第二章_数据库与表的操作

第二章数据库与表的操作 郭乃林 本章要点 在介绍Access平台的基础上 着重讲解Access数据库的相关知识和基本操作 特别是其中表对象的相关知识和基本操作 2 1Access简介 1 Access的特点 Access2003是目前最受欢迎的小型关系数据库系统之一 易于学习和操作 功能强大 Access是MicrosoftOffice的组件之一 Access不必编程就可以完成许多数据库管理功能 Access功能强大 内容丰富 既是数据库管理系统 又是数据库应用软件的开发平台 一切包含在一个文件中 2 1Access简介 2 Access的启动与退出Access的安装与卸载Access的启动 桌面快捷方式 开始 程序 菜单进入双击任何一个扩展名为 mdb 的Access数据文件命令启动 msaccess winwordexcel Access的界面 2 1Access简介 2 Access的启动与退出Access的退出单击关闭按钮选择 文件 退出双击左上角控制菜单或选择其中的关闭菜单快捷键 Alt F4 2 2创建与使用Access数据库 数据库是存储数据的仓库 是数据库系统的基础 也是开发数据库系统的第一步 不同的数据库管理系统 数据库的概念及内容会有所不同 Access中的数据库以 mdb 为扩展名 2 2创建与使用Access数据库 2 2 1创建数据库利用向导创建数据库创建空数据库 直接创建空数据库 操作步骤如下 1 打开 开始 菜单 启动Access 激活 新建文件 面板 选择 空数据库 命令 进入 文件新建数据库 窗口 2 在 文件新建数据库 窗口 在 保存位置 的下拉框中 选择空数据库文件保存位置 输入空数据库文件的名字 再按 创建 按钮 进入 数据库 窗口 3 在 数据库 窗口 按按钮 结束空数据库的创建 利用向导创建数据库 操作步骤如下 1 打开 文件 菜单 选择 新建 命令 激活 新建文件面板 2 选择 本机上的模板 命令 进入 模板 窗口 3 选择 数据库 选项卡 在 数据库模板 列表框中 选择 向导数据库 再按 确定 按钮 进入 文件新建数据库 窗口 4 在 保存位置 下拉框中 选择数据库文件保存位置 再输入数据库文件的名字 再按 创建 按钮 进入 数据库向导 窗口 利用向导创建数据库 5 将列出了新建数据库中将要保存的信息 这些信息是由 向导 确定的 用户无法选择 如果生成的信息不能满足需求 要在数据库创建完成后再进行修改 在 数据库向导 窗口 再按 下一步 按钮 进入 数据库向导 的下一个窗口 6 在 数据库中的表 列表框中 选择作为向导的表 再在 表中的字段 列表框中 选择表中可用的字段 其中 可选的字段是用斜体显示 否则是必选取字段 当选取好所需用字段后 再按 下一步 按钮 进入 数据库向导 的下一个窗口 利用向导创建数据库 7 确定窗体的屏幕背景样式 再按 下一步 按钮 进入 数据库向导 的下一个窗口 8 确定报表打印的样式 再按 下一步 按钮 进入 数据库向导 的下一个窗口 9 先要确定数据库的标题 然后再确定打印报表是不是要加上图片 若需要 则可按 图片 按钮 插入图片 插入的图片将出现在报表左上角的位置 最后再按 下一步 按钮 进入 数据库向导 的下一个窗口 10 按 完成 按钮 返回 数据库 窗口 此时 一个包含表 窗体 报表等数据库对象的数据库创建结束 2 2创建与使用Access数据库 2 2 2打开与关闭数据库菜单打开工具打开打开最近打开过的文件打开数据库的方式 关闭数据库的方式不再介绍 2 2 3Access数据库对象 Access将数据库定义成 mdb 文件 其中包括 一 表 表 Table 是数据库中用来存储数据的对象 它是整个数据库系统的数据源 也是数据库其它对象的基础 利用 表 浏览器维护表中数据的工作窗口如图所示 一 表 利用 表 设计视图创建表的工作窗口如图所示 二 查询 查询 query 也是一个 表 是以表为基础数据源的 虚表 查询可以作为表加工处理后的结果 它是一个或多个表的相关信息的 视图 它还可以作为数据库其它数据库对象的数据来源 利用 查询 浏览器浏览查询中的数据的工作窗口如图所示 二 查询 利用 查询 设计视图创建查询的工作窗口如图所示 三 窗体 窗体 form 是屏幕的显示窗口 是计算机与人交互的界面 利用 窗体 设计视图创建数据窗体的工作窗口如图所示 四 报表 报表 report 是数据库中数据输出的形式之一 它不仅可以将数据库中的数据进行分析 处理的结果通过打印机输出 还可以对要输出的数据完成分类小计 分组汇总等操作 利用 报表 设计视图进行报表设计的工作窗口如图所示 四 报表 预览 报表 输出格式的工作窗口如图所示 五 宏 宏 macro 是 access 数据库中的另一个特殊的数据库对象 实际上 宏是MicrosoftOffice的重要组成部分 它是一个或多个操作命令的集合 其中每个命令实现一个特定的操作 六 数据访问页 数据访问页 web 是数据库中的一个特殊的数据库对象 它可以实现因特网与用户数据库中的数据的相互访问 在Access中 用户可以利用数据访问页将数据信息编辑成网页形式 然后将其发送到因特网上 以实现快速的数据共享 通过因特网获取信息和传播信息 七 模块 模块 module 是由VBA程序设计语言编写的程序集合 或一个函数过程 它通过嵌入在Access中的VBA程序设计语言编辑器和编译器 实现与Access的完美结合 利用模块设计器 编辑VBA程序设计代码的窗口如图所示 2 2 3Access数据库对象 Access中7中数据对象的组织形式 该窗口的内容会随着对象栏的不同选择而变化 2 2 4数据库保护 设置数据库密码编码数据库设置启动项生成MDE文件设置用户及安全机制 以上功能都包含在工具菜单中的 数据库实用工具 和 安全 项目中 Access安全概述 MDB 有各种不同的策略用来控制对MicrosoftAccess数据库及其对象的访问级别 下面大致按照安全级别的顺序 简要介绍这些策略 来自Access的帮助文件 数据库压缩 修复 如果在Access数据库中删除数据或对象 或者在Access项目中删除对象 文件可能会变得支离破碎 并使磁盘空间的使用效率降低 压缩Access文件将制作文件的副本 并重新组织文件在磁盘上的存储方式 数据库压缩 修复 操作步骤如下 1 打开 工具 菜单 选择 数据库实用工具 选项 再选择 压缩和修复数据库 命令 进入 压缩 修复数据库来源 窗口 2 在 压缩 修复数据库来源 窗口 选择要压缩 修复的数据库文件 再按 压缩 按钮 进入 将数据库压缩 修复为 窗口 3 在 将数据库压缩 修复为 窗口 输入压缩 修复后的数据库文件名 按 保存 按钮 开始对数据库文件进行压缩 修复 数据库压缩 修复 在压缩 修复数据库文件时 要注意以下几点 1 在进行压缩 修复数据库文件前 必须保证磁盘有足够的存储空间 存放数据库压缩 修复产生的文件 如果磁盘空间不够 将导致数据库压缩 修复失败 2 如果压缩 修复后的数据库文件与源文件同名且同路径 压缩 修复后的文件将替换原始文件 3 如果要压缩 修复的数据库文件已打开 可直接选择 工具 菜单下的 数据库实用工具 选项 再选择 压缩和修复数据库 命令 系统将对打开的数据库文件进行压缩 修复 数据库转换 1 从高版本到低版本转换操作步骤如下 1 打开 工具 菜单 选择 数据库实用工具 选项 再选择 转换数据库 选项 最后选择 到当前Access数据库版本 命令 进入 转换数据库来源 窗口 2 在 转换数据库来源 窗口 选择要转换的数据库文件 再按 转换 按钮 进入 将数据库转换为 窗口 3 在 将数据库转换为 窗口 输入转换后的数据库文件名 按 保存 按钮 开始对数据库文件进行转换 数据库转换 2 从低版本到高版本转换在Access2003中 打开Access早期版本数据库文件 将直接进入 转换 打开数据库 窗口 如图所示 2 3创建表 2 3 1表的设计1 表的结构在Access中 表是一个满足关系模型的二维表 金鑫超市管理系统中的 商品类别表 如下 2 3 1表的设计 2 关于表的几个术语表名 字段 记录 域 分量 候选键 主关键字 外部关键字等 关于表的几个术语 在Access中 表都是以二维表的形式构成的 是由表文件名 表中的字段属性 表中的记录3部分构成的 1 表名表名是该表存储到磁盘的唯一标识 也可以理解为 它是用户访问数据的唯一标识 2 表中字段及属性表的字段即表的组织形式 它包括表中的字段个数 每个字段的名称 类型 宽度及是否建立索引等 3 表中记录表的记录是表中的数据 记录的内容是表所提供给用户的全部信息 2 3 1表的设计 3 表的设计原则 每个表只包含一个主题 确定表中的字段 每个字段直接与表相关 不包含推导和计算的数据 包含所需的所有信息 以最小的逻辑部分保存信息 明确有唯一值的字段 2 3 2表的创建 创建一个表的过程分为 创建表的结构 和 向表中输入数据 分别在设计视图和数据表视图中完成 创建表结构前必须要明确表的逻辑结构 即表所包含的字段及其属性 字段的属性 字段名称 代号 字段类型字段说明 不是必须的 字段长度字段的其他属性 字段的某些属性会因字段类型的不同而有所区别 字段类型文本型备注型 数字型日期 时间型货币型自动编号型是 否型OLE对象型超级链接型查阅向导型 表的数据字典 表的结构可按如下字段属性 字段名 字段类型 字段长度 定义 如表所示 2 3 2表的创建 1 创建表的结构使用数据库向导使用表向导直接向空白表输入数据表设计器 使用数据表视图创建表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 按 新建 按钮 进入 新建表 窗口 3 选择 数据表视图 再按 确定 按钮 进入 表 编辑窗口 4 可直接输入数据 系统将根据输入的数据内容 定义新表的结构 5 打开 文件 菜单 选择 保存 命令 进入 另存为 窗口 6 输入 文件 按 确定 按钮 返回 数据库 窗口 结束表的创建 使用表向导创建表 操作步骤如下 1 打开 文件 菜单 选择 打开 命令 进入 打开 窗口 2 选择要打开的数据库 再按 打开 按钮 进入 数据库 窗口 3 按 新建 按钮 进入 新建表 窗口 4 选择 表向导 再按 确定 按钮 进入 表向导 窗口 5 选择可作为向导的表 选择可用的字段 6 先要定义新表名 再按 下一步 按钮 进入 表向导 的下一个窗口 7 确定新表与数据库中已有的表间的关系 再按 下一步 按钮 进入 表向导 的下一个窗口 8 在 表向导 窗口 可以选择以下几个按钮中的一个 决定下一步的操作和表的保存方式 使用设计视图创建表 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 按 新建 按钮 进入 新建表 窗口 3 在 新建表 窗口 选择 设计视图 再按 确定 按钮 进入 表 结构窗口 4 在 表 结构窗口 定义表的结构 逐一定义每个字段的名字 类型 长度和索引等相关内容 再按 退出 按钮 进入 另存为 窗口 5 在 另存为 窗口 定义表名后 按 确定 按钮 返回 数据库 窗口 2 3 2表的创建 2 向表中输入和编辑数据表一旦打开 就进入了 表 浏览窗口 在 表 浏览窗口 可以给表输入数据 可以维护表中的数据 表 浏览窗口 如图所示 2 3 2表的创建 2 向表中输入和编辑数据为了了解不同字段类型的输入方法及特点 大家可以建立一个特殊的数据表 该表包含10个字段 每个字段的数据类型各不相同 字段名定义为数据类型名 然后打开输入数据 体会不同字段的输入方法 2 3 3字段的属性设置与维护 字段设置与维护的目的 结构的修改对字段的显示格式 输入方法 字段标题 字段默认值 字段有效规则 和有效文本等属性的设置或补充 注意使用帮助当光标放在相应属性时 会有提示说明 2 3 3字段的属性设置与维护 操作步骤如下 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 选定 表 再按 设计 按钮 进入 表 结构窗口 3 在 表 结构窗口 选定要修改的字段对其进行维护 4 保存表 结束表中字段名称的修改 2 3 3字段的属性设置与维护 1 字段维护字段维护包括 插入字段 删除字段 移动字段的位置 修改字段属性等 特别强调修改字段数据类型时可能会丢失信息 所以应及时备份数据 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 1 字段大小尽量使用满足需要的最小字段大小字段由大改小 丢失的信息无法恢复 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 2 字段格式字段格式在不改变数据实际存储的情况下 改变显示和打印格式 如日期型字段 1994 6 19 的显示格式 要想自定义格式 将光标放在所修改字段的格式栏 按 F1 键 获取系统帮助 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 2 字段格式文本和备注型字段的格式 自定义格式最多有两个节 三个节 第一节有文本的字段的格式 第二节有零长度字符串及Null值的字段的格式 节之间用 分开例如 none unknown 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 2 字段格式文本和备注型字段的格式 可以使用以下符号来创建自定义的格式 符号说明 要求文本字符 字符或空格 不要求文本字符 强制所有字符为大写 例如 none unknown 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 2 字段格式数据型和货币型的格式 日期型的格式 提醒大家一定要知道该功能 并且会获取帮助 知道该功能才能使用该功能 会获取帮助才能使用好该功能 但是 鉴于目前有相当部分的同学正在备战 VFP 建议这部分同学不要去记具体的东西 以免相互干扰 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 3 输入掩码一种格式 由字面显示字符 如括号 句号和连字符 和掩码字符 用于指定可以输入数据的位置以及数据种类 字符数 组成 设置方法与格式相同 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 4 输入法模式当焦点放在该字段 文本 备注和超链接 时 你希望使用哪种输入方法 共有三种选项 随意 系统默认值输入法开启 转入中文输入法输入法关闭 转入西文输入法 2 3 3字段的属性设置与维护 2 字段属性设置 4 标题 5 默认值 6 有效性规则 8 有效性文本 9 索引 10 必填字段和允许字段空 11 Unicode压缩 2 4使用表 建立了表的结构并输入了数据之后 就可以对表进行各种数据处理了 常见的处理包括 添加 删除 修改 查找 替换 排序 筛选等等 这些都可以在数据表视图中来完成 2 4使用表 2 4 1表的维护表的复制 删除和重命名 表的复制分为数据复制 结构复制和全部复制 2 4使用表 2 4 2表中数据的编辑定位记录选择记录添加记录删除记录修改记录复制记录 2 4 2表中数据的编辑 记录定位操作步骤如下 1 打开表 2 打开 编辑 菜单 选择 定位 选项 打开一个对应的子菜单 3 当选择 首记录 命令 将第一个记录定义为当前记录 4 当选择 尾记录 命令 将最后一个记录定义为当前记录 5 当选择 下一记录 命令 将当前记录的下一个记录定义为当前记录 6 当选择 上一记录 命令 将当前记录的上一个记录定义为当前记录 2 4 2表中数据的编辑 数据的修改为保证数据的安全 在进行数据修改时 通常还用以下几种方法 1 为使修改的数据准确 通常采用数据替换的操作方式 2 数据表中的数据若需要批量修改 最好用命令方式让 机器 修改 但这样的数据要有成批修改规则 若不能找到修改规则 用命令方式也不行 3 不能成批修改的数据 可设计专门用于修改数据的窗体 在窗体中修改数据 2 4 2表中数据的编辑 数据的复制操作步骤如下 1 打开表 2 选定要复制的内容 再击右键 弹出快捷菜单 再选择 复制 命令 3 选定复制的内容的去向 再击右键 弹出快捷菜单 再选择 粘贴 命令 2 4 2表中数据的编辑 数据的删除删除表中数据有以下几种方法 1 选定要删除的记录 再按键盘上的 Delete 键 2 选定要删除的记录 再打开 编辑 菜单 选择 删除记录 命令 3 选定要删除的记录 再击右键 弹出快捷菜单 再选择 删除记录 命令 4 选定要删除的记录 再按键盘上的 Ctrl 2 4使用表 2 4 3调整表的外观改变字段的显示次序 不改变表的结构 调整行高和列宽隐藏和取消隐藏冻结和取消冻结设置数据表格式改变字体 2 4 3调整表的外观 字段隐藏 取消隐藏1 隐藏列操作步骤如下 1 打开表 2 选定需要隐藏的列 再打开 格式 菜单 选择 隐藏列 命令 2 取消隐藏列操作步骤如下 1 打开表 2 打开 格式 菜单 选择 取消隐藏列 命令 进入 取消隐藏列 窗口 3 在 取消隐藏列 窗口 选择隐藏列的字段名 取消隐藏列 2 4 3调整表的外观 字段冻结 解冻1 冻结列操作步骤如下 1 打开表 2 选定需要冻结的列 再打开 格式 菜单 选择 冻结列 命令 2 解冻列操作步骤如下 1 打开表 2 打开 格式 菜单 选择 取消对所有列的冻结 选项 2 4使用表 2 4 4数据的查找与替换按记录号查找按指定内容查找查找空值和零长度字符串 2 4 4数据的查找与替换 1 表中数据的查找操作步骤如下 1 打开表 2 打开 编辑 菜单 选择 查找 命令 进入 查找和替换 窗口 3 在 查找和替换 窗口 选择 查找 选项卡 在 查找内容 文本框内 输入要查找的数据 再确定 查找 范围 再确定 匹配 条件 再按 查找下一个 按钮 光标将定位到第一个与 查找内容 相 匹配 数据项的位置 2 4 4数据的查找与替换 2 表中数据的替换操作步骤如下 1 打开表 2 打开 编辑 菜单 选择 替换 选项 进入 查找和替换 窗口 3 在 查找和替换 窗口 选择 替换 选项卡 在 查找内容 文本框内 输入要查找的数据 再在 替换值 文本框内输入要替换的数据 再确定 查找 范围 再确定 匹配 条件 再按 查找下一个 按钮 光标将定位到第一个与 查找内容 相 匹配 数据项的位置 再按 替换 按钮 该值将被修正 2 4使用表 2 4 5记录排序注意 多字段排序时 由左向右依次排序 排序和表一起保存 排序规则 OLE型字段不能排序 2 4 5记录排序 操作步骤如下 1 打开表 2 选定要排序的字段 再打开 记录 菜单 选择 排序 选项 选择 升序 或 降序 命令 3 此时表中数据的显示顺序发生了改变 2 4 6记录筛选 ACCESS提供了4种筛选方式 供使用者按照需求选择 按选定内容筛选按窗体筛选输入筛选目标高级筛选 排序 2 4 5记录筛选 操作步骤如下 1 打开表 2 选定用于筛选的字段 打开 记录 菜单 选择 筛选 选项 打开一个对应的子菜单 3 当选择 按选定内容筛选 命令 满足选定内容的记录可为用户使用 4 当选择 内容排除筛选 命令 不满足选定内容的记录可为用户使用 5 当选择 按窗体筛选 命令 将进入 按窗体筛选 窗口 再由用户确定每个字段的筛选条件 满足条件的记录可为用户使用 6 当选择 高级筛选 排序 命令 将进入 筛选 窗口 再由用户确定每个字段的筛选条件 满足条件的记录可为用户使用 2 5数据完整性 在数据库系统中 数据完整性是指保证数据正确性的特征 它是现实世界中对每个具体数据的各种要求 规定及约束在数据库系统中的体现 通过这些约束 可以帮助用户阻止非法数据的输入 从而保证数据的有效性和完整性 数据完整性包括 实体完整性 域完整性和参照完整性 2 5 1实体完整性与主关键字 1 主关键字实体完整性是保证表中记录唯一的特性 即在一个表中不允许有重复的记录 在Access中用主关键字来保证表中记录的唯一性 即保证实体唯一 候选关键字 候选键 能够唯一标识表中的一条记录的字段或字段组合 主关键字 主键 正在使用的候选关键字 一个表只能有一个 不能为空 不能重复 2 5 1实体完整性与主关键字 2 设置主关键字 1 打开数据库 2 在 数据库 窗口 确定要定义主键的表 再按 设计 按钮 进入 表 结构窗口 3 在 表 结构窗口 选定可作为主键的字段 再打开 编辑 菜单 选择 主键 命令 指定的字段被定义成主键 该字段前有一个符号 4 保存表 结束表的主键的定义 2 5 2域完整性与约束规则 域指的是字段的取值范围 域的完整性就是对字段的取值范围的约束 域完整性通过字段类型 字段长度以及字段有效性规则来实现 2 5 3参照完整性与表之间的关系 实体完整性 和 域完整性 都属于 表本身 的完整性约束 而参照完整性则是对相关联的几个表中的数据进行约束的一种特性 当修改一个表中的数据时 通过参照相互关联的另一个表中数据 可以检验对该表的操作是否正确 表和表之间的关联是参照完整性的前提 2 5 3参照完整性与表之间的关系 1 表间关联关系类型一对一关系 一对一 关系 即在两个表中选一个相同属性字段 字段名不一定相同 作为关联字段 其中一个表中的关联字段设为候选码 该字段值是唯一的 而另一个表中的关联字段也设为候选码 该字段值也是唯一的 依据关联字段的值 使得前一个表中的一个记录 至多与后一个表中一个记录关联 反过来 后一个表中的一个记录 至多与前一个表中一个记录关联 两个表便构成了一对一的关系 参见Access联系人实例 2 5 3参照完整性与表之间的关系 1 表间关联关系类型一对多关系 一对多 关系 即在两个表中选一个相同属性字段 字段名不一定相同 作为关联字段 其中一个表中的关联字段称作为候选码 该字段值是唯一的 而另一个表中的关联字段称为非候选码 该字段值是可重复的 依据关联字段的值 使得前一个表中的一个记录 可以与后一个表中多个记录关联 反过来 后一个表中的一个记录 至多与前一个表中一个记录关联 两个表便构成了一对多的关系 2 5 3参照完整性与表之间的关系 1 表间关联关系类型多对一关系 多对一 关系与一对多关系是类似的 唯一的区别是在两个相关联的表中 视关联字段取唯一值字段为外码 另一个表中的关联字段值是重复的 两个表便构成了 多对一 的关系 多对多关系 Access不直接处理多对多关系 2 5 3参照完整性与表之间的关系 2 建立表之间联系的条件建立联系的两个字段 其字段类型必须相同 建立联系的这个公共字段必须是其中一个表的主键 或无重复索引的字段 在另一个表中也是主键 或无重复索引的字段 时 Access自动建立1 1联系 在另一个表中为重复索引时 建立1 n联系 即在两个表中都要建立索引 2 5 3参照完整性与表之间的关系 3 创建表间关联关系两个表之间若想建立 一对一 关系 一 是要确定两个表的关联字段 二 是要定义 主 表中该字段为主键或唯一索引 字段值无重复 三 是要定义另一个表中与 主 表相关联的字段为主键或唯一索引 字段值无重复 最后确定两个表具有 一对一 的关系 2 5 3参照完整性与表之间的关系 3 创建表间关联关系两个表之间若想建立 一对多 关系 一 是要确定两个表的关联字段