1office应用技巧

Office 高级应用技巧实验指导书 1 实验实验 1 模板的设计与制作模板的设计与制作 一 一 实验目的实验目的 1 熟练掌握 Word 文档模板的创建与使用 2 根据燕山大学公文文档规范 建立公文文档的模板 3 根据燕山大学本科毕业设计论文撰写规范的要求设计一份毕业论文模板 并留 作实验 2 中继续编辑 二 二 知识要点知识要点 文档模板能提供快速 正确的文档编制样式和格式 微软公司根据现实生活中 的各种应用文档的共性 综合了应用文档的编排样式 应用类型 基本信息 输出 格式等形成了各种向导与内置模板 基本上能满足日常应用文档制作的需求 在 Office 套件中提供了先进的向导与模块 在进行文档编制前 事先通过自动向导与 模板快速生成所需的文档 并可在自动生成的文档中按照具体的要求进行格式与样 式的修改 并另存为文档模板 由于软件不可能提供所有工作中遇到的文档模块 用户可以在空白文档中建立需要的文档模板 这些模块建立后 用户在每次编制文 档时 首先调用模板 然后按照模板进行编写内容 完全省去了文字排版的时间 不但提高了工作效率 而且使编织出来的文档更规范 美观 模板的概念 作为创建其它文档的样板的文档 创建模板时 可以说明哪 些文档元素不可编辑 哪些元素可以编辑 模板的作用 有利于保持文档风格的一致性 提高工作效率 Word2003 提供了空白文档模板文件 Normal dot 常用应用文档的内置模板若 干 个 也可通过 Internet 使用 Office online 模板 内置模板与 Office online 模板基本上 提供了日常所需的应用文档向导与模板 用户可通过自动向导与模板快速形成所要 建立的文档 任何 Microsoft Word 文档都是以模板为基础的 模板决定文档的基本结构和文 档设置 例如字符格式 段落格式 页面格式等其它样式 我们一打开 Word 时 就是在 normal dot 这个模板下创建文档 这个模板就是采用的宋体 5 号字等格式 我们还可以根据需要建立自己的模板 新建一篇文档 设置好各项格式 包括字符 段落 页面等格式 另存为对话框中选择文件保存类型 Word 模板即可 向导与模板功能不仅提供快速生成文档的功能 同时提供了文档的格式 基本 信息的要求 提供了制作应用文档的方便 三 三 实验内容及步骤实验内容及步骤 1 燕山大学公文文档的制作燕山大学公文文档的制作 要建立公文文档模板 可先使用自动向导功能形成基本的公文模板 再根据用 户 所在单位的格式要求修改 最后形成公文模板 以供日后使用 Office 高级应用技巧实验指导书 2 图 1 1 所示为 燕山大学文件 流行公文样张 其中 版头内容 发文字号中 的 燕大 号 文头线 主题词 发 等一次设置好后就不要改动 正文标 题 正文 主题词内容 发文机关 行文日期等用域代码定义字体与字号后或用样式功 能尽享格式的设置 以文件名为 燕大公文模板 dot 保存即可 编制流行公文时只需 调用该文档模板就可很快完成文档的制作 本实验步骤可参照网站中课程说明的步骤操 作 Office 高级应用技巧实验指导书 3 燕山大学文件燕山大学文件 燕大任 2009 6 号 关于张三等职务任免的通知关于张三等职务任免的通知 经校党委研究决定 张三任理学院院长 免去其理学院副院长的职务 李四任艺术学院副主任 以上两位同志任职实行试用期制 试用期为一年 二 九年六月五日 主题词 干部任免 张三等 通知 发 分院 各机关处室 教辅部门 燕山大学党委办公室 2009 年 6 月 5 日印 发 图 1 1 燕山大学流行公文样例 同样的道理 其他应用文档模板可根据公文模板制作的方法进行创建 具体要求 正文标题 宋体 四号 黑色 居中 版头 宋体 小初 红色 居中 发字文号 宋体 四号 黑色 居中 Office 高级应用技巧实验指导书 4 正文 宋体 四号 黑色 发文机关 宋体 四号 黑色 右对齐 行文日期 宋体 四号 黑色 右对齐 具体步骤 1 用自动向导功能建立流行公文模板 2 用插入 域 功能修改公文模板 3 保存为公文模板 2 设计毕业论文模板设计毕业论文模板 根据燕山大学本科毕业设计论文撰写规范要求 定制毕业论文的结构模板与样式 模板 以便在实验 2 中继续进行编排 论文模板设置的主要步骤与任务 1 页面设置 通过页面设置来设置论文的页边距 纸张 版式等 2 定制与使用结构模板 定制固定框架 用域来定制可变部分 3 样式模板的建立与使用 4 标题样式的建立 通常建立三级样式 5 论文内容的格式与样式 正文 图表 脚注与尾注 节 页眉与页脚 6 目录的自动生成 具体步骤如下 1 页面设置 纸张要求及页面设置 名称格式要求 纸张B5 182 257 幅面白色 页面 设置 上下页边距 2 5cm 和 2cm 左右页边距 2 4 cm 和 2cm 页眉 页脚分别为 1 8cm 和 1 7cm 对称页边距 左侧装订并装订线为 0cm 奇偶页不同 无 网格 页眉宋体字五号居中 页码宋体字小五号居中 2 结构模板的创建和使用 结构模板固定框架的定制 首先定制论文封面的固定架构 按照图 1 2 图 1 3 所示的封面格式要求输入论文封 面内容并进行设置 可按自己的信息进行填写 具体要求如下表 名称封面 1 格式要求 本科毕业设计 论文宋体字小二号 行距固定值 25磅 间距段前 段后分别为 0 5行 要求字体居中 论文题目 黑体字二号 行距固定值 25 磅 间距段前 段后分别为 0 5 行 论文题目中文字 数不得超过 25 字 要求字体居中 填写姓名宋体字小三号 行距固定值20磅 间距段前 段后分别为 0 5行 要求字体居中 燕山大学 楷体字小二号 行距固定值 20 磅 间距段前 段后分别为 0 5 行 每字间空 1 格 要求字体居中 年 月 宋体字小三号 行距固定值 20 磅 间距段前 段后分别为 0 5 行 数字用阿拉 伯数字 日期为论文提交日期 要求字体居中 Office 高级应用技巧实验指导书 5 名称封面 2 格式要求 本科毕业设计 论文宋体字小二号 行距固定值 25 磅 间距段前 段后分别为 0 5 行 要求字体居中 论文题目 黑体字二号 行距固定值 25 磅 间距段前 段后分别为 0 5 行 论文题目中文字 数不得超过 25 字 要求字体居中 学院 系 宋体字四号 行距固定值20磅 间距段前 段后分别为0 5 行 字体左对齐 专业同上 学生姓名同上 学号同上 指导教师同上 答辩日期同上 图 1 2 论文封面 1 除了封面 摘要 包括中英文摘要 目录 致谢 参考文献 附录等的标题都是 固定不变的 因此也要进行添加 具体操作与封面的设置类似 这里不再多说 具体固 定结构的先后顺序见实验 2 给定的论文 本科毕业设计 论文 输入毕业设计 论文 题目 学院 系 专 业 学生 姓名 学 号 指导 教师 答辩 日期 本科毕业设计 论文 输入毕业设计 论文 题目 输入学生姓名 燕 山 大 学 年 月 Office 高级应用技巧实验指导书 6 图 1 3 论文封面 2 3 结构模板可变内容的设置 首先来设置封面中的可变内容 封面中的年号 题目 学院等都是由学生的具体情 况来定的 因此是可变的 选择菜单 插入 域 在 类别 下拉列表中选择 文档自动化 在域名中 选择 MacroButton 宏名中选择 AcceptAllchangesInDoc 并在显示文字文本框中输 入自己想要显示的文本内容 如图 1 4 所示 之后单击 确定 按钮退出 题目 学院 专业等可按照同样方法插入域 之后 对插入的域设置各自的样式 最后封面的效果如图 1 5 所示 封面 1 的可变内容制作方法于此相同 不再赘述 之后 可以在摘要 目录 参考文献等中也插入不同的域 也可在其中插入一些说 明文本 由于正文的内容错综复杂 在定制结构模板时没有对其进行详细设置 Office 高级应用技巧实验指导书 7 图 1 4 插入域 图 1 5 论文封面结构模板 4 创建标题样式模板 论文内容通常由标题与正文两个方面组成 标题的不同层次分别由不同的字体 字 号加以区分 对于较长的论文通常还要分章 节 目 条 点 款 这些章 节 目 本科毕业设计 论文 在此插入毕业设计 论文 题目 学 院 系 在此插入学 院 专 业 在此插入专业 学生 姓名 在此插入姓名 学 号 在此插入学号 指导 教师 在此插入姓名 答辩 日期 在此插入日期 Office 高级应用技巧实验指导书 8 点除了用不同的字体字号加以区分外 还要用多级项目编号进行标注 因此标题部分通 常用样式中的标题 1 标题 9 进行对应的设置 如 章 对应 标题 1 节 对应标题 2 目 对应标题 3 点 对应标题 4 根据论文对标题格式的要求 其标题编号如图 1 6 所示 用三级目录进行样式设置 其标题 1 对应 章 标题 2 对应 大点 标题 3 对应 小点 单击 格式 样 式和格式 进入 标题 1 修改 屏幕出现图 1 7 所示窗格 图 1 6 论文标题结构 图 1 7 设置样式 所列样式的多少取决于样式显示选择 当前选择如果是 有效格式 就只列出 4 种样式 选择 自定义 系统将出现格式设置对话框 如图 1 8 所示 图 1 8 自定义选择样式 单击标题 1 右侧的下拉箭头 出现如图 1 9 所示的界面 选择修改 即可对标题 1 的格式按照燕山大学论文正文排版要求进行修改 其他标题格式修改方法与此相同 第一章绪论 一 研究背景和意义 1 研究背景 2 研究意义 Office 高级应用技巧实验指导书 9 图 1 9 标题操作选项列表 燕山大学论文正文排版要求 示例名 称理工论文文科论文 格式要求 各 章 标 题 第 1 章 一 黑体字小二号居中 行距固定值 20 磅 间距段前 段后分别为 1 行 理工类章序 号与章名间空一个汉字 节 标 题 1 1 一 黑体字小三号 行距固定值 20 磅 间距 段前 段后分别为 0 5 行 理工类题序与 题名间空一个汉字 条 标 题 1 1 1 1 黑体字四号 行距固定值 20 磅 间距段 前 段后分别为 0 5 行 理工类题序与题 名间空一个汉字 款 标 题 1 1 1 1 1 黑体字小四号 行距固定值 20 磅 理工 类题序与题名间空一个汉字 正 文 宋体字小四号 段落首行左缩进 2 个汉字 行距固定值 20 磅 段落中有数学表达式 时 可根据表达需要设置该段的行距 5 样式模板文件的使用 首先用样式模板创建空白文档 在输入或编排内容时必须严格遵循样式使用规则 根据内容对应的样式 先选择样式 再输入内容 对已经输入的内容 选中内容 再选 择样式进行套用 已经按样式输入的内容 当光标移动到某插入点 系统的工具栏会自 动显示对应的样式格式 对于整体版面方面 觉得某个标题的格式不满意 可以通过重新修改样式进行改变 修改后系统会自动对所有该标题的内容更新成修改后的格式 6 保存和使用模板 保存模板 单击 文件 另存为 在对话框中选择保存类型为 文档模板 dot 根据创建好的结构模板与样式模板