大客户团购操作管理流程.doc

大客户团购操作管理流程一、 目的为明确公司大宗购物的权限及操作流程，特制定本办法。二、 原则公司需要先收到货款后才给予发货，同时赊销业务须由责任人出具文字性担保书。三、范围招商部、采购部、配送中心、财务部。四、 定义大客户团购：指顾客对大件商品（如家电、家具等）或小件商品的购买金额累计达2000元以上，长期固定合作单位月采购额超过2万元以上。五、 职责招商部：负责总部大客户团购的礼仪接待、联络业务跟进以及送货的安排和款项的催缴；需协助门店对门店大客户的洽谈。采购部：负责协助招商部对大客户团购商品的价格洽谈及订货配送中心：负责商品的备货及送货安排。财务部：负责核对团购款项是否收取以及成本核算。六、 内容（一） 接待与洽谈1、 请团购客户填写大客户往来资料，如联系电话、详细地址、顾客性质并建档留存，相关人员详细填写团购客户档案表格（详见附表1）。2、 初步了解客户的身份（个人或单位）以及消费需求。3、 接待时向对方说明订货有关要点；（例：订金、提货、送货、付款的方式等）。4、 了解客户所需要的商品，如需到门店挑选，接待员必须陪同客户一起选商品做好有关记录（例：商品名称、条码、单价、所需量）并留意货架陈列商品量。5、 确定所需品种后，再确定客户提货时间及有关付款方式，联系物流中心货源是否满足客户需求。6、 谈妥商品的价格，数量并确定货源后，填写大客户订货单（详见附件2）如果客户有其它要求（折扣或赠送礼品）需招商部经理审批，核对该团购商品的毛利率，并在订货单上签名确认，方可开展工作。7、 无法即时回复客户，留下客户联系电话一个工作日内电话回复客户。8、 收取定金时，订单需由招商部主管以上人员审核后，由财务部指定专员收取订金，并开具收款收据，一联给大客户代表，一联给财务部留底。定金一般收取货款总额的30%，新鲜食品须收取货款总额的50%；定金收取需以转账方式收取，特殊情况需收取现金时，由订货方到财务部交纳。（二） 操作流程1、 由招商部人员会同客户至公司或者自营店铺确认品项。11查询电脑现有库存是否能够满足客户需求量；12若库存量不足，与采购部确认存货能否在客户需求的时间内供货；13所有商品折扣率由采购部根据商品进价核查通过；14若能及时供货则填写三联大客户订货单，第一联招商部存档，第二联交配送中心，第三联交客户。如先预付定金，后提货的必须复印一份给财务存档。1配送中心按照大客户订货单明细，将货备好，等待商品出库；16现金或转账付款的客户由招商部人员根据大客户订货单带领客户至公司财务部门结账或提供公司银行信息确认收款；17团购商品出货时，持大客户订货单及销货明细经配送中心人员陪同招商部人员清点无误后，方可出货。2、当客户已付款，但商品库存量不足时。21客户愿意更换商品的：作废原有大客户订货单，并重新填写，依前大客户购买商品流程操作；22客户同意延后取货时：配送中心应根据大客户订货单紧急下单、确认到货日期，并在大客户订货单签名并注明日期以示负责；招商部人员于取货日前与配送中心确认到货后，再告之客户；23客户同意接受现有货量，其余要求退款：收齐原有大客户订货单写上“作废”字样，不得撕毁，并重新填写一份；其余金额，附退款单，物流中心经理核准后，退还顾客剩余金额；24客户同意接受现有货量，其余同意延后取货，收齐原有大客户订货单写上“作废”字样，不得撕毁，并重新分开填写二份；（三）付款方式1、现金与转账付款、物流出货11由招商部人员根据顾客的提货时间，提前将大客户订货单送至物流中心，物流中心按订单所订商品备好货源放配送中心等财务部人员核实已付款；12客户付款后，招商部人员凭财务部确认付款信息，经配送中心人员核对开具一式两联批发单，第一联物流中心送货人，第二联给客户，凭送货批发单派车，帮客户将商品送到指定地点；13交货时，送货员与客户核对无误，由客户签收后，将客户联收回，交予物流中心存档。2、长期月结供货合同操作21招商部与要货单位签订长期供货合同（详见附件3）；32大型企业、国家机关等信誉良好的单位或公司方可签订长期供货合同，无信用度的公司要求签订该合同时须交纳一定金额的保证金，且每月提货总额不可超过保证金总额；33客户提货或送货，按相关流程操作，长期供货合同须提交至招商部备档，以备跟踪及时出货。（四）、控制重点须知1、大客户团购是否采用信用额度核准件，调查客户之信用。2、对无信用额度调查的客户在其货款未进公司账户前，不可进行结账并出货。3、大客户订货单应依指定权限进行核准。4、对支票付款方式应严格核对其预留印鉴，以防账未进账户货已出之弊端。5、大客户团购出货量应与大客户订货单明细核对一致。（五）、折扣须知1、货品的金额、货品的毛利率、货品种类、数量及客户的关系等，不能折扣或不同程度的折扣。2、店铺所有商品不得负毛利销售；3、售出商品毛利在04%之间的，需报总经理审批；4、售出商品毛利在5%8%之