《会计信息系统》案例分析及简答题.doc

第一章第一章 案例题案例题 1 集团财务会计信息系统应该具备功能 这要根据企业集团类型和对分子的管理要求来决定 从这个案例 来看 这家企业集团是产业型企业集团 这种类型的企业集团对财 务集中管理的要求比较高 往往对整个集团下属成员实行分散经营 集中管理 因此 要求整个集团在设计会计信息系统时企业集团成 员单位的系统功能结构尽量与分子公司一致 因此 会计信息系统 从功能上讲 集团与成员单位的交集是最大的 集团总部应该涵盖 所有功能模块或子系统 总账 采购与付款管理 存货核算与管理 销售与应收管理 生产 报告 继续评价等功能模型与子系统 做 到集团与成员单位信息共享 单据在成员单位之间实时协同 预算 体系和指标统一制定和共享 资金集中管理 集团能够利用信息评 价整个集团成员的绩效等 2 销售事业部和销售公司会计信息系统应该具备功能 销售事业部主要任务是完成销售核算与管理任务 销售公司是具 体实现销售业务的经营单元 因此这两个层级的组织都应该选择与 销售业务有关的功能模块或者子系统 如总账 销售与收款 存货 报表 绩效评价等模块 3 彩电事业部与其下属成员会计信息系统应该具备功能 彩电事业部主要任务是完成生产核算与管理任务 其下属成员是 具体从事生产活动的单元 因此这两个层次的组织都应该选择与生 产核算与管理有关的功能模型或者子系统 如总账 生产 存货 报表 绩效评价等模块 第二章第二章 一 思考题 1 为什么会计人员和审计人员要参与会计信息系统的开发 会计信息系统的建立是企业的一项重要财务活动 会计信息系统 的开发如同企业产品的生产 会计信息系统是经过一系列复杂阶段 活动产出的产品 这种产品也必须经过设计 授权和过程控制 会 计人员应该关注会计信息系统开发过程的完整性 会计信息系统用于向企业内部和外部提供会计信息 会计信息的 质量直接取决于建立会计信息系统的开发活动 会计人员和审计人 员参与会计信息系统的开发活动 能够使系统开发专业人员明确他 们的问题和需求 确保会计信息系统遵循会计准则 财务会计制度 和相关法律 法规的规定 并建立 健全 执行了恰当的控制 保 证会计信息系统能够留有充分的审计线索 2 什么是系统开发生命周期 分几个阶段 各阶段的主要任务 和文档是什么 广义上讲 任何系统均有其产生 发展 成熟 消亡或更新换 代的过程 这个过程称为系统的生命周期 System Life Cycle 任何系统开发工程基本上都要经历相同的系统开发生命周期的 5 个 阶段 系统规划 系统分析 系统设计 系统实施和系统运行与维 护 系统开发生命周期概念为计划和控制具体的开发活动提供了一 个总体框架 各阶段的主要任务和文档如下表 生命周期主要任务主要文档 系统规划对企业的环境 目标 现行 系统的状况进行初步调查 明确现行系统存在的问题 根据企业目标和发展战略 对建立新系统的需求做出分 析和预测 研究建立新系统 的必要性和可能性 根据需 要与可能 提出拟建新系统 的备选方案 对这些方案进 行可行性分析 写出可行性 项目建议书 可行性项目建议书 系统分析在可行性研究的基础上 对 现行系统进行详细调查和全 面分析 描述现行系统的业 务流程 指出现行系统的局 限性和不足 对现行系统提 出修改方案 确定新系统的 目标和逻辑功能要求 即提 出新系统的逻辑模型 这个 阶段又称为逻辑设计阶段 这个阶段是整个信息系统建 系统分析报告书 系 统分析报告书是系统 设计的依据 也是未 来系统验收的依据 立的关键阶段 是建立信息 系统与一般工程项目的重要 区别所在 系统设计根据系统分析报告书中规定 的功能 结合实际条件 具 体设计实现逻辑模型的技术 方案 系统设计包括系统概 念设计 评估与选择方案和 详细设计 系统设计报告书 系统实施将设计的系统付诸实施的阶 段 这个阶段的任务包括计 算机等设备的购置 安装和 调试 程序的编写与调试 人员培训 数据文件转换 系统调试与转换等 系统实 施是按实施计划分阶段完成 的 每个阶段应写出实施进 度报告 系统测试之后写出 操作手册 系统测试分析报 告等 系统测试报告等 系统运行与维 护 记录系统的运行情况 根据 一定的标准对系统进行必要 系统运行日志等 的修改 评价系统的工作质 量和经济效益 3 结构化方法 原型法和面向对象开发方法的优缺点和适用条 件 1 结构化系统开发方法是经典型的开发方法 强调在整体优 化的前提下考虑具体的分析设计问题 开发过程规范 思路清楚 适合于开发大型 复杂的系统 采用这种开发模式 要求系统开发 人员在调查中充分掌握用户需求 管理状况以及可预见未来可能发 生的风险 开发的工作量很大 开发周期较长 2 采用原型化方法开发信息系统 有效地增进了用户与系统 分析人员的沟通 在系统分析与设计过程中用户处于主导地位 可 实际运行的原型系统可以帮助系统分析人员辨认动态的用户需求 某些需求在用户缺乏系统使用经验时 用户本身也无法预先知道 在原型运行过程中 用户可以发现这些需求 并将这些需求告之开 发人员 对于开放性而无固定需求范围的系统 如决策支持系统 更适合用原型化方法进行开发 原型化方法以用户为中心开发系统 加强了用户的参与和决策 能够快速地构造系统的原型 但是易 导致人们认为最终系统过快产生 在开发工具上要求较高 对于中 小型的信息系统开发效果较好 对大型的 复杂的系统在原型的制 作上有相当的困难 3 面向对象法是从系统的构成入手 希望将系统的最基本结 构搞清楚 从现实世界中抽象出系统组成的基本实体 对象 对 象是构成所要开发的信息系统的最基本要素 如果将这些对象描述 清楚了 就可以以比较大的自由度来构建信息系统 当外界环境发 生变化后 就可以通过重新组合对象来应对环境的变化 这种方法 的优势在于缩短开发 维护和测试的时间 降低费用 在开发过程 中加强对用户的支持并提高灵活性 面向对象法的局限性在于对计 算机工具要求高 在没有进行全面的系统性调查分析之前 把握系 统的结构有困难 因此 目前该方法需要与其他方法结合应用 4 为什么要进行会计信息系统规划 系统规划的任务是什么 系统的规划和科学的论证可以减少盲目性 使系统具有良好的 整体性和较高的适应性 系统规划的任务是将个别的系统项目或应 用程序与企业的战略目标相联系 系统规划包括战略系统规划和项 目规划 战略系统规划涉及宏观层次上的系统资源的分配 从技术 上讲 战略系统规划不是系统开发生命周期的组成部分 因为系统 开发生命周期是针对特定应用程序的 项目规划的目的是在战略系 统规划的框架内为个别应用程序分配资源 包括识别用户的需求领 域 对每一个建议的可行性进行评估 安排项目的优先顺序和时间 进度等 5 系统分析的主要任务是什么 系统分析报告应包括哪些内容 系统分析是要通过详细的调查分析 抽象出新系统的逻辑模型 锁定系统边界 功能 处理过程和信息结构 为系统设计奠定基础 系统分析回答新系统要 做什么 这个关键性问题 系统分析过程 实际上是由两个步骤组成 首先详细调查当前系统 然后分析用户 需求 系统分析报告标志着系统分析阶段的结束 系统分析报告通常包 括以下几方面内容 1 引言 说明会计信息系统的名称 目标 功能 背景 本 文所用的专门术语等 2 系统概述 1 系统分析的主要工作内容 简要说明在系统 分析阶段所进行的各项工作的主要内容 这些是建立新系统逻辑模 型的必要条件 而逻辑模型是编写系统分析报告书的基础 2 现行 系统的调查情况 新系统是在现行系统基础上建立起来的 设计新 系统之前 必须对现行系统调查清楚 掌握现行系统的真实情况 了解用户的要求和问题 3 列出现行系统的目标 主要功能 组织 结构 用户要求等 并简要指出问题所在 以数据流程图为主要工 具 说明现行系统的概况 3 新系统的逻辑模型 通过对现行系统的调查分析 找出现 行系统存在的问题 进行必要的修改 得到新系统的逻辑模型 4 用户需求说明 主要说明关键领域用户的特定要求 5 系统设计实施初步计划 1 工作任务的分解及进度计划 2 资源需求 3 经费预算 6 建议 1 项目是否继续 2 分析是否改变了可行性 战 略影响 或项目的优先顺序 系统分析报告书集中反映了系统分析阶段的所有成果 既是一 个总结性的文件 又是下一阶段系统设计的依据 6 数据源 数据存储和数据流之间的区别 数据源是指数据的来源 数据存储是指数据保存的地方 数据 流是指现实环境中传递的一组数据 数据存储和数据流是数据流程 图中的基本元素 7 绘制数据流程图的步骤是什么 结合实际业务绘制数据流程 图 数据流程图 Data Flow Diagram 简称 DFD 是描述信息系统 逻辑模型的工具 它将数据的存储 流动 处理加工和使用情况综 合进行描述 以数据间的相互关系 抽象地反映系统的全貌 数据 流程图既能表达人工系统的数据流程和逻辑处理功能 也能表达计 算机系统的数据流程和逻辑处理功能 数据流程图一般由以下基本元素组成 元素名 称 图形解释 外部实 体 描述该系统数据的外部来源或去向 流程的开始或结束 数据处 理 描述输入数据被转换成输出数据的逻 辑处理功能 数据流描述数据流动的方向 数据存 储 描述数据的存储形式 绘制数据流程图的一般步骤是 1 确定与本系统有关的外部实体 2 确定系统的处理单元 3 确定系统的存储单元 4 绘制顶层数据流程图 5 绘制底层数据流程图 绘制数据流程图的过程是系统分析阶段的主要工作 是一个反 复的过程 数据流程图往往需要经过多次修改和讨论 才能最终确 定 例如 按照数据流程图绘制的步骤 首先确定与会计信息系统 有关的外部实体 业务人员和系统用户 绘制会计信息系统顶层 数据流程图 原始数据 账簿 报表 再根据具体情况将顶层数据流程图中的处理单元展开 扩展成 会计 系统 业务 人员 系统 用户 多个子处理框 进行详细描述 底层的数据流程图的绘制方法与顶 层相似 经过逐层细化 直到对处理过程进行足够详细的描述为止 从而得到多个分层的数据流程图 例如 对顶层数据流程图中的 会计系统 进一步分解 得到第 一层数据流程图 原始数据 账簿 报表 工资 核算 固定资 产核算 账务 处理 存货 核算 成本 核算 应付账 款核算 应收账 款核算 业务 人员 系统 用户 8 数据字典包括哪些内容 数据字典 Data Dictionary 是结构化分析方法中的另一工具 主要用来描述数据流程图中的数据流和数据存储的详细逻辑内容 外部实体和处理逻辑的某些数据特征 数据字典是数据流程图的辅 助资料 对数据流程图起着注解的作用 数据字典由不同的条目组 成 不同类型的条目有不同的属性需要描述 1 数据元素条目 数据元素 数据项 是最小的数据组成 单位 对每个数据元素 需要描述以下属性 数据元素的名称 别 名 类型 取值范围和取值的含义 数据元素的长度等 2 数据结构条目 数据结构描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成 也可以由若干个数据结构 组成 还可以由若干个数据项和数据结构组成 对数据结构需要描 述以下属性 数据结构的名称和编号 简述 数据结构的组成 3 数据流条目 数据流是数据在系统内传输的路径 对数 据流要描述以下属性 数据流的来源 数据流的去向 数据流的组 成 数据流的流量 高峰时期的流通量等 4 数据处理条目 数据处理条目需要详细描述数据处理逻 辑 其描述内容有 处理逻辑的名称及编号 处理逻辑的输入和输 出 处理逻辑等 5 数据存储条目 数据存储条目主要描述数据的存储结构 及有关的数据流 具体包括 数据存储的名称及编号 流入 流出 的数据流 数据存储的组成等 6 外部实体条目 外部实体是数据的来源和去向 在数据 字典中关于外部实体主要描述外部实体的名称 有关的数据流等 9 系统设计时 用什么图来说明系统目标与系统各功能模块之 间的关系 在系统设计阶段 通常用系统 功能 结构图说明系统目标与 系统各功能模块之间的关系 结构化设计的基本思想是模块化 是将一个系统分解为若干个 彼此具有一定的独立性 同时也具有一定联系的组成部分 这些组 成部分称为 模块 结构化设计的主要任务就是建立 系统结构图 系统结构图是结构化系统设计的一个主要工具 描述系统结构和 系统中模块的层次关系与联系 系统结构图中各层次功能与系统数据流程图中的处理是对应的 系统结构图可以由数据流程图转化而来 但是 系统结构图与数据 流程图有着本质的差别 数据流程图着眼于数据流 反映系统的逻 辑功能 即系统能够 做什么 系统结构图着眼于控制层次 反 映系统的物理模型 即怎样逐步实现系统的总功能 10 功能结构图中模块划分的原则是什么 功能结构图中模块的划分以 低耦合度 高内聚度 耦合度表 示模块之间信息的关联程度 内聚度表示模块内部各部分联系的紧 凑程度 为原则 一方面 各个模块具有相对独立性 可以分别设 计实现 另一方面 可将模块之间的相互关系 如数据传递 调用 通过一定的方式予以说明 便于系统的修改与维护 11 在系统设计中 对数据库文件的设计应考虑哪些设计原则 数据库文件设计的依据是系统分析中编制的数据流程图和数据 字典 数据库文件设计就是将会计信息系统涉及的文件进行物理定 义 将所有文件设计成可用计算机进行存取的物理形式 设计数据 库文件时应着重考虑以下方面 1 文件类型 对各子系统逐个进行分析 研究其要输出的信息 输入的数据 和要执行的处理 确定应设置的数据库文件 会计信息系统中两类 重要的数据文件类型是主文件和业务文件 主文件是会计信息系统 中最重要的共享文件 主要包括实体 如客户 供应商 产品 员 工等 信息 而非经济业务的发生信息 业务文件 Transaction file 是用来存放表明经济业务 事件 发生的数据文件 包含了 对主文件进行更新的全部数据 2 文件结构 系统设置的数据库文件与文件的结构有直接关系 要根据数据 字典的定义 为每个数据库文件设计相应的结构 即决定每个数据 库文件的名称 应设置哪些字段 字段的名称 类型和长度等 3 文件组织方式 数据库文件的组织形式是指数据记录排列 读写的方式等 会 计信息系统中常用的文件的组织形式有顺序组织方式和索引组织方 式 顺序组织方式的文件 其记录是按照建立的时间先后顺序存放 和处理的 当数据量较大时 顺序文件的数据存取速度较慢 索引 组织方式的文件 是对以建立时间先后顺序排列记录的文件按索引 关键字自动建立索引的文件 索引文件的处理速度很快 可以按索 引关键字快速查询和处理数据 例如 对按凭证号先后顺序建立的 凭证文件 以 日期 和 凭证号 为索引关键字建立索引文件 便可以快速 准确地查询到相应的凭证信息 4 文件属性 根据会计核算与信息管理的要求 确定如下文件属性 保密性 确定每一个数据库文件可以由哪些人员操作 如凭证文件只允许录 入人员 审核人员操作 读写性 确定每一个数据库文件在什么条 件下 哪些数据可以读出 哪些数据允许写 哪些数据可读可写 如在结账之后 当期凭证文件只可读出数据不可写入数据 共享性 确定在计算机网络会计系统或多用户会计系统中 每个数据库文件 是否允许多个使用者在不同的工作站或终端上被访问 12 上网查询软件公司开发的会计软件 比较各软件公司开发的 会计软件的功能 例如 可分析对比选编自金蝶 K 3ERP 流程型 生产企业解 决方案 资料来源 和用友 ERP U8 资料来源 的工业企业解决方案 流程型 生产企业解决方案 流程型 生产企业解决方案 金蝶 金蝶 K 3ERPK 3ERP 产品背景产品背景 作为 K 3 系统的重要信息中枢 制造系统包括工业销售 计划 采购 生产 仓存 核算 成本 集团分销管理等系统 跟踪企业 包括集团内部的 从销售计划到成本分析的生产经营全过程 综 合反映企业日常生产经营活动存货 价值流转的物流和资金流循环 流动轨迹 累积企业管理决策所需要的管理和控制信息 从而帮助 企业将生产经营过程运作升华为完善的 数据 信息 决策 控制 考核 流程的全面企业管理水平 以下为流程型生产特点的企业提供产品解决方案 企业特点 行业范围企业特点 行业范围 流程制造 Flow Manufacturing 流程制造包括重复生产 Repetitive Manufacturing 和连续生产 Continuous Manufacturing 两种类型 重复生产又叫大批量生产 与连续生产 有很多相同之处 区别仅在于生产的产品是否可分离 重复生产的 产品通常可一个个分开 它是由离散制造的高度标准化后 为批量 生产而形成的一种方式 连续生产的产品是连续不断地经过加工设 备 一批产品通常不可分开 1 特点 流程型制造企业的生产特征是 生产计划生产计划 a 计划制定简单 常以日产量的方式下达计划 计划也相对稳 定 b 生产设备的能力固定 生产过程控制生产过程控制 a 工艺固定 工作中心的安排符合工艺路线 通过各个工作中 心的时间接近相同 b 工作中心是专门生产有限的相似的产品 工具和设备为专门 的产品而设计 c 物料从一个工作点到另外一个工作点使用机器传动 有一些 在制品库存 d 生产过程主要专注于物料的数量 质量和工艺参数的控制 e 因为工作流程是自动的 实施和控制相对简单 f 生产领料常以倒冲的方式进行 连续生产企业的特有特征连续生产企业的特有特征 a 配方的管理要求很高 如配方的安全性 保密性 b 需要对产品的质量进行跟踪 往往需要从产成品到半成品 供应商等进行跟踪 因此对批次管理要求较高 c 某些产品常常有保质期 d 生产过程中常常出现联产品 副产品 等级品 2 行业分布 重复生产的行业主要有 电子装配 家电产品 各种电器等 常常表现为流水线的方式 连续生产的行业主要有 化工 食品 饮料 制药 烟草等 常常通过管道进行各工序之间的传递 3 业务处理流程 连续型制造企业的生产过程中的业务处理流程可以用下图显示 整体结构整体结构 一 方案组成 K 3ERP 系统的制造业产品解决方案可针对企业的不同特点提供 相应的解决方案 方案的组成情况如下 1 销售管理 是物料在企业内流动的终点 是将客户和购货 机构获得订货需求 将信息传递给计划 采购 仓存等系统 从仓 库 采购等系统获得货物 传递给购货单位 完成物流管理 2 计划管理 是平衡整个企业生产活动的重要工具 能够将客 户的订货需求和企业的预测数据分解为企业内部的具体的工作任务 同时按照不同的要求将结果传送到生产管理和采购管理中 并提供 各种可行性方面的信息 3 采购管理 是物料在企业内流动的起点 是从计划 销售等 系统和本系统获得购货需求信息 与供应商和供货机构签订订单 采购货物 传递给需求系统 4 生产管理 是企业生产过程的执行系统 能够根据企业的生 产任务 控制所用材料的领取 加工过程的跟踪及产品完工的控制 5 仓存管理 是物流管理的核心 是进行货物流动 循环管 理控制的系统 6 存货核算 对物料在其它系统循环流转所伴随产生的资金 流动进行记录和成本核算 同时将财务信息传递到总账系统 应付 款系统等财务系统 7 成本管理 围绕 费用对象化 的基本成本理念 通过费用 归集 费用分配 成本计算的过程来实现成本处理的业务流程 同 时结合了成本对象 成本项目 费用要素的重要成本概念来描述整 个过程 实现成本管理中费用的归集和分配 同时提供丰富的成本 报表信息 8 集团分销 是针对大型企业集团 工商一体化企业及采用 销售公司 集团专卖等方式来进行产品销售的所有不同行业性质的 企业 对其集团总部与下属分销单位的业务往来和集团统一数据的 处理进行管理 提供统一业务模板 数据资料传递 整体业务控制 和分析等日常分布操作和集中管理功能 简言之 集团分销是处理 集团内部购销往来的数据平台 二 整体结构图 制造业产品方案的整体结构图如下所示 具体功能略 工业企业解决方案工业企业解决方案 用友用友 ERPERP U8U8 用友 ERP U8 的设计对象就是工业企业全面管理 因此工业企业 解决方案即在 ERP U8 通用软件基础上的灵活应用 方案整体结构如图 在系统中 外面闭环即企业的供应链 构成了企业的物流环 物流环以客户和订单管理为入口 根据订单下达生产计划 制定采 购计划 采购管理系统通过询价进行供应商的选择 原材料到货后 经过质检入库 投入到车间进行生成 产成品通过分销系统的管理 发货给客户 实现实物的循环流动 内环是企业的资金环 它与企业物流环的有着相同的流动方向 从付款到收款 实现企业资金的循环 在内环中还包括了企业内部 管理的三个重要环节 人力资源管理 设备管理和成本管理 工业企业主要是对产 供 销进行管理 企业的核心问题是对生 产成本进行有效控制 同时有效地控制财务风险 工业企业由于生 产类型 工艺流程各不相同 产品品种繁多 手工核算往往无法核 算到明细程度 而且极易出错 那么如何对成本作深入 细致的核 算 提高核算准确率 并提供相关的成本预测分析呢 用友 ERP U8 工业企业解决方案从以下几个主要方面解决了工业 企业的困惑 实现供 购 销存业务和财务一体化的管理 有效控制工业生产成本 提供企业级的分析决策信息 流程图流程图 系统管理主要包括建账 操作员的设置 权限分工以及数据的 备份和恢复等功能 实现对各个模块统一的操作管理和数据维护 总账系统是整个系统的核算产品 是所有财务和业务数据的归 结点 主要包含初始设置 期初余额录入 日常制单 审核 记账 月末转账 月末结账等工作 应收系统着重实现工商企业对应收款所进行的核算与管理 可 以与总账 销售系统集成使用 UFO 报表是一个灵活的报表生成工具 用户可以自由定义各种 财务报表 管理汇总表 统计分析表 工资系统主要帮助企事业单位进行工资核算与发放 工资费用 分摊 工资统计和个人所得税核算等 可以与总账 成本系统集成 使用 固定资产系统适用于各类企事业单位进行设备管理 折旧计提 等业务处理 可以与总账 成本集成使用 资金管理系统着重实现各类企事业单位对资金管理的需求 主 要以银行提供的单据 企业内部单据 凭证等为依据 记录资金业 务以及其他涉及资金管理方面的业务 成本管理系统按照制造企业的成本管理流程而设计 可以提供用户 进行成本分析 成本核算 成本预测的功能 满足会计核算的事前 预测 事后核算分析的需要 财务分析系统主要对财务数据进行分析处理 为企业的决策提 供依据 主要包含指标分析 报表分析 预算管理 现金收支 因 素分析等内容 现金流量表系统主要依据账务数据 为企业提供一定期间内现 金流入和流出的信息 以便企业领导了解和评价企业获得现金的能 力 并据以预测企业未来现金流量情况 合并报表系统以真实反映母公司和子公司所形成的企业集团的 经营成果 财务状况及其变动情况为目标 采购计划系统主要科学地编制采购计划 合理调配采购资金 以减少库存资金积压 保证生产正常进行 采购管理系统主要处理采购订单 采购入库 采购发票等业务 可以与库存 存货 应付系统集成联用 库存系统主要处理各种出 入库业务 支持辅助计量单位 批 次 保质期等业务的管理 进行库存安全性控制 通过对存货的收 发存业务处理 及时动态掌握各种库存存货信息 销售系统主要处理销售订单 销售发货单 销售发票 委托代 销等业务 可以实时动态掌握销售订单执行和各种销售业务情况 准确及时地了解与销售相关的信息 进行销售信用控制 存货核算系统主要处理存货收发存业务 掌握存货耗用情况 及时准确地把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上 可以 与总账 成本系统集成联用 行业报表系统是用友公司依据行业型 集团型用户报表汇总的 特点研究开发的一套集数据传输 检索查询和分析处理为一体的软 件产品 决策支持系统利用现代通讯技术和决策分析方法 通过建立数 据库和分析模型 为企业的决策者提供及时 可靠的财务业务信息 帮助决策者对企业未来生产经营活动作出科学的决策 网络财务 WEB 版是用友公司为满足企业进行远程财务监控管理而 开发的最新产品 适合于集团型企业利用 INTERNET 进行远程财务 记账 查账及往来款管理等 是当前财务管理中最领先的一种应用 方式 提示 根据以上及其他资料着重对比分析 1 关于系统应用的描述 3 结构 流程 图中各子系统之间的关系 2 系统功能模块的划分及其功能描述 二 案例题 提示 可分成若干小组讨论分析案例中信息系统开发的经验与教 训 第三章 1 思考题第思考题第 1111 题题 根据众生公司科目文件结构和数据可以看出 科目文件结构除 了科目代码 科目名称 科目类型基本内容外 设计科目性质 父 科目字段的目的是 1 设计 科目性质 字段的目的 设计 科目性质 字段的目的是了满足计算机条件下对不同性质 会计科目的特殊核算和管理要求 例如 把 100201 银行存款 中行科目的性质设置为 外币 对帐 其目的是 则在凭证录入时计算机就会自动根据该 科目的 外币 性质 提示财会人员输入外币金额 人民币金额 以及汇率 记帐时将该科目的有关数据存入 企业对帐 文件 以便对帐用 帐簿输出时可以根据性质输出外币帐 例如 把 660201 管理费用 差旅费科目设置为 部门核 算 其目的是 则在凭证录入时计算机就会自动根据该科目的 部门核算 性质 提示财会人员输入管理费用所属的部门 记 帐时生成与部门管理有关的文件 帐簿输出时可以根据性质输出 各种部门管理和控制帐簿和报表 2 设计 父科目 字段的目的 设计 父科目 字段的目的在于 为了满足计算机处理的需 要 增加反映科目 体系科目树形结构的特征 并记帐等提供帮 助 例如 记帐时 从临时凭证取一条记录 其科目代码是 660201 管理费用 差旅费 那么第一步在汇总文件中找到 660201 管理费用 差旅费 记录并进行汇总 第二步 分解 660201 到科目文件中找到 660201 科目的父科目 6602 管理费用 后 再以 6602 为关键字到汇总文件中找到相应的记录进行汇总 2 2 案例题案例题 1 传统会计科目体系 科目编码科目编码 科目名称科目名称 账类账类 6605 在研课题费用 660501 9401 课题 66050101 劳务费 66050102 原材料费 66050103 燃料及动力 66050104 设备购置费 66050105 660502 9402 课题 66050201 劳务费 66050202 原材料费 66050203 燃料及动力 660503 9403 课题 66050301 劳务费 如按这种作法则会造成会计科目庞大且难以方便地统计各种数据 2 重新设计会计科目体系 将项目从科目体系中剥离出来 重新建立新的科目体系 在进行项目相关的的成本 费用等科目 设置时 将这些科目的性质设为 项目核算 科目设置 模块中设置如下 科目编码科目编码 科目名称科目名称 科目性质科目性质 6605 在研课题费用 660501 劳务费 项目核 算 660502 原材料费 项目核 算 660503 燃料及动力 项目核 算 660504 设备购置费 项目核 算 660505 专用业务费 项目核 算 660506 院所管理费 项目核 算 660507 室管理费 项目核 算 这样科目大大简化 而具体项目则在项目核算和管理中完成 3 项目核算和管理的具体步骤如下 定义项目大类 在项目和算与管理模块中 将单位项目划分为若干类 并将各类 项目类号 名称送入计算机 并保存在项目文件中 如 本单位有 两类项目 一类为科研项目 单位承接了若干科研项目 其项目大 类可定义为科研项目 另一类为建筑工程项目 其项目大类可定义 为工程项目等 单位项目大类定义如下 项目类号项目大类名称 KYXM 科研项目 GCXM 工程项目 定义具体项目 在定义了项目大类后 定义每一项目大类下有哪些具体项目 即建立各个具体项目的小档案 以对各个具体项目做进一步的说明 并将结果保存在项目文件中 定义具体项目应该包括 项目代码 项目名称 开始日期 完工日期 项目性质 项目负责人等 科研项目 KYXM 项目代 码 项目名称开始日期 完工日期工程性质负责人 9401 火炬计划 2010 07 01 2013 12 3 0 国家级项目张三 9402 ERP 设计项目 2010 01 01 2012 05 3 0 本单位项目李红 建立项目与科目的关系 见科目设置 录入项目相关科目的期初数 录入项目相关科目的期初数是指录入每个项目具体成本 费用等 期初数 因此 录入项目相关科目的期初数实际上是在选择了某 个项目后对其相关的成本 费用等科目进行期初数的录入 4 项目账表查询与分析 从历史凭证文件 项目文件等文件中挑选出与项目有关的数据 进行加工整理后 计算机自动输出各种项目核算与管理所需的账和 表 具体包括 项目总账 某科目的项目明细账 某科目下各项目 的明细数据 某项目的明细账 项目统计表等 管理者据此进行分 析 第四章第四章 一 思考题 1 简述手工环境下销售与收款子系统的流程 答案 销售和收款业务流程步骤如下 1 客户通过电话 邮件或上门洽谈购货意向 销售业务员根据商品 价格政策给客户提供销售报价 双方进行协商 洽谈销售合同 销售部门据以填制销货通知单 引发其他销售作业步骤 2 销售部门请求信用审核部审核客户信用状况 如果客户不在已有 客户名单内 需要考虑将客户信息添加至客户名单中 批准是 否可以进行赊销 以及对每个客户的已授权的信用额度进行赊销 审批 通过审核后正式签订销售合同 企业根据销售合同安排生 产 3 销售部门将经过批准的多联式的销货通知单及其他销售交易资料 分送仓储 发运和开单等部门 4 发运部门根据已批准的销货通知单安排从仓储部提货 包装和发 运货物 并把发运汇总资料转送开单部门 5 开单部门核对销货通知单与发运汇总单据 依据销售合同 企业 的产品价格目录资料开出销售发票和提货单给客户 列明销售物 品品种与数量 价格 运费 税金项目 销售折扣和付款方式等 然后把发票的副联转送财会和存货控制两部门 客户以销售发 票为凭单办理销售结算 客户持提货单也可到仓库部门提取商品 6 财会部门编制会计凭证 记录销售过程 严格区分赊销和现销业 务并按销售发票编制转账凭证或现金 银行存款收款凭证 再据 以登记销售明细账 应收账款明细账及现金 银行存款日记账 反映现金 应收账款 及销售情况 7 财会部门确认 计量并记录销售成本 根据存货计价方式和所销 售商品数量 计算销售商品成本 编制转账凭证 再据以登记销 售成本明细账和存货明细账 8 仓储部门依据相关部门转来的销售资料登记存货记录 反映库存 发出的数量情况 9 办理和记录销货退回业务 对于客户的退货事件 企业需要开具 红字销售发票冲减原来已经确认的销售业务 财务部根据红字发 票退还客户货款 并冲减已经确认的销售收入 销售税金及销售 成本 仓库部门确认收回所退商品 并用红字登记库存账 10 坏账管理 根据企业应收账款状况和提取坏账准备的相关制度 及时准确提取坏账准备 对于确实无法收回的货款 获取货款无 法收回的确凿证据后 经审批后 注销这类坏账 对坏账计提 发生与收回编制会计凭证 2 简述销售与收款业务核算和管理的基本内容 答案 完成对销售与收款管理业务流程的全面管理工作 就是从客户资 料 报价单 销售合同及销售发票的输入到实现销售 收到货款的 全过程进行管理 其中经过销售报价 销售合同签订 销售开票 销售收款 销售退货等活动 同时销售经过管理和客户信用管理将 贯穿于整个销售与收款的日常单据处理流程之中 3 销售与收款核算和管理系统有哪些主要特点 答案 1 业务频繁 数据量大 2 数据的真实性 准确性要求高 3 销售活动参与者众多 数据的实时性要求高 4 业务内容及核算方法比较复杂 可靠性要求高 5 信息加工的深度要求较高 应具备一定的统计功能 为销售 分析预测提供基础数据 6 应具备资料 档案管理的特点 7 同其他子系统联系紧密 4 在 IT 环境下 销售与收款子系统的主要设计目标是什么 答案 在 IT 环境下 销售与收款子系统的主要目标可归纳如下 1 在系统的初始设置方面完成用户自定义功能 包括 根据具体业务不同 完成产品 商品 目录 销售部门 销售人员 产品存放仓库 销售客户 销售合同 主要单证票据等 数据库的库结构字段的用户自定义工作 可定义不同的销售方式 并根据不同的销售方式的需要 用户可自定义若干核算字段 在进 行利润等指标核算时 用户可使用系统提供的语言 自定义不同的 计算公式 对上述核算字段进行运算 用户可自定义应收帐款帐龄 分析时间区间段 2 在信息采集方面 要求能够全面 准确地收集销售信息 规范业务流程 以统一的口径 要求 多种手段 多种渠道收集销 售信息 有利于系统所记录的销售信息全面 一致 准确 3 在信息记录 加工和处理方面 要求做到 及时掌握企业的销售情况 反映和监督销售计划 销售合同 销售订单的执行情况 促使企业按预定的销售战略完成销售计划 保证企业正常经营所需的周转资金 完成日常销售核算与管理 反映和监督企业的销售数量 销售 收入 销售成本 销售费用 销售税金及附加和销售利润的完成情 况 促使企业加强对销售货款的管理 降低销售成本与销售费用 及时记录已经收回的货款 反映和监督赊销 货款的收回情况 尽量避免和减少坏帐损失的发生 并对可能的坏帐进行合理的估计 及时反映每笔业务的执行情况 不仅有利于维系与客户的良好 关系 而且将有利于企业进行应收账款管理 减少应收占用资金成 本 减少坏账损失 加速应收账款周转速度 4 在信息传递和流程管理方面 要求做到 规范销售流程 相关部门熟悉销售业务处理过程 有利于提高工 作效率 实行动态管理 有效控制销售 发货 收款等环节 上诉环节之间 的信息传递与共享对于有效管理销售流程至关重要 例如 销售发 票的数量应该决定发货数量 在销售部门和仓库部门之间实现信息 共享 并通过销售发票数量控制出库单数量 将在很大程度上减少 销售发票信息与出库信息之间的差异 销售发票与收款信息 直接 决定企业应收账款状况 一方面 将发票的关键信息 如客户编码 及名称 动态传递给收款环节 另一方面 提供销售发票和收款 包括预收款 之间的结算处理 保证应收账款信息的准确无误 5 在资料管理 风险控制方面 实行价格管理与信用管理 防 范经营风险 IT 销售与收款子系统将借助 IT 技术快速计算 信息共享等特征 有效实施价格管理和信用管理 评价客户的偿债能力和信誉程度 控制赊销合同的签订 对客户资料和销售合同进行管理 防范企业 经营风险 6 关于信息查询 输出方面 要求做到多角度销售分析 提供 销售决策支持信息 首先 销售活动涉及多方参与者 需要加强对参与者的管理 如 加强客户管理 对客户交易状况 信用情况等进行分析 又如加强 销售人员管理 对销售人员进行业绩分析等 其次 以核算信息为 基础 对产品盈利能力进行分析与预测 对各销售地区销售业绩进 行分析与预测 对销售增长趋势进行分析与预测等等 从多个角度 展开销售分析 为企业日常管理与决策提供支持信息 7 关于与其他会计子系统集成使用方面 要求做到 提供与账务处理自系统等其他会计子系统之间的接口 能够方便 及时的将有关数据在个子系统之间进行传递 如 销售业务所产生 的会计信息必须自动生成并传递给账务处理子系统 另一方面 该 子系统需要获取其他子系统的相关信息 如从其他子系统中获取所 销售产品的成本信息等 因此 销售与收款子系统应该与其他会计 子系统集成使用 实现数据一次录入多方使用 借助信息共享特性 促进各部门之间的沟通与监督 促进各环节之间的衔接与控制 5 销售与收款子系统中常用数据文件包括哪些 它们在系统中的作 用是什么 答案 1 客户档案文件 该文件用于存储所有客户的固定信息 参考客户编码一节 以及所 欠帐款综合动态信息 以便加强货款催收工作 提高销售管理 文 件中每个记录对应一个客户 根据此文件可以输出欠款客户信息表 客户信誉信息表 催款单 客户代码表 客户应收帐款汇总表等 2 销售报价单文件 销售报价单文件记录企业向客户提供货品 规格 价格 结算方式 等信息 企业可以针对不同客户 不同存货 不同批量提出不同的 报价 折扣率 3 销售合同文件 指的是企业传统意义上的销售合同中关于货物的明细内容 也可以 是一种订货的口头协议 是反映由购销双方确认的客户要货需求的 单据 该文件用于存储所有签署的合同的固定信息 以及合同执行 过程中的综合动态信 4 销售发票文件 用于存储在销售开票过程中用户所开据的销售发票的详细信息 销 售发票包括增值税专用发票 普通发票等 销售发发票是确认和计 量销售收入 应交销售税金 应收账款的依据 是销售管理的重要 环节 5 销售文件 是系统根据销售发票记账文件记账生成的数据文件 该文件用来存 储每笔销售业务的详细数据 有关销售的统计分析数据均可由此数 据文件加工处理生成 6 应收 预收帐款文件 该文件用于存储每笔赊销业务形成的应收帐款及预收帐款信息 该 信息由销售发票文件记帐以及销售发票文件与收款单文件核销后生 成 该文件是生成应收账款对帐单的重要数据来源 利用该文件可 以生成销售发票信息列表 客户欠款发票列表 逾期未收款明细表 应收账款账龄分析表等 7 收款单文件 用来存储收款单信息 记录企业所收到的客户款项 每张收款凭 证为一个记录 以提供生成应收帐款明细帐所需的收款信息 款项 性质包括应收款 预收款 其他费用等 6 为什么将销售合同文件拆分成固定信息和变动信息两个文件 它 们各自的文件结构都包含哪些字段 两个文件可以哪个字段相互连 接 又分别以哪些字段作为关键字建立相应的索引文件 答案 签署销售合同时 同一合同上可以记录多种存货的销售信息 因 此 可以将销售订单文件拆分成两个文件 一个文件用于保存销售 订单的固定信息 处于单据的表头位置 另一个文件用于保存销售 订单的变动信息 处于单据的表体位置 这样进行文件结构设计 目的是便于随时了解合同执行情况 提高销售管理水平 1 销售合同固定信息文件结构包含下面字段 合同编号 销售方式 签订日期 付款期限 客户代码 客户 付款条件 部门代码 销售人员代码 交货地点 交货日期 违约 责任 2 销售合同变动信息文件结构 包含下面字段 合同编号 产品 代码 增值税税率 计量单位 销售单价 销售数量 合同金额 3 上述两个文件可以通过 合同编码 进行联接 固定信息文件 以 合同编码 作为索引关键字建立索引文件 变动信息文件以 合同编码 产品代码 作为索引建立索引文件 7 为什么将销售发票文件拆分成固定信息和变动信息两个文件 它 们各自的文件结构都包含哪些字段 两个文件可以哪个字段相互连 接 又分别以哪些字段作为关键字建立相应的索引文件 答案 由于许多时候同一客户开具的一张销售发票可以包含多种存货的 销售信息 因此 与销售报价单和销售合同相对应 销售发票文件 可以拆分成固定信息和变动信息两个文件 1 销售发票固定信息文件结构包含以下字段 发票号 合同编号 开票日期 预计收款时间 销售方式 计税方式 结算方式 结算 号 运输单号 出库单号 客户代码 客户付款条件 部门代码 销售人员代码 仓库代码 发货地址 开户银行 银行账号 纳税 人登记号 制单人 审核标志 转账标志 核销标志 2 销售发票变动信息文件结构包含以下字段 发票号 产品 代码 计量单位 增值税税率 销售单价 销售数量 销售金额 销项税额 代垫运费 收款合计 3 两个文件以 发票号 进行联接 固定信息文件以 发票号 为关键字建立索引文件 变动信息文件 以 发票号 产品代码 作为关键字建立索引文件 8 销售与收款子系统由哪几个功能模块组成 简述各个功能模块的 基本功能 答案 销售与收款子系统由基础设置 销售预收款日常单据处理 自动 转账 销售核算及结账 统计与分析输出和系统维护六个功能模 块构成 各模块的基本功能介绍如下 1 基础设置 销售与应收子系统基础设置的主要作用是建立起各类档案 各种 初始设置及初始余额等数据的录入 如 销售部门及人员档案 销 售产品档案 客户档案等 基本档案的建立 不仅有利于方便 快 速的录入 更重要的是可以根据各类档案进行统计分析 另外 会 计信息系统的各子系统都将使用相同的基本档案 这为各个子系统 之间数据的共享与传递奠定了基础 各种初始设置包括数据文件结 构的用户自定义 打印格式的自定义 转账流程 例如凭证模板 的用户自定义 账龄分析的时间段定义 税种 税率设置等 同时 在初始化模块还要完成应收账款的余额录入 特别是上年未核销的 往来账余额录入等等 部分初始信息的设置使用还将协助企业实现 业务环节的相关控制与监督 如其他设置模块中的客户付款条件设 置将使用于发票处理环节 赊销类业务信用期限到期后 系统将自 动提供应收预警信息 促进企业加快款项回收 2 销售与收款日常单据处理 主要用于规范销售与收款活动日常处理流程 具体而言体现在编制 录入和审核各种单据 记账 往来核销 自动转账以及坏账处理 销售价格管理和客户信用管理贯穿于整个销售与收款的日常单据处 理流程 日常单据的录入包括报价单 销售合同 销售发票及收款单 等 由于销售与收款活动的各个环节之间存在继承性 各种 单据之间必须遵循一定的因果关系 该功能模块将根据销售 类型的不同 约束各单据的处理顺序 界定同一单据内部不 同数据项之间 不同单据的数据项之间的计算关系 如同一 笔业务的收款单参照销售发票生成 两张单据的客户信息 交易信息保持一致 单据的审核与记账 录入的单据需经过审核方可记账 往来核销 提供了自动核销和手工核销两种方式 坏账处理 包括坏账计提 坏账发生与收回等 全面掌握坏 账信息 加强对应收账款管理 减少坏账损失 3 自动转账 销售与收款处理全面收集业务信息 转账处理主要实现将销售与收 款业务信息转换为会计信息 并传递给总账子系统 自动转账分为 两个部分 定义凭证模板和生成记账凭证 凭证模板的定义将针对具有相同特点的销售 收款活动设置 转账规则 转账规则将决定业务单据 销售发票 收款单 出库单 各数据项如何转化成凭证的科目 借贷方金额及辅 助核算信息 在企业销售与收款业务特征保持稳定的情况下 一次设定转账规则后可以长期重复使用 一旦业务特征发生 变化 企业需要修改转账规则 生成记账凭证模块根据业务单据的各数据项的具体数值及已 经定义好的凭证模板 将业务单据记载的业务信息转换成凭 证信息 传递给总账子系统 实现销售及收款信息的计量与 确认 4 销售核算及结账 主要是为了完成产品销售利润的计算 针对销售文件的处理而设计 的 实现销售信息的汇总 结转与计算 包括汇总销售收入 结转 销售成本 结转销售税金 计算销售利润以及月底结账 5 统计与分析输出 查询销售与收款的明细单据 按不同统计条件 分地区 分部门人 员 分产品品种等对一段期间内的销售与收款业务进行汇总统计 此外 根据企业常用的销售与收款分析方法 提供内部管理及分析 报表 销售分析通常包括 销售构成分析 销售增长分析 销售毛 利分析 部门与职员业绩分析等 收款与应收分析通常包括 应收 账款账龄分析 未来期间收款预测 资金回笼情况分析及逾期未收 款分析等 不同企业可能采用不同的统计与分析方法 相关报表将 为企业日常管理和决策提供支持信息 此外该模块还可查询客户信 息 合同及发票信息等 6 系统维护 该模块提供系统服务