第四章采购管理

2020 4 6 1 第四章采购管理 2020 4 6 2 采购基础 采购流程 采购趋势 采购模式 主要内容 2020 4 6 3 一 采购基础知识 1 采购 Purchasing 的概念 2 采购的作用 3 采购的主要任务 2020 4 6 4 1 采购 Purchasing 的概念 1 采购的定义 可从狭义和广义两方面理解 广义的采购是指为了满足某种特定的需求 以购买 租赁 借贷 交换等各种途径 取得商品及劳务的使用权和所有权的过程 狭义的采购 购买 指企业根据需求提出采购计划 审核计划 选好供应商 经过商务谈判确定价格 交货及相关条件 最终签订合同并按要求交货付款的过程 2020 4 6 5 中华人民共和国采购法 定义 采购是指以合同方式有偿取得货物 工程和服务的行为 包括购买 租赁 委托 雇佣 外包等 租赁是一方以支付租金的方式取得物品的使用权 使用完毕或租期满后将物品归还给物主的一种非永久性的行为 企业的生产经营中所租赁的物品经常有 厂房 车辆 生产设备 仪器 办公用品等 整合社会资源物流服务商 2020 4 6 6 2 采购的作用 采购对一个企业来讲是一个战略环节 实践证明 要在销售环节取得一个百分点的利润率很难 但在采购环节相对容易 利润空间较大 因此采购与供应链管理水平的高低 可以成为企业利润的 摇篮 也可以成为企业利润的 坟墓 请看下面的实例 2020 4 6 7 物流实例 上海电机厂采购资金大约占销售额60 初步估算 目前如果上电机厂年产值 销售额 10亿元人民币 净利润6000万 6 107 元人民币 原来采购资金为 6 108如果可以在原材料采购上降成本压缩10 原来采购中每100元的物品用90元采购 可以节省资金的数量为 6 107整个公司的利润也只有6000万 所以 只要能把采购费用降低10 就可以使得利润翻一番 6亿 6000万 2020 4 6 8 2 采购的作用 1 采购在成本控制中的作用 采购成本是企业成本控制的主体和核心部分 采购成本控制是企业成本控制中最有价值的部分 2 采购在供应中的作用 从整个供应链的角度 供应商的 即时供应 是开展 即时生产 的主要内容 采购是整体供应链管理中 上游控制 的主导力量 采购的原材料及零部件成本占企业总成本的比重随行业的不同而不同 大约在30 90 之间 平均水平在60 以上 2020 4 6 9 3 采购在企业经营中的作用 4 采购在项目管理中的作用 许多企业都将供应商看作自身企业产品开发与生产的延伸 现在很多企业对供应商的利用从原来的原材料和零部件扩展到半成品甚至是成品 采购对企业的产品开发 质量保证 整体供应链及经营管理都起着极为重要的作用 任何项目的执行都离不开采购活动 采购方式 所采购的货物会影响项目的顺利实施 而且还会影响项目的预计效益 甚至会导致项目的失败 2020 4 6 10 3 采购的主要任务 1 提高质量 2 控制成本 采购成本的高低是衡量采购是否成功的重要指标 3 建立供应配套体系 4 与供应商建立合作关系 5 树立企业形象 6 信息管理 直接采购成本 间接采购成本 与供应周期 送货频次 原材料库存 相关政策 汇率风险等有关 只与价格有关 即要减少供应商数量使采购活动尽量集中 又要避免依赖独家供应商 东航 国航 建立供应商审核及认可 考核及评估体系 2020 4 6 11 1 定义采购管理就是对采购活动的计划 组织 指挥 协调和控制 二 采购管理的概念和内容 2020 4 6 12 2 采购管理的目标 保障供应 费用最省 供应链管理最好 信息管理好 保证不缺货保证质量 追求总费用最省 购买费用 进货费用 入库费用 搬运费用 装卸费用 储存费用等 会卖不如会买 采购需要寻找供应商 进行供应商管理最有效的办法就是建立供应链管理 建立起供应链管理信息系统 实现信息共享 为供应链的顺利运行提供信息支持 2020 4 6 13 企业采购管理的基本任务有三个 第一 保证企业所需的各种物资的供应 第二 从资源市场获取各种信息 为企业采购和生产决策提供信息支持 第三 与资源市场供应商建立起友好且有效的关系 为企业营造一个宽松有效的资源环境 其中第一项是最重要 最基本的任务 2020 4 6 14 3 采购管理的原则 6R 掌握 1 适当的采购时间 righttime 2 适当的采购价格 rightprice 3 适当的采购品质 rightquality 4 适当的采购数量 rightquantity EOQ 5 适当的采购交货时间 rightdelivery 6 适当的采购地点 rightplace 2020 4 6 15 三 采购模式 掌握8种模式 采购模式是采购主体获取资源或物品 工程 服务的途径 形式与方法 1 按采购权限划分集中采购与分散采购 集中采购 即中央采购 是核心管理层建立专门的采购机构 统一组织企业所需物品的采购进货业务 集中采购有利于提高企业与供应商谈判中的议价能力 集中采购有利于降低商品采购成本 大批量集中进货 可大幅度减少进货费用 集中采购有利于规范企业的采购行为 2020 4 6 16 分散采购分散采购是由企业下属各单位 如子公司 分厂 车间或分店实施的满足自身生产经营需要的采购 主要适合于采购小批量 单件 价值低 总支出在产品经营费用中占的比重小的物品 分散采购有利于采购环节与存货 供料等的协调配合 使基层工作富有弹性或成效 增强基层工作责任心 2020 4 6 17 2 按对物品的交割时间划分现货采购与远期合同采购 现货采购是指采购方与物品或资源持有者协商后 即时交割的采购方式 主要适合于采购临时需要 生产辅料 低值易耗品 标准件及常备资源 现货采购的特点如下 1 即时交割 2 灵活 方便 手续简便 易于组织管理 3 无信誉风险 4 对现货市场依赖性大 2020 4 6 18 远期合同采购远期合同采购适合于国家战略收购 大宗农副产品收购 国防需要及其储备等 其特点如下 1 时效长 2 价格稳定 3 交易成本及物流成本相对较低 4 交易过程透明有序 易于把握 2020 4 6 19 3 按采购有无竞争性可分为单一来源采购和招标采购 单一来源采购是采购实体在适当的条件下向单一的供应商征求建议或报价来采购货物 单一来源采购的适用条件如下 1 招标失败 2 采购标的来源单一基于技术 工艺或专利权保护的原因 产品只能由特定的供应商提供 且不存在任何其他合理的选择或替代 3 采购时效的需要不可预见事件导致出现异常紧急情况 更换供应商会造成不兼容或不一致的困难 4 涉及国防或国家安全 单一来源采购为最适当的采购方法 或出于经济发展 就业 国内优惠等政策考虑情况下 也可适用单一来源采购 2020 4 6 20 招标采购采购方作为招标方 事先提出采购的条件和要求 邀请众多企业参加投标 然后由采购方按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象 并提出最有利条件的投标方签订协议等过程 招标采购具有程序规范 透明度高 公平竞争 一次成交等特点 主要适用于供应商不明或分布较广的情况 要经过招标 投标 开标 评标 决标 签约等程序 其优点是公平 价格合理 改进货物品质 减少干扰 可正确掌握货物来源 缺点主要是采购费用高 可能抢标或串通投标 2020 4 6 21 网上采购网上采购是基于网络平台进行的采购行为 也称电子采购 简单地说 网上采购就是运用互联网等信息技术的采购活动 它通过信息技术来增强采购及日常采购的管理能力 根据美国科尔尼公司对西方已实行电子采购的企业调查显示电子采购平均能有效削减采购成本10 以上 采购交易程序成本削减90 订货周期减少75 2020 4 6 22 JIT采购需求方根据自己的需要 对供应商下达订货指令 要求供应商在指定的时间 将指定的品种 指定的数量送到指定的地点 JIT采购的特点主要体现在以下几个方面 1 与传统采购面向库存不同 准时化采购是一种直接面向需求的采购模式 2 准时化采购的送货是直接送达需求点上的 用户需要什么品种 质量 需要多少 什么时候需要 送到什么地点等都要符合客户需求 3 JIT采购做到了灵敏地响应需求 满足用户的需求 又使得用户的库存量最小 由于用户不需要设库存 所以实现了零库存生产 这是一种比较科学 比较理想的采购模式 2020 4 6 23 案例 中邮物流社会资源整合 社会资源整合对象 1 仓储设施仓储设施是指具有对商品储存和保管功能的场所 包括仓库 货棚 货场 2 营销设施营销设施是指物流末端具有营销功能的县 镇 乡村加盟店 3 干线运输资源干线运输资源是整合的重点对象 干线运输资源整合对象主要是海运 陆运和空运资源 比如 船务公司 航空公司 干线汽车运输 4 配送资源配送资源是指在特定区域内实施配送任务的汽车集装箱运输资源 2020 4 6 24 社会资源整合问题实质上是一个 物流服务采购 问题 应该用采购管理的思想做指导 根据采购管理理论 社会资源整合流程分四阶段进行 2020 4 6 25 1 制定采购计划制定采购计划就是根据客户需求和邮政物流自身的情况来确需要整合的资源对象 基本要求为 以满足客户需求为导向确定需要整合的资源 客户需要什么样的资源 就整合什么样的资源 在可以满足客户需求的情况下 首选邮政内部资源 比如外省市的邮政资源 若内部资源不能满足要求 或邮政自身做不好的不好的业务 到社会去整合 仓储是邮政物流需要培育和发展的核心 仓储资源主要以租用方式整合 尽量不要外包 2020 4 6 26 2 选择供应商选择供应商的途径可以采用公开招标方式或采用邀请招标方式 采用公开招标方式应在媒体上发布招标公告 采用邀请招标方式可利用网络 社会关系等信息资源 调研供应商的资格条件 然后从符合相应资格条件的供应商选择不少于3家的供应商 并向其发出投标邀请函 选择供应商的流程为 1 成立采购小组采购小组由物流部门主管负责人 相关业务人员 生产运作人员和财务人员组成 采购小组负责组织实施编制采购文件 发布采购信息 召集开标评标 采购文件归档等 2020 4 6 27 2 编制招标文件采购小组根据业务要求 拟定整合资源的具体招标方案 编制招标文件 3 招标文件确认招标文件在定稿前须报主管部门审核确认 4 招标文件备案招标文件定稿后 采购人应将招标文件报有关部门备案 方可刊登招标公告或发出投标邀请函 2020 4 6 28 5 资格审查采购小组根据招标公告规定 对投标人的资格进行审查 6 评定按照招标文件所列的评标办法和标准 或细则 进行评标 确定中标人选 7 中标人选确定后 邮政物流与社会资源法人代表双方签署合同或合作协议 必要情况下 对供应商进行辅导 使其作业满足邮政的要求 2020 4 6 29 3 运作实施运作实施阶段的任务主要是对供应商实施管理 评估和改进 1 利用KPI KeyPerformanceIndication 关键业绩指标考核供应商 每个月由业务部门牵头与供应商进行服务质量回顾 进行阶段性打分 建立奖励 惩罚制度 促进供应商改进服务质量 2 对供应商实行淘汰制 建立一次性淘汰指标 对业绩指标不好 产品质量有问题或严重影响邮政信誉的供应商中止服务 3 维系可替代供应商 维系可替代供应商是指避免出现独家供商情况 同类资源按区域 按路线选择2家或2家以上供应商 4 不允许供应商进行业务二包 三包 2020 4 6 30 4 退出对于供应商建立淘汰和退出机制 以永远保留优质供应商 1 对于不能按合同履行指责 KPI指标考核不合格 给邮政造成负面影响的供应商予以淘汰 2 对于业绩良好的供应商 给予升级空间和更多的优惠政策 2020 4 6 31 背景 供应商接到 公司的上海分公司打来电话 说要购买10台笔记本电脑 不久又接到 公司总部电话询问100台电脑的价格 其中有10台是笔记本电脑 他们分别咨询了型号和配置的详细情况 供应商了解到这家公司2003年有大的采购项目 频频添置新设备 于是就立即派人员到 公司总部 供应商感觉到 公司整体的采购力被分散了 被浪费了 价格五花八门 没有任何优势 公司的电脑牌子多而杂 经常维修 升级 采购价格无优势 服务低水准 管理混乱 舞弊成风 形象受损 解决过程 首先由使用人提出采购申请 提交需求的数量 型号和报价 所有申请由部门经理根据预算批准后 再交财务总监批准 然后统一交IT部门汇总 再根据公司有关的采购规定和工作需要来决定配备的机型 配置 操作系统 软件和品牌 公司采购部根据汇总数量 金额及具体要求 决定竞标的名单 IT部门提交竞标内容 采购部组成招标委员会或评标小组 邀请IT部经理 工程师参加评审 物流实例 2020 4 6 32 采购部按采购流程开展采购活动 与参加投标的供应商分别地一一谈判 不仅仅是价格 也包括售后服务 交货和索赔的条款 升级服务等等 评标委员会按事先商定的评定标准 评判参加投标的供应商 推出中标者 向中标者发出中标通知 向败标者发出感谢信 采购部与中标方签署合同 监督供应商的供应 结果 公司的供应商会得到一个公平的竞争环境 采购员的谈判能力及IT经理的专业能力也相应得到提升 同时 公司也获得了采购部门努力换来的竞争优势 即较低的合理价格 良好的售后服务 升级承诺及供应商的及时信息反馈 最后 公司的钱被好钢用在刀刃般地花出去发挥其最大作用了 最重要的是 公司认识到招标采购不仅有效地降低了采购成本 还把采购部门变成了成本控制和利润的中心 2020 4 6 33 策划 班级要召开联欢晚会 策划一个采购计划 四 采购流程 2020 4 6 34 1 采购作业的一般流程 1 需求确定及制定采购计划 需要什么 需要多少 何时需要 2020 4 6 35 2 需求说明确认需求之后 对需求的细节如品质 包装 售后服务 运输及验收方式等 均应加以明确说明 以便使供应来源选择及价格谈判等作业能顺利进行 2020 4 6 36 某公司的请购单 制表人 审批人 编号 月号 2020 4 6 37 进行采购调查 掌握采购信息 对供应商的规模 实力 质量 信誉 成本 管理水平 技术能力 送货服务 售后等进行考评 3 供应源搜寻与分析 2020 4 6 38 有竞争性报价和谈判两种竞争性报价是由买方向意愿合作的供应商发出询问 竞争性报价适合于 采购量足够大 值得进行竞争性报价市场有足够多的合格竞争者买方没有优先考虑的供应商 4 定价 2020 4 6 39 谈判适合于 竞争性报价的标准不存在供应商需要很长时间开发和生产该物品 2020 4 6 40 2020 4 6 41 产品询价单 单位 先生1 本公司有业务需要拟向贵公司恰购下列物品 见附件 请速与报价以作进一步联系 2 来函或来电请洽本公司采购部电话 并请惠示贵公司联系人员和电话 3 附件 含物品名称 数量及品检说明 公司采购部年月日 2020 4 6 42 某公司的采购联络单 请购单编号 请购日期 需要日期 填单日期 2020 4 6 43 把各个供应商的报价汇总 并进行比较 确定价格比较实在的供应商与其签订合同 订单和合约均属于具有法律效力的书面文件 对买卖双方的要求 权利及义务必须予以说明 5 比价后签订合同 2020 4 6 44 5 拟定并发出订单 2020 4 6 45 需要经常询问供应商的进度对供应商施加压力分析考察供应商督促厂商按合约交货 并予以严格检验人库 6 订单跟踪和跟催 2020 4 6 46 采购验收是指依据采购合同对物料进行查验和收货 验收的主要内容包括清点数量和检查质量 7 验货和收货 2020 4 6 47 采购付款方式 1 汇付 常有电汇 信汇 票汇三种 2 托收 银行只负责检查单据是否与托收申请书一致 没有审核义务 也不承担到期付款的责任 3 信用证 是银行应采购方的要求 开给供货方的一种银行有条件地保证付款的凭证 涉及的当事人有申请人 采购方 开证银行和受益人 供货方 8 开票和支付货款 2020 4 6 48 9 不符与退货处理 凡厂商所交货物与合约规定不符或验收不合格者 应依据合同规定退货 10 结案不管是验收合格已经入库付款物品 或是验收不合格已经退货 均需整理各项书面资料以报高层管理者或权责部门核阅批示 予以结案 2020 4 6 49 11 记录与档案维护凡经结案批示后的采购案 应分类编号登记入档 并妥善保管 以备参阅或事后查考 上述采购作业流程可以用一个简单的图型来表示 如下图 2020 4 6 50 采购需求计划 搜寻供应商 发出采购订单 验货收货 支付货款 结案 采购作业一般流程 定价 订单跟踪与跟催 2020 4 6 51 全球化采购 采购外包 五 采购发展趋势 基于供应链管理的采购 电子商务采购 准时采购 2020 4 6 52 1 全球采购 1 全球采购的背景经济发展已从过去依赖本过的能力 知识 人力资源 基础设施 国内商品市场和消费者偏好 转向资源的比较优势 采取开放型竞争战略和比较优势战略 竞争战略和资源配置方式已经超越了国界 在全球范围内重新配置资源 以追求最佳的配置效果 2020 4 6 53 2 全球采购方式 生产者驱动型的跨国采购 IBM公司的生产企业地处我国广东 它需要的零部件来自世界160多个供应商 购买者驱动型的跨国采购 耐克面向全球客户 专业国际采购组织和经纪人的跨国采购 大型跨国公司全球采购网络向中国市场延伸国际企业在中国的采购活动日趋频繁沿海经济发达城市正在成为国际采购中心 2020 4 6 54 采购外包是利用特殊外包方的数量规模或竞争优势带来外包前所不能获得的利益 外包并不意味着放权或放弃 重要的是要对其进行有效管理 外包决策要慎重 2 采购外包 沃尔玛采购外包案例 2020 4 6 55 沃尔玛在中国的业务主要分为两个部分 一是零售体系 即大卖场 另一个是采购体系 也就是沃尔玛的 全球采办 但现如今 大卖场发展得红红火火 全球采办却成了 烫手的山芋 日前 香港利丰与美国沃尔玛签订了一系列采购安排协议 成为其采购代理 沃尔玛将采购业务委托给第三方来经营 在凸显利丰作为全球采购商实力的同时 也在向市场表明 在现代流通体系构建中 代理商的价值 IBM全球采购外包案例 2020 4 6 56 IBM在深圳设立全球采购中心 通俗地说 采购外包服务就相当于平时你自己买菜做饭 采购外包是专业采购部门帮你在更大范围内选购最好最经济的食材 让你在家专享烹调的乐趣 不但更节省费用还更好吃 随着亚洲全球制造中心地位的确立 亚洲已成为跨国公司采购的天堂 中国是亚洲的主要采购市场 而以深圳为中心的珠三角地区是中国制造业的重中之重 华南地区连接世界市场的枢纽港地位 加上与纽约这样寸土寸金的世界都市相比有着超低的成本 意味着可以在珠三角地区采购到物美价廉的商品 IBM将采购总部迁往深圳 使采购机构更贴近技术供应链的核心 做起事情来更有效率 2020 4 6 57 IBM供应链主要由四部分组成 即采购 制造 物流和客户支持 采购部门负责在全球范围内采购满足IBM运营的各种生产和非生产性物资 IBM所采购的生产性物资不仅包括硬件制造所需要零部件和制造设备 也包括软件和咨询服务 物流部门负责按照定单要求 如期向遍布各个地区的客户交付产品 客户支持部门则对IBM向客户交付的产品提供产品和技术支持 2020 4 6 58 2004年 IBM出售PC业务 随后几年 IBM的业务核心逐渐转向软件与服务 IBM供应链中的制造业务则逐渐减少 2008年12月 IBM在深圳将原来与生产相关的物流业务外包给GEODIS公司 IBM进一步专注于集成供应链上具有更高价值和更核心的业务 近几年 IBM采购业务不断发展和完善