记录管理制度

XXXXXXXX 公司文件公司文件 文件编号 记录管理制度记录管理制度 版本 版本 修订 修订 A 0A 0 编制 审核 批准 2013 07 01 发布 2013 07 01 实施 XXXXX 公司发布 记录管理制度记录管理制度 1 1 目的目的 为保证公司各类安全台账记录 收集及时 传递有序 标识清晰 保管齐全完整 归档及时 销毁受控等 根据 本公司实际 特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于本公司记录 包括档案 的管理 3 3 引用文件引用文件 道路旅客运输企业安全生产达标考评指标 企业安全生产标准化基本规范 AQ T 9006 2010 4 4 术语和定义术语和定义 4 1 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 注 1 记录可用于为可追溯性提供文件 并提供验证 预防措施和纠正措施的证据 注 2 通常记录不需要控制版本 5 5 职责职责 5 1 办公室 a 确定记录的管理要求 b 负责公司档案管理 5 2 各单位 a 编制 填写 收集 整理 保管 归档 移交 处理 本单位的记录 6 6 管理要求管理要求 6 1 确定记录样式 形式 6 1 1 各部门根据工作需要 可使用如下记录形式 a 纸质形式 如 表格 电报 传真 照片等 b 电子媒体形式 如 磁带 录音 录像 光盘 数 码照片 信息系统上的电子记录等 c 实物形式 如 奖牌 奖状 奖杯 证书等 6 1 2 各部门在确定需使用的记录样式时 应尽可能使用 现有信息系统上固化的记录样式 并及时提出电子记 录样式的改进需求 如必须使用纸质记录 各单位按 照 文件管理制度 规定的格式框架要求 及实际使 用需要自行设计及更改纸质记录样式 6 1 3 政府机构对相关记录的样式有统一规定的 按其统 一规定执行 6 2 记录种类 a 考核 奖惩记录 b 会议记录 c 法律法规管理记录 d 文件管理记录 e 培训记录 f 安全投入使用及管理记录 g 车辆管理记录 h 其他设施设备管理记录 i 卫星定位系统管理记录 j 安全值班记录 k 驾驶员管理记录 l 危险源辨识记录 m 检查及整改 隐患治理记录 n 职业健康管理和劳动保护记录 o 安全文化建设记录 p 应急管理记录 q 事故管理记录 r 自评及改进记录等 6 3 填写记录 6 3 1 各种记录应按内容分类 由专人负责填写 记录填 写要准确 及时 标识正确 内容具体 字迹清晰 逐栏填写 若有空项应用 划去 备注除外 6 3 2 记录不得随意涂改 确需更改时 应采用划改的方 式 划改处应签上更改人的姓名及更改日期 6 3 3 填写人对记录的数据 文字负责 在记录上应签署 姓名 注明日期 6 4 收集 整理 移交记录 6 4 1 各部门收集本部门产生的记录 并按名称 产生时 间等进行分类标识整理 6 4 2 部门之间根据需要移交记录 对重要记录的移交应 填写 记录交接清单 6 4 3 需归档保留的记录应移交档案室存档 6 4 4 政府机构对相关记录的收集 整理 移交有统一规 定的 按其统一规定执行 6 5 保存记录 6 5 1 各部门对需保存的记录应放于安全 适宜的地方 做到防潮 防火 防蛀 防丢失 6 5 2 各部门根据工作需要 确定本部门记录的保管期限 并在 记录清单 中明确 但最低保管期限不应低于 1 年 6 6 查阅记录 6 6 1 公司内部人员因工作需要 经有关部门负责人同意 可以查阅该部门的记录 6 6 2 合同有规定时 顾客或其代表可以在在商定期内查 阅与合同有关的记录 6 6 3 外部检查单位实施检查 考评时 相关部门应在相 关范围内 向检查人员提供需查阅的记录 6 7 销毁记录 6 7 1 各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的磁带 录音 录像 光盘 数