公文知识讲座（林业园林局新）

公文知识讲座 2011年3月11日 公文的概念 行政机关公文 包括电报 是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文的特点 一是内容上鲜明的政治性和政策性二是效能上的法定权威性和行政约束力三是体式上的程式化和规范化四是使用上特定的范围和时限五是文风与语言上的准确与庄重 文秘工作 公文工作 对政府机关而言 是形象 是脸面 是运转的重要内容 重要保障 对文秘干部而言 是基本功 是主业 是个人的立业之本 成事之基 一 公文写作 唱好 三部曲 公文的写作过程 大致可分为酝酿准备 草拟初稿 修改定稿三个阶段 每一阶段都有一些应注意的事项 一 酝酿准备阶段 要胸有成竹 就像盖房子一样 公文写作在动笔之前 也要对其有一个完整 可靠的规划和准备 公文写作的准备既包括内容 也包括形式 要通过充分的酝酿准备 达到对整篇公文胸有成竹 1 明确 为什么写 主旨目的要明 一是要明确目的 二是要确定主题 2 把握 写什么 材料搜集要全 既要有面上的情况 又要有点上的事例 既要有正面的事例 又要有反面事例 既要有新近的事实 又要有历史的事实 既要有上头的精神 又要有下面的反映 3 确定 怎样写 谋篇布局要细 一是定格式 二是定结构 三是定重点 二 草拟初稿阶段 要一气呵成 准备工作好比是 十月怀胎 起草环节则是 一朝分娩 初稿写作不顺利 就难以高效率地完成预定的写作任务 从个人的体会看 起草初稿最好是一气呵成 1 身心俱入 写作者应当力求变被动为主动 形成一种 我要写 的心理状态 一般来说 缺乏写作欲望的主要原因还是准备不充分 没有达到呼之欲出的境界 在这种情况下 应该对文章重新进行研究和思考 一旦成竹在胸 就容易激发写作热情 2 一鼓作气 初稿只是个 胚胎 还有待修改 所以初稿写作时不必过于拘谨 可放开一些写 然后根据主题表达的需要 做一些必要的调整 如果初稿写作时过于拘谨 处处苛求 不断地否定自己 那只能是写写停停 文气也可能是断断续续 3 不离主旨 公文写作是 代言 而不是 自言 是代表组织发号施令 指导工作和沟通信息 公文的行文主旨 中心思想 主要观点在写作前早已确定 因而执笔者在写稿时 在观点 结论 主张等公文的思想 主题方面要按照既定要求 不能随心所欲地改变和无限度地发挥 对自己的思想要有所收束 不能让它代替领导和集体的意图 三 修改定稿阶段 要双向审改 在修改公文时 既要站在行文者的角度 又要从受文者的角度对公文进行审改 1 要站在行文者的角度检验公文的准确性 一看主题是否正确 二看结构是否合理 三看选材是否典型 四看语言是否精当 2 要站在受文者的角度检验公文的可行性 一要查政策界限是否正确 二要查任务要求是否具体 三要查措施办法是否可行 几个主要文种的写作要领 国家行政机关的公文种类 分为13种 即主要有 命令 令 议案 决定 意见 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 通知 一 通知的含义及特点 通知是用于批转下级机关 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布规章 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项 任免和聘用干部等使用的一种公文 通知通常是下行文或平行文 通知具有以下特点 一是执行性 二是时效性 三是广泛性和灵活性 二 通知的种类 从性质和内容上划分 通知大体可以分为 发布性通知 发布 或废止 有关规章 重要文件 转发性通知 转发上级 同级或不相隶属机关公文 批转性通知 批准并转发下级机关公文 知照性通知 告知不需办理或执行的有关事项 会议通知 通知会议有关事项 任免通知 任免下级机关领导人 指示性通知 对下级机关布置任务 一般性通知 除上述各类通知外的一般事项通知 三 通知的写作要求 1 具有较强的执行性 通知事项应写得清楚明白 易于执行 2 语言要求准确 当通知对象为平级时 应注意缓和语气 用告知性语言 3 注意转发性通知和批转性通知的区别 4 会议通知应注意其时效性 请示 一 请示的含义及特点 请示是用于向上级机关请求指示 批准的一种上行公文 请示具有以下特点 1 请示事项一般时间性都较强 2 应一事一请示 3 一般主送一个机关 不多头主送 4 应按隶属关系逐级请示 一般情况不得越级请示 二 请示的分类 根据请示的不同内容和写作意图分为三类 1 请求指示的请示 主要用于请示上级机关对原有政策规定作出明确解释 对变通处理的问题作出审查认定 对处理突发事件或新情况 新问题作出明确指示 2 请求批准的请示 主要用于针对某些具体事宜向上级机关请求批准 3 请求批转的请示 主要用于下级机关就某一事项提出处理意见和办法 需各有关方面协同办理 但按规定又不能指令平级机关或不相隶属机关办理 需上级机关审定后批转执行 三 请示的写作要求 请示一般由标题 主送机关 正文 发文机关 日期5部分组成 请示的正文 主要由请示的原因 内容 要求三部分组成 请示时应将理由陈述充分 提出的解决方案应具体 切实可行 请示的注意事项除其特点中所述之外 还应注意 请示与报告的区别 切忌用报告代请示行文 请求的内容若涉及其它部门或地区时 应事先协商 必要时还可联合行文 如有关方面意见不一致 应如实在请示中反映出来 请求批准规章制度的 应附规章制度的内容 请示处理问题的 本单位应先明确表态 正式印发请示送上级机关时 应在文头注明签发人姓名 等等 报告 一 报告的含义 报告是用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关询问的一种上行公文 报告 中不得夹带请示事项 二 报告的分类 根据报告的不同用途 报告可分为汇报工作的工作报告 反映情况的情况报告 答复上级询问的答复报告 向上级提出意见和建议的建议报告 其中 工作报告主要用于汇报工作的开展情况 采取的措施 取得的成绩 情况报告主要用于反映工作中出现的意外情况 重大事件等 答复报告则主要用于回答上级提出的问题 建议报告主要用于针对工作中出现的新情况提出相关建议 意见 三 报告的写作要求 报告的正文一般由三部分组成 即报告事项的前言或起因 报告事项的内容 报告结束语 一是要清晰 应将报告事项的原因 经过 结果 处理办法和应注意的问题 今后工作的意见写得清晰明确 具体真实 既要有概括说明 也要有具体事例 数据 既有综合论述 也有条块分析 有些还需提出建议和意见供上级机关参考决策 二是要突出事实 主要让事实来反映优劣 不能空洞地写 要反映实质 不能只写表面现象 同时要注意在报告中提出建议 意见时 不要把这些建议或意见当作请示事项 要求上级批准或指示 函 一 函的含义及特点 函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准事项 是上下级 平行和不相隶属的机关间在日常公务联系中使用的一种文种 具有以下特点 1 使用广泛 2 灵活简便 3 行文多向 二 函的分类 按照行文方向分 可分为去函和复函 按文面格式分 可分为公函和便函 按其内容和用途分 可分为商洽性函 询答性函 请求批准性函 商洽性函 在平行或不相隶属机关之间相互协商或联系工作时使用 询问性函 在向去函机关询问有关问题或简述某一涉及对方机关权限范围事项的处理意见 需对方机关答复时使用 请求批准性函 是向平级或不相隶属的有关业务主管部门请求批准的函 答复性函 在答复对方来文所询问的问题和事项时使用 三 函的写作要求 公函一般由标题 主送机关 正文 发文机关 成文日期组成 便函可不用标题 去函标题可只标明 函 复函则应写明 复函 函的正文要以其用途来确定写法 商洽性函和询问性函的正文 应把商洽或询问的问题 事由 等写得清楚简明 以便得到支持帮助 请求批准性函结尾可写上 请批准 请予审批 请予支持为荷 答复性函结尾可写上 特此函复 特此批复 此复 等 函在写作时应注意 主题突出 开门见山 紧扣主题 词章严谨 同时应正确区分函与相关文种的界限 不能用 函 来代替 请示 批复 另要注意便函的底稿存档 会议纪要 一 会议纪要的含义及特点 会议纪要是概括反映会议基本情况 传达会议议定事项和主要精神 要求与会单位共同遵守执行的一种公文 会议纪要具有以下特点 1 内容的综合性 2 形成的灵活性 3 作用的限定性 二 会议纪要的分类 1 根据会议性质不同 分为办公会议纪要和其他会议纪要 办公会议纪要用来传达办公会议议定的事项 要求参会各方和有关人员遵照实施 其他会议纪要指专题工作会议形成的纪要 这类纪要 有的起通报情况的作用 使有关人员了解会议的基本情况和精神 有的传达会议精神 是有关方面开展工作的依据 2 根据纪要写法的不同 可分为决议型会议纪要 情况型会议纪要 综合型会议纪要三种 三 会议纪要的写作要求 会议纪要一般由标题和正文两部分构成 标题常写成会议名称加纪要的形式 或者事由加纪要的形式 正文由会议组织情况及会议议定事项或会议主要精神两部分构成 其中 组织情况部分常用概述式写法 简述会议时间 地点 出席人员 主持人 中心议题等 会议议定事项是纪要的主要部分 要写明研究的工作 作出的决定 布置的任务 将要采取的措施等 如果是记述会议的主要精神 则侧重于对材料的提炼和概括 突出会议的中心和主旨 以及贯彻会议精神的要求 如果会议涉及的内容较多 可采用分条列项的写法 写明研究的主要问题 形成的一致意见和作出的安排 如果内容比较简单 可采用篇段合一式 概述会议主要精神和基本内容 写作会议纪要 首先要真实 准确 全面地反映会议情况和会议精神 其次要按照会议精神和领导意图 对会议材料作出高度概括 纪要的篇幅不宜太长 语言简明扼要 再次要有一定的理论深度 在整理材料的基础上进行系统分析 不应停留在一般的泛泛而论之上 二 公文复核 落实 三三制 公文在送负责人签发前 需要经过复核 确保到领导手里的都是放心产品 公文的复核 是公文制作过程中承上启下的中间环节 它不仅仅是对文字 格式的复核把关 更重要的是确保党和国家的法律 法规 方针 政策和上级规定以及领导意图的准确体现 把好复核关是办公厅 室 的重要职责 成都市 细则 第三条规定 全市各级行政机关的办公厅 室 是公文处理的管理机构 主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作 并负责上级机关交办文件的办理 衔接 督查和落实工作 第三十一条规定 公文送负责人签发前 应由办公厅 室 进行审核 第四十一条规定 公文由文秘部门或专职人员统一收发 审核 用印 归档和销毁 一 紧扣 三性 确保公文规范 1 准确性 2 原则性 3 鲜明性 1 准确性 要求公文文稿的概念准确 判断恰当 推理合乎逻辑 概念准确 关键是公文用词要恰当 恰如其分地反映客观事物 判断恰当 就是公文在分析问题时 要符合实际 恰到好处 说到 点子 上 合乎逻辑 就是在使用概念和判断进行推理时 要保证句与句之间的连贯 并遵守逻辑学的规律 2 原则性 要求公文符合规范 有权威 能管用 一方面是 为了维护公文的权威性 保证公文的严肃性 党和国家制定了统一的规定和要求 各级各部门都必须严格执行 不得自行其是 另搞一套 另一方面是 公文的产生要有明确的目的 有实用价值 不能随心所欲 要根据工作需要 为解决实际问题服务 3 鲜明性 要求文件中的观点突出 眉目清楚 通俗易懂 一是抓住中心 突出重点 二是纲举目张 条理清晰 三是爱憎分明 旗帜鲜明 四是通俗易懂 生动活泼 二 把握 三法 优化复核手段 1 常规复核法 2 通读复核法 3 会商复核法 1 常规复核法 复核文稿时 先从字到词 从词到句 从句到段 及至全文的结构布局细致审阅 复核文稿要遵循 多就少改 的原则 如果原稿表达方式和语言风格与复核人员不相一致 复核人员不能一味强求 以 我 为准 唯 我 独尊 而应以原稿的语言风格 表达方式等进行复核 经复核 如需作较大修改时 必须与原起草部门协商或请其修改 如需作涉及内容的实质性修改 必须报原审批领导人复审 2 通读复核法 把公文文稿通读一二遍 掌握全文的中心思想 结构层次 然后根据发文背景 目的来推敲公文文稿的思想 结构 逻辑关系 看看思路是否清晰 结构是否妥当 逻辑关系是否严密 如果思路不清杂乱无章 就首先理顺思路 调整结构 如果思路 结构基本可以 再考虑下一步具体修改问题 3 会商复核法 对一些内容复杂 事关重大的文稿 可组织有关人员进行集体修改 对一些政策性和专业性强的文稿 如果复核人员把握不准 应诚心诚意地邀请熟悉政策或熟悉业务的有关人员 对文稿进行把关或提出意见 使公文更加准确 科学 三 严把 三关 增强公文实效 1 把好内容 主旨关 2 把好结构 体式关 3 把好语言 文字关 1 把好内容 主旨关 就内容而言 一要看是否言之有物 二要看是否结合实际 三要看是否符合规定等 就主旨而言 一要恰如其分确立主题 二要清晰提出基本观点 三要合理删减相关材料 2 把好结构 体式关 关于结构 一是注意结构的完整性 二是注意结构的严谨性 三是注意结构的合理性 关于体式 主要是查看文种是否恰当 标题是否准确 行文关系是否妥当 主送 抄送范围是否合理 秘密等级 紧急程度 发文字号 附件等是否合适等 3 把好语言 文字关 公文语言的特点 庄重而不随便 准确而不含糊 平实而不华丽 简明而不冗赘 条理清楚而不紊乱 表达显豁而不艰深 一是要避免语言误区 二是要压缩冗长文字 三是要降低文字差错 四是要注意校对细节 公文文稿中的常见问题 1 重要提法出现差错 如 2009年底 市委工作会议提出了 建设 世界现代田园城市 的历史定位和长远目标 但有部分公文在表述这一重要提法时出现了差错 一些单位将其表述为 建设世界现代田园城市的目标定位 建设 世界现代田园城市 理念 世界现代田园城市 的新的城市发展定位和目标 等 又如 个别单位报送的文件中 统筹城乡综合试验区建设 应为 统筹城乡综合配套改革试验区建设 推进国家统筹城乡综合配套改革实验 应为 推进国家统筹城乡综合配套改革试验 2 关键内容表述出现明显差错 如 某单位报送的文件中 马尔代夫驻北京大使馆大使 应为 马尔代夫驻华大使 建议会见尼泊尔大使及旅游部部长 应为 建议会见马尔代夫驻华大使及旅游部部长 3 文稿内容涉及其他部门职权范围未协商一致 如 某单位报送的一个拟文稿中 市场推广扶持政策第二项 在示范期间购买我市生产的纯电动汽车并在我市行政区域内登记上户的 免交购置税 机动车注册登记牌证费和 五路一桥 费 等内容 事先未征求相关部门意见并协商一致 后经征求相关部门意见 将上述内容删去 4 表述逻辑混乱 5 不符合依法行政的相关要求 如一个部门在上报的某某体系建设方案的请示中 在制定加强某类从业人员管理的措施时 提出了这么一条 要求这类人员应经过某某协会的培训并取得合格证书后 持证上岗 这是变向设置了行政许可事项 是不允许的 6 文种使用错误 如 某单位上报的一个文件的标题为 关于XXXX有关问题的再请示 这是文种使用错误 行政机关的13个文种中无 再请示 文种 7 行文关系错误 如个别单位上报请示的主送单位 市政府办公厅 应为 市政府 8 违反行文规则的相关规定 9 数据表述出现重大差错 如 某单位报送的一个代拟文稿中 龙泉华西能源项目建筑面积7 8平方米 应为 龙泉华西能源项目建筑面积7 8万平方米 又如 某单位报送的一个文件中 经费总预算压缩至2642 49万元 其中主体活动项目经费1849 5万元 应为 经费总预算压缩至2642 49万元 其中主体活动项目经费1849 5万元 类似错误在此文中多达21处 再如 某单位报送的一个请示中 双流国际机场年旅客吞吐量达1800万人次 应为 双流国际机场年旅客吞吐量已突破2000万人次 10 姓名 机构名称 职务表述出现差错 如某单位报送的一个文件中 成华区 高新区政府和 共同承办 应为 成华区政府 成都高新区管委会和 共同承办 省政府办公厅李家国副秘书长 应为 省政府副秘书长李家国 又如 某单位的一个文中 广西省政府副主席 应为 广西壮族自治区副主席 11 错字 多字 漏字等情况时有出现 如 某单位上报的一个文中 与世无争008年同期相比 应为 与2008年同期相比 又如 某单位报送的一个文中 备用机场及它其保障 应为 备用机场及其他保障 人员助宿费补助 应为 人员住宿费补助 再如 某单位报送的一个文中 不在另搭班子 应为 不再另搭班子 12 同一文稿前后表述不一致 如 某单位上报的一个文件中 出现了 成都市道路交通安全综合治理年 成都市交通安全综合治理年 道路交通安全综合治理年 等针对同一活动的多个提法 后统一为 成都市道路交通安全综合治理年 13 日期使用不规范 在公文文内 日期应使用阿拉伯数字 年 月 日书写要完整规范 比如今天 就应写为 2011年3月11日 若用 2011 3 11 或 11年3月11日 就是不规范的表述 此外 文件中如 今年 明年 上月 下月 今天 明天 等 都是不规范的表述 14 公文层次的不规范 如在有的公文中 前面用 一 后又标 一 有的前面用 一 下面的层次直接用 等等 正文需要使用字序符号标明层次时 一般排列顺序是 第一层用 一 第二层用 一 第三层用 第四层用 每一层次序数用法 前后应当一致 行政规章视需要按章 节 条 款 项标明层次 15 标点符号使用不规范 16 单位简称使用不规范 17 规范性文件未设置有效期 一些单位上报的行政规范性文件代拟文稿 未按 成都市行政规范性文件管理规定 市政府令第166号 的规定设置载明该行政规范性文件有效期的专项条款 18 未标注公文信息公开类别 成都市行政机关公文类信息公开审核办法 已于2010年8月5日正式施行 但仍有个别公文不按规定注明信息公开类别 三 行文规则 抓好三重点 行文规则 是制发 办理公文中必须遵循的基本准则 从实际工作看 行文规则重点包括了行文原则 行文关系和行文方式这三个方面的内容 其中行文原则主要解决 是否行文 的问题 行文关系主要解决 向谁行文 的问题 行文方式主要解决 怎样行文 的问题 一 坚持行文原则 行文应当确有必要 注重效用 这是的行文的基本原则 也是行文的出发点 确定行文一定要首先明确行文的目的和作用 要有的放矢 有针对性 使发出的公文产生预期的效果 工作中要根据实际需要确定是否行文 对上行文 如果要制发请求解决问题的文件 要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的 还要研究解决这个问题的可行性 制发平行文件 要注意明确职权 防止推倭扯皮 对下行文 要符合实际 有针对性 同时 要坚持少而精的原则 二 注意准确把握行文关系 工作中存在的问题有 涉及其它机关 部门职权范围的问题 未经协商一致向下行文 越级请示 请示直接送领导个人 行政机关的公文 向党委机关交任务 等等 要解决好这些 需要我们在行文关系上把握好以下12个要点 一是各级行政机关的行文关系 根据各自的隶属关系和职权范围确定 按行政隶属关系报送政府审批的请示 可由政府批复 也可由政府授权其办公厅 室 或主管部门答复 政府部门报请政府批转执行的公文 可由政府批转 也可由政府授权其办公厅 室 转发 还可冠 经XXX政府同意 由部门下达 二是凡属各部门职权范围内的事项 需要行文的 一律以部门名义直接行文 下级政府需要解决的问题 属上一级政府职能部门权限范围内的 应直接向上一级政府职能部门行文 各地区之间 同级政府各职能部门之间需要商洽解决的问题 可以相互行文 三是政府各部门可以向上一级或下一级政府有关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 因特殊情况确需向下一级政府正式行文的 应当报经本级政府批准 并在文中注明经政府同意 四是各部门内设机构不得向本机关以外的其他机关 包括系统 制发政策性和规范性公文 不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项 各级政府成立的各类领导小组等非常设机构的办公室不得直接向下级政府正式行文 五是同级政府之间 同级政府的部门之间 各级政府与上一级政府的部门之间可以联合行文 政府 及其部门 与同级党委 及其部门 军队机关 及其部门 可以联合行文 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文 联合行文由主办机关与协办机关共同签发 由牵头主办机关编号印发 原稿由主办机关存档 六是地方各级国家行政机关公文中涉及其它机关 部门职权范围的问题 未经协商一致或未经上级机关批准 裁决的 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关有权责令纠正或撤销 七是地方各级国家行政机关不得越级请示 因特殊情况必须越级请示的 应抄送被越过的直接上级机关 八是请示一般只写一个主送机关 不得多头主送 属于党委职权范围内的工作 以党委 党组 名义报送上级党委 属于政府职权范围内的工作 以政府或部门名义报上级政府 公文只主送组织 不主送个人 也不得抄送下级机关 同时注意 需要向政府报告 请示的事项 要主送政府 不要主送政府办公厅 室 九是受双重领导的机关上报公文 根据公文内容写明主送机关和抄送机关 由主送机关负责处理 答复 上级机关向受双重领导的下级机关行文 应同时抄送该下级机关的另一上级机关 十是国家行政机关的公文 不得向党委机关作指示 交任务 加约束 如内容涉及党的工作 应与同级党委机关联合行文 十一是 意见 可以用于上行文 下行文和平行文 作为上行文 按请示性公文的程序和要求办理 作为下行文 对贯彻执行有明确要求的 下级机关应遵照执行 无明确要求的 下级机关可参照执行 作为平行文 提出的意见供对方参考 十二是对上级行政机关的来文 如无具体贯彻意见 可原文翻印下发 也可以收文的形式下发 不另重复行文 已在会议上印发的领导讲话 会议纪要 不再另行发文 经批准在报刊上全文发表的文件 视为正式文件依照执行 不另行文 在报刊上发布的行政规章 由发文机关印制少量文本 供存档备查 三 规范行文方式 一是文种选择要规范 二是签批流程要规范 三是上报方式要规范 1 规范文种使用 总的要求是 公文的文种应当根据行文目的 发文机关的职权和主送机关的行文关系确定 1 请示 与 报告 的异同 请示 与 报告 相同之处有四 第一 都是上行文 第二 都包含有汇报情况或反映问题的内容 第三 都能起下情上达的作用 第四 都有主动争取上级机关指导与帮助的作用 报告 与 请示 的主要区别在于 一是报送目的不同 二是两者性质不同 三是内容重点不同 四是报送时间不同 使用 请示 要防止两种片面倾向 一是滥用 请示 事无巨细 通通 请示 把矛盾上交 二是忽视 请示 超越职权 不经 请示 擅作主张 请示 要严格执行 一文一事 的规定 以免造成阅批和处理上的困难 影响公文处理的效率和质量 2 上报 意见 与 请示 的区别 同一性 请示 与上行的 意见 非常近似 它们都是要求上级对自己所提的事项或问题 或给以批准 或给予指示 或加以认可 离散性 请示 的内容较多涉及的是 人 财 物 机构 编制 出境出国 以及工作中遇到需上级做出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题 也即通常所说的 硬件 而上行 意见 的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难 要求上级给以指示或支持 这就是通常所说的 软件 3 意见 指导性意见 与通知 工作通知 的区别 一是从适用范围来看 意见 指导性意见 涉及的工作范围要宽一些 基本上都是一些全局性的工作 通知 工作通知 要窄一些 主要涉及一些局部性 具体性的工作安排 二是从工作的指导性来看 意见 指导性意见 侧重于阐明工作的原则 方法 提出要求 作出安排 通知 工作通知 侧重于处理具体工作事项 布置安排具体工作 三是从公文用语来看 意见 指导性意见 具有较强的灵活性和建设性 用语则比较灵活 通知 工作通知 则突显所提工作措施操作性强的特点 用语比较实事求是 规范性强一些 4 请示与函 请求批准函 的区别 一是行文方向不同 请示是上行文 函是平行文 二是主送机关不同 请示是向有领导 指导关系的上级机关行文 而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文 三是内容范围不同 请示既可用于请求批准 又可用于请求指示 函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项 四是受文机关复文方式不同 请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示 函的受文机关只能用函 审批函 表明是否批准或作出答复 5 批复与函 审批函 的区别 一是行文方向不同 批复是下行文 函是平行文 二是主送机关不同 批复是向有领导 指导关系的下级机关行文 而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关行文 三是内容范围不同 批复既可用于作出批准 又可用于作出指示 函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项 6 公告 与 通告 的异同 公告 是党和国家机关向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的告知性文种 通告 是党和国家机关 军事机关在一定范围内 公布应当遵守或周知事项时使用的告知性文种 共同点 一是公开 都采用公开张贴或媒体传播的形式予以公开发布 二是广泛 内容告知的人们越多越好 最好是家喻户晓 三是庄重 公告 是党和国家机关使用的 通告 的使用者虽较 公告 广泛 但也是具有一定权威的机关及管理部门 在内容上 要求人们不但要知晓 而且要严格遵守与服从 不同点 一是从所宣布告知事项的性质看 公告 重于 通告 它是用来宣布党和国家重要事项和法定事项的 通告 主要用于发布应当遵守和周知事项 二是从所公布的范围看 公告 是面向国内外的 范围最广 通告 则是针对社会的某一方面 用于局部范围 三是从所发布的机关看 公告 的发布机关级别高 一般是党和国家的高级机关使用 地方一定级别的政府也在使用 而 通告 上至中央机关 下至基层部门均可使用 2 规范签批程序 文稿经审核人员把关后 必须按程序送领导签发 既不能下跳棋 也不能开倒车 建议 每个单位最好把所有文件理一下 对每种文件至少应明确三个方面的内容 一是文件的具体适用范围 二是签批的具体流程 三是每个环节的办理时限 确保办文工作不仅有序而且高效 3 规范上报方式 一是各地区 各部门不得以地区 部门或地区 部门负责人的名义直接给上级领导同志个人报送公文 也不得以地区 部门内部签报 白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文直接报送领导同志个人 确系按领导同志专项交办事项报送的公文 应在文中予以说明 二是报送各级行政机关的公文 除紧急重大事项 突发事件 必须直接报送的绝密事项和领导同志交办事项外 一律实行统一收文 统一办理 各级行政机关报送上级机关的公文不得在按规定渠道报送的同时 又送领导同志个人或上级机关相关业务处 科 室 三是除突发事件或紧急重大事项外 不得越级上报 原则上不得以电传形式向上级机关报送公文 四是严禁明电 密电公文交替使用 五是严格执行公文网上传输的相关规定 四 公文格式 兼顾三要件 从具体格式上讲 行政机关公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 这三部分也是构成一个完整公文的三要件 每一部分都要按照国家行政机关公文格式规范的要求进行标识 其中置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称为主体 置于主题词以下的各要素统称为版记 一 文头 国家行政机关正式公文的文头一般由文件名称 发文字号 签发人 秘密等级 紧急程度等组成 占文件首页的三分之一到五分之二 用横隔线与正文分开 1 发文机关标识 发文机关标识即通常所称的 红头 它是由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准 规范化简称应由该机关的上级机关规定 2 发文字号 发文字号由发文机关代字 年号和该年度的发文序号组成 位于文件名称之下 横隔线之上的正中位置 函的发文字号标注在标题的右上方 两个以上机关联合行文 只标明主办机关的发文字号 3 签发人标识 签发人标识仅是在上行文中出现 在上报的公文中标识签发人姓名 主要目的是让上级机关了解下级单位谁对上报的事项负责 4 秘密等级 紧急程度标识 公文密级分为 秘密 机密 绝密三种 如需标识秘密等级 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和保密期限 则秘密等级的两字间不空l字距离 秘密等级和保密期限之间用 隔开 机密 绝密 公文 应当在公文首页的左上角标明份数序号 紧急程度是对公文送达时限的要求 根据 办法 规定 紧急公文应当分别标明 特急 急件 紧急电报分为 特提 特急 加急 平急 具体 特急 和 急件 的时间要求是多少 由各地行政机关自行确定 二 公文主体部分 公文的主体部分 也就是我们常说的正文部分 一般包括标题 主送机关 正文 附件 发文机关等 1 标题 公文标题应当准确 简要地概括公文的主要内容 一般由发文机关名称 内容提要和文种三部分组成 如 成都市人民政府关于加强城市综合管理的通知 其中 成都市人民政府 是发文机关 加强城市综合管理 是内容提要 通知 是文种 联合行文标题的简化 对三个以上单位联合行文 由于发文单位多 标题可能很长 可采用两种办法使标题简化一些 一是使用各发文单位的规范化简称 如 市物价局市经济委员会市发展和改革委员会成都电业局关于征收电网地方附加费的请示 可简写为 市物价局市经委市发改委成都电业局关于征收电网地方附加费的请示 二是使用概括法 将标题改写为 市物价局等 部门关于征收电网地方附加费的请示 2 主送机关 主送机关 是指收受 办理文件的单位 俗称 抬头