编制工作手册-2.doc

19 / 19如何授权及编制工作手册 壹: 何谓工作手册 贰: 工作手册在人力资源管理中的功能 参: 编制工作手册所需的资料搜集 肆: 编制工作手册所需之工作分析方法 伍: 编制工作手册的步骤 陆: 工作手册的编制 柒: 授权的方法壹: 何谓工作手册对某一工作所需执行的活动及条件作一描述, 通常亦包括工作环境、条件与配合之设备 、用具的说明。贰: 工作手册在人力资源管理中的功能一 甄选标准二 教育训练三 绩效目标四 职务索引五、奖惩标准六、职位评价七、人力需求预估八、组织规划参: 编制工作手册所需的资料搜集一、组织图二、工作流程图三、主要工作项目的描述四、所需接洽之单位与目的五、应准备之报告六、所需参加之会议七、所需使用之工具/ 设备八、经常性之工作行为九、工作标准十、保管的记录/ 物件肆: 编制工作手册所需之工作分析方法一、工作日志法1.由工作本人依时间顺序详细记下在一定期间 (可能是一天,也可能是一天以上) 内所从事的各项活动或任务, 以及所耗费的时间。2.日志的形式大多并非既定, 而是由从业人员自行填写, 但亦可设计固定格式, 以节省填写者的时间, 或者齐一水准。3.优, 缺点: A.优点-逐日或在任务后即时纪录, 可避免遗漏 B.缺点-自行记录无法保证某些活动过份强调或轻描淡写, 且文字水准及表达能力也会影响。二、观察法 (配合面谈法进行)直接观察工作人员的活动, 并且记录下有关项目, 时间等资料三、面谈法 1.个别面谈-与工作本人-单独面谈集体面谈-与若干从事相同工作的员工一起讨论上司面谈-与员工的顶头上司面谈讨论会-与邀集对某一工作深有认识的专家, 训练员, 上司.等一起讨论2.面谈前的准备事项 A.准备一份标准问题表或备忘录 B.搜集与该工作有关的背景资料 C.对访谈对象事先安排D.事先计划好记录的工具 3.面谈时的注意事项 A.与被访者建立和谐与信任的关系 B.访谈过程中需要保持主动发问 C.发问的技术需要讲求 D.尽力表现得像一个好听众 4.面谈时的优, 缺点 A.优点: -易于澄清与解释重要的细节 -能向被访问者说明工作分析的功能 B.缺点 -费时 -被访问者有被直接评价的威胁感四、问卷法1.设计并分发问卷与选定的员工, 在一定的期间填覆, 以获取有关资训。2.优, 缺点 A.优点: -能迅速搜集大量的工作分析资料 -比面谈法成本小 B.缺点: -问卷涵盖资料的代表性与效率无法确定 -回答问卷人的文字能力限制伍、编制工作手册的步骤一、决定组织需求 1. 薪资行政缺乏一致性 2. 分工不清的冲突, 抱怨频起 3. 主管的责任与权限不相当 4. 不当的任用与安置 5. 提供训练与实际需求不符 6. 组织生产力低落 7. 工作流程耗时又无效 - 3 - 二、衡量成本效益的考虑 1. 工作手册适用的职位人数 2. 工作手册方法的实施成本 3. 工作手册修定的管理成本 4. 工作手册结果的使用成本 三、撰写工作手册实施方案 1. 目的 2. 实施人员的组织 3. 工作手册适用部门与职位 4. 实施程序 5. 审核工作手册结果的程序 6. 部门主管与员工配合事项 A.高阶主管的责任 a.决定组织的需求 b.明令公司政策配合实施 c.经常的对下、对外宣传沟通 d.公开对方案实施者之授权 e.定期的进度检视 B.一般主管的责任 a.提供组织图与工作流程图 b.确订各职位的从业人员 c.向下沟通、解释配合事项与原因 d.提供分析结果的修正意见 e.澄清工作上的专业技术问题 C.一般员工的责任 a.按工作分析问卷填写资料 b.提供工作实况的详细说明 c.确认分析结果的涵盖性 d.提供往后修正工作内容的资料 四、工作分析人员的责任 1. 选定实施分析的部门与职位 2. 决定最适合分析的方法 3. 提供工作分析的方法给分析人 4. 提供说明与训练 5. 沟通与确认工作流程 6. 资料的分析与过滤 7. 工作手册的编写 8. 编写结果送交审核 9. 提供分析结果给使用者并确任 10. 建立与实施定期稽核修定流程 - 4 - 五、实施试探性方案 1. 由高阶主管负责宣传沟通 2. 针对小部门试行分析 3. 召集有关人员试行规划 六、决定工作手册的内容格式 1. 符合需求功能 2. 充份地描述工作职掌 3. 足够提供职位评价所需之资料 陆、工作手册的编制 一、内容 1.工作职别资料(IDENTIFICATION CARD) -职称 -职等 -职位代号 -所属部门 -工作说明书实施时间 2.工作关系 -直属主管职称 -管辖人员职称 -必要共事人职称 -组织外连络单位或个人 3.主要职责(工作摘要) 4.工作内容 -工作包含那些任务或职责(WHAT) -此等职责如何执行(HOW) -此等职责执行的目的(WHY) -有关技能(SKILLS) 5.该职位享有的职权 6.绩效标准 7.工作条件 -经历 -专业知识 -专业技能 -工作能力 -工作环境 二、编写内容注意要点 1.要详尽, 但不可详尽到变成动作分析 2.叙述要清楚与完整 - 5 - 3.用字与词力求简单, 精确 -能用一个字就不用两个字 -能用具体字就不用抽象的字词 -能用短句就不用长句 -除非必要, 不用难懂的技术性名词 4.字汇的标准化 三、工作手册让工作持有人与其直属主管过目, 徵求他们同意, 并做必要的 修正。 四、建号归档, 主管签核, 公布实施 - 6 -w4z4; 工作资格说明W2z2G2L5x12; 职 称: 职务编号: 职 等: 单 位: 部 门: 实施日期: 对谁负责: 隶属关系: 工作时间: 休 假: 姓 别: 年龄限制: 代理工作: 协调联络: 教育程度: 专业训练: 经 验: 基本技能: 一般能力: 特殊能力: 仪表要求: - 7 -w4z4; 工作说明书w2z2; 职位名称: 职务编号: 职 等: 单 位: 部 门: 隶属关系: 督导部属人数: 部属职位类别: 与其他职位或工作的关系: 职位目标: 工作摘要: 职 责(工作