第七章 用Excel2007制作表格软件

第7章用Excel2007制作电子表格 计算机应用基础教程 一 认识Excel2007 计算机应用基础教程 一 认识Excel2007 工作簿 工作簿是计算和储存数据的文件 每一个工作簿都可以包含多张工作表 因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息 一个工作簿由若干个工作表组成 工作表 工作表也称为电子表格 它是Excel完成一项工作的基本单位 由75537行和257列构成 其中行以数字进行1 2 3 编号 而列则由字母A B C 进行编号 工作表的名称显示在工作簿窗口底部的工作表标签上 单击某个工作表的标签即可切换到此工作表 活动工作表的名称呈凹入状态显示 默认情况下 一个工作簿中包含3个工作表 计算机应用基础教程 二 管理工作簿 1 新建工作簿 在 Office按钮 菜单中选择 新建 命令 打开 新建工作簿 对话框 在 模板 列表框中选择模板类型 然后选择模板 再单击 创建 按钮即可 此外 按Ctrl N组合键可快速创建一个空白工作簿 新建工作簿 对话框 计算机应用基础教程 二 管理工作簿 2 打开已有工作簿 在 Office按钮 菜单中选择 打开 命令 打开 打开 对话框 选择要打开的工作簿 从 Office按钮 菜单中选择最近使用过的工作簿名称 按Ctrl O组合键 当用户打开一个低版本的Excel工作簿时 在标题栏上的文档名称后会显示 兼容模式 字样 并且在 Office按钮 菜单中会出现一个 转换 命令 选择此命令可将原Excel工作簿转换为Excel2007的新文档格式 以便可以使用Excel2007版本的所有功能 计算机应用基础教程 二 管理工作簿 3 工作表操作 单击工作簿窗口的左下方的工作表标签可在工作表中切换 双击某一工作表标签 此标签即以反色显示 直接输入新的名称可为工作表重命名 单击工作表标签右边的 插入工作表 按钮 可添加一张新工作表 在 Office按钮 菜单中单击 Excel选项 按钮 打开 Excel选项 对话框 在 常用 类别的 包含的工作表数 数值框中输入所需数值 可更改工作簿中所包含的工作表数 计算机应用基础教程 二 管理工作簿 4 保存工作簿 单击快速访问工具栏中的 保存 按钮 按Ctrl S组合键 在 Office按钮 菜单中选择 保存 命令 对于尚未保存过的工作簿 执行保存命令后会打开 另存为 对话框 在其中指定文件名称及保存文件的位置 然后单击 保存 按钮即可保存文件 对于已保存过的工作簿 将保存对工作簿所作的修改 如果想要将一个已有工作簿的备份文件保存为其他格式 可在 Office按钮 菜单中选择 另存为 子菜单中的命令 例如 选择 Excel97 2003工作簿 命令可以确保在低版本的Excel程序中打开被保存的Excel2007演示文稿 Excel2007工作簿的默认保存格式为 xlsx 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 1 单元格和单元格区域 选择单元格 在某单元格中单击即可选中此单元格 若要选择特定的单元格 如不显示在当前屏幕中的单元格 可在 开始 选项卡中单击 查找和选择 按钮 在弹出菜单中选择 转到 命令 打开 定位 对话框 在 引用位置 文本框中输入要选择的单元格 也可以单击 定位条件 按钮在打开的对话框中设置定位条件 定位 对话框 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 1 单元格和单元格区域 选择单元格区域 选择一个单元格区域 先单击区域左上角的单元格 然后按住鼠标左键向右下角拖动鼠标 当包含所有待选的单元格时释放鼠标左键 即可选定该区域 选定的单元格区域会以灰色显示 在区域外的任意位置单击即可取消选择 如果要选择的单元格区域较大 拖动起来不方便 可先单击区域左上角的一个单元格 然后按住Shift键再单击区域右下角的单元格 选择不连续的单元格区域 先选择第一个单元格区域 然后按住Ctrl键选择其他单元格区域 合并与拆分单一格 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 2 输入常量数据 选择要输入数据的单元格 当插入点出现在编辑栏中时直接输入所需的数据 此数据即会显示在单元格中 输入完毕按Enter键或在单元格外任意位置单击即可结束输入 若要在多个单元格中填充相同数据 选中要填充数据的所有单元格 输入数据后按Ctrl Enter组合键即可 插入符号 分数和特殊字符 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 3 输入序列 选择起始单元格 并在其中输入第1个数据 然后将指针移动到该单元格的右下角的黑色矩形上 当指针变为 状时按住鼠标左键向上 下 左或右拖动 即可在矩形包围的单元格中添加相同的数据 并显示一个 自动填充选项 按钮 单击此按钮 在弹出菜单中单击 以序列方式填充 单选按钮 即可将矩形区域中已填充的相同数据更改为序列数据 如果要填充的是一个等差序列 则用户可先在区域的前两个单元格中输入等差数据 然后选择两个单元格 再拖出矩形区域 即可填充等差序列数据 如果需要填充其它类型的序列 如等比序列或者日期等 可在 开始 选项卡的 编辑 组中单击 填充 按钮 然后在弹出菜单中选择 系列 命令 打开 序列 对话框 指定所需的序列填充方式 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 4 修改工作表 插入行 列或单元格 使用 开始 选项卡上的 单元格 组中的工具来向工作表中插入单元格 整行或整列 删除行 列或单元格 要清除某项数据 只需选择包含数据的单元格 然后按Del键 或者右击此单元格 从弹出的快捷菜单中选择 清除内容 命令即可将其删除 如果要连单元格一起删除 则单击要删除的单元格 然后单击 开始 选项卡 单元格 组中的 删除 按钮即可 调整列宽与行高 用鼠标拖动 或者在 开始 选项卡的 单元格 组中单击 格式 按钮 然后在弹出菜单中选择 列宽 或 行高 命令 弹出相应的对话框 在其中输入所需的数值 计算机应用基础教程 三 编辑工作表 5 移动和复制数据 使用剪贴板或快捷键 使用 开始 选项卡上 剪贴板 组中的 复制 剪切 和 粘贴 按钮 或者与之相对应的快捷键Ctrl C 复制 Ctrl X 剪切 和Ctrl V 粘贴 使用鼠标拖放 拖动选定区域边框可移动区域中的数据 按住Ctrl键拖动选定区域边框可复制区域中的数据 选择性粘贴 先选择并复制所需数据 然后选择目标区域中的第一个单元格 在 开始 选项卡中单击 剪贴板 组中的 粘贴 按钮下方的下拉按钮 在弹出菜单中选择 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 设定要粘贴的方式 计算机应用基础教程 四 格式化工作表 1 设置数据格式 使用 开始 选项卡中的 字体 数字 和 对齐方式 工具组可以分别可以设置文本数据的格式 数字数据的格式以及数据在单元格中的对齐方式 开始 选项卡中的数字格式设置工具 计算机应用基础教程 四 格式化工作表 1 设置数据格式 Excel条件格式的简单应用Excel条件格式功能是一项十分强大且便利的功能 下面介绍自已在使用Excel过程中 利用条件格式功能的其中一个应用场景 单元格内换行一 快捷键法在单元格里换行 按下 Alt Enter 即可 二 格式设置法先选定要使文本换行的单元格 执行 格式 单元格 命令 在弹出的 单元格格式 对话框中选择 对齐 选中 文本控制 下的 自动换行 即可实现该单元格文本自动换行 再用格式刷去刷一下要自动换行的单元格就可以实现批量自动换行了 计算机应用基础教程 四 格式化工作表 2 套用单元格格式 选择要设置格式的单元格或单元格区域后 单击 样式 组中的 单元格样式 按钮 在弹出菜单中单击所需的样式图标 即可为选定单元格或单元格区域应用此样式 单元格样式 菜单 计算机应用基础教程 四 格式化工作表 3 套用表格格式 选择所有包含所需数据的单元格区域后 在 开始 选项卡的 样式 组中单击 套用表格样式 按钮 在弹出菜单中单击所需样式的图标 打开 套用表格式 对话框 单击 确定 按钮 套用表格样式 菜单 计算机应用基础教程 四 格式化工作表 冻结窗口 拆分 冻结窗口是一项非常实用的功能 当我们需要比较浏览同一工作表中不同区域的数据时 可以通过折分窗口来实现 计算机应用基础教程 五 公式与函数 1 公式 运算符 1 文本运算符 文本运算符只有一个 使用该运算符可以将文本连结起来 其含义是将两个文本值连接或串联起来产生一个连续的文本值 如 大众 轿车 的结果是 大众轿车 2 算术运算符和比较运算符 算术运算符可以完成基本的算术运算 如加 减 乘 除等 还可以连接数字并产生运算结果 比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值 逻辑值只有两个FALSE和TURE 即错误和正确 表7 1列出了算术运算符和比较运算符的含义 3 引用运算符 引用运算符可以将单元格区域合并计算 它主要包括冒号 逗号和空格 计算机应用基础教程 五 公式与函数 1 公式 运算符 公式中运算符的优先级 计算机应用基础教程 五 公式与函数 2 函数 类型 1 数据库函数 2 日期和时间函数 3 工程函数 4 财务函数 5 信息函数 6 逻辑函数 7 查找和引用函数 8 数学和三角函数 9 统计函数 10 文本函数 11 加载宏和自动化函数 12 多维数据集函数 计算机应用基础教程 五 公式与函数 2 函数 插入函数 直接插入 选择要输入函数公式的单元格 输入 号 然后按照函数的语法直接输入函数名称及各参数 完成输入后按Enter键或单击 编辑栏 中的 输入 按钮即可得出要求的结果 使用工具 可以使用 公式 选项卡中的 函数 组中的工具来插入函数 当用鼠标指针指向某个函数时 Excel2007会自动弹出提示对话框 显示有关该函数的提示信息 计算机应用基础教程 六 图表 1 创建图表 选择含有要在图表中使用的数据的单元格后 在 插入 选项卡的 图表 组中单击与所需类型相对应的图表按钮 然后在下拉菜单中选择所需的子类型命令 即可快速创建图表 并且自动在功能区中显示图表工具 插入 选项卡的 图表 组 计算机应用基础教程 六 图表 2 编辑图表 选择图表 若要选择整个图表 只需在图表中的空白处单击即可 若要选择图表中的对象 则要单击目标对象 此外 也可以切换到图表工具的 格式 选项卡 在 当前所选内容 组的 图表元素 下拉列表框中选择所需元素的名称 以选择相应元素 选中的图表元素外侧将出现矩形选择框 若要取消对图表或图表元素的选择 只需在图表或图表对象外任意位置单击即可 更改图表类型 选择图表 再在 插入 选项卡上的 图表 组中选择其他图表类型 计算机应用基础教程 六 图表 2 编辑图表 设置图表格式 使用图表工具 设计 选项卡上的 图表布局 工具组和 图标样式 工具组可更改图表的整体布局和快速为图表应用内置样式 而使用 格式 选项卡则可以设置整个图表区及其中各元素的详细格式 更改数据系列产生的方式 选择要更改数据系列的图表 然后在 设计 选项卡上单击 数据 组中的 切换行 列 按钮即可交换坐标轴上的数据 计算机应用基础教程 七 数据清单 1 创建数据清单 数据清单中包含两个重要元素 字段和记录 字段 即工作表中的列 每一列中包含一种信息类型 该列的列标题叫做字段名 它必须由文字表示 记录 即工作表中的行 每一行都包含着相关的信息 数据记录应紧接在字段名行的下面 没有空行 数据清单示例 计算机应用基础教程 七 数据清单 2 数据排序 按单列排序 使用 数据 选项卡 排序和筛选 组中 升序排序 和 降序排序 按钮 按多列排序 在 数据 选项卡的 排序和筛选 组中单击 排序 按钮 打开 排序 对话框 指定排序的关键字 依据及次序 单击 添加条件 按钮可按多个条件进行排序 排序 对话框 计算机应用基础教程 七 数据清单 3 数据筛选 按列表值筛选 在数据清单中单击 然后在 数据 选项卡的 排序和筛选 组中单击 筛选 按钮 单击出现在要进行筛选的字段名右侧的下拉按钮 在弹出菜单中的列表框选择符合条件的项 按颜色筛选 单击要进行筛选的字段名右侧的下拉按钮 在弹出菜单中选择 按颜色筛选 子菜单中的所需颜色 即可得出相应的筛选结果 按指定条件筛选 在筛选菜单中选择 数字筛选 文本筛选 或者 日期筛选 子菜单中的所需条件命令 可打开相应的对话框 指定所需的条件 然后单击 确定 按钮 高级筛选 先建立一个条件区域 并在此区域中输入筛选数据要满足的条件 在字段下面输入筛选条件 然后在 数据 选项卡中单击 排序和筛选 组中的 高级 按钮 打开 高级筛选 对话框 设置所需条件 计算机应用基础教程 七 数据清单 4 删除重复项 筛选唯一值 然后选择单元格区域 或者确保活动单元格在一个表中 再在 数据 选项卡的 数据工具 组中单击 删除重复项 按钮 打开 删除重复项 对话框 在 列 列表框中选择一个或多个列 单击 确定 按钮 删除重复项 对话框 计算机应用基础教程 七 数据清单 5 分类汇总 在 数据 选项卡中单击 分级显示 组中的 分类汇总 按钮 打开 分类汇总 对话框 从中指定分类字段 汇总方式以及其他选项 并选定汇总项 即可进行分类汇总 在 分类汇总 对话框中单击 全部删除 按钮可删除已创建的分类汇总 分类汇总 对话框 计算机应用基础教程 七 数据清单 6 分数据透视表和数据透视图 数据透视表能帮助用户分析 组织数据 利用它可以很快地从不同