仓存管理系统日常业务处理 （一）生产领料 生产领料单是仓库管理员接收到生产任务开工指令后，向生产部发料并填写的出库单据。生产领料单有蓝字和红字两种。生产领料单一般是由仓库管理员填写。,操作步骤：仓存管理领料单新增审核,任务四 仓存管理系统,三、仓存管理系统日常业务处理 （二）产品入库 产品入库是指生产部加工好产品，送回仓库储存，仓库管理员开具的一张入库单据。外购入库单的处理方法参照采购管理中的“采购入库”，销售出库单参照销售管理中的“销售出库”。,操作步骤：仓存管理产品入库新增审核,任务四 仓存管理系统,三、仓存管理系统日常业务处理 （三）盘点 企业必须对物料进行定期或不定期的清查，查明物料盘盈、盘亏及损毁的数量以及造成的原因，并据此编制物料盘点报告表。,操作步骤：仓存管理盘点新建盘点录入实盘数,任务四 仓存管理系统,三、仓存管理系统日常业务处理 （四）仓存报表输出 仓存报表输出，除提供基本报表查询功能外，还提供强大的报表分析功能，可以进行安全仓库预警分析、超储/短缺库存分析和库存账龄分析等各种分析，以提供及时方便的分析数据。,任务五 存货核算系统,一、认识存货核算系统 存货核算管理用于企业存货出入库成本核算，存货出入库凭证处理，核算报表查询，期初期末处理及相关资料维护。 存货核算不可以单独使用，须与采购管理、销售管理和仓存管理集成使用，才能核算正确的材料成本。,任务五 存货核算系统,二、存货核算系统流程图,任务五 存货核算系统,三、存货核算系统日常业务处理 （一）估价入账核算 估价入账核算主要是对本期发票未到、但货已入库的采购物料进行估价处理。暂估方式有两种，一种是用户手工在单据上录入，另一种方式是在“无单价单据维护”模块中进行单价更新。估价入账核算功能通常是在期末时确定供应商无法将发票送到的情况下使用。,操作步骤：存货核算估价入账核算选单录入估价,任务五 存货核算系统,三、存货核算系统日常业务处理 （二）外购入库核算 核算外购入库单上存货的实际成本，该外购