修改版本员工办呀公物资配置标准(初稿)

2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 1 12 修改版本员工办呀公物资配置标准 初稿 办公物资配置标准管理规定 初稿 1 总则 1 1 目的规范 办公物资的管理 明确各岗位员工办公物资配置标准 降低成 本 促进资源的合理使用 1 2 适用范围本标准适用于商管总 公司及各项目商管 百货公司 1 3 分类及定义 1 3 1 分类办 公物资包含员工日常办公所使用的办公设备 办公用品及 办公家具三类 1 3 2 定义办公设备 指用于办公室处理文件的 设备 泛指使用年限至少一年以上且通电的设备 指电脑 传真机 打印机 复印机 投影仪 碎纸机 扫描仪等办公自动化设备 办公用品 指办公室内常用的一些现代文具 如 签字笔 水笔 钢笔 铅笔以及笔筒等配套用品 办公用品按类别可分为管制品和消耗品 分类明细详见 附件 管制品非员工办公必需品 为部门领用物资 如 u 盘 计 算器 订书机 剪刀等 消耗品为个人领用物资 如签字笔 圆珠笔 笔芯等办公家具 包括指在办公区域使用的工作家 具 指办公桌椅 会议桌椅 沙发 文件柜等满足办公的 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 2 12 家具 办公家具的管理详见 办公用房管理规定 1 4 原则 1 4 1 归口管理 分级控制 1 4 2 统一采购 定期询价 1 4 3 事 前审批 台账管理 1 4 4 费用分摊 勤俭节约 2 管理职责 2 1 商管总公司行政人事部为商业系统办公物资的归口管理部 门 2 1 1 负责管理规范的拟定 发布 统一宣贯 解释与修 订 2 1 2 组织办公物资供应商的统一选择与管理 定期询价 2 1 3 负责常州地区项目商管及百货公司常规办公物资的统一采 购 分发调拨及台账的管理 负责参与异地项目办公物资供 应商的考察 选择和管理办公物资的核价工作 2 1 4 负责审 核各商管 百货公司每月采购计划合理性 2 1 5 定期或不定 期组织办公物资及台账的管理检查 2 2 项目商管 百货公司 行政人事部为各公司办公物资归口管理部门 2 2 1 负责管理 规范在本公司的内部宣贯 解释 2 2 2 协同商管总公司行政 人事部进行本公司办公物资供应商的考察 选择与日常管 理 定期询价 依据商管总公司拟定的价格标准进行采购 异地 公 2 2 4 负责本公司办公物资采购计划的申报 发放 费用 控制及设备的维与保养 并建立管理台账 2 2 5 按照费用分摊 口径 协助做好本公司各部门的费用分摊工作 2 3 商管总公司 行政人事部信息条线或项目商管 百货公司信息专员 2 3 1 负责办公设备的询价 比价 总部信息 2 3 2 负责办公设备的 台账管理 日常维修和保养 指电脑出现系统性故障时 项 目信息 2 3 3 参与每季度办公资产的盘点工作 2 4 商管总公 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 3 12 司财务管理部或项目商管 百货公司财务部 2 4 1 参与办公 物资年度供应商选定前的价格谈判 2 4 2 审核相关费用的支 付 报销 2 4 3 固定资产的编号 入帐及各项目办公设备调拨 的账务处理 2 4 4 明确费用分摊口径 统计分摊相关费用 2 4 5 协助商管总公司行政人事部进行办公物资的盘点工作 3 预算 管理与计划的申报 3 1 预算管理办公物资采购的预算费用应 列入各公司 商业管理成本费用月度预算编制表 并符合 年度预算计划 超出预算部分不予申报 经各公司负责人审批 确后初步纳入工作计划 3 2 计划申报 3 2 1 办公设备的计划 申报当各项目商管 百货公司有办公设备的采购需求时 需 填写 办公设备采购需求表 经项目行政人事经理确认后 统一将需求报商管总公司行政人事部由总公司行政人事部 对照资产管理系统查验是否有库存可调拨 再决定是否进行 采购 3 2 2 办公用品的计划申报各项目商管 百货公司行政 人事部于每月末统计各部门次月办公用品需求 并进行估算 填制部门次月 办公用品采购清单 随附 办公用品月度 盘点表 经部门经理批准后作为次月采购计划 于每月底 28 日前上报至商管总公司行政人事部各项目商管 百货公司 当月临时需要增加采购计划外的办公文具时 需向商管总公 司行政人事部提出申请 严禁私自与供应商联系采购 一经发 现不予报销 3 2 3 办公家具的计划申报各项目商管 百货公 司有需求时 提前上报需求计划至商管总公司行政人事部审 批后进行采购 4 采购 4 1 供应商的选择原则上由商管总公司 行政人事部或异地项目商管 百货公司行政人事部在年度 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 4 12 合作供应商处采购 如有特殊需求而现有供应商无法提供的 可另行选择供应商并经行三方比价后采购 此外 行政人事部门应定期询价 原则上 1 季度内不少于 1 次 4 2 采购的流程 4 2 1 办公设备 办公家具的采购流程有 采购需求时 由行政专员填写 办公设备 办公家具采购需求 表 一经项目行政人事经理审核确认一商管总公司行政专 员进行查验 调拨一商管总公司行政人事部总经理审核确 认一 商管总公司 IT 进行询价 采购一供应商送货 项目行 政人事专员验货入库一月底时商管总公司统一发起 采购 报批单 一转发各项目后使用 非合同付款 进行关联费 用报销 次月初完成 3 154 2 2 办公用品的采购流程各项目商 管 百货公司于每月 28 日前提报次月 办公物资采购清单 商管总公司行政人事部进行汇总 审核一供应商报价 备 货一商管总公司行政人事部统一发起 采购报批单 一 供 应商送货 每月 5 日前完成 一各项目商管 百货公司验货入 库各项目使用 非合同付款 自行报销费用 次月初完成 办 公物资的入库管理 5 1 办公用品的入库办公用品采购至公司 后 各项目行政专员应依据 办公物资采购清单 上所列的 名称 规格 数量 单价 金额进行核对 清点 经验收合 格后 方可入库 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 5 12 行政专员要严格把关 有以下情况时可拒绝验收或入库 1 入库物品与 办公物资采购清单 上的采购物品不相符 的 2 不符合物品入库要求的釆购物品 如出现破损 原装短 少 接近或超过有效期等 5 2 办公设备的入库各项目行政专 员填写固定资产验收单一使用人验收签字确认 商管总公司 财务管理部进行固定资产编号一总公司行政人事部信息条 线 异地项目行政人事部签字确认 新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保 管 包括电脑 打印机 移动硬盘等 并及时录入资产管理系 统 5 3 办公家具的入库各项目行政专员填写固定资产验收单 一使用人验收签字确认一总公司行政人事部签字确认 6 办公 物资的领用管理此处办公物资的领用主要指办公用品的领 用 办公自动化设备申请后无需再行领用手续 1 1 领用时间各部门应设置兼职内勤一名 负责办公用品 的领用 于每周三至行政人事 4 15 部领用部门本周所需物资 新入职员工于入职当日发放 其余时间不予办理文具的领用 手续 6 1 3 消耗品的领用各级员工可在规定时间至各公司行 政人事部行政专员处领用消耗品 并填写 办公用品领用登 记表 再次领用时需以旧换新 6 1 4 管制品的领用管制品为 部门共同使用品 统一由部门内勤申领和保管 员工有使用需 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 6 12 要时可至各部门内勤处进行领用 并及时归还 7 办公物资合 账管理及盘点 7 1 办公设备 办公家具的台账管理及盘点新 釆购的办公设备 办公家具 各项目行政专员需进行物资信息 台账登记每月初 5 号前将更新的物资台账发至商管总公司 行政人事部备案 每季度商管总公司行政人事部至各项目开展物资台账 管理的检查 抽查事宜 7 2 办公用品的台账管理及盘点各公 司行政人事部行政专员负责每月办公用品的领用台账梳理 每月 31 日前 盘点办公用品当月使用量 库存形成盘点 表 项目商管 百货公司报行政人事经理审阅 同时报商管总 公司行政人事部 商管总公司行政人事部行政专员汇总各公司盘点表报 行政人事部总经理审阅 7 办公物资的外借 归还及遗失 7 1 办公物资的外借因工作等原因需长期借用公用的办公自动 化设备 如笔记本电脑 投影仪 数码相机等 需填写 物品 借用登记表 以记录物品的借用及使用归还情况并需要按 物品借用登记表 中在规定时间及时完好归还 7 2 办公物 资的归还 7 2 1 员工离职员工离职时 退还公司原所属部门的 的管制品 如电脑 打印机 U 盘 电话机等 行政人事专员 需按领用记录核对并办理移交手续 未完成移交的不予办理 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 7 12 离职手续 若出现遗失需进行赔偿 7 2 2 员工异动员工异动时 原则上不能带走原所属部门的办公物资 如电脑 办公家具 等 如需调拨 应填写 固定资产转移单 再双方领导签字确 认后执行 7 3 办公物资的遗失借出的物品或部门领用的管制品如 出现遗失 损坏等情况 在事发时需要及时向行政人事部报 告情况 损坏的应及时归还行政人事部进行维修处理 遗失的 旦不能提供遗失时间及诺细情况则当借男人按借用物品的 折价值赔偿折旧价值以财务部数据为准办公物资的维修与 更新员工在工作中要爱护办公设备 能维修使用的用品原则 上不进行新购与更换 当发生故障时物品使用人或部门应及 时向行政人事部信息条线报告设备出现的问题 由信息条线 负责办公设备的维护与保养 若无法进行维修的 由信息条线 通知厂家进行维修 维修所产生的相关费用 由各项目行政专 员负责报销 并将每次维修问题进行记录 同时 信息条线需定期对办公设备进行维护更新 如公用 电脑需定期进行系统升级或重装 9 办公物资的报废管理当办公物资的性能发生改变 不能 正常使用且无法修复或维修成本高于其使用价值时 可申请 报废 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 8 12 由使用人发起申请 填写 资产报废申请单 经部门负 责人签字后 交信息条线审核 在确认无法修复或维修成本过 高后 报商管总公司审批 同意后方可实施报废回收利用价值 或回收利用价值低于变卖收入的物资 应考虑变卖处理 无使 用价值且无法进行变卖的物资 应适时清理 变卖后所得物资 需交由财务管理部入帐 10 办公物资的库房管理办公物资的 库房应按不同类别 性能 特点和用途分类分区 分库码 放做到物品摆放整齐 库容干净整齐 平时需加强对仓库日常防火 防盗 防潮防漏 防虫 工作 注意清洁卫生 定期实施安全检查 11 办公物资的配置标 准 11 1 配置原则 按需申请 节能减支 11 2 办公设备的配置 标准 11 2 1 电脑类设备的配置标准 1 MALL 性质商业体部门 配备情况参考类型基础配置备注 CPU Intel GMA hD 总经理 联想内存 1 人 台笔记本电脑硬盘 320G 显卡 集成显卡行政 人清华同方内存 1 人 台台式电脑硬盘 500G0C 级 1 人 台清 华同方台内存 4G 招商部电脑 E 级人 台 C 级 1 人 台营 楼层运营主管 专员 2 人 合主管与专员运营部楼层主管 专员 1 合 层清华同方合内存 4G 编制出现单客服主管人 台 式电脑硬盘 500G 数 可增加客服中心 2 台 3 台显卡 HD657 总服务清华同方台内存 4G 陈设计的可企划部 1 人 台式电 脑华同方台 CPU i3 物业部 C D 级 文员 1 人 台式电脑内 存 电脑一台 硬盘 500G 保安班长等环境监督员 2 人 台显卡 HD6570 人员使用 C 级 C 级看图专业 1 人 台需求可按需申 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 9 12 请高配电清华同方台脑 可设置工程部式电脑 D 级 文员 1 人 台班等人使用 CPU i3 清华同方台内存 4G1 人 台式电脑硬盘 5000 客户服 显卡 HD6570 务中心 文员 住宅大堂写字楼大堂住宅 写字 楼大堂 每增设 1 个大堂 增设 1 台电脑清华同方台内存 4G 财务部 1 人 台地项目有财式电脑硬盘 500G0 务部显卡 HD6570 仅总部及异清华同方台内存 4G1 人 台地项目有财 硬盘 5000 显卡 HD6570 2 街区性质商业体部门配备情况参 考类型基础靶置备注 PU InteI GMA HD 总经理联想笔记本 内存 2G1 人 台电脑硬盘 320G 显卡 集成显卡行政人清华同 方台 CPU i3 人 台内存 1 人 台清华同方台硬盘 500G0 招商 部 2 人 台显卡 HD6570 级 1 人 台运营主管 1 人 台营专员 2 人 台清华同方营部需申购 固 C D 级 内勤文员 1 人 台 式电脑硬盘 5000 化电脑配置客服中心 2 台 3 台显卡 HD6570 台数总服务台 CPU i3 其中负责美清华同方台内存 4G 陈设计的可企划部式电脑硬盘 500G 采用高配电显卡 HD6570 3 百货性质商业体部门配备情况参考类型基础靶置 备注总经理联想笔记本内存 26 电脑硬盘 320G 显卡 集成显 卡行政人清华同方台内存 4G 若有商管员人 台事部式电脑 硬盘 500G2 人 合显卡 HD6570 其中负责美清华同方台内存 陈设计的可企划部 1 人 台式电脑硬盘 5000 采用高配电显卡 HD6570 招商部 C 级 1 人 合清华同方台式电脑内存 硬盘 500GD E 级 2 人 台 C 级 1 人 合 CPU 13 按楼层 2 台 人 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 10 12 清华同方台内存 可设置公用客服中式电脑总服务台 2 台显 卡 HD6570 内存物业部式电脑硬盘 500G 电脑一台显卡 HD657011 2 2 其他办公设备的配置标准配置情况序物资 ML 性质街区性质百货性质名称品牌型号离业体离业体离业体 夏普 208N 配置 1 台打复一体机夏普 AR 2008D 配置 1 台配 置 1 台含扫描功能 根据办公场所环境设置 按需申购 Epson LQ 680K2 针式打印机财务部 运菅部可按需申请 3 彩色打 印机佳能 ix7000 企划部可按需申请 1 台传真机 HP1319 办公 区 1 台 写字楼 住宅办公区 1 台性质商业体可配置 2 台投 影仪富可视 IN112 街区性质商业体配置 1 台考勤机中控 H10 指纹机办公区 1 台 F 级 1 台 联营 1 台电话会议系宝利通 Soundstation2 异地项目可申请配置 1 台碎纸机科密 380 配置 1 台扫描仪明基 8800 商管总公司档案可配置彩色扫描相机 MAII 性质商业体配不超过 3 台街区性质商业体配置不超过 2 台音响按需配置保险箱 73BL3C 出纳室配置 1 台 客服中 心 售卡 配置 1 台各收银台配置 1 合点钞机木 945 客户服务 中心 售卡 配置 1 台塑封机得力 389 按需配置饮水机欣欣凯 伦按办公区域设置进行配置按需配置先锋客服部有需要可 申请配备按需申购 常州地区总部统采购 异地公司与 19 档案 盒档案馆使用同款采购注 按需配置物资 实需超出配置标 准的物资 均须另行申请 审批同意后再执行采购 目前超出配置范围的部分将调拨回总部因办公设备 办公用品及办公家具的采购 尤其是办公设备的采购价格受 2016 全新精品资料 全新公文范文 全程指导写作 独家原创 11 12 市场环境 品牌型号更新换代等因素的影响 每半年度商管总公司行政人事部牵头 对各类物资的采 购价格进行评估各项目商管 百货公司需购买超范围物资 需求 需提供三方报价后 经商管总公司审批后执行采购行为 11 3 办公用品的配置标准办公用品的配置标准详见 办公用 品配置一览表 新员工入职文具配发标准 序号办公物资名 称标准量黑 红水笔自动铅笔 1 支橡皮笔筒便利贴双夹文 件夹个四栏文件架笔记本 1 本 11 1512 附则 6 1 本规定由商 管总公司行政人事部负责解释 修订 6 2 新项目开业筹建过 程中 办公用品的批量采购纳入项目费用预算 6 3 本自发布之 日起执行 办公用品管理规定 同时废止附件一 办公用品 配置标准序物资 C 级及 DB 特殊类物资属性办公物资名称 以上级员岗位说明员工工员工消耗品黑色水笔蓝色水笔消 耗品红色水笔消耗品四