实施方法论5.0-财务供应链项目实施指南

实施方法论5 0 财务供应链项目实施指南 用友软件股份有限公司ERP咨询实施总部2007年8月27日 受控文档 培训教程提纲 本方案旨在科学 规范的建立用友实施团队稳定高效的操作规范 提高组织机构整体动作能力 系统地阐述了ERP1实施的整体构想和具体动作 从而达到顾问在此模式下更好更快的进行交付ERP1项目 其中ERP1实施是以企业财务业务同步管理为核心 完成财务与进销存业务信息化管理 使企业管理由粗放变为精细 它是实施ERP最关键的基础 重点针对ERP1 2 3标准实施中ERP1的交付模式 适合客户需求共性多 流程规范 易于标准化 产品匹配度高 交付周期短 提供按照标准步骤进行实施的快速实施的工具和模板 概述 1 1使用说明 不依规矩 不成方圆 第一部分前言 1 2适用范围 企业类型 制造型和商贸流通型客户基于ERP1模块范围定义要求的标准产品实施 项目金额 项目总金额在10万以下 预计投入人天在10 20人天 模块范围 财务核算 总账 UFO 应收 应付 固定资产 供应链管理 采购 销售 库存和存货核算 人力资源管理 薪资管理 决策 财务分析 模块扩展 基于ERP1核心应用基础上的HR OA 合同管理 网上银行 网上报销等范围 实施周期 难 长 易 复杂程度 短 项目型复杂ERP 标准ERP3 咨询型项目 财务会计 标准ERP2 标准ERP1 1 3适用客户 1管理基础 2客户约束客户内外部限制因素 包括权责 制度 流程 人员素质 基础设施 对信息化定义等 如果存在以下限制内容 建议采用其他实施模式 客户对本次信息化投资大 希望用友公司提供咨询型服务 企业个性化较强 需求满足度低 客户购买实施人天10天以下 人员素质不高和信息化意识低 ERP1实施作为一种成熟的实施交付模式 能够很快的使企业成功上线 但因各个企业的情况不同 会导致在项目实施中存在一定的风险 风险因素体现在 企业关键用户学习能力人员流动顾问能力售前承诺 1 5风险分析 1 4适用对象 适用于用友各分支及代理机构的相关实施人员 熟练掌握U8产品 凡事 预则立 不预则废 第二部分实施线路总览 ERP1标准实施线路有哪些阶段 各含哪些关键行为 练习内容 ERP1标准实施线路阶段和关键行为的典型演讲要求 讨论准备10分钟 写在白纸上练习流程 每小组选出代表演讲5分钟 第二部分框架总览 ERP1标准实施线路 行业知识库 1 项目规划 2 系统建设 上线准备 4 上线交付 3 项目总结 目标 任务 提交成果 概述 使项目顺利实施的各项准备工作 双方项目经理的选定 项目小组的组建 双方项目组成员理解项目实施的目标和方法 双方项目组共同拟定项目实施主计划书 规划出整个项目的实施进程 明确和具体化项目实施需求 任命项目经理 组建项目组 完成销售与实施部门的项目交接 如合同和工作任务书 现场拜访和集中式企业业务管理人员调研和关键业务点现场调研展开 与客户沟通确认编制 项目实施主计划 签订实施工作任务书 项目启动会组织召开 统一目标 获得客户方高层的认同和支持 项目内部交接单 工作任务书 用户关键需求差异分析 项目实施主计划 项目启动会纪要 阶段1 阶段1 项目规划 项目规划阶段流程图 阶段1 项目规划 关键行动 项目准备 任命项目经理并组建项目组内部交接 ERP项目实施项目组织结构图 主导项目内部交接 进行项目风险评估 保证项目实施的进度 质量和利润目标 解决冲突 项目经理的角色及义务 领导项目组 管理项目 制定项目计划及预算确定 管理参与项目的人员 资源 与用友和客户方职能部门经理协调 跟踪相对于项目计划的进展 与管理层沟通 提供项目进展状况准备并确定决策评审点提供对项目组成员的工作绩效评审的输入 需要项目经理无形而具深义的热情和支持 选对人是关键 双方职责 项目准备 项目经理职责 客户经理职责 积极参与内部交接 填写交接单 及时转交售前文档给项目经理协助项目经理与客户方负责人建立联系 主导项目的顺利交接 确认售前阶段的文档交接 积极了解项目情况明确销售环节给客户的口头承诺事项 进行项目风险评估领导项目组成员迅速明确目标 掌握项目基本情况与客户建立联系 完成首次沟通 讨论项目计划 售前顾问职责 积极参与内部交接 介绍客户基本情况 阐明客户重点需求阐明前期调研结果和帮助评估实施难点等风险 角色责任矩阵 关键行动 拜访客户 建立联系 在销售的协同下与客户高层进行会谈 推动客户方项目组织建立 拜访前准备 了解客户行业特点 收集企业前期相关资料 现场调研 采取集中式调研和关键业务点调研相结合 差异分析 明晰项目实施背景 明确实施难点 完成 产品差异分析 实施计划拟定 讨论确定实施主计划 上报双方公司高层审批 项目启动准备 协助客户完成启动会前期准备 包括议程 场地 参加人员 设备 会议资料 PPT领导演讲稿等 双方职责 拜访客户 用友方职责 与客户高层沟通 协助客户方选定项目经理和组建项目小组 明确客户方高层信息化期望 完成业务需求调研 依据双方沟通达成的结果细化工作 完善 项目实施主计划 项目实施主计划表 给客户并达到最终确认 听取用友方对客户方项目经理人选和项目组组建的建议 建立项目实施内部考核机制 奖赏措施 负责介绍项目背景和项目目标 配合完善 项目实施主计划 高层进行确认 客户方职责 关键行动 项目启动会 双方项目经理讨论确定项目启动会议程 明确会前准备工作督促客户落实会场 准时召开项目启动会 整理启动会会议纪要 提交双方项目经理确认 双方职责 项目启动会 客户方职责 用友方职责 项目经理负责协调用友方参加会议人员 项目小组成员 用友公司高层 实施部经理等 项目经理负责准备会议演讲的资料 PPT 实施顾问协助客户方经理完成会议前各项准备工作 实施顾问负责安排顾问记录会议内容和整理会议纪要 实施顾问负责客户方完成阶段计划的确认 项目经理负责准备下阶段的工作计划和人员安排计划 客户高层全面支持项目具的实施工作 倡导公司所有部门必须配合好项目组实施工作 客户高层充分授权客户项目经理 并进行工作业绩考核 客户项目经理负责组织企业内部管理人员参加启动会议 负责项目启动会的会前准备工作 负责主持会议议程 负责整理项目启动会上企业老总的讲话稿 注意事项 项目启动会 用友项目组注意在启动会中的表现 有利坚定客户方的信心和决心 为后期成功实施奠定基础 努力获得企业老总的强烈支持认可 获得中层管理层的强有力的配合力度 从而减少整个项目的潜在风险 项目启动会的准备需要充分 专业 否则效果不佳 降低企业对用友方的信心 增加项目实施的风险 启动会前售前资料熟悉 与客户充分沟通 调研把握客户关键业务需求 预测评估潜在项目风险 有针对性的制定实施策略 做好风险防范工作 目标 任务 提交成果 概述 项目进入系统建设的各项工作目标和任务 让客户了解软件功能 管理思想以及应用流程 通过培训式调研了解客户业务和需求 确定编码方案 推动基础档案准备设计符合企业现状和管理需要的实施方案 建立应用环境 指导系统管理员安装U8软件 根据培训计划对客户项目组成员进行产品培训 通过互动式培训 针对企业关键业务再做详细沟通 指导客户确定编码规则 进行基础档案整理 编写项目 实施方案 并进行测试 完善并提交评审 确认 产品安装确认报告 培训效果评估表 静态数据转换方案 实施方案 方案评审申请和反馈表 阶段1 阶段2 系统建设 阶段2 系统建设阶段 系统建设阶段流程图 关键行动 系统安装 提供软件 硬件 网络环境配置要求 请客户确认合格的安装环境 实施顾问协助客户方系统管理员安装并调试服务器端 指导客户方安装产品客户端 进行系统管理部分培训 包括 数据备份 恢复 安全及权限设置等 检查测试安装结果 并签署 产品安装确认报告 双方职责 系统安装 客户方职责 用友方职责 培训并指导客户方系统管理员进行软件的安装与调试 负责系统管理培训工作 根据需求准备硬件 软件 网络环境 在实施顾问指导下进行软件安装与调试 签署安装确认报告 接受培训 掌握系统管理技能 关键行动 产品培训式调研 制订 培训计划 提交客户方项目经理确认 协助客户方项目经理准备培训环境 互动式产品培训 采用业务确认和引导的方式 根据前期调研结果 以关键流程主 培训标准产品 在培训过程中注意讲述和印证客户需求相结合 最后确认客户需求 建议采用分业务专题培训的方法 建议把企业业务分为采购业务 销售业务 仓储业务 财务业务等业务板块 分板块小组培训考核并确认 完成现场培训效果调查 双方职责 产品培训式调研 客户方职责 用友方职责 制定培训计划 组织培训工作 对培训工作进行监督并对结果进行确认 整理需求 进行培训式调研 互动沟通确认需求 培训计划的审定 负责培训场地和培训设备的准备 组织人员参加培训 负责培训考核工作 确认培训工作成果 关键行动 基础档案准备 基础档案准备进行基础档案准备培训 需要准备各项内容含义与规范要求 协助制定 静态数据准备方案 按计划完成基础档案准备 并确保规范 准确 完备 基础档案录入制定基础档案录入 导入 计划 基础档案按计划完成录入 导入 系统中 双方职责 基础档案准备 客户方职责 用友方职责 进行基础档案准备培训 对客户提交的基础档案进行规范性检查 参加基础档案准备培训 制定 静态数据转换方案 负责具体基础档案准备工作 定期收集基础档案进行规范性 准确性 完备性检查 定期收集基础档案提交用友方进行规范性检查 对整理完毕的基础档案进行审核确认 收集审核后的基础档案 按计划完成录入 关键行动 方案设计 设计 实施方案 配置系统参数 准备测试数据 测试 实施方案 根据测试结果和相关情况对 实施方案 进行修订和完善 提交分公司内部评审通过 向客户方项目经理及关键用户讲解及演示 实施方案 提交 实施方案 并进行方案验收 双方职责 方案设计 客户方职责 用友方职责 编写 实施方案 组织 实施方案 的测试和优化工作 必要时在公司内部组织方案评审工作 向客户方培训及讲解实施方案 组织方案的讨论 调整优化工作 组织 实施方案 验收工作 积极参与 实施方案 培训 讨论 调整优化工作 积极配合 或参与 用友方进行 实施方案 的测试工作 审定 实施方案 并提交高层领导审阅 负责 实施方案 相干人员工作职责的调整 积极向本单位操作人员宣贯 实施方案 的内容 负责 实施方案 的验收工作 目标 任务 提交成果 概述 项目上线准备阶段的工作目标和任务 完成系统上线运行前的人员 系统 数据等一切准备工作 依据解决方案 完成客户各岗位用户的培训工作 依据解决方案 完成正式账套建立及配置工作 依据解决方案 完成期初数据准备和录入工作 岗位操作手册 期初数据准备计划 阶段1 阶段3 上线准备 阶段3 上线准备 上线准备阶段流程图 关键行动 人员准备 岗位职责划分 制定系统上线后 客户方利用部门岗位职责分工 进行相应岗位人员的培训与系统权限分配 主要工作 制定岗位职责划分表确定岗位人员名单 方案培训 依据解决方案对最终用户进行操作培训 使其熟练掌握日常业务在系统上线后的处理方法 并将其以 岗位操作手册 形式加以固化 主要工作 制定培训计划 按计划完成培训 制定各岗位操作手册 双方职责 人员准备 客户方职责 用友方职责 按培训计划完成培训 对各岗位操作手册进行检查审定 协助客户方完成其职责 如提供模板 技术指导及建议 制定岗位职责划分表 确定岗位人员名单 制定培训计划 计划落实到人 负责培训准备工作 环境准备 人员组织 考勤与纪律 参加培训并进行操作手册编写 关键行动 系统准备 系统配置 依据解决方案 完成正式账套建立及相应配置工作 主要工作 建立正式应用账套 按实施合同或工作任务书界定的实施主体 按解决方案设置会计期间 启用相应模块 设置编码方案与数据精度 按解决方案进行基础档案资料完善 如会计科目 收发类别等未要求客户在标准模板中事先准备的基础档案 各模块业务参数设置 单据格式设置 按岗位职责划分表 为每个操作员分配权限 建议按岗位划分角色 按角色设置权限 双方职责 系统准备 有关权限分配遵循从紧的原则 只分配给其必要的权限 如果权限放得太宽 就会造成职责不分 工作混乱 误操作等 数据的安全得不到保证 关键行动 数据准备 期初数据准备 系期初数据指系统上线时点的当前会计期的各项期初数据 即前一个会计期结账后的各项期末数据 统配置 主要工作 进行期初数据准备培训 讲解需要准备的各项内容含义与规范要求 依据双方确定的上线日期 制定期初数据准备计划 按计划完成期初数据准备 并确保规范 准确 完备 期初数据录入 将准备好的期初数据手工录入或导入到系统中 期初数据录入完成标志着系统正式上线 主要工作 制定期初数据录入 导入 计划 按计划完成录入 导入 对录入的期初数据进行各项校验 双方职责 数据准备 客户方职责 用友方职责 进行期初数据准备培训 协助客户方完成其职责 如提供模板 技术指导及建议 依据双方确定的上线日期 制定期初数据准备计划 按准备计划完成期初数据准备 并确保规范 准确 完备 制定期初数据录入 导入 计划 按录入计划完成录入 导入 对录入的期初数据进行各项校验 注意事项 有关培训1 准备工作要求创造上机培训条件采用客户数据进行培训打印方案作为培训教材 人手一份2 过程控制通过提问 抽查带动客户互动 活跃气氛 把握学习效果严格考勤与维持纪律 保持培训过程严肃性要求客户做好笔记3 培训策略评估最终用户基础 最好一次培训就达到基本掌握的程度 一次培训无法掌握的 需事先沟通培训预计效果 并要求客户培训后自行组织上机练习 由关键用户进行辅导 关键用户已经掌握 系统准备有关权限分配 权限不要放的太宽 数据准备有关期初数据 录入后必须校验 无误后方可进行下一步业务 目标 任务 提交成果 概述 项目进入上线交付的各项工作目标和任务 系统上线运行项目从实施转移到维护 第一个月运行支持 内部支持体系建立 确认实施工作完成 总结 实施部门和维护服务部门进行项目交接 系统上线报告 实施案例经验分享 项目交接单 阶段1 阶段4 上线交付 阶段4 上线交付 上线交付阶段流程图 关键行动 系统运行 运行支持 顾问提供现场或远程的方式的支持 以便及时解决系统运行初期的各种问题 保证系统顺利运行 可以考虑采用远程控制工具及时处理问题 第一个月结账 新系统运行一个月 达到稳定 并进行结账 之后就可以对项目进行总体成果评估 并组织进行项目的验收工作 问题解决记录 系统上线后问题解决 跟踪非常重要 实施顾问对运行过程中发生的问题进行归类 解决 并分析导致该问题的因素并通知所有相关用户 对于系统上线后发生的无法现场解决的严重问题 必须进行记录 跟踪问题直至解决 上线检查 系统上线后 双方及时做系统上线检查 对上线成果进行确认 签订 系统上线报告 双方职责 系统运行 客户方职责 用友方职责 现场支持 负责问题的跟踪解决 签订系统上线报告 负责最终用户能够正确 及时 规范地操作系统 签订系统上线报告 关键行动 确认实施工作完成 内部支持体系建立 系统运行期间 在客户项目组基础上建立的内部支持体系应该开始支持内部系统运行 在该阶段应该具备内部支持流程和相当的支持能力 以支撑系统运行 各阶段项目文档整理 项目组撤离前 应整理归集文档 装订整齐后转交给客户 项目成果汇报 双方项目经理对项目背景 过程 经验进行总结 通过项目验收会或成果汇报会确认实施工作成果 并标志实施工作完成 签订 项目验收报告 等结束性文件 双方职责 确认实