建设工程档案归档整理规则

天津生态城投资开发有限公司天津生态城投资开发有限公司 建设工程档案归档整理规则建设工程档案归档整理规则 1 1 适用范围适用范围 本规则适用于天津生态城投资开发有限公司区域内建设工程 建筑 工程 市政工程 管线工程等工程 文件 图纸 照片 录像带等信息 的归档整理以及建设工程档案的验收 建设工程文件的归档整理除执行本规则外 建设工程应严格执行现 行的有关专业技术标准 规范 设计图纸及专业套表软件 2 规范性引用文件规范性引用文件 建设工程文件归档整理规范 GB T 50328 2008 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 技术用图复制图的折叠方法 GB T10609 3 3 3 基本术语基本术语 3 1 建设工程项目 建设工程项目 constructionconstruction projectproject 经批准按一个总体设计进行施工 经济上实行独立核算 行政上 具有独立组织形式的基本建设单位 一个建设工程项目可以有多个单 项工程 也可以只有一个单项工程 3 2 建筑工程 建筑工程 buildingbuilding projectproject 为新建 改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划 勘察 设计和施工 竣工等各项技术工作和完成的工程实体 3 3 单单项项工工程程 singlesingle projectproject 单项工程是建设项目的组成部分 具有独立的设计文件 竣工 后能单独发挥设计所规定的生产能力或效益 3 4 单位工程单位工程 unitunit projectproject 单位工程是指具有单独设计和独立施工条件 不能独立发挥生 产能力或效益的工程 它是单项工程的组成部分 3 5 分分项项工工程程 分项工程 是指按主要工种 材料 施工工艺 设备类别等进 行划分的建筑单位 3 6 分分部部工工程程 分部工程 是指按专业性质 建筑部位确定的建筑单位 4 4 工程档案的组卷要求工程档案的组卷要求 4 l 按单项工程 单位工程 分项工程 分部工程 组卷 针对文字 材料 竣工图纸和工程照片 CAD 光盘等按照不同形式或载体的文件 材料分别单独组卷 4 2 单项工程与单位工程 一个完整的道路 桥梁通常是一个设施 即称为单项工程 如道路或桥梁划分标段的话 每个标段就是单 位工程 4 3 建设工程项目归档文件按照阶段 专业 监理分别由不同单位整 理组卷 各专业公司负责收集和汇总勘察 测绘 设计 施工 监理 竣工等各参建单位的档案 汇总后编制总目录移交天津生态城投资开 发有限公司档案管理部门 见表 1 4 3 1 建设单位 建设单位组卷的内容为工程立项文件 建设用地 征地 拆迁文 件 勘察 测绘 设计及审批文件 招投标文件和合同及管理文件 竣工验收及备案文件等 4 3 2 施工单位 施工单位组卷的内容为施工技术管理文件 施工记录 质量控制 文件 竣工图等 按照归档范围的内容 4 3 3 监理单位 监理单位组卷的内容为监理文件 按照监理规范内容 监理单位组卷的内容为监理文件 按照监理规范内容 4 4 竣工图文件按照单项工程 单位工程的不同专业 建筑 结构 给排水 暖通 电气 燃气等专业 分别组卷 竣工图纸较少时 可 以几个专业合并组卷 但是不允许将不同专业图纸的一部分图纸与另 一个专业的一部分图纸组成一卷 4 5 原材料应按单项工程 单位工程 分项工程分别 组卷 严禁将 几个单位工程的原材料合组一个通用卷 各批次的文件材料必须真实 准确 4 6 文件材料的技术表格必须符合施工图设计 标准 规范的要求 4 7 设计变更文件 现场洽商记录等变更文件可以单独组卷 并按照 不同专业 变更部位及形成时问等排列 4 8 案卷的排列 一个工程的案卷 按照工程立项与管理文件 设计 基础材料及设计文件 施工技术管理文件 施工记录 原材料及质量 控制文件 竣工图 含变更 和监理文件 竣工验收及备案等文件的 顺序排列 5 建设工程档案的整编要求建设工程档案的整编要求 5 l 案卷内的文件材料必须是原件 凡申报及批件为一件时应进行扫 描处理 要求扫描件字迹清晰 反差效果良好 原件不装订 使用套 装后装订 特殊情况不能提供原件时 提供复印件的字迹 线条清晰 并注明原件存放处 经办人签字 注明日期并加盖公章 5 2 案卷内的文件材料必须真实 准确 与实际相符合 并要求字迹 清楚 图样 图表 清晰 整洁 签字 日期盖章手续完备 文件必 须采用碳素墨水或蓝黑墨水书写 严禁使用红色墨水 纯蓝墨水 圆 珠笔 复写纸 铅笔 热敏传真纸等 5 3 文字材料案卷一律采用内封面三孔一线装订 横向书写的文件字 头应朝向装订线 卷内不允许出现金属物 如书钉 合格证的金属圆 环等 并严禁使用修改液或修正带涂改页号 5 4 以件为单位装订的应在每件文件首页左上角处加盖档号章 见附 图 1 标注卷内文件排列顺序和档号后 加内封面装订 5 5 卷内文件纸张规格尺寸为 A4 幅面 大于或小于 A4 幅面的 分别 使用折叠方式或使用 A4 空白复印纸托裱处理 图纸裁成标准尺寸后 折叠成 A4 幅面 5 6 各单位移交的案卷应采用统一的档案装具 档案盒与内封面 见 附图 2 档案盒的厚度为 2CM 至 6CM 适案卷内文件材料的薄厚分 装 文字材料要求用内封面装订后装盒 竣工图纸要求一律散装 文 字材料与图纸同组一卷时用内封面装订后装盒 6 案卷文件材料齐全 完整率的要求案卷文件材料齐全 完整率的要求 6 1 建设单位 6 1 1 项目管理文件 项目前期文件收集齐全 包括 项目立项 征 地拆迁 勘察 招标承包合同 工程开工 重要会议记录等 6 1 2 项目设计文件收集齐全 主要包括 工程水文 地质勘探报告 及地质图 施工图 消防等设计文件 结构设计计算书等 6 1 3 竣工验收 备案材料 工程项目审计及固定资产等文件材料 6 2 施工单位 6 2 1 工程项目施工文件收集齐全 完整率主要包括 施工定位测量 地质勘探资料 质保书 试验报告 6 2 2 隐蔽工程验收记录 工程记录及测试 沉降 位移 变形 监 测记录 图纸会审 变更设计通知单 技术核定单位等修改依据 6 2 3 工程质量事故报告及处理记录 6 2 4 工程质量检查 评定资料 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录 6 2 5 设备 管线及电气 仪表施工安装记录 质量评定 事故处理 报告 单位或子单位工程质量竣工验收记录等 6 2 6 竣工图及变更 竣工测量等文件材料 6 3 监理单位 项目监理文件收集齐全 完整率主要包括 监理管理资料 监理项目监理文件收集齐全 完整率主要包括 监理管理资料 监理 规划 进度计划 质量控制 造价控制 分包资质 合同与其他管理规划 进度计划 质量控制 造价控制 分包资质 合同与其他管理 事项 监理工作总结 事项 监理工作总结 6 4 以上文件收集的齐全 完整率达到 100 7 7 建设工程档案的编目要求建设工程档案的编目要求 7 1 案卷盒封面的填写要求 7 1 1 案卷盒封面的填写内容 档号 档案室编写 案卷题名 立 卷单位 起止时间 保管期限 档案室编写 密级 档案室编写 案卷盒尺寸及内容格式见附图 2 7 1 2 案卷题名 案卷题名应简洁 准确地概括卷内文件的内容 道 路 管线标注所在道路全称 起点道路名称 终点道路名称 7 1 2 1 案卷题名的第一行应填写工程项目 单项单位 名称及单位 工程名称 或专业名称 第二行填写卷内文件材料名称 几个专业 合并组卷应该写明几个专业合并组卷的题名 7 1 2 2 案卷题名书写采用宋体 字迹要清晰端正 使用碳素墨水书 写 7 1 2 3 同一案卷标题如果需要组成多个案卷 应在卷内文件材料名 称后加注 一 二 依此类推 案卷内应有本卷的卷内目录 7 1 3 立卷单位 填写立卷单位的全称 7 1 4 起止时间 填写案卷内文件起止的时间 7 1 5 案卷脊背 保持空白 在档号栏内只用铅笔填写案卷顺序号 7 2 卷内封面的填写要求 只编写档号和条码 档案室编写 见图 3 7 3 卷内目录的填写要求 7 3 1 卷内目录要求打印 左装订 预留装订尺寸为 25 7 3 2 卷内目录应排列在卷内文件首页之前 式样见表 3 7 3 2 1 序号 应依次标注卷内文件的排列顺序号 用阿拉伯数字 从 l 开始编制流水号 7 3 2 2 文件编号 应填写文件文号或型号或图号或代字 代号以及 文件表编号等 施工图 竣工图图号后加 竣 字 7 3 2 3 责任者 填写工程项目文件的直接形成单位名称 7 3 2 4 文件题名 填写工程项目名称和文件材料标题的全称 文件 没有题名的 应由立卷人根据文件内容拟写题名 并加 文件材料 题名不能揭示文件内容的要在 内填写补充其内容 设计变更文件 现场洽商记录等变更文件的题名应写明变更内容或部位 例 xx 会 议 会议纪要 关于城管中心楼梯 设计变更 7 3 2 5 日期 用阿拉伯数字填写文件形成的日期 例 20101224 7 3 2 6 页次 填写起始页号 最后一个页次填写起止页号 卷内页 号的编写要求 7 3 2 6 1 卷内文件材料有书写内容的页面编写页号 页号从 1 开始 一个案卷内只能编一个流水号 卷与卷之间页号不能连续 7 3 2 6 2 页号标注位置 单面书写的文件标注在右下角 1CM 见方 位置 双面书写的文件正面标注在右下角 反面标注在左上角 7 3 2 6 3 卷内目录 备考表 空白页不编写页号 7 3 2 6 4 页号须使用打号机打号 严禁用红色印油打号或书写 7 3 2 7 备注项 填写须需补充说明的问题 例如 含有变更的竣工 图相对应的目录都要在备注栏标明 变更 二字 7 4 卷内备考表的填写要求 7 4 1 卷内备考表式样见图 4 7 4 2 卷内备考表应标明案卷内全部文件总件数 总页数以及在组卷 和案卷提供使用过程中需要说明的问题 7 4 3 立卷人 应由立卷责任者签名 7 4 4 立卷日期 应填写完成立卷的时间 7 4 5 检查人 应由案卷质量审核者签名 7 4 6 检查日期 应填写案卷质量审核的时间 7 4 7 互见号 应填写反映同一内容不同载体档案的档号 并注明其 载体类型 7 4 8 卷内备考表 应排列在卷内全部文件之后 8 8 竣工图编制要求竣工图编制要求 8 1 竣工图应使用新蓝图 按照 A4 幅面 297mm 210mm 要求进行折叠 蓝图的标栏露在外面 严禁使用复印图纸 8 2 竣工图编制后应逐页加盖竣工图章 竣工图章尺寸为 50mm 80mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标栏上 方或周围空白处 严禁压字及图线 竣工图章示例见图 5 8 3 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 编制单位 编制 人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 8 4 利用施工图改绘竣工图 变更用文字表达的 将其变更处圈定 将其文字变更内容抄写在图纸空白处 用线条与变更处相连接 涉及 到图形变化的 要将图中废弃部分划去 将对原图修改并用引出线标 明此部位变更的图形及修改依据 8 5 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过 图面 1 3 的 应当重新绘制竣工图 8 6 重新绘制的变更图如果完全可以取代原图的 要将变更图放于原 图位置 被替代下的原施工图不放入卷内 如果竣工图编制单位认为 非常有必要保留被替代的原施工图 可以将原施工图放在最后 不加 盖竣工图章 并在目录中按照施工图编号进行登记 9 9 建设项目 建设项目档案电子目录档案电子目录 档案整编说明 档案整编说明及及工程概况工程概况编制编制 9 1 各专业公司 监理及施工单位在移交纸质档案外 应同时编制与 纸质目录相同的电子目录 电子目录内容为 建设工程档案移交目录 卷内目录 9 1 1 为了档案的标准著录工作 编制表格采用 EXCEL 表格格式 卷 内目录字体为 宋体 字号为 12 号 案卷目录字体为 宋体 字号为 14 号 案卷目录 卷内目录的著录内容过长应采用 自动 换行 严禁采用 合并单元格 的方式 使用 U 盘载体拷贝移交建 设单位 9 1 2 每个案卷的卷内目录应为一个独立的 EXCEL 文件 案卷目录要 与移交案卷目录中应对应的案卷顺序号 9 2 档案整编说明及工程概况编制 9 2 1 编制建筑 市政 管线工程应分别使用相应的表单 所需表格 样式见表 4 9 2 2 工程概况及档案整编说明 EXCEL 填写说明文件的内容多时 对 行高 和 列宽 可做适当调整 1010 照片 录像带的归档内容 格式及质量要求照片 录像带的归档内容 格式及质量要求 10 1 各专业公司 施工单位 负责收集 整理在建设过程中形成具有 保存价值的有关重要活动 记载工程建设主要过程和现状的记录 反 映工程获国优 部优 市优奖项及荣誉等的各种载体的声像材料 都 应进行立卷归档 要求拍摄 复制 编辑的照片和录像内容真实 能 客观反映工程状况 要求拍摄图像清晰 色彩饱和 录像带磁迹完好 10 2 照片格式及质量要求 10 2 1 照片依据工程项目组成案卷 数码冲印 5 寸照片 芯页的规 格为 297mm 210mm 案卷内的芯页以二十页以内为宜 10 2 2 照片档案整理要求与文件材料相同 使用卷内目录 照片 备 考表符合档案标准格式 数码照片直接按照照片档案卷内文件格式打 印排版 10 2 3照片题名的填写 10 2 3 1建筑物 构筑物照片题名 建筑工程照片题名由工程名 称或单项工程名称 详细部位名称组成 如建筑物 构筑物有原 名称 应加以注明 10 2 3 2 市政工程照片题名由地理位置 项目主体名称 详细部位 名称三部分组成 10 3 录像格式及质量要求 10 3 1 录像档案以盘为保管单位 盘内以项目作为整理单位 应尽量 分类拍摄 两个不同项目之间 要用标志 间隔开 整理之前 要 先对拍摄内容进行简单编辑 剪去不清晰和重复无用的镜头 对需加 字幕说明的地方要加字幕 10 3 2录像档案的编目 10 3 2 1 录像档案外封面的编制应符合下列规定 10 3 2 1 1 案卷题名 填写建设工程名称 10 3 2 1 2 盘号 进馆后由档案馆统一填写 10 3 2 1 3 拍摄日期 填写盘内各项内容的拍摄时间 10 3 2 1 4 顺序号 填写盘内拍摄不同内容的排列顺序号 10 4 需要扫描内容 10 4 1 国有土地使用证 10 4 2 建设工程规划许可证 10 4 3 建设用地规划许可证 10 4 4 防火验收合格证 10 4 5 建设工程规划验收合格证 10 4 6 建设工程质量证书 10 4 7 建设工程竣工验收移交证明书 11 其它要求其它要求 11 l 竣工验收表格与建设建备表中各单位的签字和公章要与合同保持 一致 如果单位名称发生变化需要将更名的文件材料组于卷内 11 2 单位工程应该单独组卷 同专业的原材料文件可组成通用卷 施 工检查记录等文件材料必须按照单位工程分别组卷 11 3 与勘察 测绘 设计 施工 监理等单位签订合同以及进行招标 时 应该对建设工程文件归档的套数 质量标准 移交时间等提出较 为明确的要求 11 4 负责收集 整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以 及在建设过程中形成的声像材料 并应进行立卷归档 11 5 各专业公司负责建设工程档案的信息著录工作 著录必须统一采 用天津生态城投资开发有限公司 今易档案信息著录软件 标准的著 录所规定的内容及格式 11 6 建设工程项目实行总承包的 总承包单位负责收集 汇总各分包 单位形成的工程档案 并应及时向建设单位移交 各分包单位应将本 单位形成的工程文件整理 立卷后及时向总包单位移交 建设工程 项目由几个单位承包的 各承包单位负责收集 整理立卷其承包项目 的工程文件 并应及时向建设单位移交 11 7 引进技术 设备文件应首先由建设单位进行登记 译校 复制和 分发使用 12 天津生态城投资开发有限公司档案管理部门对建设工程档案验收重天津生态城投资开发有限公司档案管理部门对建设工程档案验收重 点点 12 1 天津生态城投资开发有限公司档案管理部门应对工程文件的立卷 归档工作进行监督 检查 指导 在工程竣工备案前 应对工程档案 进行预验收 验收 验收合格后 分别出具工程档案认可文件 12 2 各专业公司在收集各单位工程档案后 首先应该按照档案整编有 关要求进行自检 自检合格后将全部档案移交天津生态城投资开发有 限公司档案管理部门 12 3 档案管理部门在对工程档案进行验收时 重点检查以下方面 12 3 1 工程档案齐全 系统 完整 12 3 2 工程档案内容真实 准确地反映工程建设活动和工程实际状况 12 3 工程档案已整理立卷 立卷符合国标的要求 12 4 竣工图变更修改符合要求 12 5 文件形成 来源符合实际 要求单位或个人签章的文件 其签章 手续完备 12 6 文件材质 幅面 书写 绘图 用墨 托裱等符合要求 12 7 对工程档案进行预验收 验收 验收合格后 分别出具工程档案 认可文件 2010 12 27 天津生态城投资开发有限公司档案移交清单天津生态城投资开发有限公司档案移交清单 附表附表 1 11 1 工 程 名称 案 卷 数量 移交人盖章或签字 接收人盖章或签字 移 交 单 位 盖章 接 收 单位 本清册一式两份 天津生态城投资开发有限公司一份 移交单位一份 本清册共 页 移交时间 年 月 日 备注 天津生态城投资开发有限公司工程档案移交目录天津生态城投资开发有限公司工程档案移交目录 附表附表 1 21 2 建设工程名称 移交单位 共 页第 页 卷内页数卷内页数 室室 编编 档档 号号单单 项项 工工 程程 名名 称称案案 卷卷 标标 题题卷数卷数 图纸图纸文件文件声像声像光盘光盘 备 备注备注 档号章格式 见附图 1 档档 案案 序序 号号 竣工图章 示例见图 5 10101010 3515 附图 2 1 标准的附录 案卷格式图示 D 10 20 30 40 50 60 单位统一为 mm 图 2 2 案卷脊背式样 D 10 20 30 40 50 60 单位统一为 mm 图 2 3 卷盒及其展开式样 卷盒展开示意图 图 2 4 卷盒及其展开式样 档号 附图 3 内封面 注 X 根据文件厚薄确定 21515 15 X 215 X 550 307 卷卷 内内 目目 录录 附表附表 2 序 号 文件 编号 责任者文 件 题 名日期 页 次 备注 图 A3 卷内目录式样 单位统一为 mm 图 4 卷内备考表式样 中新天津生态城建设工程档案验收表中新天津生态城建设工程档案验收表 工程名称 建设单位项目负责人 项目管理单位建设工程规划 验收合格证编号 设计单位项目负责人 监理单位项目负责人 施工单位项目负责人 总投资 万元建筑总面积 平方米 建设时间 年