excel2003技巧60

第五篇Excel2003使用技巧 吉林铁道职业技术学院讲授 李宪隆 第一章Excel2003编辑技巧 什么是Excel 优秀的 优胜的 它是微软公司出版的办公 office 软件的其中之一 是一个功能强大的电子表格软件 1工具栏的定义 打开 关闭工具栏 单击 视图 菜单 选 工具栏 选择需要的工具栏单击 自定义工具栏 添加按钮 单击 工具 菜单 视图 工具 右击工具栏上的按钮 选 自定义 功能单击 单击 命令 标签 在 类别 列表框中选择要添加的按钮类别 拖动 命令 列表框中的按钮到工具栏中 单击 关闭 按钮 删除按钮 前 步同上 将要删除的按钮拖出工具栏 单击 关闭 按钮 建立新工具栏 前 步同上 单击 工具栏 标签 单击 新建 按钮 在 工具栏名称 文本框中输入新工具栏的名称 单击 命令 标签 在 类别 列表框中选择要添加的按钮类别 拖动 命令 列表框中的按钮到自定义工具栏中 单击 确定 按钮 删除自定义工具栏 前 步同上 单击 工具栏 标签 选择要删除的自定义工具栏 单击 删除 按钮 确认删除 单击 确定 按钮 单击 关闭 按钮 2编辑栏的运用 位于工具栏的下方 用来显示活动单元格的数据或公式 单元格名称框显示当前单元格的名字 在单元格名称框内直接输入单元格地址 可以直接定位到单元格 取消按钮 取消本次输入的内容 确认按钮等价于回车 编辑公式按钮f X 等价于 公式栏输入数据或编辑公式 3窗口的操作 如何快速移动滚动条按Shift键 再拖动滚动条 水平 垂直分割条的应用在活动单元格处进行水平垂直的分割 如果在A1单元格 则默认水平垂直平分 4窗口的冻结拆分与撤销 选定要进行窗口拆分位置处的单元格 单击 窗口 菜单 选 冻结窗口 单击冻结窗口以后 再单击 窗口 菜单 就可以选 撤销冻结窗口 功能来进行撤销 5用模板建立工作簿 什么是模板模板是含有一定内容和格式的样板工作簿 用模板建立工作簿 单击 文件 菜单 选 新建 功能 在右边 新建工作簿 对话框内 单击 本机上的模板 选 电子表格方案 标签 选择所需的样式 单击 确定 按钮 建立自己的模板 单击 文件 菜单 选 另存为 功能 输入文件名 单击保存类型列表框右箭头 选择 模板 单击 单击 保存 按钮 注意 模板文件的扩展名为 XLT 6保存工作簿 加密保存 单击 文件 菜单 选 另存为 单击 单击 工具 下拉箭头 选 常规选项 单击 输入打开 修改权限的密码 再一次确认输入 单击 确定 按钮 自动保存 单击 工具 菜单 选 选项 功能单击 单击 保存 标签 设定自动保存的时间间隔 7工作表的最大行号 列标 一张工作表最多可以有 65536行 256列单元格 即 行范围 1 65536 列范围 A Z AA AZ IA IV 8工作范围的选择 是一组选定的单元格 可以连续 可以离散 选择离散的单元格按Ctrl拖动鼠标即可 所有的操作对选择的范围都是有效的 9填充句柄 在单元格或选择区域的右下角 有一个特殊的标记 称为填充句柄 当鼠标移到填充句柄上时 将变成黑色的实心十字 10Office助手的设置 显示Office助手单击 帮助 菜单 选 显示Office助手 单击 选择助手右击助手选择 同时可以选择动画的效果 11用键盘配合选择连续区域 鼠标 将单元格指针移到左上角单击 按Shift键 右下角单击 键盘 将单元格指针移到左上角 按Shift键 移动光标键 12选择所有的单元格 什么是全选按钮行列交叉处 单击全选按钮或 CTRL A 13用快捷键插入工作表 选择工作表 用以下方法 Shift F1 Alt Shift F11 14输入数值 最大整数 99999999999 单元格中出现 宽度不够 真分数 输入 再输入空格 输入分数 假分数 输入整数 再输入空格 输入分数 15输入数值型的文本 输入西文单引号 输入具体的数字 16自定义序列 自定义序列 输入序列 选择序列的范围 单击 工具 菜单 选 选项 功能单击 单击 自定义标签 单击 导入 按钮 单击 确定 删除自定义序列 单击 工具 菜单 选 选项 功能单击 单击 自定义标签 选择删除的序列 单击 删除 按钮 17自动填充 数值型 在起始单元格输入内容 鼠标移到填充句柄 复制 拖动鼠标到预定位置 递增 按Ctrl键 拖动鼠标到预定位置 向左 上递减 日期型 在起始单元格输入内容 鼠标移到填充句柄 递增 拖动鼠标到预定位置 复制 按Ctrl键 拖动鼠标到预定位置 向左 上递减 文本型同上 不存在递减问题 18有效数据 单击 数据 菜单 选 有效数据 功能单击 单击 设置 标签 设置有效条件 设置输入提示信息 设置警告信息 19输入到同组单元格 选择单元格范围 输入数据 Ctrl Enter 20选择性粘贴 选择范围 进行复制操作 制定粘贴区域 单击 编辑 菜单 选 选择性粘贴 单击 公式 格式 批注 转置 21插入超级链接 选择范围 单击 插入 菜单 选 超级链接 功能单击 输入超级链接的地址 22绘制正多边形 约束图形 正多边形Shift 拖动鼠标 约束图形 约束 Alt 拖动鼠标 约束 正多边形 Alt Shift 拖动鼠标 23一次插入n行 在插入行的位置依次向下选择n行 单击 插入 菜单 选 行 功能单击 24自动更正 单击 工具 菜单 选 自动更正 单击 在替换文本框中输入错误的内容 在替换为文本框中输入正确的内容 单击 添加 按钮 单击确定 25调整行高 列宽 自动调整 鼠标调整 菜单调整 26保护工作簿 单击 工具 菜单 选 保护 选 保护工作簿 单击 结构 工作表不能移动 删除 插入 隐藏 取消隐藏及重命名 窗口 窗口不能被移动 缩放 隐藏 取消隐藏及关闭 可以加密码来防止他人解锁保护 27保护工作表 单击 工具 菜单 选 保护 选 保护工作表 单击 从保护工作表对话框中选择 项内容进行保护 同时也可以加密码来防止他人来解锁保护 这点和excel2000有本质的区别 28保护单元格 选择全部工作表 单击 格式 菜单 选 单元格 单击 单击 保护 标签 取消 锁定 隐藏 功能 选择要保护的单元格 单击 格式 菜单 选 单元格 单击 单击 保护 标签 选择 锁定 隐藏 功能 单击 工具 菜单 选 保护 选 保护工作表 单击 输入密码 再一次输入密码确认 单击 确定 可以用底纹 颜色来加以区分 29快速定义工作表格式 选定需要定义格式的工作表范围 单击 格式 菜单 选择 样式 单击 从 样式名 列表框中选择合适的 样式 种类 从 样式包括 列表框中选择是否使用该种样式的数字 字体 对齐 图案 保护等格式内容 单击 确定 按钮 30快速显示单元格中的公式 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 视图 标签 窗口选项 栏下的 公式 项有效 单击 确定 按钮 如果想恢复计算结果的显示 再设置 窗口选项 栏下的 公式 项失效即可 31快速删除空行 在表中插入新的一行 全空 选择表中所有的行 单击 数据 菜单 选 筛选 单击 选择 自动筛选 单击 在每一列的项部 从下拉列表中选择 空白 在所有数据都被选中的 情况下 单击 编辑 菜单 单击 删除行 插入一个空行是为了避免删除第一行数据 32输入同组工作表 选择多张工作表 选择单元格 输入数据 33自动调整小数点 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 编辑 标签 选中 自动设置小数点 复选框 在 位数 微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数 单击 确定 按钮 34记忆式输入 单击 工具 菜单 选 选项 功能单击 单击 编辑 标签 选中 记忆式键入 35设置每页都打印表头 单击 文件 菜单 选 页面设置 功能单击 单击 工作表 标签 在 顶端标题行 左端标题列 文本框中输入工作表的范围 单击 确定 按钮 36在Word中引用Excel数据 选择Excel单元格数据 进行复制操作 切换到Word文档 单击 粘贴 按钮 单击 粘贴选项 按钮 选 匹配目标格式并链接到Excel 单击 37固定数据输入时的焦点 输入数据前 在按住 Ctrl 键的同时单击选择该单元格 开始数据的输入 这样不管按下多少次 Enter 键 光标始终都不会移动到其他单元格 如果要移动到下一单元格 可以使用方向键来完成 38在单元格中快速定位 按 F2 功能键 单元格就会自动转换输入模式 同时光标也自动定位在该单元格的最后面 直接输入数据 39在信息输入前给予提示 单击 数据 菜单 选 有效性 单击 单击 输入信息 标签 在 标题 和 输入信息 文本框中输入提示信息的标题和内容 40选择大范围的单元格区域 单击 单元格名称框 输入起止单元格地址 中间用冒号隔开 回车确认 41隐藏 取消 行或列的方法 隐藏隐藏行 Ctrl 9 隐藏列 Ctrl 0 取消隐藏将鼠标移动到被隐藏行列之间的位置 当鼠标的指针变成为横 纵 号 黑色实心双箭头的形状时 双击 42隐藏或显示零值 通过 工具 菜单 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 视图 标签 设置 零值 复选框 通过 格式 菜单 选择包含要隐藏的零值的单元格 单击 格式 菜单 选 单元格 单击 单击 数字 标签 在 分类 列表中 单击 自定义 在 类型 框中 键入 0 0 43自动输入日期和时间 选择单元格 输入当前日期 Ctrl 输入当前时间 Ctrl Shift 44求和函数的快捷输入 选择单元格 Alt 45添加双下划线 选择单元格 按 Shift 下划线按钮 46选中数据类型相同的单元格 单击 编辑 菜单 选 定位 单击 定位条件 按钮 根据需要 选择设置好要查找的单元格类型 单击 确定 按钮 47数据录入时自动切换输入法 选中使用同一种输入法的所有单元格 单击 数据 菜单 选 有效性 单击 单击 输入法模式 标签 中文模式就选择 打开 英文输入模式 就选择 关闭 英文模式 48消除运算结果的系统误差 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 重新计算 标签 选择 以显示值为准 P 复选框 单击 确定 按钮 49为数据输入设置下拉列表 选择要建立自动选择列表的单元格 单击 数据 菜单 选 有效性 单击 单击 设置 标签 在 允许 下拉列表中选择 序列 项 在 来源 列表框中输入供选择的序列 不同的选择项用逗号分开 如 输入 优秀 良好 及格 不及格 单击 确定 按钮 50利用单步执行检查公式错误 单击 工具 菜单 选 自定义 单击 单击 命令 标签 在 类别 列表中选择 工具 项 在 命令 列表中选择 公式求值 按钮 拖到工具栏上 选择包含函数的单元格 单击 公式求值 按钮 51如何制作斜线表头 在单元格输入一行内容 软回车Alt Enter 输入第二行内容 确认 单击 格式 菜单 选 单元格 单击 单击 边框 标签 选择斜线类型 单击 确定 52如何制作多斜线表头 在单元格输入多行内容 每行内容用软回车换行 利用绘图工具栏的直线按钮 进行起止点的绘画 53创建分级显示 选择多行或多列 单击 数据 菜单 选择 组及分级显示 单击 组合 54在工具按钮之间设置分隔线 按住 Alt 键 然后单击并稍稍往右拖动该工具按钮 如果要取消分隔线 只要向左方向稍稍拖动工具按钮即可 55菜单一次性完整展开 单击 工具 菜单 单击 自定义 单击 选项 标签 单击选择 始终显示整个菜单 复选框 56隐藏单元格值 选中要隐藏数据的单元格 单击 格式 菜单 选择 单元格 单击 在 数字 标签的 分类 框中选择 自定义 在 类型 文本框中输入 单击 确定 57自定义单元格的移动方向 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 编辑 标签 在 按Enter键后移动 项后面的下拉列表框中 有四种方向可以选择 单击 确定 58更改系统打开和保存的默认路径 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 常规 标签 在 默认文件位置 后面输入完整的保存路径 单击 确定 按钮 59启动Excel自动打开文件 单击 工具 菜单 选 选项 单击 单击 常规 标签 在 启动时打开此目录中的所有文件 后面输入文件名 单击 确定 按钮 60轻松实现语音校对 单击 工具 菜单 选 语音 选 文本到语音 工具栏单击 调出语音工具栏 单击朗读单元格按钮 停止 按停止朗读按钮 第二章公式与函数技巧 公式和函数是Excel2003的重要组成部分 一 公式的组成 公式的标志 运算对象 数字 字母 汉字 运算符 单元格引用 二 运算符的种类 算数运算符 比较运算符 文本运算符 将两个字符串连接起来 引用运算符 区域运算符对两个引用之间的 包括其本身 所有单元格进行引用 联合运算符将几个引用合并作为一个引用 空格交叉运算符 产生对同时隶属于两个引用的单元格区域的引用 三 运算符的优先级 引用运算符 算数运算符 文本运算符 比较运算符 四 单元格引用的方式 绝对引用 含义是指公式所引用的单元格是固定不变的 无论将它剪切 复制到那里 都将引用同一个单元格 符号 相对引用 含义是指将公式复制到其它单元格 引用会根据当前行和列的内容改变 相对引用不需要符号 五 日期和时间的运算 日期的运算 引号 输入第一个日期 引号 输入第二个日期 时间的运算同上 结果是天数 六 输入同一公式 选择单元格的范围输入公式CTRL ENTER 七 工作簿 工作表之间单元格的相互引用 格式 工作簿名 XLS 工作表名 单元格引用 八 数组公式 数组