办公室管理办法

欣錩鞋業有限公司欣錩鞋業有限公司 管理規章管理規章頁次 1 4 辦公場所管理辦法 文件編號 SY 52M 011部門 管理部 一 目的一 目的 為加強公司行政事務管理 營造清潔 寧靜 安全 規範之辦公 洽公場所 提升各部門辦公效率與品質 展示公司良好的企業文化 特訂定本辦法 二 範圍二 範圍 各部門辦公 洽公場所均適用本辦法 三 權責三 權責 無無 四 定義四 定義 無無 五 作業內容五 作業內容 1 著裝與個人儀表規定 1 1 周一至周五均須依規定穿著廠服出入辦公 洽辨場所 禮拜六 禮拜天 可穿著便服 但不可穿過於暴露或不整潔衣服進入辦公 洽辦場所 1 2 員工進出辦公 洽辦場所 不可穿拖鞋 響底鞋或高於 3cm 高跟鞋 1 3 事務所及其他幕僚部門之女性同仁每天上班必須儀容整潔 化妝以淡妝 為主 不可濃妝艷貌 1 4 辦公場所不得嘻笑 打鬧 吃零食 閱讀與工作無關之報刊 雜誌或干 擾別人工作 1 5 客人蒞臨工廠 要禮儀相待 對客人資訊與己不相關之業務事項時 不 可言 不知道 要禮儀應對並知悉與其相關業務人員協助解答 2 辦公 洽辦場所衛生清潔 文件管理 2 1 辦公 洽辦場所要定人 定期清潔衛生 整理物品 各文職人員應負 責對自己的辦公桌面及辦公用具之衛生清潔及物品整理 欣錩鞋業有限公司欣錩鞋業有限公司 管理規章管理規章頁次 2 4 辦公場所管理辦法 文件編號 SY 52M 011部門 管理部 2 2 管理部須安排值日生 負責事務所會議室及高層管理人員之辦公桌面及 用具之衛生清潔 花卉培養 物品整理 其他會議室 高層管理人員 之辦公桌面及用具之衛生清潔 花卉培養 物品整理由對應部門之助 理負責清潔 整理 2 3 辦公 洽辦之所有文件資料下班或洽辦結束前必須整理 歸檔 涉及公 司商業機密 人事 薪資檔案等重要文件資料須放入文件櫃妥善保管 其實施細節依 辦理 3 公司客戶及其他相關業務分包商之接待 3 1 公司客戶到訪由其對應之各品牌業務員接待 包括泡茶 咖啡 3 2 公司客戶若要參觀工廠生產車間 必須有專員級 含 以上幹部全程陪 同或經其核示由相關業務員陪同導引 未經廠區主管允可任何人不 得引帶業務分包商進入生產車間 3 3 業務部門指派專人負責所對應之品牌客戶辦公室衛生清潔 物品整理 及客人相應招待 泡茶 咖啡等 3 4 對其他相關業務分包商到訪工廠之接待 除有對應部門主管事先明示 外 其他均需在門衛室等候知會總務課應對 當地政府各職能部門 相關領導到訪公司之接待例外 3 5 非重要客戶業務洽辦一律在門衛室接待處辦理 4 辦公 洽辦場所其他管理規定 4 1 總機輪值由二位總機 招待人員輪流值日 4 2 總機人員接聽電話信息或接待來客時需禮貌用語 收發電話禮貌用語 翔合 您好 請 對不起 謝謝 接待來客禮貌用語 先生 小姐 您好 歡迎蒞臨 請 對不起 謝謝 欣錩鞋業有限公司欣錩鞋業有限公司 管理規章管理規章頁次 3 4 辦公場所管理辦法 文件編號 SY 52M 011部門 管理部 4 3 總機人員收發 傳遞電話 廣播信息 傳真文件須及時 準確 不 得扣留 延辦及复印或透露須保密文件 事項給他人 不得轉接私 人電話 對外撥打電話及接發傳真文件均須登錄備案 4 4 复印 傳真文件一律由總機人員辦理 非工作需要禁止其他人員進入 總機室 4 5 對公司突發事項 如自然災變 客人臨時來訪等 應及時知會相關主管 或廠區值星官作出應對 4 6 非公文資料不得在公司傳真复印 相關檔案文件任何單位或個人 未 經允許不得隨意銷毀 复印或借給別單位 4 7 所有文職 業務電腦操作人員 不得利用工作之便隨意電腦打印有關 公司商業機密或公司管理規章及其他須保密事項之資料 協助其他部 門打印與自身業務無關之資料須經單位主管同意方可 4 8 所有文職 業務電腦操作人員不得利用工作之便 通過 e mail 傳遞 與公司業務無關之圖片 信件或其他不健康內容之信息 4 9 公司內部傳遞的簡單請示 報告或其他不要電腦打印的文件 原則上 不可使用電腦打印 以利於降低電腦耗材消耗 4 10 非洽公 業務經辦人員 一律不得隨意進入事務所或其他洽公場所 需呈報廠區主管核決之文件 事務所定專人負責傳遞 生產單位文 件傳遞一律由單位助理辦理 特殊文件傳遞例外 4 11 非本機電腦操作人員未經允許不得操作他人電腦 4 12 辦公用品 電腦器材須列清單建檔保管 如有人員異動須辦理移交 若人為損壞或遺失須照價賠償 4 13 各辦公室文