看WORD的保护文档功能PPT课件

Word文档的保护功能可以说从Word97一直到WordXP都是老一套 没有很大的变化 一些用户甚至对它都不屑一顾了 但Word20 03的 保护文档 功能有了较大的改观 除沿袭了以前版本的修订保护 批注保护 窗体保护之外 还新增了对文档格式的限制 对文档的局部进行保护等功 能 一 设置文档的格式限制功能来保护文档格式如果您使用文档的 格式设置限制 功能 则可以防止用户应用你未明确指定的可用样式 也可以防止用户直 接将格式应用于文本 例如 项目符号或编号列表 以及字体格式 限制格式之后 用于直接应用格式的命令和键盘快捷键将无法再使用 从而对文档的格式 进行保护 具体方法1 单击 工具 菜单中的 保护文档 命令 进入 保护文档 任务窗口 2 在 保护文档 任务窗口中 选中 限制对选定的样 式设置格式 复选框 单击 设置 按钮 如图1所示 图1保护窗口设置窗口3 在弹出的 格式设置限制 对话框中勾选 限制对选定的样式 设置格式 然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式 并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框 如图2所示 图2格式设置限制4 点 确定 按钮 会弹出一个警告对话框 点击 是 按钮 比如 我们在 格式设置限制 对话框中取消了对 标题1样式 的勾选 确定后 在弹出的警告 对话框中单击 是 这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉 而其他格式则保留 5 在 保护文档 窗口中单击 是 启动强制保护 6 在 启动强制保护 对话框中的 新密码 可选 框中键入密码 确认该密码后点 是 即可启动文档格式限制功能 提示 1 若要将样式限制为最 小数目的推荐选项 请单击图2中的 推荐的样式 按钮 您可以将样式限制为更少的选项 但是这样会删除MicrosoftWord在某些功能 中使用的样式 例如目录以及项目符号或编号列表 2 若希望保留部分键入时自动套用格式功能 工具 自动更正选项 键入时自动套用格式 例如将 分数 1 2 更改为 请选中 允许自动套用格式替代格式设置限制 复选框 二 设置文档的局部保护功能Word2003的文档保护功能最大 改进要数文档的局部保护了 可以将部分文档指定为无限制 具体方法 1 选定需要进行编辑的 无限制的 文本 按住Ctrl键可选中不连续的内容 2 在 编辑限制 的 仅允许在文档中进行此类编辑 列表中选中 未做任何更改 只读 防止用户更改文档 如图3所示 图3编辑限制 3 在 例外项 中选择可以对其编辑的用户 如果允许打开文档的任何人编辑所选部分 则选中 组 框中的 每个人 复选框 如果允许特定的个人编辑 所选部分 单击 更多用户 然后输入用户名 可以是MicrosoftWindows用户账户或电子邮件地址 用分号分隔 点 确定 如图4所示 图4添加用户4 对于允许编辑所选部分的个人 请选中其名字旁的复选框 最后单击 是 启动强制保护 并输入保护密码 提示 若要给文档指定密码 以便知道密码的用户能解除保护 请选中 密码 单选按钮 在 新密码可选 框中键入密码 然后确认该密码 若要加密文档 使得只有文档的授权拥有者才能解除保护 请单击 用户验证 如图5所示 图5启动密码保护这样 只有选定区域的文本可以编辑 高亮显示 而其它没有选中的区域就不能进行编辑 如果要停止保护 可单击 保护文档 任务窗格底部的 停止保护 按钮 输