第4章 销售与收款管理

1 第第 4 章章 销售与收款管理销售与收款管理 4 1 销售销售预算预算 4 1 1 业务目标 销售预算经过适当授权审批 符合全面预算要求 销售预算科学 合理并符合集团战略目标 4 1 2 业务风险 如果销售预算未经过适当授权审批 不符合全面预算要求 可能因重大差 错 舞弊 欺诈而导致损失 销售预算编制依据不科学 不合理 将会 4 1 3 关键控制活动 销售预算编制经过适当授权审批 符合全面预算要求 4 1 4业务流程描述 销售部根据市场调查及以前年度销售情况 编制年度销售预算表 营销 总监审核 审核子公司总经理审核 财务管理中心平衡销售预算 预算 委员会审核 不适当则返回进行修正 财务管理中心编制年度预算 预算 委员会审核 总裁审批 财务管理中心发布年度预算 销售部组织执行 销售预算 销售部对销售预算资料归档保存 4 1 5 流程图 2 销售与收款 销售预算 子公司总经理销售部财务管理中心预算委员会总裁营销总监 开始 做市场调查及销售 预测 编制年度销 售预算表 审核 审核 组织执行销售预算 结束 年度销售预 算表 平衡预算 修正部门预算 年度预算 N Y 审核审核 发布年度预算 对销售预算资料归 档保存 审核 3 4 2 销售计划的编制与审批流程销售计划的编制与审批流程 4 2 1 业务目标 确保当年计划销售额的实现 为企业带来更多效益 确保企业形成合理的销售模式 以达到生产经营的良性循环 4 2 2 业务风险 销售计划缺乏或计划不合理 可能导致产品结构和生产安排不合理 或未经授权审批 导致产品结构和生产安排不合理 难以实现企业生产经 营的良性循环 4 2 3 关键控制活动 根据企业生产情况 制定年度销售计划 必须经过授权审批 根据销售情况 市场变化等情况定期调整销售计划 并需经过授权审批 4 2 4 业务流程描述 根据年度销售预算制定月度销售计划 营销总监审核 子公司总经理审核 财务管理中心经理审核 总裁审批 销售部确定并执行月度销售计划 销售部定期根据销售和市场情况调整月度销售计划 子公司总经理审核 财务管理中心预算内审核 预算外总裁审批 销售部执行调整后月度 销售计划 4 2 5 流程图 4 销售与收款 销售计划编制及审批 子公司总经理销售部财务管理中心经理预算委员会营销总监 开始 市场调查及销售预 算 制定销售计划 确定销售计划 销售计划 书 审核审核审批 执行销售计划 结束 执行调整后销售计 划 根据市场及各方面 分析需要调整销售 计划 审核是否在预算内审批N Y 审核 5 4 3 赊销审批与信用管理赊销审批与信用管理 4 3 1 业务目标 赊销事项经过各层级授权审批 规范赊销管理 减少公司利益受损 客户信用评级得到合理分析 客户信用档案被妥善保存并及时得到更新 赊销限期内 在与客户沟通下及时完成回款事项 4 3 2 业务风险 赊销事项审批不完全 导致错误选择赊销客户 致使公司遭受经济损失 客户信用档案不健全 客户选择不当 可能导致销售款项无法收回 4 3 3 关键控制活动 赊销合同经过层层审批后方能签订执行 需要法务部的审核 客户信用档案必须妥善保存 并时常更新 销售部及时向客户落实赊销款项的收回事项 销售部对每一笔赊销业务逐笔登记台账 编制 应收账款 统计表 4 3 4 业务流程描述 销售部收到客户提出的赊销申请 营销总监审核 子公司总经理审核 财务管理中心审核 总裁审批 销售部负责与客户签订 赊销合同 事宜 销售部执行 赊销合同 销售部登记赊销台账 由销售人员签字 确认 并编制 应收账款 统计表 财务管理中心会计核对赊销凭据后登记 入账 销售人员及时向客户进行回款催收 客服部及时更新客户信用档案 并妥善保存 注 财务管理中心登记入账赊销业务的同时也要定期核对应收账款回款情 况 及时催促销售部向客户催收回款 4 3 5 流程图 6 销售与收款管理 赊销审批与信用管理 销售部营销总监财务管理中心经理总裁客服部子公司总经理 开始 收到客户申请赊销 的订单 审核审核 审批 组织发货 登记销售台账 编 制 应收账款 统 计表 及时更新客户信用 档案 核对订单 出库 单 登记入账 根据订立的回款期 限及时对客户催收 回款 定期核对 应收账 款 回款情况 及 时通知销售部向客 户催款 双方签订 赊销合 同 审核审核审批审核 结束 审核 7 4 4 销售定价销售定价 4 4 1 业务目标 合理定价 既符合客户理想价位 又实现企业营销目标 销售定价和折让都经过各级部门审批 并符合财务部成本测算要求 4 4 2 业务风险 价格制定过高或过低都容易造成销售达不到预期目标 致使公司利益受损 销售定价未经审批通过 易造成员工舞弊行为 造成公司遭受损失 4 4 3 关键控制活动 销售定价及折让均应经过授权审批 并符合财务部成本要求 客户提出销售折让时 应根据客户信用档案的信用等级确定折扣比例 4 4 4 业务流程描述 营销总监根据往年销售价格及市场价位等因素综合考虑制定销售定价 子公司总经理审核 财务管理中心经理根据初步定价进行成本测算 总裁 审批 确定初步定价 销售部通知客户初定价格 客户提出价格折让 销售部根据客户信用评级确定是否予以折扣以及折扣比例 子公司总经理 审核 财务管理中心经理对折扣价进行成本测算 总裁审批 确定最终销 售价 财务管理中心将商品定价信息记录备案 4 4 5 流程图 8 销售与收款管理 销售定价流程 营销总监客户子公司总经理财务运营中心经理总裁 开始 搜集产品市场价 查看往年销售价格 等信息 综合考虑各方因素 制定销售价格 成本测算 是否合理 确定初步价格 N 审核 通知客户新定价格 客户是否提出 价格折扣 根据信用评级确定 相应折扣比例 Y 确定最终销售价 N 审核 成本测算是否 合理 N 审批Y 记录商品定价信息 备案 结束 审批Y 9 4 5 销售合同的订立与审批销售合同的订立与审批 4 5 1 业务目标 规范销售业务的实施过程 避免企业利益受损 实现销售合同的规范审批过程 达到合理的销售管理模式 4 5 2 业务风险 合同内容存在重大疏漏和欺诈 未经审批对外订立销售合同 可能导致企 业合法权益受到侵害 销售价格 收款期限等违背企业销售政策 可能导致企业经济利益受损 4 5 3 关键控制活动 初步订立的销售草案要经过完整的审批流程 且必须经过法务部审核 与客户业务负责人或指定授权人签订销售合同 以免造成无法追究责任人 的情况 销售部逐笔登记销售合同台账 每月向财务及时提交销售月报表 财务将销售月报表备案保存 4 5 4 业务流程描述 销售部与意向客户洽谈后 与客户商谈合同内容 如定价 结算方式 发货等内容 销售部拟定销售合同草案 子公司总经理审核 财务管理 中心经理审核 如定价 结算方式 法务部审核 如合同有无漏洞或不利于 公司的条款 总裁审批 销售部签订销售合同 销售部逐笔登记销售台 账 注 合同相关资料由财务管理中心归档保存 4 5 5 流程图 10 销售与收款管理 销售合同的订立与审批 子公司总经理销售部财务运营中心经理法务部总裁 开始 与客户谈判并确定销 售定价 发货及收款 事宜 审核审核审核审批 签订销售合同 登记 销售合同 管理台账 结束 销售合同草案 相关文件存档 11 4 6 发货发货管理管理 4 6 1 业务目标 发货程序健全 减少货物发错情况的发生 避免企业利益受损 发货审批手续完整 避免舞弊行为的发生 4 6 2 业务风险 发货程序不健全 易造成货物收发错误的情况 致使存货管理混乱 企业 可能受到损失 发货审批制度不完善 易发生员工舞弊现象 可能造成企业利益受损 4 6 3 关键控制活动 销售部编制订单必须经过完整审批过程 仓管部和品管部严格检查所发货物的数量及质量 仓管部及时进行出库台账处理 4 6 4 业务流程描述 客户发送订单申请 销售内勤根据申请内容编制 销售订单 仓管 根据 销售订单 备货 财务管理中心会计审核销售订单 仓管根据审核 后的销售订单生成 发货单 仓管部复核货物 品管部进行货物质量检 测 仓管部填制 发货单 同时财务管理中心开具发票 仓管部发货 仓管部根据发货单登记台账 财务管理中心根据发货单据账务处理 4 6 5 流程图 12 销售与收款管理 发货流程 客户仓管部销售部财务运营中心子公司总经理品管部 开始 根据销售合同编制 发货通知单 审核 生成发货单 按照发货单备货 复核货物 审核 发货单 发货通知 订单 进行质检 将产品 合格证放入货物包 装内 开具发票 发送订单 填制发货单 发货单 发货 结束 根据发货单据登 记入账 根据发货单登记 销售台账 13 4 7 退货退货管理管理 4 7 1 业务目标 退货单据经过审批 退回的货物经过细致检查 4 7 2 业务风险 退货手续如果不经过授权审批 可能造成非公司责任的退货损失 退回的货物如果不经过质监部门检验 可能造成退回的货物因损坏不能再 给公司未来带来收益 公司因此利益受损 4 7 3 关键控制活动 退货申请需经过审批 品管部检验货物质量 有无损坏 4 7 4 业务流程描述 客户提出退货申请 销售人员办理退货手续 营销总监审核 销售 内勤填写 退货单 销售内勤通知客户退货 品管部收到货后对货物质 量进行检验 仓管部核对货物数量后办理入库并填写销售退货单 资金运 营中心结算部核对退货凭证后办理退款 财务管理中心通过退货凭据进行账 务处理 4 7 5 流程图 14 销售与收款管理 退货流程 客户销售部子公司总经理品管部仓管部结算部出纳财务管理中心会计营销总监 开始 客户提出退货申请核实退货申请 分析退货原因 填 写 退货单 退货单 审批 退回货物通知客户退货 检验货物质量 清点货物 办 理销售退货单 销售退货单 核实退款凭证 办 理退款事宜 账务处理 结束 审核 15 4 8 销售的入账销售的入账 4 8 1业务目标 所有销售收款事项及时确认 结算部出纳及时获取银行回单 确保银行收 款事项在适当的会计期间予以准确记录 4 8 2 业务风险 如果销售收款事项未被准确 完整地记录在适当的会计期间 可能导致财 务报告的错报漏报和资金损失 4 8 3 关键控制活动 在适当的会计期间准确 完整地记录销售收款事项 4 8 4 业务流程描述 客户交付货款 出纳收取支票 汇票或查询网银 客户付款回单确认收 款信息 出纳根据收款信息录入并打印收款凭证 客户签字确认 出纳 并于当日将收据记账联及银行进账单转交财务管理中心会计 会计根据收据 记账联编制收款凭证 会计主管对会计编制的凭证进行审核 确认无误后记 账 财务管理中心会计主管每月与客户 销售内勤对账 形成书面的对账单 如果发现差异 由财务管理中心通知销售内勤及时与客户沟通解决 注 收到支票 汇票时要填写银行进账单 去银行办理银行收款业务 取 回银行到账进账单 其他形式的银行收款直接去银行取回到账进账单 4 8 5 流程图 16 资金管理 销售收款 财务管理中心会计销售人员结算部出纳会计主管客户 开始 收到客户银行汇款 回单或支票 汇票 编制凭证复核 记账 收到现金货款 去 银行收取银行进账 单 进账单 开具收据 收据 每月与客户对账 或函证客户 对账单 函 证 结束 交付货款 与销售部对账 定期与财务运营 中心对账 银行付款 现金付款 17 4 9 销售与收款管理办法销售与收款管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条 为规范集团的销售与收款业务 加强内部管理 防范经营风险 依据 中华人民共和国会计法 内部会计控制基本规范 等相关法律法规 制 定本集团销售与收款管理办法 第二条 建立集团销售与收款管理制度应达到以下基本目标 1 建立健全相关的内部控制组织结构 形成科学的决策机制 执行机制和 监督机制 确保经营管理目标的实现 2 建立行之有效的风险控制系统 强化风险管理 确保各项业务活动的健 康运行 3 堵塞漏洞 消除隐患 防止并及时发现和纠正各种欺诈 舞弊行为 保 护财产的安全完整 4 确保国家有关法律法规和公司内部管理办法的贯彻执行 第三条 集团销售与收款内部控制坚持以下原则 1 关键点控制原则 针对业务处理过程中的关键控制点 将内部控制落实 到决策 执行 监督 反馈等各个环节 2 符合国家有关法律法规和本集团的实际情况 全体员工必须遵照执行 任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权力 3 保证集团内部机构 岗位及其职责权限的合理设置和分工 坚持不相容 职务相互分离 确保不同机构和岗位之间权责分明 相互制约 相互监督 4 成本效益原则 集团在设置各个控制点时应合理考虑所得到的收益应大 于控制成本的基本要求 如果无法确认控制点所带来的收益 则应考虑满足既 定控制前提下 使控制成本最小 第四条 销售与收款业务程序的主要环节包括销售计划编制与审批 赊销审批 与信用管理 销售定价 销售合同的订立与审批 发货与退货管理等 第二章第二章 岗位职责岗位职责 18 第五条 设立岗位职责是为了明确销售与付款相关部门的岗位职责与权限 确 保销售与付款业务不相容岗位能相互分离 制约和监督 第六条 销售与收款不相容的岗位至少包括以下几点 1 客户信用调查评估与销售合同的审批签订 2 销售合同的审批 签订与办理发货 3 销售货款的确认 回收与相关会计记录 4 销售退回货品的验收 处置与相关会计记录 5 销售业务经办与发票开具 管理 6 坏账准备的计提与审批 坏账的核销与审批 第七条 由客服部负责制定单位信用政策 监督各部门信用政策执行情况 第八条 各岗位责任 集团总裁的岗位责任 1 审批集团销售管理制度 信用登记标准等 2 审批销售价格 赊销政策 批准销售计划及预算 销售部的岗位责任 1 负责收集客户信用资料 协助信用调查 2 处理客户订单 设置销售台账催收货款 3 调查客户退货原因等 4 拟定公司信用政策及客户信用等级标准 建立客户信息档案 仓管员的岗位责任 1 核对发货通知单和销售发货凭证 2 办理商品出入库手续 3 清点验收退回的商品 财务管理中心经理的岗位责任 1 审核公司信用政策及客户信用等级标准 2 审核应收账款账龄分析表 3 审核坏账准备的计提 4 审核销售发票以及退货凭证 财务管理中心会计的岗位责任 19 1 监督销售部信用政策的执行情况和向客户催收应收账款情况 2 建立应收账款台账 并负责对应收账款账龄进行分析 3 参与进行客户信用调查 4 核算销售收入以及销售费用 5 登记销售入账及应收账款 6 定期与客户核对往来款项 7 计提坏账准备 并登记核销坏账 结算中心出纳的岗位责任 1 结算销售款项 2 审核退货凭证及退货接收报告 3 办理货物退款事宜 保管应收票据等相关凭证 第三章第三章 销售计划销售计划 第九条 集团在制定销售计划时需要做以下工作 1 产品的需求调查工作 进行科学预测 掌握市场需求的发展变化趋势 2 掌握企业的实力情况 如生产能力 供货能力 推销能力等 找出薄弱 环节 以挖掘潜力 3 分析上年的销售情况 如产品销售数量 销售费用 利润收入等 并查 明现有产品的库存数 4 搜集 整理 编制计划的数据资料 如与用户已签订的合同数 以及各 种原始记录 台账等 5 确定计划期内的销售目标及方针 第十条 销售计划平衡阶段 1 以销售部门为主 组织有关部门 试算计划期内的销售计划指标 与物 资供应部门讨论 以求获得足够的物资保障 与生产部门讨论 确定交货期 与财务部门讨论 以保证获得必要的经费 最后 直接与销售主管领导共同研 究 客观地评价计划中的指标 策略和办法 2 正式编制计划草案 报子集团总经理审批 第十一条 销售计划确定阶段 营销总监销售计划草案要交子公司总经理批准 财务管理中心测算 由总 20 裁审批后 下达给销售部门 就成为正式的销售计划 如果上级审批的意见与 计划草案有出入 销售部门还要进行调查与修订 正确地编制销售计划是重要 的 计划的执行 检查 分析和控制就显得更为重要 要定期对计划的执行情 况进行检查 分析 发现问题及时纠正 第四章第四章 赊销审批与信用管理赊销审批与信用管理 第十二条 集团对外销售产品以钱货两清为原则 对于确需赊销的客户 营销总 监应对其资格和信誉状况 经营与财务状况 历史交易表现等重要资信内容进行 鉴定与评审 第十三条 销售人员应根据相关规定和赊销额度对客户提出的赊销申请进行审核 销售员填写赊销额度申请表 提交营销总监 子公司总经理 审核后 交由总裁 审批 第十四条 销售内勤与客户签订赊销合同 登记赊销台账 财务管理中心会计定 期核对应收账款的汇款和结算情况 严格监督每笔账款的回收和结算 第十五条 财务管理中心与销售部门根据销售合同定期检查客户的回款情况 对 不能遵照合作协议与条款支付货款的客户 财务管理中心应及时将货款意见执行 反馈书送交营销总监 销售部门须尽快与违约客户联系 安排专人催收 第十六条 凡前次赊销未在约定时间结算的 除特殊情况下客户能提供可靠的资 金担保外 一律不再发货和赊销 第十七条 销售人员在与客户的交易过程中 调查客户的基本资料 并建立 客 户资料管理卡 客户资料管理卡 中除记录客户的基本资料外 还需录入客 户的付款情况 诚信 信用等级以及与本集团交易的年度明细 第十八条 销售人员依据 客户资料管理卡 对客户进行评价 并填制 客户信 用额度卡 向客户分配信用额度 客户信用额度分配需经 总经理审核 总裁 签批 第十九条 销售部必须每月做一次客户登记分析 销售人员必须定期亲自拜访重 要客户 并分析潜在客户的财力 能力 信用等因素 选出有发展潜力者作为发 展对象 及时向营销总监反馈 第五章第五章 销售定价销售定价 第二十条 销售员根据集团目标和实际情况 对市场上同类产品进行价格调研分 21 析 主要包括生产厂家 产品型号 销售价格 销售情况等方面 第二十一条 财务管理中心会同生产部 技术部 营销总监等收集成本费用数据 计算产品的各种成本和费用 包括生产总成本 平均成本 边际成本等 第二十二条 销售部对新产品的销量进行分析预测并结合公司的实际情况 提出 新产品的几种定价方案 报财务管理中心和总裁最终确定销售价格 第二十三条 销售人员无权自行决定订货价格 遇到 非标准品折价销售 外购 产品 因质量问题要求降价销售或因交货延迟而要求降价销售和大批量订货而要 求降价销售等情况时 销售人员都需要向销售主管提交销售折让申请单 总裁审 议决定 第六章第六章 销售合同销售合同 第二十四条 集团销售合同采用统一的标准格式和条款 由集团销售部经理会同 法律顾问共同拟定 报总裁审批 第二十五条销售合同格式应至少包括以下内容 1 供需双方全称 签约时间和地点 2 产品名称 单价 数量和金额 3 运输方式 运费承担 交货期限 地点及验收方法 4 付款方式及期限 5 免除责任及限制责任条款 6 违约责任及赔偿条款 7 具体谈判业务的可选择条款 8 合同双方盖章生效等 第二十六条 销售业务员应在权限范围内与客户订立销售合同 超出权限范围的 应报营销总监 总经理 总裁审核后 方可与客户订立销售合同 第二十七条 合同履行过程中 因缺货或客户的特殊要求等 销售部或客户提出 变更合同申请 由双方协商变更 重大合同款项应经总经理审核后方可变更 审 法务部负责指导销售部办理因合同变更和解除而涉及的违约赔偿事宜等 第二十八条 销售人员定期将销售合同送到财务管理中心备案 第七章第七章 销售发货销售发货 第二十九条 销售员开展销售活动 与客户签订销售合同后开具 销售订单 22 经销售部经理 财务管理中心审核后 送仓管部以便备货 第三十条 仓管员根据销售订单 并严格按照发货通知单中各项目内容准备货物 并做好货物出库记录 第三十一条 按照订单约定时间和发货方式 销售内勤负责送货或安排客户取货 第三十二条 销售内勤在货物发出后要及时与客户进行沟通 提醒客户收