单机版快速操作说明.doc

云南省云南省 机关电子文件归档管理利用系统机关电子文件归档管理利用系统 快速使用指南快速使用指南 版本 版本 V2 0V2 0 紫光软件系统有限公司电子档案事业部紫光软件系统有限公司电子档案事业部 云南分销中心 昆明信迪科技开发有限公司云南分销中心 昆明信迪科技开发有限公司 目目 录录 第一步 文件整理第一步 文件整理 1 第二步 文件归档第二步 文件归档 12 第三步 打印归档文件目录第三步 打印归档文件目录 14 第四步 档案查询利用第四步 档案查询利用 17 第五步 档案信息打包移交档案局第五步 档案信息打包移交档案局 20 第六步 软件数据备份第六步 软件数据备份 24 1 第一步 文件整理第一步 文件整理 1 双击紫光档案馆系统单机版图标打开系统 图标如下图所示 2 打开系统登录界面 在此输入用户名及密码 并点击确认按 钮 默认用户名及密码都是 root 如下图所示 3 登录成功进入系统主界面 如下图所示 2 4 点击主界面上的档案录入进入收集整编管理功能模块 如下 图所示 5 进入收集整编页面 点击增加按钮 即可新增档案条 点击主界面上的档案录入按钮或是左边功能面板档案点击主界面上的档案录入按钮或是左边功能面板档案 收集中的收集整编都可以收集中的收集整编都可以 系统主界面 同时提供系统主界面 同时提供 4 个快捷功能按个快捷功能按 钮钮 3 目 然后点击编辑按钮或是双击新增的条目 即可打开新增文 件录入界面 如下图所示 6 进入新增文件录入界面 如下图所示 7 在此界面下 针对录入界面字段信息对应纸质文档信息一一 双击新增文件条目或是点击编辑按钮都可打开新增文双击新增文件条目或是点击编辑按钮都可打开新增文 件录入界面件录入界面 4 对应的录入 也可使用条码枪对纸质文档上的二维条码进行扫描 自动填写相对应的字段信息 结果如下图所示 8 扫描枪扫描只能得到部分文件信息 需要通过手工录入更多 详细信息 填写内容如下 a 输入文件信息 鼠标点击字段输入框直接修改即可 详细填写 顺序如上图中所示 b 输入完成后点击保存按钮 c 在保存的同时 系统可自动生成档号 填写顺序 填写顺序 1 根据文件的重要程度选择保管期限 根据文件的重要程度选择保管期限 2 填写机构问题 若单位档案管理规范问题 则填写问题内容 填写机构问题 若单位档案管理规范问题 则填写问题内容 3 件号字段在保存时 件号可自动生成 件号字段在保存时 件号可自动生成 4 根据文件的敏感程度 选择文件的控制标识 如无的话填写待 根据文件的敏感程度 选择文件的控制标识 如无的话填写待 定 定 5 d 文件录入完成 结果如下图 9 接下来需要将纸质文件扫描为电子版 双击打开扫描软件 acrobat 图标如下图所示 10 首先需要设置扫描中的各项参数 如图所示 点击创建按钮 从扫描仪创建 配置预设 进入扫描参数配置界面 6 11 扫描参数设置如下图所示 扫描仪选择为当前连接到电脑的扫描仪型号 预设选择为 彩色文档 页面选择为 正面 颜色模式选择为 彩色 分辨率选择为 300DPI 纸张大小选择为 自动 把使内容可搜索 运行 OCR 前面的钩子去掉 点击确定按钮 7 12 点击确定按钮后 系统提示是否保存配置信息 如下图 点 击确定按钮即可完成对扫描配置的修改 13 将需要扫描的文件放到扫描仪上 并点击创建按钮 从扫描 仪创建 彩色文档 如下图所示 8 14 如下图所示 正在进行扫描 请耐心等待 15 扫描完成后 软件显示扫描结果 如下图所示 9 16 接下来就可以将文件保存到硬盘了 点击保存按钮 如 下图所示 17 扫描软件弹出文件保存界面 扫描电子文件命名规范建议使 用档号进行命名 以方便批量扫描电子文件后期批量挂接方便 保 存方法如下图所示 18 至此纸质文件扫描完成 下面需要将电子文件对应挂接到文 件目录上 19 打开文件目录详细信息 如下图 1 选择文件保存位置 选择文件保存位置 2 输入保存文件名称 建议文件名输入保存文件名称 建议文件名 称与档号相同 称与档号相同 3 点击保存按钮 点击保存按钮 10 20 点击电子文件信息栏中的挂接按钮 如下图 21 进入文书类档案的电子文件挂接窗口如下图所示 22 在电子文件挂接窗口分为两部分 左边一部分为电子文件路 径选择窗口 在此窗口中选择电子文件所在的位置 右边显示当前 位置下所有电子文件 选中需要挂接的电子文件 23 选中需要挂接的电子文件后 点击挂接按钮 如下图所示 点击挂接按钮点击挂接按钮 选中电子文件后点击挂接按钮选中电子文件后点击挂接按钮 11 24 系统提示挂接成功 电子文件就成功的挂接到该条目中了 如下图 点击挂接按钮 弹出资源管理器选择挂接点击挂接按钮 弹出资源管理器选择挂接 文件的路径 找到要挂接的电子文件文件的路径 找到要挂接的电子文件 选择要挂接电子文件后 点击打开按钮即选择要挂接电子文件后 点击打开按钮即 可可 12 第二步 文件归档第二步 文件归档 1 在已整理好的数据条目上点击鼠标右键 选择归档选项 或 者点击归档按钮如下图所示 2 归档后的文件转移到档案管理功能界面中 点击退出按钮返 回系统主界面 如下图 3 在系统主界面下点击档案管理按钮或者点击左边功能面板档 案管理后进入档案管理功能界面 如下图 13 4 在档案管理功能界面下 可看到已经整理好归档的数据 如 下图 点击主界面上的档案管理按钮或者点击左边功能面板点击主界面上的档案管理按钮或者点击左边功能面板 上的档案管理进入档案管理模块上的档案管理进入档案管理模块 档案管理界面 显示已归档的所有数据档案管理界面 显示已归档的所有数据 14 第三步 打印归档文件目录第三步 打印归档文件目录 1 选中需要打印的档案条目 如下图所示 2 点击打印按钮 系统显示打印报表选择界面 选择需要打印 的报表 如下图所示 选中需要打印的档案数据目录选中需要打印的档案数据目录 15 4 选择归档文件目录 并点击打印按钮 系统显示打印预览效 果 如下图 5 点击打印机设置按钮 显示打印机属性设置 如下图 16 6 点击确认即可将归档文件目录打印出来 完成打印操作 17 第四步 档案查询利用第四步 档案查询利用 1 在系统主界面上点击档案利用或是点击左边功能面板中的综 合利用 档案检索 如下图所示 2 打开的档案检索界面中 在请输入关键字窗口中输入检索的 内容 按下检索按钮即可实现快速的跨库检索 如下图所示 系统主界面上点击档案利用或是点击左边功能面板 中的综合利用 档案检索都可以 18 3 鼠标双击检索出来的档案目录 进入档案信息查看界面 如 下图所示 4 档案信息查看界面如下 1 在请输入关键字输入框中输入搜索条件 在请输入关键字输入框中输入搜索条件 2 点击检索按钮即可快速搜索 点击检索按钮即可快速搜索 双击档案条目 进双击档案条目 进 入档案查看界面入档案查看界面 这里显示符合关键这里显示符合关键 字内容的所有档案字内容的所有档案 列表列表 19 5 双击电子档案名即可查看电子档案 如下截图 查看电子文件详细内容查看电子文件详细内容 20 第五步 档案信息打包移交档案局第五步 档案信息打包移交档案局 1 在软件主界面点击档案移交或是功能面板中的档案管理 档案 移交都可以 2 进入档案移交功能 在目录树中点开全宗名称列出档案类型 选择需要移交的档案 右侧数据窗口内显示出移交档案的数据 点 击数据范围旁边的小箭头 出现下拉框选择未导出数据 然后在右 侧数据窗口内选择需要移交的档案数据 并点击按钮 如下图所示 点击主界面上的档案移交或是右边功能面板档案管理点击主界面上的档案移交或是右边功能面板档案管理 档案移交都可以档案移交都可以 21 3 系统会弹出如下图所示的窗口 在此窗口中可以查看要生成 档案发送包的档案目录 4 点击下一步后 出现如下图所示窗口 1 点开全宗选择需要移交的档案点开全宗选择需要移交的档案 2 点击数据范围旁边的小箭头出现下拉框 点击数据范围旁边的小箭头出现下拉框 选择未导出数据 选择未导出数据 3 在右侧数据窗口内选择需要导出的档案数在右侧数据窗口内选择需要导出的档案数 据 据 4 点击移交导出 点击移交导出 查看导出的数据详细信息查看导出的数据详细信息 点击下一步按钮点击下一步按钮 1 2 4 3 22 5 在 SIP 包存放目录 处指定档案发送包存放的位置 SIP 包 的名称建议用导出时间来命名 勾选上封装电子原文 点 导出 按钮后 选定的数据将生成档案发送包 6 导出成功提示 确定后系统弹出档案移交与接收登记表 点 击打印机图标打印登记表后 点击退出进入下一个报表的打印 1 点击选择档案发送包保存路 点击选择档案发送包保存路 径径 3 点击导出按钮 点击导出按钮 2 勾选上封装电子原文 勾选上封装电子原文 23 7 找到第 5 步 SIP 信息包导出时 指定的导出路径找到导出的 SIP 包 SIP 包后缀名为 zip 通过网络 优盘 光盘刻录等手段递交给 档案馆 打印报表后 点击退出进入下一个报表的打印界打印报表后 点