论科技档案的第一价值和第二价值_科技档案价值形态研究系列论文之一_黄世喆

档案学通讯2012年第1期 作者简介 陈海玉 女 1975年生 云南大学公共管理学院情报与档案学系讲师 档案学博士 主要研究 民族档案 历史文书学 秘书学等 论科技档案的第一价值和第二价值 黄世喆 1 归吉官 2 1 广西民族大学2 广西建设职业技术学院南宁530006 摘要 谢伦伯格的 文件双重价值论 以及国内学界借鉴 文件双重价值论 提出的 档案双重价值论 皆有其各自产生的背景 原因以及适用范围 但目前均面临着挑战 相比较而言 将 文件双重价值论 运用 到科技档案领域 具有更强的适用性 关键词 科技档案价值第一价值第二价值 中图分类号 G272 3 Abstract Both the theory of two types of values of records by T R Schellenberg and the theory of two types of values of archives by domestic scholars have their own background reasons and scope Two of them are now facing challenges In comparison we have much more reasons to apply the theory of two types of values of records to the field of science and technology archives management activity Keywords The value of science and technology archives Primary value Secondary value 科技档案价值形态研究系列论文之一 何总结现有经验 结合少数民族档案自身特点 制定 相应的规章制度 并采取有效的方法和措施来收集 整理利用少数民族档案是今后在理论和实践上所必 须解决的紧迫课题 例如 对少数民族档案信息资源 的开发利用 少数民族口传记忆遗产的收集与整理 少数民族档案保护和数字化等方面的政策 法规 模 式 机制 方法 技术进行全方位创新性研究 以逐步 实现少数民族档案管理的规范化 标准化和科学化 注释 1 杨中一 中国少数民族档案及其管理 M 北 京 中国档案出版社 1993 11 8 2 张鑫昌 郑文 张昌山 民族档案学刍议 特征 与任务 J 思想战线 1988 1 81 87 3 华林 西南少数民族历史档案管理学 M 北 京 民族出版社 2001 8 26 4 朱强 戴龙基 蔡蓉华 中国核心期刊要目总 览 核心期刊表 Z 北京 北京大学出版社 2008 10 5 陈子丹 民族档案学研究的问题及发展趋向 J 兰台世界 2008 12 2 3 参考文献 1 昌建纳 建国以来我国民族文献研究论文的 统计分析 J 现代情报 2008 3 173 177 2 华林 少数民族历史档案研究述评 J 档案学 通讯 2003 5 19 22 3 陈子丹 民族档案学形成与发展刍议 J 档案 学研究 2007 4 42 44 4 康蠡 周铭 1998 2007年档案检索研究论文 的文献计量学分析 J 档案 2009 3 13 15 5 段丽波 西南少数民族档案研究综述 J 档案 学通讯 2008 5 80 83 27 DOI 10 16113 ki daxtx 2012 01 015 档案学通讯2012年第1期 在今天看来 无论是谢伦伯格的 文件双重价值 论 还是国内学界借鉴 文件双重价值论 提出的 档案双重价值论 都遭到了不同程度的挑战 当初 谢伦伯格是基于公共文件概念而提出文件的第一价 值和第二价值 后来国内学界也只是相应地针对公 共档案 主要是文书档案 提出了第一价值和第二价 值 其实 第一价值和第二价值不仅仅局限于公共文 件或者公共档案 完全可以延伸到通常不属于公共 档案范畴的科技档案 可以说 相较而言 第一价值 和第二价值的划分在科技档案领域显现出了独特的 优势 更具适用性 1关于谢伦伯格的 文件双重价值论 1 1产生背景和原因 由于美国联邦政府产生的文件逐年增多 特别 是在二战期间各种战时机构林立 导致了文件的急 剧增长 再加上遍布美国绝大多数政府机关的案卷 室很少能够实行欧洲的登记室所实行的那种对于文 件的严格控制 只能眼睁睁地看着文件的急剧增长 而无法对其进行 节制生育 面对这样复杂严峻的 形势 急需寻求解决之道 正是在这样的大环境下 催生了谢伦伯格的 文件双重价值论 1 2 文件双重价值论 的内容及作用 适用 范围 上世纪50年代 谢伦伯格在他的著作 公共文 件的鉴定 以及 现代档案 原则与技术 中 提出 了公共文件的价值首先体现为对原机关的原始价值 亦称第一价值 而后再体现为对其他机关及非政府 方面使用者的从属价值亦称第二价值 文件的原始 价值或第一价值是指文件对文件形成者的有用性 这种有用性既体现为文件形成者形成文件的初衷 又体现为文件作为一种办事工具在完成原定目的 后 对文件形成者从事其他事务所具有的参考和凭 证依据作用 谢伦伯格把原始价值所具有的作用分 别称之为行政管理 财务 法律和执行价值 文件的 从属价值或第二价值是指文件对文件形成者以外利 用者的价值 或者也可以说是文件对社会的有用性 从属价值或第二价值又叫档案价值 它可以分为证 据性价值与情报性价值 这种价值主要是由被永久 保存在档案馆中的文件体现的 进而言之 谢伦伯格 认为 文件只有具有第二价值 才能称之为档案 谢伦伯格以文件利用者为参照将文件价值划分 原始价值和从属价值 并认为 文件原始价值的评定 应由文书工作者和其他的机关官员负主要责任 文书工作者应该在鉴定文件的从属价值方面同档案 工作者合作 档案工作者应该为鉴定文件的从属 价值承担最终的责任 1 这就为确定文件不同价值 的鉴定主体提供了理论依据 这也正体现了 文件双 重价值论 所作的巨大贡献 他对文件价值的划分精 辟而深刻 又便于操作 尤其是非常有助于档案工作 者对文件从属价值的鉴定 也就是鉴定文件是否成 为档案的标准 为缓解文件急剧增长所带来的压力 起到了实质性作用 当然 由于历史局限性 谢伦伯 格的 文件双重价值论 只限于政府机关所形成的公 共文件 而没有涉及企事业单位及个人形成的文件 当时 面对政府公共文件的洪流 谢伦伯格也只能这 么做了 而且 文件双重价值论 在当时的环境下体 现了理论的自洽性 简直可以称得上是完美的理论 不管谢伦伯格的 文件双重价值论 译为第一价 值和第二价值 或者原始价值和从属价值 都可能含 有这样的意思 其一 两者的形成有先后之分 原始 价值形成的过程也就是文件的制作 运转过程 所以 形成在先 而从属价值直到原始价值慢慢消亡后才 逐渐显现 直至文件被永久保存在档案馆中才达到 最大值 因此形成在后 其二 两者的作用有轻重之 别 文件之所以能够产生首先是为了满足文件形成 者履行职能 处理事务的需要 而后才考虑到对社会 的作用 如果文件无法满足文件形成者形成文件的 需要 那么文件将不会产生 更谈不上对社会产生作 用 因此 可以这样概括两者关系 前者形成在先 具 有首要的作用 后者形成在后 相对次要 在当前政务信息公开的大背景下 文件双重价 值论 的 前者形成在先 更重要 后者形成在后 相 对次要 观点就有问题了 或者说 其理论的自洽性 受到了威胁 其一 大多数公共文件的第一价值和第 二价值是可以同时产生的 不管这些文件是来源于 主要业务活动还是内部事务活动 应该说 任何文 件 不管是传统文件 还是电子文件 在它们产生的 那一刻开始 就同时具有潜在的多重价值 而这是文 件自身所具有的多重属性决定的 2 在政务信息公 开的大背景下 文件的形成者已经无法再将文件牢 牢控制在其手中 不管情愿与否 都得依法向公众公 开 从而使文件得到社会利用成为现实 这也使文件 一形成就具有的 多种潜在价值 有了实现的机会 即文件的第一价值和第二价值可以同时产生 其二 第二价值比第一价值发挥更大的作用 一般情况下 文件被控制在形成者手中时 我们往往觉察不到它 对非形成者或社会的作用 一旦被公之于众 该文件 将会在社会上产生巨大影响 此时 其第二价值所产 生的作用不亚于第一价值 甚至超过第一价值 比 如 日本核电站爆炸后 我国政府对外公布的一系列 关于核辐射检测指数报告等关系公众切身利益的文 件 这类文件的第二价值比第一价值发挥更大作用 这两点 正是现行文件公开的重要依据 此外 谢伦伯格认为 文件只有具有第二价值 又称档案价值 才能称之为档案 这就带来了相应 的问题 所有的公共文件是不是都有可能具有第二 价值 如果不是 那么其公共性就要打上问号 此问 题可以另文讨论 如果是 那么接下来的问题是 既 28 档案学通讯2012年第1期 然文件的第一价值和第二价值可以同时产生 那么 是不是所有的 现行 文件都是档案了 这种广义而 宽泛的理解与拉丁语系国家的观点倒是一致 但与 美国档案界关于档案的严格定义 也是谢伦伯格赞 同的定义 则大相径庭了 这样一来 文件双重价值论 的作用就打上了 问号 谢伦伯格的 文件双重价值论 不仅在国外 而 且在当今国内政务公开的形势下 其适用性均遭遇 挑战 因为 如果确如谢伦伯格所说 文件的第二价 值产生后才能转化为档案 这时的文件已进入非现 行期 也才有可能进入公共档案馆提供开放利用 那 么仅具有第一价值的现行文件的公开就没有多大的 理论依据了 2关于国内提出的 档案双重价值论 2 1产生背景和原因 上世纪50至60年代 在我国已经有学者提出 了与谢伦伯格相类似的观点 比如曾三于1955年和 1961年分别提出 档案对档案形成者 机关 以外国 家 社会的重要作用以及重要档案最终必须归档案 馆保存的思想 和 档案对于档案形成者 机关 的首 要作用和首先归档案形成者 本机关 所有和利用的 思想 陈兆祦教授于1962年主编的 档案管理学 也指出 档案在一定时间内 首先是它的形成单位 最需要查考利用 而它的长远作用又不限于一个机 关 整个国家有关的各项工作也需要全面地利用 3 1983年谢伦伯格的著作 现代档案 原则与技 术 在我国翻译并出版 此后 文件的第一价值 第二 价值提法开始在学术界流行 与美国人不同的是 我 国将这两个概念用于档案身上 1986年 在陈兆祦 与和宝荣教授共同主编的 档案管理学基础 中明确 地使用了档案第一价值和第二价值这两个概念 并 将其解释为 档案对于档案形成者的首要作用 构成 了档案的第一价值 档案对于档案形成者以外的 这种社会作用 构成了档案的第二价值 4 我国的档 案和美国的档案不是一回事 范围更宽 既有过渡性 的半现行文件 又有非现行文件 档案的第一价值与 第二价值是被包含于持有大文件概念的美国的文件 第一价值与第二价值之中的 因此档案双重价值论 借鉴 文件双重价值论 有其合理性 但其理论的自 洽性则打了折扣 2 2 档案双重价值论 的内容及作用 适用范围 国内档案界所说的 档案 一般情况下也主要是 指公共档案 甚至只是指文书档案 档案得以形成 并被一直保存 首先是为了形成者查考利用的需要 不然就不会将其保存下来 从这个意义上看 档案 双重价值论 并没有认可谢伦伯格把具有第二价值 又称档案价值 作为文件转化为档案的前提条件的 观点 此时 社会上其他机关利用的需要并不突出 档案对于档案形成者的这种首要作用 称为档案的 第一价值 同时 从长远来看 档案还是党和国家的 财富 其作用不仅仅局限于对形成者的作用还应包 括对档案形成者以外的这种社会作用 档案对社会 的作用 称为档案的第二价值 理论上一般认为 档案处在第一价值控制期 其 主要为形成者服务 并保存在机关档案室 而后第一 价值逐渐消退 进入第二价值控制期 此时档案主要 为社会服务 并保存在档案馆 通常情况下 进入国 家档案馆的档案才有向社会公众公开的必要 因为 此时档案的第二价值才显现 而在当前形势下 主要 为形成机关服务的档案室所保存的档案往往同时具 有第一价值和第二价值 这就要求打破目前机关档 案室封闭的状态 为社会服务 实际上 如果 档案双 重价值论 认为所有的 公共 档案 包括机关档案室 保存的 都具有第二价值 那么就可以成为机关档案 室公开其档案的理论基础 当然 档案双重价值论 同样也面临是否认可 前者形成在先 更重要 后者形成在后 相对次要 这样的观点的问题 同时 国内的档案定义既不同于 拉丁语系国家 也不同于美国的观点 借鉴 文件双 重价值论 提出的 档案双重价值论 在当今的形势 下 其适用性也遭遇挑战 其理论的自洽性受到威 胁 既有先天不足 又有后天缺陷 它首先要面对的 问题是 档案双重价值论 提出后 是否还允许 文 件双重价值论 的存在 它们之间是什么关系 其次 它要回答的是 档案双重价值论 在当今形势下的 存在理由是什么 3 文件双重价值论 在科技档案领域更有其 合理性 文件双重价值论 认为政府公共文件的形成首 先是为原形成机关服务 实现其第一价值 等到第一 价值实现完毕后后 才进一步考虑其对社会是否还 具有第二价值 文件双重价值论 中的 前者形成在 先 更重要 后者形成在后 相对次要 这一观点虽源 于政府公共文件 但是其适用性不仅仅局限于公共 文件领域 完全可以扩展开来 延伸到企事业单位形 成的科技档案 甚至于可以说 与这一观点到了今天 在公共文件领域遭到挑战的遭遇不同的是 它恰恰 更能够在科技档案领域发挥独特的优势 更适用于 科技档案 其一 大多数科技档案产生于企事业单位 形成 之初就是为形成者服务 其次才考虑为社会服务 而 且第二价值是后来才产生的 文件形成者的性质决 定了文件发挥作用的性质 形成科技档案的企事业 单位主要是以自身的科技生产 经营活动为中心 而 形成公共文件的政府机关主要是以社会管理 公共 服务为中心 这不同的文件形成者性质就直接影响 着其所形成的作为办事工具的文件所发挥作用的性 质 科技档案产生之初 首先是为满足文件形成者科 29 档案学通讯2012年第1期 技生产 经营活动的需要 为的是实现其第一价值 而从未过多考虑或者意识到第二价值 再加上 科技 档案不在政务公开范畴 形成者可以将其完全控制 在手中而不对外公开 即使存在微弱的 潜在的第二 价值 它也不可能实现 这就使第二价值的实现失去 了土壤 只有待科技档案所涉及的科技生产 经营活 动业已完成 第一价值才随之消退 而后科技档案形 成者会逐渐松手对其控制直至移交相应的专业档案 馆 其第二价值才有实现的机会 其二 对于形成者而言 由于不是像政府机关这 样的公共机构 其所形成的科技档案的第二价值比 第一价值发挥的作用要小 文件形成者的性质决定 文件发挥作用的性质 这不仅体现为影响科技档案 第一价值和第二价值发挥作用的先后顺序 还体现 为影响科技档案第一价值和第二价值发挥作用的大 小 科技档案大多是围绕企事业单位自身科技生产 经营等活动的开展而形成的文件材料 其内容及作 用对象大多仅局限于形成者所从事的科技生产 经 营领域 而不涉及社会管理和公共服务领域 由于科 技档案的形成领域及内容被限定在一个较小的范围 内 所以其社会利用主体不可能像公共文件的社会 利用主体那样庞大 正是基于以上原因 才导致科技 档案的第二价值比第一价值发挥的作用相对要小 很显然 科技档案第一价值和第二价值的产生 有非常清晰的先后之分 其发挥作用也有明显的大 小 或轻重 之别 因此 将谢伦伯格的 第一价值 和 第二价值 概念借用到科技档案领域更具合理性 值得说明的是 其一 并不是所有的科技档案都 具有第二价值 具有第二价值并不是成为科技档案 的前提条件 其二 并不是所有具有第二价值的科技 档案都会进入科技专业档案馆保存 并对社会提供 利用 4科技档案的第一价值 第二价值和其他价值 形态的关系 科技档案价值形态亦称科技档案价值的具体表 现形式 或者是具体的科技档案价值 科技档案价值 形态与档案价值形态是一致的 主要有科技档案的 第一价值和第二价值 现实价值和历史价值 凭证价 值和情报价值 利用价值和保存价值等 科技档案之 所以表现出多元化的价值形态 主要是因为人们可 以根据不同的标准或从不同的角度来划分其价值形 态 比如按利用主体可以划分为第一价值和第二价 值 按实现目的可以划分为现实价值和历史价值 按 实现性质或作用机理可以划分为凭证价值和情报价 值 按实现状态可以划分为利用价值和保存价值等 等 在这诸多价值形态中 既有平行关系或交叉关系 的 也有从属关系的 比如 不管是第一价值和第二 价值 或是现实价值和历史价值 还是凭证价值和情 报价值 都属于利用价值范畴 在实现科技档案第一价值的过程中 可以体现 为现实价值 凭证价值 科技档案实现第一价值时更 多体现在为形成者创造经济效益 实现的是现实价 值 凭证价值 科技档案对形成者的作用大多通过对 作为现实工作依据的科技档案的利用才得以实现 比如 科技档案中的石油地质档案对石油勘探开采 过程的作用 设备档案对设备在安装调试过程的作 用