施工项目原始凭证粘贴单使用规范(试行)

河南省公路工程局集团有限公司施工项目部河南省公路工程局集团有限公司施工项目部 原始凭证粘贴单使用规范 试行 原始凭证粘贴单使用规范 试行 第一条为了进一步加强会计基础工作 规范会计报销业务流程 明确 经济业务责任 保证会计工作有序进行 依据 中华人民共和国会计法 会计基础工作规范 等法律法规和集团公司相关制度规定 结合集团公司 施工项目部实际情况 制定本办法 第二条本办法适用于集团公司 集团公司所属各分公司 子公司境内 设立的施工项目部和仅履行管理职能的 BT 项目部 以下简称项目部 第三条本规范后附的原始凭证粘贴单 见附件 1 为标准样式 各公司 或项目部经所属公司同意可以结合本公司或项目部的实际情况和管理需要在 原始凭证粘贴单空白处增加人员签字 标准样式中的各项目均不得删减 原 始凭证粘贴单统一使用 A4 版式 左侧装订 第四条原始凭证粘贴单作为原始凭证的必要载体 所有原始凭证均需 经由原始凭证粘贴单进行归集整理 作为记账凭证的重要附件 另 月底结 转费用表 各类摊销表 备用金 领款单 按法定提取的各种税费表等单据 签字手续齐全且为 A4 纸张大小的原始凭证不需要附粘贴单 第五条填制原始凭证粘贴单 字迹必须清晰 工整 应使用钢笔或碳 素笔 用黑色墨水 禁止使用圆珠笔或铅笔 填写错误的 应予以更换 不 得涂改 刮擦 挖补 第六条票据的整理粘贴 一 A4 纸格式的原始凭证 一般不粘贴 但左侧装订会遮盖原始凭证 内容影响阅读的 应折叠右侧后粘贴 大于 A4 纸格式的原始凭证一般应将右 边 下边折叠成 A4 格式后按照上述原则确定是否粘贴 二 小尺寸的原始凭证由业务经办人分类整理后一项经济业务应按照 金额大小顺序从右往左 从上往下粘贴在原始凭证粘贴单上 呈向左翻看样 式 卷式发票或其他特殊原始凭证可在方便阅读的情况下选择合适的粘贴方 式 粘贴时 左侧不超出 左侧粘贴边线 见附件标示 上 下 右侧不超出 原始凭证粘贴单边缘 粘贴不超出 右侧粘贴边线 见附件标示 压盖右侧项目 内容 三 差旅费 车辆通行费 ETC 充值除外 停车费等一次经济业务跨 越较长时间 取得不同时间的原始凭证或按期报销的经济业务 应尽量按照 业务发生的时间顺序进行粘贴 时间最早的在左下 其中差旅费应按交通费 市内交通费 住宿费 餐费等分类进行粘贴 四 根据经济业务的性质和内容 需要时应按规定附合同 说明 通 知 审批 签报或其他相关证明材料 五 原始凭证中包含发票的 报销或经办人须自行上网查询发票真伪 并打印查询结果作为发票的必要附件 号码连续的定额发票可只打印其中一 张发票的查询结果 非定额发票须逐张发票打印查询结果 打印发票查询结 果时应保留查询网站的背景图片 页眉页脚和打印时间 并由报销或经办人 在查询结果上签字 注明日期 发票真伪的查询 打印结果不免除报销或经 办人对发票的所有责任承担 六 每张原始凭证粘贴单上粘贴的票据不超过 30 张 七 增值税专用发票的抵扣联应直接交给会计人员 不得粘贴 第七条 原始凭证粘贴单各项内容的填写 一 日期 由财务人员按照入账日期填写 二 项目 填写业务内容摘要或对应的成本费用项目 一项业务涉及 不同分类的 应逐项填写 三 金额 金额小写一律填写到角分 无角分的 角位和分位可写 00 有角无分的 分位应当写 0 不得用符号 代替 项目 不 满四行的 在金额小写的空白行内划线注销 小写金额合计顶格书写 后不 写 元 四 大写人民币 如零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 圆 元 角 分 整 正 等 不得使用简化字或任意自 造简化字代替 大写金额顶格书写 不得留有空白 大写金额数字到元或者 角为止的 在 元 圆 或者 角 字之后写 整 正 字 大写金额数 字有分的 分字后面不写 整 字或 正 字 阿拉伯金额数字中间有 0 时 大写金额要写 零 字 阿拉伯金额数字万位或元位是 0 或者数字 中间连续有几个 0 万位 元位也是 0 但千位 角位不是 0 时 中 文大写金额中可以只写一个零字 也可以不写 零 字 阿拉伯金额数字角 位是 0 而分位不是 0 时 中文大写金额 元 后面应写 零 字 10 元到 20 元 不含 10 万元到 20 万元 不含 内的金额应写成如壹拾伍 元整 壹拾叁万元整 五 票据张数 大写 票据张数应按该原始凭证粘贴单记载的业务 所附的全部原始凭证的自然张数填写 不包括不需粘贴的如协议 签报 发 票查询结果等 非财务部门经办的业务 银行收付款单据的张数可不计算在 内 财务部门经办的业务 应视业务具体情况确定 附件张数在 10 到 19 张 的 票据张数大写应填写壹拾张 壹拾壹张 以此类推 第八条 原始凭证粘贴单审核审批 一 报销或经办人 1 报销或经办人作为业务事项的直接经手人员及处理者 对业务及 相关票据的真实性 合法性 合理性 完整性 正确性负责 2 签订有正式合同 协议 且对方是个人的 应由签订合同者本人 签字 确实需要授权第三人签字的 应当经项目负责人同意后当面签订 授权书 项目负责人在授权书上签字表示同意并对其真实性负责 不能 提供上述授权书的 不得在报销或经办人处签字 3 签订有正式合同 协议 且对方是单位的 可由对方单位法定代 表人或具有相应代理权限的人员签字 其中 具有相应代理权限的人员 是否需要提供授权书应视合同条款确定 4 无需签订合同 协议的业务 由该项业务的实际经办人员签字 凡涉及到成本费用的 无论款项支付给经办该业务的项目部职工还是按 规定支付给对方单位 均由经办该业务的项目部职工在报销或经办人处 签字 一项业务有两名或两名以上经办人的 由其中一名主要人员签字 签字人对该项业务的合法性 真实性 合理性 完整性 正确性负责 项目部内部职工款项往来 由收付款项的职工本人签字 与外部单位的 款项往来 应由对方单位经办人员签字 注注 项目部职工包括单位正式工 子公项目部职工包括单位正式工 子公 司签订合同并为项目部服务的劳务派遣人员 单位返聘人员 项目部自行与劳务公司签订用工合司签订合同并为项目部服务的劳务派遣人员 单位返聘人员 项目部自行与劳务公司签订用工合 同且能够证明为项目部服务的人员 同且能够证明为项目部服务的人员 5 涉及到内部单位之间代收代付款项的 按照上述原则办理 二 验收人 1 凡购买实物的 必须由该实物的实际验收人员在原始凭证粘贴单 验收人 处签字验收 2 需要入库的实物 验收人 应当与在入库单上签字的验收人是同 一人 无需入库的实物 应当是该实物的保管人 实际使用人或其他实际参 与验收的人员 多人联合验收的 可在 验收人 处联合签字 3 验收人 应认真核对实物的名称 规格型号 数量 外观 质量 等 在实际点验确认无误的基础上签字 并对该项业务的真实性 价格除外 合理性 合法性与 报销或经办人 共同负责 4 非实物类业务 凡在 验收人 处签字的 则视同其自愿为该项业 务提供保证 与 报销或经办人 共同为该项业务的真实性 合法性 合理 性负责 三 部门负责人 1 此处的部门负责人是指该项业务的归口管理部门 2 设备材料部负责办理的机械设备 材料等相关业务及与此相关的单 独的款项收付业务 由设备材料部负责人审核签字 并对业务及相关票据的 真实性 合法性 合理性 完整性 正确性负责 3 综合部负责办理的办公 车辆燃油 会议 食堂 职工福利等相关 业务及与此相关的单独的款项收付业务由综合部负责人审核签字 并对业务 及相关票据的真实性 合法性 合理性 完整性 正确性负责 4 合同部 工程合同部 负责办理的工程承包 劳务承包等相关业务 及与此相关的单独的款项收付业务 由合同部 工程合同部 负责人审核签 字 5 协调部门负责办理的征地 拆迁 赔偿等相关业务及与此相关的单 独的款项收付业务 由协调负责人审核签字 并对业务及相关票据的真实性 合法性 合理性 完整性 正确性负责 6 项目部职工报销的差旅费 通讯费 车辆使用费 招待费等由综合 部为归口管理部门 由综合部负责人审核签字 并对其合法性 合理性负责 7 由财务部门经办的资金占用费 手续费等财务费用 内部单位之间 资金往来不涉及工程 材料等实际业务的 可以不指定部门负责人签字 8 以上未列明的业务应根据上述原则确定部门负责人 无法确定或没 有部门负责人的 由项目部负责人指定 一项业务有两个或两个以上部门负 责人的 应确定一名主要人员为部门负责人 无法确定的 由项目部负责人 指定 部门负责人已在 报销或经办人 处签字的 可由其主管领导在 部 门负责人 处审核签字 或由项目部负责人指定 9 项目部可根据人员配置情况 机构设置情况和管理需要对上述部门 负责人进行调整 项目部完工后相应部门负责人离职且没有人接替其工作的 在不涉及成本费用和债权增加的情况下 可以不指定部门负责人签字 四 财务审核 1 形式审核 审核是否取得与经济业务相对应的原始凭证 审核原始 凭证是否齐全 是否按规定附合同 签呈 事前审批等 原始凭证及其附件 是否与业务内容相符合 票据粘贴是否规范 需要手工填写的内容是否填写 完整 书写规范 是否存在涂改 挖补 刮擦等 签字是否齐全并符合上述 规定等 2 内容审核 经济业务是否符合国家有关财经法规 公司财会制度 确认各种原始凭证及其附件是否符合财务规定 审核收付款人 日期 业务 内容 数量 单位 单价 金额等是否相符 数量 单位 单价 金额填写 和计算是否正确 大小写是否一致 有发票的业务同时核对发票种类使用是 否正确并符合公司要求 是否按照发票管理办法的规定开具 核对发票和发 票查询结果是否一致 3 法律法规 公司管理制度规定或其他财务人员认为应当